44報表數(shù)據(jù)處理ppt

1、報表數(shù)據(jù)處理,4.4,一、表頁管理,(一)插入和追加表頁在一個報表中增加表頁有追加和插入兩種方式。插入表頁即在當前表頁前面增加新的表頁；追加表頁即在最后一張表頁后面增加新的表頁。單擊屏幕左下方的“格式”按鈕，使報表處于“數(shù)據(jù)”狀態(tài)。點取要插入表頁的表頁頁標，使它成為當前表頁，然后調(diào)用“編輯”菜單中的“插入/表頁”功能，系統(tǒng)將彈出“插入表頁”對話框。在“插入表頁數(shù)量”編輯框中輸入要插入的表頁數(shù)，確認后在當前表頁之前就增加了新表頁。追加

2、表頁時則選取“追加/表頁”功能。,(二)交換表頁,交換表頁是指兩張或兩張以上的報表相互交換數(shù)據(jù)。交換時，要確保報表處于數(shù)據(jù)狀態(tài)，然后調(diào)用“編輯”菜單下的“交換/表頁”功能，系統(tǒng)將彈出“交換”對話框，在“源表頁號”和“目標表頁號”編輯框中輸入要互相交換位置的表頁頁號。可以一次交換多個表頁，多個表頁號間用逗號隔開。,(三)刪除表頁,刪除表頁是將指定的整個表頁刪除，報表的表頁數(shù)相應(yīng)減少。刪除時，應(yīng)確保報表處于數(shù)據(jù)狀態(tài)，然后調(diào)用“編輯”菜單下的

3、“刪除/表頁”功能，系統(tǒng)將彈出“刪除表頁”對話框。如果不指定表頁號和刪除條件，則確認后刪除當前表頁；如果要刪除指定的表頁，則在“刪除表頁”編輯框中輸入要刪除的表頁號?？梢酝瑫r刪除多張表頁，多個表頁號之間用逗號隔開。,(四)表頁排序,UFO提供了表頁排序功能，可以按照表頁關(guān)鍵字的值或者按照報表中的任何一個單元的值重新排列表頁?！暗谝魂P(guān)鍵值”指根據(jù)什么內(nèi)容對表頁進行排序；“第二關(guān)鍵值”指當有表頁的第一關(guān)鍵值相等時，按照此關(guān)鍵值排列；“第三關(guān)

4、鍵值”指當有多張表頁用第一關(guān)鍵值和第二關(guān)鍵值還不能排列時，按照第三關(guān)鍵值排列。應(yīng)注意，以關(guān)鍵字為關(guān)鍵值排序時，空值表頁在“遞增”時排在最前面，在“遞減”時排在最后面。,(五)查找和定位,查找和定位都是為了在存在多張報表和多表頁的情況下，快速地找到所需要的報表。查找分為查找表頁和查找可變區(qū)。查找表頁是根據(jù)給定的條件，在報表中找到符合條件的表頁，并使它成為當前表頁。,,查找時，應(yīng)確保報表處于數(shù)據(jù)狀態(tài)，點擊“編輯”菜單下的“查找”程序項，

5、將彈出“查找”對話框，在“查找內(nèi)容”中點取“表頁”，在“查找條件”框中定義查找條件。點取“查找”按鈕后，第一個符合條件的表頁將成為當前表頁。點取“下一個”按鈕后，下一個符合條件的表頁將成為當前表頁。如果沒有符合條件的表頁，或查找過程已到達最后一個符合條件的表頁時，狀態(tài)欄中將顯示“滿足條件的記錄未找到！”。,二、報表數(shù)據(jù)生成,報表系統(tǒng)在“格式”狀態(tài)下定義的表頭、表體、表尾以及報表公式等完成后，可以通過單擊“格式”按鈕，由“格式”狀態(tài)轉(zhuǎn)換為

6、“數(shù)據(jù)”狀態(tài)，報表會自動計算出相應(yīng)報表的數(shù)據(jù)，生成所需要報表。或者通過“報表重算功能”也可以生成報表數(shù)據(jù)。,,如果在所有的表頁中沒有本期的報表表頁，則需要先在本報表中插入新表頁，可點擊“編輯”菜單下的“插入/表頁”功能項，系統(tǒng)提示需要輸入“插入的表頁數(shù)量”，輸入為1時，表示只插入一個新表頁，點擊“確認”鈕，則一張新表頁隨即被插入到此報表中，接著用戶需要輸入關(guān)鍵字的值，可調(diào)用“數(shù)據(jù)”菜單下的“關(guān)鍵字/錄入”功能，輸入本表頁所對應(yīng)的年、月

7、、日等關(guān)鍵字的值，系統(tǒng)提示是否重算本表頁，選擇“是”，本期的報表即可編制完成。隨后，可調(diào)用“數(shù)據(jù)”菜單下的“審核”功能對新編制完成的本期報表進行平衡關(guān)系檢查，檢查沒有問題，則說明本期的報表編制無誤，接下來就可以將此表頁打印輸出了。,三、報表審核,當報表系統(tǒng)處于數(shù)據(jù)處理狀態(tài)，在表頁計算執(zhí)行完畢之后，用鼠標選取“數(shù)據(jù)”菜單下的“審核”功能，系統(tǒng)將按審核公式逐條審核表內(nèi)的關(guān)系。當報表數(shù)據(jù)不符合勾稽關(guān)系時，顯示MESSAGE后的信息，記錄該提

8、示信息后按任意鍵繼續(xù)審核其余的公式。,,例如執(zhí)行資產(chǎn)負債表的審核，若發(fā)現(xiàn)單元D39與H39的實際數(shù)據(jù)不等，則系統(tǒng)會彈出一提示框，提示信息為“期末資產(chǎn)總計不等于期末負債及所有者權(quán)益總計”。按照記錄的提示信息修改報表數(shù)據(jù)，重新進行審核，直到不出現(xiàn)任何提示信息時，則表示該報表各項勾稽關(guān)系正確。每當對報表數(shù)據(jù)進行過修改或重新計算后，都應(yīng)該進行審核，以保證報表各項勾稽關(guān)系正確。,四、舍位平衡,當本期報表編制完畢，需要對報表進行舍位平衡操作時，可

9、按以下要求操作：確保報表處于數(shù)據(jù)處理狀態(tài)，用鼠標選取“數(shù)據(jù)”菜單下的“舍位平衡”項，系統(tǒng)將按照所定義的舍位關(guān)系對指定區(qū)域的數(shù)據(jù)進行舍位操作，并按照平衡公式對舍位后的數(shù)據(jù)進行平衡調(diào)整，將舍位平衡后的數(shù)據(jù)存入指定的新表或他表中。,五、報表輸出,報表輸出包括報表的屏幕輸出和打印輸出，輸出時可以針對報表格式輸出，也可以針對某一特定表頁輸出。輸出報表格式須在格式狀態(tài)下操作，而輸出表頁須在數(shù)據(jù)狀態(tài)下操作。輸出表頁時，報表和報表數(shù)據(jù)一起輸出。輸出表

10、頁數(shù)據(jù)時會涉及表頁的相關(guān)操作，比如表頁排序、查找、透視等。屏幕輸出時，可以對報表的顯示風(fēng)格、顯示比例加以設(shè)置。打印報表之前可以在預(yù)覽窗口預(yù)覽，打印時還可以進行頁面設(shè)置和打印設(shè)置等操作。,,打印輸出一般包括頁面設(shè)置、打印設(shè)置、打印預(yù)覽和打印幾個步驟。,(一)頁面設(shè)置,調(diào)用“文件”菜單下的“頁面設(shè)置”功能即可進入到“頁面設(shè)置”窗口，如圖4-17所示。,,1.頁首和頁尾。一個完整的報表由表頭、表體、表尾三部分組成。表頭包括表的標題、編制單位和

11、會計期等，表體是報表的數(shù)據(jù)，表尾包括報表的附注、說明等。打印報表時，在每張紙上都應(yīng)打印表頭和表尾。,,如果一張表頁的長度大于設(shè)定的紙張長度，這張表頁將分為幾張打印紙打印。報表的表頭打印在第一頁上，報表的表尾打印在最后一頁上，中間的幾頁就會只有數(shù)據(jù)沒有表頭和表尾。因此為了使分開打印的幾頁都有相同的表頭和表尾，應(yīng)把表頭設(shè)為頁首，把表尾設(shè)為頁尾，設(shè)定的頁首和頁尾在分開打印的每一張紙上都打印一遍，使所有的紙上都有相同的表頭、表尾和不同的報表數(shù)據(jù)

12、。2.頁邊距。頁邊距是指起始打印位置、末尾打印位置與打印紙邊界的距離。頁邊距以像素為單位，可分為上邊距、下邊距、左邊距和右邊距。,(二)打印設(shè)置,打印設(shè)置包括設(shè)置打印機、打印紙、打印質(zhì)量等。,(三)打印預(yù)覽,打印預(yù)覽可以隨時看到實際打印效果。,(四)打印,報表處理系統(tǒng)每次打印當前表頁的內(nèi)容。在格式狀態(tài)下執(zhí)行打印，只打印報表的格式；在數(shù)據(jù)狀態(tài)下執(zhí)行打印，將打印當前表頁的所有內(nèi)容。數(shù)據(jù)套打可以只打印數(shù)據(jù)狀態(tài)下的數(shù)據(jù)頁內(nèi)容，對于格式頁內(nèi)容不