會議籌備管理

1、第六章 會議籌備管理,第一節(jié) 會議初期籌備一 會議組織機構(gòu)的建立(一) 秘書處下的工作小組1 學(xué)術(shù)組起草確定征文通知書中的全部學(xué)術(shù)部分的內(nèi)容接收會議論文,(3) 組織論文的審稿會(4) 編輯,校對和出版論文集(5) 起草注冊通知書中的全部學(xué)術(shù)部分的內(nèi)容(6) 制定會議期間的詳細學(xué)術(shù)日程(7) 提出會場, 設(shè)備使用計劃(8) 安排學(xué)術(shù)參觀活動(9) 組織會后編輯會中的學(xué)術(shù)內(nèi)容,2 會務(wù)組各輪公告的編輯和印刷論文

2、集的印刷各輪公告的郵寄各輪公告反饋表的搜集和制作數(shù)據(jù)庫會場和設(shè)備的保障所有社會活動的安排代表注冊用品的準備現(xiàn)場注冊工作人員的管理,3 公關(guān)宣傳組4 接待組會前預(yù)定賓館,預(yù)測賓館房間數(shù)量,協(xié)商價格會前將代表住店信息提供給賓館,協(xié)助賓館安排代表用房安排國內(nèi)代表的返程機票和車票安排會議代表的就餐,5 財務(wù)組編制會議預(yù)算收取代表的各項費用支付會議的各項開支情況發(fā)生變化時調(diào)整預(yù)算并及時向會議各級領(lǐng)導(dǎo)匯報會議結(jié)束

3、后,完成財務(wù)報告,6 籌資組編制籌資文件搜集可能給會議提供贊助的個人和企業(yè)的名單與可能的贊助個人和單位聯(lián)系,協(xié)商簽到籌資合同催要贊助款7 附設(shè)展覽組,8 交通組9 旅游組提供通知書中的有關(guān)旅游部分的內(nèi)容聯(lián)系國外旅游機構(gòu)安排代表的國際旅游安排會議期間的旅游參觀活動組織會前, 會后的旅游活動安排會議期間的會伴轟動10 安保組,(二) 確定會議對外公布的聯(lián)絡(luò)人1 通信地址和聯(lián)系人2 電子郵件3 會議網(wǎng)頁

4、4 電話5 傳真,1 Who（參加會議的人是誰？）2 What （是什么類型的會議？）3 When （什么時候開會？）4 Where （在什么地方開會？）5 Why （為什么開會？）6 How （怎樣處理會務(wù)工作？）,二 初期籌備階段的主要工作 1 建立會議機構(gòu) 2 制訂計劃書，要有重要日期的確定 （1）征集論文的開始時間 （2）征集論文的截止時間 （3）論文錄取通知書和注冊通知書的發(fā)放時間

5、 （4）預(yù)先注冊的截止日期 （5）賓館和旅游預(yù)定的截止日期,3 發(fā)布會議第一輪通知 4 選擇 PCO5 編制會議預(yù)算和落實會議籌備經(jīng)費6 挑選住宿,餐飲和會議場所等,第二節(jié) 會議論文征集一 確定會議的專業(yè)內(nèi)容1 確定會議的主題和議題2 確定會議的初步日程3 確定征文的形式,二 編輯印刷征文通知書 1 封面 2 主頁 （1）大會主席的邀請信 （2） 組織機構(gòu) （3） 學(xué)術(shù)題目

6、 （4） 征文要求,論文的字數(shù)限制,格式要求,提供論文的截止日期,論文的郵寄地址和收件人5 會議初步日程6 會議的旅游路線7 聯(lián)系方法8 重要日期,(三) 表格1 論文摘要表2 反饋表 代表的姓名,單位,通訊地址,傳真和電子郵件, 是否可以通過互聯(lián)網(wǎng)的方式獲取會議信息,是否參加會議旅游和是否攜帶會伴參加會議等(四) 征文通知書的印刷,三 征文通知書的發(fā)放(一) 搜集名單的方式1 向會議主辦機構(gòu)索取2 搜集相類似

7、會議的代表名錄3 在國外購買有關(guān)的名錄4 在互聯(lián)網(wǎng)上摘錄5 有關(guān)人員的提供(二) 名單的整理,(三) 征文通知書的發(fā)放1 郵寄2 可以在國內(nèi)外的同類會議上發(fā)放3 可將征文通知書的重要內(nèi)容在國內(nèi)外刊物上登廣告4 可將會議的網(wǎng)頁與國內(nèi)外的相關(guān)網(wǎng)頁鏈接5 電子郵件,四 論文和表格的接收（一）論文接收 1 網(wǎng)上接收 2 電子信箱 3 郵寄 （二）分類整理 （三） 論文摘要表的接收 （四） 回執(zhí)的接收,五

8、 論文的評審和錄?。ㄒ唬?論文的評審標(biāo)準 1 內(nèi)容要切題 2 篇幅按規(guī)定 3 格式符合標(biāo)準 4 語言,（二）論文評審的方式（三） 確定各類論文的接收比例（四）發(fā)放論文錄取通知書六 編輯出版論文集（一） 論文的形式 （二）論文集的主要內(nèi)容,（三） 論文集的出版 1 國內(nèi)出版 2 國外出版（四）論文集的其他形式 1 光盤 2 網(wǎng)上公布,第三節(jié) 會議預(yù)先注冊,一 起草會議通知書前的準備工作

9、 （一）落實專業(yè)內(nèi)容 （二）與服務(wù)機構(gòu)簽定合同二 起草會議通知書 1 邀請信 2 組織機構(gòu)，會議主題和專業(yè)主題,3 特邀大會報告人的身份和報告題目4 會議的詳細日程5 會議信息6 會議注冊7 賓館預(yù)定8 會伴活動9 會前和會后的旅游10 付費方式,11 取消參會時的退款方式一般信息（1） 舉辦城市的介紹（2） 護照和簽證（3）保險（4）貨幣（5）交通13 聯(lián)系方法,三 預(yù)先注冊1 秘書處的