人事檔案管理制度及相關(guān)表格(非常實(shí)用)

1、1內(nèi)部平急XXXX【人】字（2012）第23號(hào)簽發(fā)人：XXXXXX關(guān)于XXXX人事檔案管理的通知各公司：為規(guī)范XXXX人事檔案管理，保證人事資料的完整性與準(zhǔn)確性，現(xiàn)將有關(guān)事項(xiàng)通知如下：一、電子檔案管理一、電子檔案管理1電子信息錄入：檔案管理員必須在員工入職(含新入職人員、離職返聘、實(shí)習(xí)人員)當(dāng)天及時(shí)對(duì)其所有相關(guān)個(gè)人信息進(jìn)行初始錄入，部分暫未收集到位的資料信息需在員工入職后一個(gè)星期之內(nèi)全部錄入EAS人事系統(tǒng)。2電子信息更新：?jiǎn)T工個(gè)人信息發(fā)

2、生變動(dòng)時(shí)，需及時(shí)對(duì)其電子信息進(jìn)行更新。二、紙質(zhì)資料管理二、紙質(zhì)資料管理（一）收集（一）收集檔案管理員在收集人事檔案資料時(shí)，要仔細(xì)核對(duì)資料信息，保證資料完整、真實(shí)、有效，資料收集齊全后須及時(shí)整理歸檔。（二）整理（二）整理1人事檔案分類人事檔案分類人事檔案紙質(zhì)資料大致分為基本檔案資料、其他檔案資料、離職檔案資料三大類；其中基本檔案資料和其他檔案資料屬于在職期間的資料，離職檔案資料是員工離職時(shí)需要辦理的資料。（1）基本檔案資料①管理人員基本檔

3、案資料主要包括：實(shí)習(xí)期資料（校園招聘大學(xué)生）、入職基本資料、試用期資料、轉(zhuǎn)正資料、證件（書）資料共五類；員工基本檔案資料主要包括：入職基本資料、試用期資料、轉(zhuǎn)正資料、35根據(jù)《制度》有關(guān)檔案分類的規(guī)定，設(shè)置檔案盒。檔案子類別、文件數(shù)量較多的情況下，應(yīng)當(dāng)設(shè)立檔案分類分文件夾。6歸檔的文件材料，必須用統(tǒng)一的報(bào)告紙、擬稿紙書寫，一律使用碳素墨水、藍(lán)黑墨水，禁止使用圓珠筆或鉛筆。五、管理原則五、管理原則1行政人事部設(shè)立檔案管理員，對(duì)人事檔案進(jìn)行

4、統(tǒng)一管理，原則上管理人員檔案資料終身保存，生產(chǎn)工人檔案至少保留兩年；2員工調(diào)離原公司時(shí)，原公司檔案管理員需對(duì)其檔案資料進(jìn)行檢查，并抽出檔案資料中的勞動(dòng)合同資料存于原公司。員工調(diào)出時(shí)還需與原公司簽訂《勞動(dòng)合同補(bǔ)充條款》一式兩份：一份存入檔案資料里一起郵寄至調(diào)入公司，一份由原公司連同其合同資料一起保存；3未經(jīng)允許，任何人不得借閱人事檔案資料。附件：1.《應(yīng)聘人員登記表》2.《員工入職申請(qǐng)表（管理）》3.《員工入職申請(qǐng)表（普工）》4.《背景調(diào)