數(shù)據(jù)庫的概念與用途（人力資源管理）

1、數(shù)據(jù)庫的概念與用途數(shù)據(jù)庫的概念與用途數(shù)據(jù)庫的概念什么是數(shù)據(jù)庫呢當人們從不同的角度來描述這一概念時就有不同的定義(當然是描述性的)。例如，稱數(shù)據(jù)庫是一個“記錄保存系統(tǒng)”(該定義強調(diào)了數(shù)據(jù)庫是若干記錄的集合)。又如稱數(shù)據(jù)庫是“人們?yōu)榻鉀Q特定的任務，以一定的組織方式存儲在一起的相關的數(shù)據(jù)的集合”(該定義側(cè)重于數(shù)據(jù)的組織)。更有甚者稱數(shù)據(jù)庫是“一個數(shù)據(jù)倉庫”。當然，這種說法雖然形象，但并不嚴謹。嚴格地說，數(shù)據(jù)庫是“按照數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)來組織、存儲和管理

2、數(shù)據(jù)的倉庫”。在經(jīng)濟管理的日常工作中，常常需要把某些相關的數(shù)據(jù)放進這樣“倉庫”，并根據(jù)管理的需要進行相應的處理。例如，企業(yè)或事業(yè)單位的人事部門常常要把本單位職工的基本情況(職工號、姓名、年齡、性別、籍貫、工資、簡歷等)存放在表20.6.3中，這張表就可以看成是一個數(shù)據(jù)庫。有了這個“數(shù)據(jù)倉庫”我們就可以根據(jù)需要隨時查詢某職工的基本情況，也可以查詢工資在某個范圍內(nèi)的職工人數(shù)等等。這些工作如果都能在計算機上自動進行，那我們的人事管理就可以達到

3、極高的水平。此外，在財務管理、倉庫管理、生產(chǎn)管理中也需要建立眾多的這種“數(shù)據(jù)庫”，使其可以利用計算機實現(xiàn)財務、倉庫、生產(chǎn)的自動化管理。J.Martin給數(shù)據(jù)庫下了一個比較完整的定義：數(shù)據(jù)庫是存儲在一起的相關數(shù)據(jù)的集合，這些數(shù)據(jù)是結(jié)構(gòu)化的，無有害的或不必要的冗余，并為多種應用服務；數(shù)據(jù)的存儲獨立于使用它的程序；對數(shù)據(jù)庫插入新數(shù)據(jù)，修改和檢索原有數(shù)據(jù)均能按一種公用的和可控制的方式進行。當某個系統(tǒng)中存在結(jié)構(gòu)上完全分開的若干個數(shù)據(jù)庫時，則該系統(tǒng)

4、包含一個“數(shù)據(jù)庫集合”。數(shù)據(jù)庫的優(yōu)點使用數(shù)據(jù)庫可以帶來許多好處：如減少了數(shù)據(jù)的冗余度，從而大大地節(jié)省了數(shù)據(jù)的存儲空間；實現(xiàn)數(shù)據(jù)資源的充分共享等等。此外，數(shù)據(jù)庫技術(shù)還為用戶提供了非常簡便的使用手段使用戶易于編寫有關數(shù)據(jù)庫應用程序。特別是近年來推出的微型計算機關系數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)dBASELL，操作直觀，使用靈活，編程方便，環(huán)境適應廣泛(一般的十六位機，如IBMPCXT，國產(chǎn)長城0520等均可運行種軟件)，數(shù)據(jù)處理能力極強。數(shù)據(jù)庫在我國正得到

5、愈來愈廣泛的應用，必將成為經(jīng)濟管理的有力工具。數(shù)據(jù)庫是通過數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)(DBMSDATABASEMANAGEMENTSYSTEM)軟件來實現(xiàn)數(shù)據(jù)的存儲、管理與使用的dBASELL就是一種數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)軟件。數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)與數(shù)據(jù)庫種類數(shù)據(jù)庫通常分為層次式數(shù)據(jù)庫、網(wǎng)絡式數(shù)據(jù)庫和關系式數(shù)據(jù)庫三種。而不同的數(shù)據(jù)庫是按不同的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)來聯(lián)系和組織的。1.數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)模型(1)數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)所謂數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)是指數(shù)據(jù)的組織形式或數(shù)據(jù)之間的聯(lián)系。如果用D表示數(shù)據(jù)，用R表

6、示數(shù)據(jù)對象之間存在的關系集合，則將DS＝(D，R)稱為數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)。例如，設有一個電話號碼簿，它記錄了n個人的名字和相應的電話號碼。為了方便地查找某人的電話號碼，將人名和號碼按字典順序排列，并在名字的后面跟隨著對應的電話號碼。這樣，若要查找某人的電話號碼(假定他的名字的第一個字母是Y)，那么只須查找以Y開頭的那些名字就可以了。該例中，數(shù)據(jù)的集合D就是人名和電話號碼，它們之間的聯(lián)系R就是按字典順序的排列，其相應的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)就是DS＝(D，R)，

7、即一個數(shù)組。(2)數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)種類數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)又分為數(shù)據(jù)的邏輯結(jié)構(gòu)和數(shù)據(jù)的物理結(jié)構(gòu)。數(shù)據(jù)的邏輯結(jié)構(gòu)是從邏輯的角度(即數(shù)據(jù)間的聯(lián)系和組織方式)來觀察數(shù)據(jù)，分析數(shù)據(jù)，與數(shù)據(jù)的存儲位置無關。數(shù)據(jù)的物理結(jié)構(gòu)是指數(shù)據(jù)在計算機中存放的結(jié)構(gòu)，即數(shù)據(jù)的邏輯結(jié)構(gòu)在計算機中的實現(xiàn)形式，所以物理結(jié)構(gòu)也被稱為存儲結(jié)構(gòu)。本節(jié)只研究數(shù)據(jù)的邏輯結(jié)構(gòu)，并將反映和實現(xiàn)數(shù)據(jù)聯(lián)系的方(1)盡量減少數(shù)據(jù)的重復，使數(shù)據(jù)具有最小的冗余度。計算機早期應用中的文件管理系統(tǒng)，由于數(shù)據(jù)文件是用戶

8、各自建立的，幾個用戶即使有許多相同的數(shù)據(jù)也得放在各自的文件中，因而造成存儲的數(shù)據(jù)大量重復，浪費存儲空間。數(shù)據(jù)庫技術(shù)正是為了克服這一缺點而出現(xiàn)的，所以在組織數(shù)據(jù)的存儲時應避免出現(xiàn)冗余。(2)提高數(shù)據(jù)的利用率，使眾多用戶都能共享數(shù)據(jù)資源。(3)注意保持數(shù)據(jù)的完整性。這對某些需要歷史數(shù)據(jù)來進行預測、決策的部門(如統(tǒng)計局、銀行等)特別重要。(4)注意同一數(shù)據(jù)描述方法的一致性，使數(shù)據(jù)操作不致發(fā)生混亂。如一個人的學歷在人事檔案中是大學畢業(yè)，而在科技

9、檔案中卻是大學程度，這樣就容易造成混亂。(5)對于某些需要保密的數(shù)據(jù)，必須增設保密措施。(6)數(shù)據(jù)的查找率高，根據(jù)需要數(shù)據(jù)應能被及時維護。2.數(shù)據(jù)庫文件的特征無論使用哪一種數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，由它們所建立的數(shù)據(jù)庫文件都可以看成是具有相同性質(zhì)的記錄的集合，因而這些數(shù)據(jù)庫文件都有相同的特性：(1)文件的記錄格式相同，長度相等。(2)不同的行是不同的記錄，因而具有不同的內(nèi)容。(3)不同的列表示不同的字段名，同一列中的數(shù)據(jù)的性質(zhì)(屬性)相同。(4)

10、每一行各列的內(nèi)容是不能分割的，但行的順序和列的順序不影響文件內(nèi)容的表達。3.文件的分類對文件引用最多的是主文件和事物文件。其他的文件分類還包括表文件、備份文件、檔案的輸出文件等。下面將講述這些文件。(1)主文件。主文件是某特定應用領域的永久性的數(shù)據(jù)資源。主文件包含那些被定期存取以提供信息和經(jīng)常更新以反映最新狀態(tài)的記錄。典型的主文件有庫存文件、職工主文件和收帳主文件等。(2)事務文件。事務文件包含著作為一個信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)活動(事務)的那些

11、記錄。這些事務被分批以構(gòu)成事務文件。例如，從每周工資卡上錄制下來的數(shù)分批存放在一個事務文件上，然后對照工資清單文件進行處理以便打印出工資支票和工資記錄簿。(3)表文件。表文件是一些表格。之所以單獨建立表文件而不把表設計在程序中是為了便于修改。例如，一個公用事業(yè)公司的稅率表或國內(nèi)稅務局的稅率就可以存儲在表中文件。(4)備用文件。備用文件是現(xiàn)有生產(chǎn)性文件的一個復制品。一旦生產(chǎn)性文件受到破壞，利用備用文件就可以重新建立生產(chǎn)性文件。(5)檔案文