辦公自動化基礎(chǔ)知識

1、第1章 辦公自動化基礎(chǔ)知識,第1章 辦公自動化基礎(chǔ)知識,本章學(xué)習(xí)要求:1．掌握辦公自動化的概念，了解辦公自動化系統(tǒng)的構(gòu)成 。2．熟悉辦公事務(wù)管理的概念與內(nèi)容 。3．了解電子政務(wù)的定義，掌握電子政務(wù)的基本模式 。,第1章 辦公自動化基礎(chǔ)知識,教學(xué)內(nèi)容:1.1 辦公自動化概述1.2 辦公事務(wù)管理 1.3 電子政務(wù)與辦公自動化,結(jié) 束,1.1.1 辦公活動與辦公自動化 人們在進行生產(chǎn)活動、科學(xué)實踐和行政管

2、理中，為實現(xiàn)一個具體的工作目標，所從事的處理人群集體事務(wù)或信息的活動就叫辦公。 辦公的性質(zhì)決定了辦公活動是有組織、有目的的活動。,1.1辦公自動化概述,1.1辦公自動化概述,1．辦公活動 （1）農(nóng)業(yè)時代的辦公活動 在農(nóng)業(yè)時代，科學(xué)技術(shù)和應(yīng)用技術(shù)水平都很低，那時主要的辦公工具是紙、筆和算盤，主要的辦公活動是信息的生成、輸出和存貯，信息記錄在紙上，通過抄寫或印刷來復(fù)制，辦公活動完全依靠手工來完

3、成，而辦公公文信函的傳遞，主要借助于馬作為交通工具。 （2）工業(yè)時代的辦公活動 在工業(yè)時代，蒸汽機的出現(xiàn)、電的發(fā)明，對辦公活動方式產(chǎn)生了巨大的影響，辦公設(shè)備也步入了一個新的階段。,（3）信息時代的辦公活動 計算機的出現(xiàn)，標志著信息時代的來臨，與此同時，通信技術(shù)及其他軟科學(xué)的進步，使得人類社會對信息的處理、傳遞以及組織能力達到了前所未有的高度，辦公活動的方式也發(fā)生了真正意義上的巨大變化。,1.1辦公自動

4、化概述,1.1辦公自動化概述,2．辦公自動化 我國在上個世紀80年代初就開始制定辦公自動化的發(fā)展目標及遠景規(guī)劃，1985年在國務(wù)院電子振興辦組織的我國第一次辦公自動化規(guī)劃討論會上，對辦公自動化作了如下定義：“辦公自動化是指利用先進的科學(xué)技術(shù)，不斷地使人們的一部分辦公業(yè)務(wù)活動物化于人以外的各種設(shè)備中，并由這些設(shè)備與辦公室工作人員構(gòu)成服務(wù)于某種目標的人機信息處理系統(tǒng)” 。,1.1辦公自動化概述,1.1.2 國內(nèi)外辦公

5、自動化發(fā)展1．國外辦公自動化發(fā)展 20世紀90年代以后，國外的辦公自動化發(fā)展主要為如下四個方向： （1）辦公自動化設(shè)備向著高性能、多功能、復(fù)合化和系統(tǒng)化發(fā)展； （2）辦公自動化系統(tǒng)向著數(shù)字化、智能化、無紙化和綜合化發(fā)展；,1.1辦公自動化概述,（3）以計算機為核心的辦公工作站向處理文字、數(shù)據(jù)、聲音、圖形的多媒體方向發(fā)展； （4）通信在OA系統(tǒng)中的地位進一步增強，充分利用現(xiàn)代化通信技術(shù)，建立

6、起全球的網(wǎng)絡(luò)體系。,1.1辦公自動化概述,2．國內(nèi)辦公自動化發(fā)展 （1）發(fā)展歷史 我國辦公自動化的應(yīng)用和發(fā)展歷程，可以分為以下三個階段： 第一代OA系統(tǒng)，以個人電腦、辦公套件為主要標志；實現(xiàn)了數(shù)據(jù)統(tǒng)計和文檔寫作電子化，即將辦公信息載體從紙介質(zhì)方式轉(zhuǎn)向數(shù)字方式。 第二代OA系統(tǒng)，以網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和協(xié)同工作技術(shù)為主要特征；實現(xiàn)了工作流程自動化。 第三代OA系統(tǒng)，是融信息處理、業(yè)務(wù)流程和知識管理于一體的應(yīng)用系統(tǒng)

7、。,1.1辦公自動化概述,（2）發(fā)展特點 我國辦公自動化發(fā)展的特點是起步晚、發(fā)展迅猛，首先是為政治、經(jīng)濟、國防服務(wù)。 （3）發(fā)展方向 辦公自動化的發(fā)展方向應(yīng)該是數(shù)字化辦公。所謂數(shù)字化辦公即幾乎所有的辦公業(yè)務(wù)都在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下實現(xiàn)。,1.1辦公自動化概述,3．國內(nèi)辦公自動化存在的問題 （1）投資大、效果不明顯，水平低、重復(fù)建設(shè)多，硬件投入多、軟件投入少，模擬手工作業(yè)增加管理負擔等。

8、 （2）辦公人員大都是非計算機專業(yè)人員，他們的計算機知識尤其是計算機操作系統(tǒng)及硬件知識的缺乏，導(dǎo)致辦公效率的降低，也造成系統(tǒng)管理員工作量的增大。,1.1辦公自動化概述,4．我國辦公自動化的發(fā)展策略 （1）在組織實施方面，從傳統(tǒng)的工業(yè)項目管理體制轉(zhuǎn)向?qū)I(yè)化和產(chǎn)品化實施體制 。 （2）在技術(shù)選向方面，選擇與世界發(fā)展潮流吻合的技術(shù)。 （3）在設(shè)計思想方面，從傳統(tǒng)的面向業(yè)務(wù)的設(shè)計轉(zhuǎn)向面向用戶的設(shè)

9、計。 （4）在實現(xiàn)方法方面，從傳統(tǒng)的結(jié)構(gòu)化設(shè)計轉(zhuǎn)向采用復(fù)雜適用系統(tǒng)（CAS）理論進行實現(xiàn)。,1.1辦公自動化概述,1.1.3 辦公自動化系統(tǒng)1．辦公自動化系統(tǒng)的概念 辦公自動化系統(tǒng)是指面向特定單位、支持其綜合辦公業(yè)務(wù)的集成化信息系統(tǒng)。它將該單位的人員、業(yè)務(wù)流程、信息、組織機構(gòu)與辦公自動化技術(shù)與設(shè)備集成為一個有機的整體。辦公自動化系統(tǒng)的運作包括信息采集、信息加工、信息轉(zhuǎn)輸、信息保存四個環(huán)節(jié)。,1.1辦公自

10、動化概述,2．辦公自動化系統(tǒng)要素及模式 （1）辦公自動化系統(tǒng)要素 辦公自動化系統(tǒng)要素包括人員、業(yè)務(wù)、辦公機構(gòu)、辦公制度、辦公技術(shù)設(shè)備、辦公環(huán)境等。 （2）辦公自動化系統(tǒng)模式 辦公自動化系統(tǒng)可分為信息流模式和工作流模式兩種.,1.1辦公自動化概述,3．辦公自動化系統(tǒng)的構(gòu)成 辦公自動化系統(tǒng)按其功能由三個層次構(gòu)成，即事務(wù)處理層辦公自動化系統(tǒng)、信息管理層辦公自動化系統(tǒng)和決策支持層辦公自動化系統(tǒng)。,1.1辦公自

11、動化概述,4．辦公自動化系統(tǒng)的發(fā)展 傳統(tǒng)辦公自動化系統(tǒng)最大特點是應(yīng)用基于文件系統(tǒng)或關(guān)系型數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，以文檔數(shù)據(jù)為存儲和處理對象，強調(diào)對文檔數(shù)據(jù)的計算和統(tǒng)計能力。 現(xiàn)代辦公的任務(wù)是提高政府部門、企事業(yè)單位的運作效率，進而增強其核心競爭力。因此將來的辦公自動化系統(tǒng)的核心是知識，實現(xiàn)的基礎(chǔ)技術(shù)是知識管理。,1.2辦公事務(wù)管理,1.2.1 辦公事務(wù)管理的概念 辦公室的職能是處理機關(guān)日常工作，協(xié)調(diào)部門的工作關(guān)系。包括

12、承辦會議，負責信息、新聞發(fā)布，對外宣傳與公關(guān)工作；負責領(lǐng)導(dǎo)的秘書事務(wù)，處理機關(guān)文書、檔案、保密、保衛(wèi)、信訪等行政管理工作。,1.2辦公事務(wù)管理,1．事務(wù) 相對職能而言，在職能以外但卻是為實現(xiàn)職能所必需的、例行的、程序性的、服務(wù)性的、輔助性的、技術(shù)性的事情的總體稱為事務(wù)。2．辦公事務(wù)管理 辦公事務(wù)管理的功能是使機關(guān)內(nèi)部辦公事務(wù)、后勤事務(wù)活動的要素構(gòu)成及流通過程達到最佳狀態(tài)，從而使其功效得到放大和充分發(fā)揮。,1.2辦公

13、事務(wù)管理,3．辦公事務(wù)管理的特點（1）事務(wù)性 要求在管理實踐中，重視對事務(wù)、事務(wù)活動規(guī)律性的研究，根據(jù)實際情況和需要，充分地發(fā)揮制度化、程序化管理方法的作用。（2）綜合性 要求必須從機關(guān)整體出發(fā)考慮和處置各種問題，充分借鑒和運用多學(xué)科、多門類管理方法和技術(shù)方法，實事求是、有針對性地解決問題。,1.2辦公事務(wù)管理,（3）專業(yè)性 辦公事務(wù)管理需要遵循特定的技術(shù)規(guī)律，需要從事各種管理活動的人掌握這種特定的技術(shù)和

14、方法技巧。 辦公事務(wù)管理是一種微觀的管理，需要有精細具體、可操作性強的技術(shù)方法體系作為支持。在一定意義上，辦公事務(wù)管理的過程將成為綜合應(yīng)用管理技術(shù)的過程。,1.2辦公事務(wù)管理,4．辦公事務(wù)管理的基本原則 （1）系統(tǒng)原則 （2）服務(wù)第一 （3）質(zhì)量管理 （4）時效性 （5）經(jīng)濟性 （6）集中化 （7）規(guī)范化 （8）簡化,1.2辦公事務(wù)管理,1.2.2 效率與時間管理 時間管理是如何對時

15、間的流動進行管理。辦公室日常事務(wù)之一就是做好合理地安排時間，包括日程安排、約會安排和差旅安排，最終目的就是要提高辦事效率。,1.2辦公事務(wù)管理,1．注重辦事效率 效率是投入和產(chǎn)出的比值，投入越少，產(chǎn)出越多，效率就越高。提高辦事效率取決于兩個因素：主觀能動作用和客觀條件。前者是指人的思想和才能，后者是指工作對象的難易、手段的效能高低、時空環(huán)境的順逆。效率可分為個體辦事效率和整體運轉(zhuǎn)效率。要把辦公室工作的效率搞上去，不僅要提高個體的

16、辦事效率，而且要做好總體組織工作。,1.2辦公事務(wù)管理,2．日程安排 （1）日程安排的內(nèi)容 日程安排的內(nèi)容是把單位或領(lǐng)導(dǎo)每月、每周、每天的主要活動納入計劃，并下發(fā)給相關(guān)部門或個人。 ① 各種接待、約會。 ② 業(yè)務(wù)考察活動。 ③ 組織各類會議。 ④ 組織各類重大活動。,1.2辦公事務(wù)管理,（2）日程安排的基本要求 ① 統(tǒng)籌兼顧 ② 安排規(guī)范 ③

17、效率原則 ④ 突出重點 ⑤ 留有余地 ⑥ 適當保密,1.2辦公事務(wù)管理,3．約會安排 約會也稱約見，是指領(lǐng)導(dǎo)在事先約定的時間、地點與別人會面洽談業(yè)務(wù)或會商工作。在現(xiàn)代社會中，會面應(yīng)事先約定，這是講究社交禮節(jié)、注重工作效率的表現(xiàn)4．差旅安排 差旅安排就是為領(lǐng)導(dǎo)的出行制定周密詳細的差旅計劃。一份合理、周全、程序規(guī)范的差旅計劃，能保證領(lǐng)導(dǎo)在最短的時間內(nèi)完成工作任務(wù)。,1.2辦公事務(wù)

18、管理,1.2.3 會議管理1．會議要素 會議要素是指會議的組成因素。可分為兩類，一類是基本要素，另一類是可選要素。2．會議的組織 會議的組織是確定并完善會議要素，并將其以有秩序、有成效的方式組合為一個有機整體的活動過程。,1.2辦公事務(wù)管理,1.2.4 公文管理1．基本概念（1）文件 文件是一種信息記錄。它是被人們以各種記錄方式記載到一定的物質(zhì)媒體（如紙張、感光材料、磁性材料等）上之后形成的信息與其

19、載體的復(fù)合體。,1.2辦公事務(wù)管理,（2）公文 公文既具有文件的基本屬性，又具有其它文件（主要是私人文件）所不具備的一些特點，主要用于處理公務(wù)、辦公事務(wù)；它的文體、結(jié)構(gòu)、格式大都由國家有關(guān)機構(gòu)以法律法規(guī)或規(guī)章的形式加以嚴格規(guī)范，在形成過程中，它必須履行嚴格的法定的生效程序。在現(xiàn)實效用方面，它對有關(guān)各方行為的強制影響受到國家法律法規(guī)嚴格的約束和保護。,1.2辦公事務(wù)管理,2．公文的主要類別 依據(jù)不同的標準，可從多角度對

20、公文進行類別劃分。3．公文處理 公文處理就是對公文的創(chuàng)制、處置和管理。即在公文從形成、運轉(zhuǎn)、辦理、傳遞、存儲到轉(zhuǎn)換為檔案或銷毀的一個完整周期中，以特定的方法和原則對公文進行創(chuàng)制加工、保管料理，使其完善并獲得功效的行為或過程。,1.2辦公事務(wù)管理,4．公文運轉(zhuǎn)過程控制 公文運轉(zhuǎn)過程是指文件在機關(guān)內(nèi)部的運行和辦理過程。對該過程進行控制的目的是保證其穩(wěn)定有序、方向正確、流速合理。5．文件傳遞過程控制 公文只有準確

21、、快捷地傳送給收文者，才能真正產(chǎn)生效用。為此，必須有效地控制公文的傳遞過程，保證其方向正確、速度合理、線路短捷、有效。,1.3 電子政務(wù)與辦公自動化,人類社會進步的歷史就是不斷創(chuàng)造和利用科學(xué)技術(shù)的歷史，隨著以全球互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)為代表的新一代信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，人類社會已步人一個嶄新的網(wǎng)絡(luò)時代。電子政務(wù)就是在以網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為核心的信息技術(shù)發(fā)展的基礎(chǔ)上所產(chǎn)生的政府管理的改革新模式。1.3.1 電子政務(wù)概述 電子政務(wù)是現(xiàn)代化信息技術(shù)與行

22、政管理等多個學(xué)科相融合的產(chǎn)物，它不僅是計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)新的應(yīng)用方式，而且更是一場劃時代的變革，具有深遠的歷史意義。,1.3 電子政務(wù)與辦公自動化,1．電子政務(wù)的定義 所謂電子政務(wù)（E-Governance或E-Governing），就是運用計算機、網(wǎng)絡(luò)和通信等現(xiàn)代信息技術(shù)手段，在互聯(lián)網(wǎng)上實現(xiàn)政府組織結(jié)構(gòu)、工作流程和運作方式的優(yōu)化重組和有效改造，構(gòu)建精簡、高效、廉潔、公平的服務(wù)型的現(xiàn)代化政府運作模式，以便全方位地向社會提供優(yōu)質(zhì)、

23、高效、規(guī)范、透明、符合國際水準的管理和服務(wù)。 電子政務(wù)的核心在于將政府的管理和服務(wù)借助信息手段集成，實現(xiàn)更高效、更廉潔、更務(wù)實的政府監(jiān)管和服務(wù)。,1.3 電子政務(wù)與辦公自動化,2．電子政務(wù)的服務(wù)對象 電子政務(wù)的服務(wù)對象包括政府本部門內(nèi)部，也包括其他政府部門，企業(yè)以及社會公眾；從電子政務(wù)系統(tǒng)的服務(wù)對象來看，電子政務(wù)運作方式包括政府部門與政府部門的電子政務(wù)、政府和公務(wù)員的電子政務(wù)、政府和企業(yè)的電子政務(wù)以及政府和公眾的電子政

24、務(wù)。3．電子政務(wù)的應(yīng)用領(lǐng)域 電子政務(wù)的應(yīng)用領(lǐng)域可以歸納為以下8個方面：,1.3 電子政務(wù)與辦公自動化,（1）以電子文檔交換技術(shù)為工具，推動信息通信及交易處理； （2）實現(xiàn)公文電子化，，建立政府各種資料庫； （3）通過網(wǎng)絡(luò)共享，實行電子稅務(wù)； （4）電子采購及招標，在線交易，及在線支付； （5）電子福利支付與查詢； （6）電子郵政； （7）電子身份認證； （8）推動電子商

25、務(wù)，構(gòu)建信息安全體系。,1.3 電子政務(wù)與辦公自動化,1.3.2 電子政務(wù)的現(xiàn)狀和發(fā)展方向 從上個世紀90年代以來， 電子政務(wù)在各國相繼展開，許多國家都實施了一系列基礎(chǔ)工程，大力發(fā)展了電子政務(wù)，成效十分顯著。電子政務(wù)不斷從初級階段向高級階段發(fā)展。但由于信息化程度、基礎(chǔ)設(shè)施、人力資源、技術(shù)能力等方面存在差異，各國著手實施電子政務(wù)的起始時間不同，全球電子政務(wù)發(fā)展水平存在著不平衡性?？偟膩砜?，發(fā)達國家電子政務(wù)起步要早于發(fā)

26、展中國家，其電子政務(wù)發(fā)展水平也大大高于發(fā)展中國家。,1.3 電子政務(wù)與辦公自動化,1. 國外電子政務(wù)的發(fā)展狀況簡介 目前，發(fā)達國家都把電子政務(wù)建設(shè)作為政府工作和國家信息化的重要戰(zhàn)略，制定自己的電子政務(wù)發(fā)展戰(zhàn)略與遠景。2. 我國電子政務(wù)的現(xiàn)狀 我國電子政務(wù)的建設(shè)過程經(jīng)歷了三個階段：以辦公自動化建設(shè)為核心階段、以行政監(jiān)督為核心的階段和以公共服務(wù)為核心的階段。,1.3 電子政務(wù)與辦公自動化,3. 我國電子政務(wù)的發(fā)展方向

27、 根據(jù)2007年聯(lián)合國有關(guān)機構(gòu)的評估，我國電子政務(wù)總體水平與發(fā)達國家相比還存在很大差距。我國電子政務(wù)發(fā)展中還存在諸多不完善之處，包括政務(wù)信息資源開發(fā)利用滯后，共享機制尚未建立，建設(shè)、管理運行體制不完善，應(yīng)用系統(tǒng)的潛能未得到充分發(fā)揮，公眾服務(wù)水平和效率不高，如何加強經(jīng)濟監(jiān)管、法律法規(guī)和標準化工作、安全保障等方面亟待解決。,1.3 電子政務(wù)與辦公自動化,我國電子政務(wù)的發(fā)展建設(shè)主要做好以下幾個方面的工作。 （1）轉(zhuǎn)變觀念、提高認識

28、（2）制定發(fā)展規(guī)劃并建立統(tǒng)一技術(shù)標準 （3）加大行政改革并創(chuàng)新政府管理 （4）建立電子政務(wù)系統(tǒng)的安全保障體系 （5）進一步加強和完善電子政務(wù)的立法工作 （6）加強電子政務(wù)的人性化與動態(tài)交互功能使之更貼近公眾 （7）建設(shè)一支能適應(yīng)電子政務(wù)發(fā)展和現(xiàn)代化建設(shè)需要的公務(wù)員隊伍,1.3 電子政務(wù)與辦公自動化,1.3.3 電子政務(wù)的工作模式 電子政務(wù)所包含的內(nèi)容極為廣泛，幾乎可以包括傳統(tǒng)政務(wù)活動的各個方面。電子政務(wù)的

29、運作模式有G2G模式、G2 E模式、G2B模式和G2C模式等四種。 1．G2G電子政務(wù) 政府與政府之間的電子政務(wù)稱作G2G，它是指政府內(nèi)部、政府上下級之間、不同地區(qū)和不同職能部門之間實現(xiàn)的電子政務(wù)活動。,1.3 電子政務(wù)與辦公自動化,2．G2E電子政務(wù) G2E電子政務(wù)是指政府（Government）與政府雇員（Employee）之間的電子政務(wù)。G2E電子政務(wù)是政府機構(gòu)通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實現(xiàn)內(nèi)部電子化管理

30、的重要形式，也是G2G、G2B和G2C電子政務(wù)模式的基礎(chǔ)。G2E電子政務(wù)主要是利用Intranet建立起有效的行政辦公和員工管理體系，以提高政府工作效率和公務(wù)員管理水平服務(wù)。,1.3 電子政務(wù)與辦公自動化,3．G2B電子政務(wù) G2B電子政務(wù)是指政府（Government）與企業(yè)（Business）之間的電子政務(wù)。4．G2C電子政務(wù) G2C電子政務(wù)是指政府（Government）與公民（Citizen）之間的電子政務(wù)，

31、是政府通過電子網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)為公民提供各種服務(wù)。,1.3 電子政務(wù)與辦公自動化,1.3.4 電子政務(wù)與辦公自動化的關(guān)系 辦公自動化主要是指利用現(xiàn)代化的辦公設(shè)備、計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來代替辦公人員的手工作業(yè)，從而大幅度地提高辦公效率。政府各級部門逐步建立的各種辦公自動化系統(tǒng)為政府業(yè)務(wù)處理遷移到網(wǎng)上進行奠定了基礎(chǔ)，電子政務(wù)可看成是辦公自動化系統(tǒng)在范圍和功能上的對外延伸，是面向全社會的政府辦公自動化。,1.3 電子政務(wù)與辦公自動化,1

32、．電子政務(wù)與辦公自動化的差異 電子政務(wù)和辦公自動化在功能定位、應(yīng)用主體、系統(tǒng)管理模式等方面均存在較大的差異。2．電子政務(wù)是辦公自動化的外延 電子政務(wù)把辦公自動化系統(tǒng)從內(nèi)部網(wǎng)（Intranet）延伸到政府機構(gòu)之間的外部網(wǎng)（Extranet），再延伸到公眾網(wǎng)（Internet）。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，這樣的延伸正在全國的各級政府機構(gòu)中逐步進行，一方面是全國范圍內(nèi)各級政府部門內(nèi)部辦公自動化系統(tǒng)的建成，如具備公文傳遞和報表匯