科研機(jī)構(gòu)提高采購工作效率方案探討

1、煉油與化工2015年第3期REFININGCHEMICALINDUSTRY71科研機(jī)構(gòu)提高采購工作效率方案探討王東明(中國石油石油化工研究院，北京100195)采購效率是一個(gè)持續(xù)改進(jìn)的進(jìn)程，只有起點(diǎn)沒有終用電設(shè)備同時(shí)使用，會有150A左右的電流通過熔斷開關(guān)，造成開關(guān)過熱短路越級跳閘。此臨時(shí)用電存在接引設(shè)備超出票據(jù)所列接引范圍，下級開關(guān)保護(hù)電流大于上級開關(guān)，不符合用電要求。并且票據(jù)也未在班組交接，嚴(yán)重違反工作程序。(3)現(xiàn)場臨時(shí)用電管理不

2、善分析管理中存在問題，發(fā)現(xiàn)組對現(xiàn)場臨時(shí)用電管理不嚴(yán)格，臨時(shí)用電接引情況不清楚。所有循環(huán)小班均未發(fā)現(xiàn)f動力箱私拉亂接的用電回路。車間技術(shù)員、安全員對班組設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)及現(xiàn)場臨時(shí)用電檢查不及時(shí)，不嚴(yán)格，對班組的監(jiān)督檢查指導(dǎo)不到位，在設(shè)備管理及臨時(shí)用電管理上存在麻痹思想，重視程度不夠。2完善臨時(shí)用電的安全管理(1)施工現(xiàn)場臨時(shí)用電極易發(fā)生人身傷亡事故，是化工裝置區(qū)火災(zāi)爆炸事故的誘因之一，更是影響供電系統(tǒng)可靠穩(wěn)定運(yùn)行的故障源。加強(qiáng)臨時(shí)用電管理，規(guī)

3、范用電秩序，確保臨時(shí)用電安全和電網(wǎng)的穩(wěn)定運(yùn)行，是每一名現(xiàn)場管理人員的重要責(zé)任。為杜絕以后在生產(chǎn)中發(fā)生類似錯(cuò)誤，完善加強(qiáng)對臨時(shí)用電的全過程管控，規(guī)范業(yè)務(wù)流程，規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)?！俺绦騼?yōu)于技術(shù)嚴(yán)格的管理是消滅事故的有效手段。修訂完善了臨時(shí)用電辦理程序，嚴(yán)格執(zhí)行相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，實(shí)行作業(yè)許可，辦理“臨時(shí)用電許可證“。(2)加強(qiáng)臨時(shí)用電監(jiān)查，不定期對臨時(shí)用電情況進(jìn)行現(xiàn)場檢查或抽查，重點(diǎn)檢查臨時(shí)用電辦理是否符合流程規(guī)定，規(guī)范臨時(shí)動力箱鑰匙的使用，用電手續(xù)是否

4、齊全，臨時(shí)用電線路是否符合規(guī)范，用電設(shè)備是否安全完好，嚴(yán)格按所列接引設(shè)備進(jìn)行檢查接線，嚴(yán)禁私拉亂接、擅自增容現(xiàn)象發(fā)生。班組人員要增強(qiáng)責(zé)任心，愛崗敬業(yè)，提高巡檢質(zhì)量，及時(shí)發(fā)現(xiàn)存在的問題，解決處理，做好記錄，掌握轄區(qū)臨時(shí)用電情況。班組處理不了的問題要及時(shí)上報(bào)車間，采取臨時(shí)用電通報(bào)等行之有效的措施，保證臨時(shí)用電安全受控[引。(3)加強(qiáng)臨時(shí)用電的危險(xiǎn)性教育，包括施工用電單位申請人、接線人，屬地單位監(jiān)護(hù)人的教育培訓(xùn)。每年夏季施工繁忙季節(jié)，臨時(shí)用電

5、高峰期前，車間主動聯(lián)系分廠，要求對相關(guān)人員組織培訓(xùn)，尤其對電工進(jìn)行培訓(xùn)教育，加強(qiáng)責(zé)任心，使每→位電工都能正確認(rèn)識到安全用電的重要性，懂得點(diǎn)。采購效率對科研項(xiàng)目進(jìn)度的影響是不可忽視的。各臨時(shí)用電的性質(zhì)和危險(xiǎn)性，切實(shí)提高本身素質(zhì)和自我保護(hù)意識，打消怕麻煩的思想。(4)加強(qiáng)對用電人員的技術(shù)業(yè)務(wù)素質(zhì)能力提高的培養(yǎng)。在臨時(shí)用電的作業(yè)中，需要有一定的電氣施工、安裝、工廠供電、電氣防爆等知識，如老話講，沒有金剛鉆，不攬資器活。電氣作業(yè)是特種作業(yè)，專業(yè)

6、技術(shù)素質(zhì)要求較強(qiáng)，，沒有一定的理論實(shí)踐基礎(chǔ)，無法完成安全用電工作。所以，施工現(xiàn)場的電氣操作人員必須經(jīng)過嚴(yán)格的培訓(xùn)，并取得了電氣特種作業(yè)許可證才能作業(yè)。在日常的檢查中，有些施工單位使用的電工沒有經(jīng)過培訓(xùn)，制作假證或冒用其他人員證件作業(yè)，必須要求其停止作業(yè)。(5)加強(qiáng)供電電源的管理，運(yùn)行專區(qū)人員必須要嚴(yán)格按照車間的各項(xiàng)規(guī)定進(jìn)行設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)，不走過場，保證電氣設(shè)備安全運(yùn)行。加快陳舊設(shè)備更新，消除設(shè)備隱患，保證本質(zhì)安全。車間技術(shù)員、班組長、值班

7、員端正思想，認(rèn)真做好電氣設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)工作，特別是陳舊、淘汰的在用設(shè)備，及邊遠(yuǎn)變電所設(shè)備的維護(hù)保養(yǎng)，車間技術(shù)員加強(qiáng)設(shè)備管理及檢查力度，定期對車間各變電所的用電設(shè)備進(jìn)行檢查。并根據(jù)季節(jié)特點(diǎn)，利用車間的各種監(jiān)視Ij設(shè)備對設(shè)備進(jìn)行檢查、監(jiān)測，對存在問題的設(shè)備進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評估，將各種風(fēng)險(xiǎn)控制在可控范圍內(nèi)，防止類似情況再次發(fā)生。3結(jié)束語現(xiàn)場臨時(shí)用電管理的規(guī)范化、制度化是用電企業(yè)必須高度重視的管理環(huán)節(jié)，不能存在麻痹和僥幸的心理。只有完善用電安全管理措施才

8、能確保臨時(shí)用電安全和電網(wǎng)的穩(wěn)定運(yùn)行，該企業(yè)自嚴(yán)格實(shí)施現(xiàn)場臨時(shí)用電管理措施至今，未發(fā)生由臨時(shí)用電引發(fā)的安全事故，為安全生產(chǎn)提供了技術(shù)保證。參考文獻(xiàn):[lJ國家標(biāo)準(zhǔn)局.JGJμ46在2∞5施工現(xiàn)場臨時(shí)用電安全技術(shù)規(guī)范[S創(chuàng)]京:中國標(biāo)準(zhǔn)出版社，2005:78.[2J中國石油天然氣集團(tuán)公司.QSY12442009臨時(shí)用電安全管理規(guī)范[SJ.北京:中國標(biāo)準(zhǔn)出版社，2∞9:子7.[3J國家技術(shù)監(jiān)督局.GB504842008石油化工建設(shè)工程施工安全

9、技術(shù)規(guī)范[sJ.北京:中國標(biāo)準(zhǔn)出版社，2008:912.煉油與化工72REFININGCHEMICALINDUSTRY第26卷科研機(jī)構(gòu)由于歷史沿革等多方面的原因，有不同的業(yè)務(wù)模式及組織架構(gòu)，導(dǎo)致在采購效率、效益、公平等方面的出現(xiàn)差異。1采購業(yè)務(wù)模式中國石油石油化工研究院(簡稱研究院)采購工作由條件保障部門歸口管理，采用分段、分級管理的模式[1]。分段是指將供應(yīng)鏈條中的計(jì)劃和執(zhí)行分開，將技術(shù)和商務(wù)分開，計(jì)劃的組織提報(bào)及組織審批工作由科研管

10、理部門負(fù)責(zé)，計(jì)劃的執(zhí)行由條件保障部門負(fù)責(zé)，技術(shù)文件的組織編制及組織審批由科研管理部門負(fù)責(zé)，商務(wù)談判及委托招標(biāo)由條件保障部門負(fù)責(zé)。分級是指計(jì)劃審批及采購實(shí)施按照采購金額分層級管理。下屬機(jī)構(gòu)所有科研材料及單次采購一定金額以下儀器設(shè)備的采購計(jì)劃審批及實(shí)施由下屬機(jī)構(gòu)自行負(fù)責(zé)，一定金額以上儀器設(shè)備需上報(bào)計(jì)劃并由院統(tǒng)一審批及實(shí)施。2提高采購工作效率的方案采購的工作開展，必須按規(guī)定的路徑進(jìn)行，效率決定于起步的狀況、路徑長短、各個(gè)節(jié)點(diǎn)的停留時(shí)間、循環(huán)進(jìn)

11、行的工作量、外部資源的支撐條件等多個(gè)方面，同時(shí)必須符合各項(xiàng)監(jiān)管制度的要求。按照現(xiàn)有的組織架構(gòu)及職能分工，結(jié)合對操作中影響采購效率問題的分析，重點(diǎn)從簡政、放權(quán)、清晰化流程等方面分析影響該研究院采購效率的因素[2]。2.1基礎(chǔ)管理該研究院通過對30余項(xiàng)典型采購案例進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，查找出系統(tǒng)性及非系統(tǒng)性的效率影響因素20余條，重點(diǎn)研究影響效率的19條系統(tǒng)性因素，提出相應(yīng)的解決方案。歸納所有解決方案，核心問題是簡政。2.1.1簡政通過對業(yè)務(wù)流程的

12、分析，對具備條件的業(yè)務(wù)改“例行審批“為“例外審批改“審批制“為“備案制“。另外，通過削減、合并部分審批環(huán)節(jié)，達(dá)到簡化流程的效果。例如對部分采購技術(shù)資料進(jìn)行合并，統(tǒng))審批，確保新的業(yè)務(wù)流程在高效的基礎(chǔ)上風(fēng)險(xiǎn)得到有效管控。2.1.2放權(quán)進(jìn)一步下發(fā)審批權(quán)限，考慮增大下屬機(jī)構(gòu)的自主審批及采購額度，如果采用招標(biāo)采購，考慮下屬機(jī)構(gòu)可以自行組織，選擇研究院統(tǒng)一確定的招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)進(jìn)行委托招標(biāo)如采用非招標(biāo)采購則由研究院統(tǒng)一組織實(shí)施。由下屬機(jī)構(gòu)組織實(shí)施，且

13、需報(bào)院領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)的采購事項(xiàng)，研究院職能部門簡化相關(guān)材料審核充分發(fā)揮下屬機(jī)構(gòu)人員上的優(yōu)勢，調(diào)動工作積極性。2.1.3清晰化流程將梳理好的流程圖片化、可視化，在明確工作流向的同時(shí)，標(biāo)明審批權(quán)限及負(fù)責(zé)內(nèi)容，做到邊界清晰，各負(fù)其責(zé)。該項(xiàng)工作在簡政工作進(jìn)行的基礎(chǔ)上開展，在敲定更新后的流程的同時(shí)，將各審批部門的責(zé)任具體化、文字化、制度化。2.2深化管理手段簡政、放權(quán)、清晰化流程更多的是解決當(dāng)前面臨的問題，而要進(jìn)一步提升采購工作效率則要轉(zhuǎn)換工作思路及角

14、色，提升管理水平，重點(diǎn)在供應(yīng)商管理，擴(kuò)大框架采購、戰(zhàn)略合作，加強(qiáng)信息化建設(shè)飛2.2.1供應(yīng)商管理通過簡政放權(quán)等手段，消減日常事務(wù)工作量，將采購管理的工作重心逐步轉(zhuǎn)移到供應(yīng)商管理上來，分步驟建立專業(yè)化強(qiáng)、規(guī)模適當(dāng)?shù)墓?yīng)商庫，加強(qiáng)供應(yīng)商考察、考核工作。積極與同行業(yè)單位進(jìn)行資源交流，了解資源動態(tài)，跟蹤好重點(diǎn)裝備發(fā)展方向，切實(shí)起到引導(dǎo)、協(xié)助科研部門選商、選型的職能。同時(shí)鼓勵(lì)、規(guī)酒科研部門積極參與供應(yīng)商交流，在制度上實(shí)現(xiàn)供應(yīng)商前期介入、協(xié)助開發(fā)最

15、新科研裝備的工作。2.2.2擴(kuò)大框架采購條件保障部門已自2013年起對科研材料進(jìn)行框架采購，并不斷擴(kuò)大框架物資供貨范圍，極大的提高了科研材料的采購效率，基本解決了材料采購效率存在的問題。然后考慮進(jìn)一步擴(kuò)大框架采購艷圍，同時(shí)研究將框架物資進(jìn)一步延伸至部分通用型設(shè)備，進(jìn)行打包捆綁式采購，集合大的時(shí)間和空間上的數(shù)量，發(fā)揮規(guī)模優(yōu)勢簽訂戰(zhàn)略合作協(xié)議，定商不定價(jià)，實(shí)現(xiàn)供應(yīng)商由少到多，再由多至少，甚至單一而不唯一的升級轉(zhuǎn)變。這不但可以提高采購工作效率

16、，而且對于后期維護(hù)、服務(wù)升級，乃至合作開發(fā)都有好處。2.2.3信息化建設(shè)信息系統(tǒng)對于統(tǒng)計(jì)、大數(shù)據(jù)分析提供了基礎(chǔ)的支持，方便全院的統(tǒng)一管理，運(yùn)用得當(dāng)可以極大提高工作效率。同時(shí)使得采購工作進(jìn)一步公開化、透明化。下一步條件保障部門考慮對原有系統(tǒng)進(jìn)行升級改造，將新的工作流程回化入信息系統(tǒng)中，記錄各節(jié)點(diǎn)審批時(shí)間，設(shè)置提醒功能，催促業(yè)務(wù)辦理。另外結(jié)合以前的工作經(jīng)驗(yàn)，考慮加強(qiáng)專業(yè)信息化管理人員配置。3結(jié)束語通過實(shí)施新的采購工作方案，該研究院的采購工作

17、效率已經(jīng)得到了明顯的提升。隨著采購工作的繼續(xù)，提升效果會進(jìn)一步的顯現(xiàn)。但采購效率的提升是個(gè)持續(xù)改進(jìn)的進(jìn)程，在電子商務(wù)、移動互聯(lián)、網(wǎng)上購物已經(jīng)廣泛應(yīng)用的時(shí)代，研究機(jī)構(gòu)(特別是使用國資的研究機(jī)構(gòu))的采購機(jī)制的創(chuàng)新、效率的提高、兼顧公平合理，尚需進(jìn)→步探討。參考文獻(xiàn):[1J杜文平.對提升高校政府采購工作效率的幾點(diǎn)思考[JJ大學(xué)教育，2012(5):4648.[2J林建全.高校采購工作存在問題及對策[JJ.泉州l師范學(xué)院學(xué)報(bào)，2003(3):2