檔案管理實(shí)際操作知識(shí)控股集團(tuán)

1、檔案管理實(shí)際操作知識(shí),,主 要 內(nèi) 容,一、檔案管理制度、分類(lèi)方案的制定二、立卷歸檔管理的具體要求三、檔案提供利用四、檔案統(tǒng)計(jì)五、檔案編研工作,企業(yè)檔案管理工作定義：,把企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過(guò)程中形成的有價(jià)值的檔案資料進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的分類(lèi)立卷和整理，把分散的資料通過(guò)有序的歸檔過(guò)程轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案進(jìn)行合理管理，從而保證檔案資料的完整、安全和有效地提供利用,檔案管理制度的主要內(nèi)容,第一、總則部分。第二、各類(lèi)檔案管理具體規(guī)定。

2、第三、檔案管理責(zé)任制度和考核制 度的內(nèi)容 。,總 則 部 分,一、制度制定的依據(jù)。二、檔案管理在組織機(jī)構(gòu)、人員上的要求。三、檔案管理機(jī)構(gòu)的具體職責(zé),各類(lèi)檔案管理具體規(guī)定,一、歸檔時(shí)間的要求。二、各類(lèi)檔案的管理規(guī)定和要求。三、檔案分類(lèi)、類(lèi)目設(shè)定的要求。四、檔案保管期限的規(guī)定。五、檔案保管裝具、檔案庫(kù)房的要求。其它，包括檔案管理中的

3、保密、提供利用、借閱、鑒定銷(xiāo)毀、統(tǒng)計(jì)、編研等方面的內(nèi)容,一級(jí)類(lèi)目：0——黨群工作類(lèi),二級(jí)類(lèi)目：1——黨 務(wù) 工 作二級(jí)類(lèi)目： 2——組 織 工 作二級(jí)類(lèi)目： 3——宣 傳 工 作二級(jí)類(lèi)目： 4——工 會(huì) 工 作二級(jí)類(lèi)目： 5——共 青 團(tuán) 工 作二級(jí)類(lèi)目： 6——協(xié) 會(huì) 工 作,一級(jí)類(lèi)目：1——行政管理類(lèi),二級(jí)類(lèi)目： 1——行 政 事 務(wù) 二級(jí)類(lèi)目： 2——保 衛(wèi) 監(jiān) 察 二級(jí)類(lèi)目： 3——人 事 管 理 二級(jí)類(lèi)目： 4

4、——教 育 衛(wèi) 生 二級(jí)類(lèi)目： 5——后 勤 服 務(wù) 二級(jí)類(lèi)目： 6——外 事 工 作,一級(jí)類(lèi)目：2——經(jīng)營(yíng)管理類(lèi),二級(jí)類(lèi)目： 1——經(jīng) 營(yíng) 決 策 二級(jí)類(lèi)目： 2——計(jì) 劃 統(tǒng) 計(jì) 二級(jí)類(lèi)目： 3——財(cái) 務(wù) 管 理 二級(jí)類(lèi)目： 4——物 資 管 理 二級(jí)類(lèi)目： 5——產(chǎn) 品 銷(xiāo) 售 二級(jí)類(lèi)目： 6——企 業(yè) 管 理,一級(jí)類(lèi)目：3——生產(chǎn)技術(shù)管理類(lèi),二級(jí)類(lèi)目： 1——生 產(chǎn) 調(diào) 度 二級(jí)類(lèi)目： 2——質(zhì) 量 管 理 二

5、級(jí)類(lèi)目： 3——?jiǎng)?動(dòng) 管 理 二級(jí)類(lèi)目： 4——安 全 環(huán) 保 二級(jí)類(lèi)目： 5——能 源 管 理 二級(jí)類(lèi)目： 6——科 技 管 理 二級(jí)類(lèi)目： 7——標(biāo) 準(zhǔn) 計(jì) 量 二級(jí)類(lèi)目： 8——檔 案 信 息 管 理,一級(jí)類(lèi)目：4——產(chǎn)品類(lèi),二級(jí)類(lèi)目： 1——洗 凈 絨 二級(jí)類(lèi)目： 2——無(wú) 毛 絨 二級(jí)類(lèi)目： 3——羊 絨 紗 二級(jí)類(lèi)目： 4——羊 絨 衫 二級(jí)類(lèi)目： 5——羊 絨 面 料 二級(jí)類(lèi)目： 6——服 裝 二級(jí)

6、類(lèi)目： 7——其 它,一級(jí)類(lèi)目：5——科學(xué)技術(shù)研究類(lèi),二級(jí)類(lèi)目： 1——分 梳 設(shè) 備 二級(jí)類(lèi)目： 2——梳 紡 設(shè) 備 二級(jí)類(lèi)目： 3——編 織 設(shè) 備 二級(jí)類(lèi)目： 4——成 衣 設(shè) 備 二級(jí)類(lèi)目： 5——其 它 設(shè) 備,一級(jí)類(lèi)目：6——基本建設(shè)類(lèi),二級(jí)類(lèi)目： 1—— 生產(chǎn)及輔助設(shè)施二級(jí)類(lèi)目： 2——公用設(shè)施二級(jí)類(lèi)目： 3——辦公生活設(shè)施二級(jí)類(lèi)目： 4——其它,一級(jí)類(lèi)目：7——設(shè)備儀器類(lèi),二級(jí)類(lèi)目： 1——分 梳 設(shè) 備

7、 二級(jí)類(lèi)目： 2——梳 紡 設(shè) 備 二級(jí)類(lèi)目： 3——編 織 設(shè) 備 二級(jí)類(lèi)目： 4——成 衣 設(shè) 備 二級(jí)類(lèi)目： 5——質(zhì) 檢 儀 器 二級(jí)類(lèi)目： 6——染 色 設(shè) 備 二級(jí)類(lèi)目： 7——其 它 設(shè) 備,一級(jí)類(lèi)目：8——會(huì)計(jì)檔案類(lèi),二級(jí)類(lèi)目： 1—— 會(huì)計(jì)憑證二級(jí)類(lèi)目： 2——會(huì)計(jì)賬簿二級(jí)類(lèi)目： 3——會(huì)計(jì)報(bào)表二級(jí)類(lèi)目： 4——其它,一級(jí)類(lèi)目：9——干部職工檔案類(lèi),二級(jí)類(lèi)目： 1—— 干部檔案二級(jí)類(lèi)目： 2——工人

8、檔案二級(jí)類(lèi)目： 3——離退休職工檔案二級(jí)類(lèi)目： 4——其它,一級(jí)類(lèi)目：6－基本建設(shè)類(lèi)二級(jí)類(lèi)目：1——生產(chǎn)及輔助設(shè)施,三級(jí)類(lèi)目：01——伊盟羊絨衫廠工程三級(jí)類(lèi)目：02——鄂絨公司工程三級(jí)類(lèi)目：03——原料公司工程三級(jí)類(lèi)目：04——電子公司、奧伊勒公司工程三級(jí)類(lèi)目：05——東昊公司工程三級(jí)類(lèi)目：……….三級(jí)類(lèi)目：18——東華公司工程三級(jí)類(lèi)目：19——庫(kù)區(qū)工程三級(jí)類(lèi)目：20——,檔案工作的定義：,狹義上理解檔案工作就是指

9、具體的檔案業(yè)務(wù)工作，它包括檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、檢索、編研及提供利用等幾個(gè)方面的具體內(nèi)容。,歸檔工作的內(nèi)容：,歸檔工作第一步——檔案資料收集歸檔工作第二步——檔案的鑒定。歸檔工作第三步——檔案的分類(lèi)。歸檔工作第四步——檔案的立卷。歸檔工作第五步——檔案檢索。歸檔工作第六步——檔案保管,工 具 清 單,1、檔案裝具：檔案庫(kù)房，檔案柜或密集架，各種規(guī)格的檔案盒。2、檔案目錄：案卷目錄、卷內(nèi)目錄、文件歸檔目錄、

10、備考表、移交清單、借閱登記表等。3、印章及工具：歸檔印章、數(shù)字印章、保管期限印章、棉線或不銹鋼訂書(shū)釘及裝訂工具。,歸檔文件材料范圍及保管期限表,,檔 案 的 收 集,按照一定的接收制度和征集辦法，把分散在各個(gè)部門(mén)、各個(gè)機(jī)構(gòu)及個(gè)人手中的檔案資料及時(shí)、準(zhǔn)確地集中到檔案管理部門(mén)，實(shí)行統(tǒng)一管理。,檔 案 的 鑒 定,對(duì)檔案資料的保存價(jià)值、保管期限進(jìn)行鑒定，確定檔案資料是否要?dú)w檔存放，存放的期限如何確定或者是否可以直接銷(xiāo)毀。,檔 案 號(hào)

11、 的 構(gòu) 成,一個(gè)完整意義上的檔案號(hào)由全宗號(hào)、目錄號(hào)、分類(lèi)號(hào)、案卷順序號(hào)、件號(hào)、頁(yè)號(hào)組成，它用于綜合檔案管理機(jī)構(gòu)比如綜合檔案館對(duì)多個(gè)單位的檔案進(jìn)行管理時(shí)使用，企業(yè)在編制檔案號(hào)的時(shí)候需要使用的就是分類(lèi)號(hào)、案卷順序號(hào)這個(gè)部分。,檔案號(hào)的標(biāo)示方法,一級(jí)類(lèi)目●二級(jí)類(lèi)目號(hào)●案卷順序號(hào),案 卷,案卷就是把相同大類(lèi)下相同問(wèn)題的文件資料 組織在一起進(jìn)行立卷，放入同一個(gè)檔案盒這 就形成了一個(gè)案卷 。,案 卷 順 序

12、號(hào),對(duì)每一個(gè)案卷依據(jù)一定的類(lèi)目級(jí)別編制的順序號(hào),例：企業(yè)2005年成立至今，共形成經(jīng)營(yíng)管理類(lèi)案卷10卷,檔 案 立 卷,把零散的文件材料按照它的來(lái)源、內(nèi)容或者形式等特征之間的聯(lián)系組成案卷的過(guò)程 。具體內(nèi)容：檔案的組卷，填寫(xiě)檔案盒封面，加蓋檔號(hào)章、保管期限章，裝訂卷內(nèi)檔案，加蓋件號(hào)章，編排件號(hào)、頁(yè)碼，填寫(xiě)案卷目錄、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表 。,檔 案 組 卷 原 則,年度原則級(jí)別原則機(jī)構(gòu)原則問(wèn)題原則期限原則,檔

13、案 盒 案 卷 封 面、側(cè) 封,案卷題名的結(jié)構(gòu),作者——問(wèn)題——形式,卷內(nèi)檔案的裝訂要求,第一、要求去掉金屬物，用不銹鋼釘書(shū)釘或者棉線打孔裝訂 。第二、要求一件一件分開(kāi)裝訂 。,卷內(nèi)檔案排列原則,按時(shí)間順序排列 的原則按作者——時(shí)間相結(jié)合的原則 按作者——問(wèn)題——時(shí)間排列的原則按重要程度排列的原則,件 號(hào) 章,頁(yè)碼的編排要求,單面有字的在這一頁(yè)的右上角標(biāo)頁(yè)號(hào)。雙面有字的正面在右上角標(biāo)頁(yè)號(hào)，反面在左

14、上角標(biāo)頁(yè)號(hào)?？瞻醉?yè)不標(biāo)。同一卷所有檔案的頁(yè)碼從第一件的第一頁(yè)開(kāi)始編，按件號(hào)的先后順序連續(xù)編制。,檔案案卷文件目錄類(lèi)別：,卷 內(nèi) 目 錄,卷 內(nèi) 備 考 表,本卷情況說(shuō)明 立卷人： 檢查人： 立卷時(shí)間：,案卷檢索目錄封面,檔案案卷檢

15、索目錄 檔案類(lèi)別： 歸檔單位： 起止年度： 起止檔號(hào)： 保管期限：,檔 案 庫(kù) 房 “八防”,防火、防盜、防潮、防光、 防蟲(chóng)、防鼠、防塵、防污染,檔案入柜排列要求,1、按一級(jí)類(lèi)目分開(kāi)排列。2、每一類(lèi)按案卷順序號(hào)排列。,歸檔文件整理規(guī)則,2000年12月發(fā)布的《中華人民共和國(guó)檔案標(biāo)準(zhǔn)歸檔文件整理規(guī)則》,關(guān)于“件”

16、的規(guī)定,正本與定稿為一件正文與附件為一件原件與制印件為一件轉(zhuǎn)發(fā)文件與被轉(zhuǎn)發(fā)文件為一件來(lái)文與復(fù)文可以為一件報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)等一冊(cè)或者一本為一件,歸檔文件整理原則,文件在整理時(shí)應(yīng)當(dāng)遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。,文件裝訂要求,歸檔文件應(yīng)當(dāng)按件裝訂裝訂時(shí)，正文和定稿為一件時(shí)，正文在前，定稿在后；轉(zhuǎn)發(fā)文件時(shí)，轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后;原件和復(fù)制件為一件時(shí)，原件在前，復(fù)制件在后；來(lái)文和復(fù)文

17、為一件時(shí)，復(fù)文在前，來(lái)文在后。文件裝訂的位置要求30頁(yè)以?xún)?nèi)在文件左上角空白處斜裝訂，30頁(yè)以上在文件左側(cè)裝訂。,歸檔文件分類(lèi)原則,年度－機(jī)構(gòu)或問(wèn)題－保管期限原則 保管期限－年度－機(jī)構(gòu)或問(wèn)題原則,例：控股集團(tuán)2007年收集文件550件,文 件 歸 檔 章,歸檔文件目錄,歸檔文件目錄封面式樣,文件歸檔盒封面及側(cè)封式樣,備考表式樣,檔案借閱的兩點(diǎn)要求,第一個(gè)要求：制定適合本單位的借閱制度，在檔案提供利用的程序、權(quán)限、責(zé)任、形式等方面做