從材料出入庫(kù)單據(jù)的傳遞程序看崗位分工

1、《現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)》2007耳第6卷第11期(總第65期)從材料出入庫(kù)單據(jù)的傳遞程序看崗位分工楊新乾(樂(lè)凱膠片股份有限公司，河北保定071054)摘要：本文以計(jì)劃成本法為基礎(chǔ)，通過(guò)材料入庫(kù)單和領(lǐng)料單的傳遞程序，探討如何搞好崗位分工。進(jìn)而加強(qiáng)內(nèi)部控制。關(guān)鍵詞：gt料出入庫(kù)；單據(jù)；傳遞程序；崗位分工《企業(yè)會(huì)計(jì)準(zhǔn)則講解》規(guī)定，“企業(yè)在日常核算中采用計(jì)劃成本法核算的存貨成本，實(shí)質(zhì)上也是存貨的實(shí)際成本。比如，采用計(jì)劃成本法，通過(guò)‘材料成本差異’科目將材料

2、的計(jì)劃成本調(diào)整為實(shí)際成本”。我公司在原材料的El常核算中采用計(jì)劃成本法。原始憑證又稱單據(jù)，是會(huì)計(jì)核算的原始資料和重要依據(jù)，按照來(lái)源不同，分為外來(lái)原始憑證和自制原始憑證。其中自制原始憑證指由本單位內(nèi)部經(jīng)辦業(yè)務(wù)的部門和人員，在執(zhí)行或完成某項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)時(shí)填制的、僅供本單位內(nèi)部使用的原始憑證。我公司在材料核算中使用材料入庫(kù)單和領(lǐng)料單，屬于自制原始憑證，《會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》第四十八規(guī)定，“一式幾聯(lián)的原始憑證，應(yīng)當(dāng)注明各聯(lián)的用途，只能以一聯(lián)作為報(bào)銷憑

3、證?！毕旅鎻牟牧先霂?kù)單和領(lǐng)料單的傳遞程序著手，探討如何加強(qiáng)內(nèi)部控制。一、材料入庫(kù)單的傳遞程序及崗位分工我公司產(chǎn)品所消耗的原材料大部分是先辦理檢驗(yàn)手續(xù)，檢驗(yàn)合格后再辦理入庫(kù)手續(xù)，然后由供應(yīng)商開(kāi)具發(fā)票，過(guò)一段時(shí)間再辦理付款手續(xù)。下面就以這種采購(gòu)流程為例，說(shuō)明材料入庫(kù)單的傳遞程序。目前我公司使用的材料入庫(kù)單格式如下：公司材料入庫(kù)單——字——號(hào)——倉(cāng)庫(kù)年月日供應(yīng)單位：——材料代碼材料名稱規(guī)格單位數(shù)量單價(jià)合計(jì)備注總計(jì)記賬材質(zhì)檢驗(yàn)驗(yàn)收制單材料入庫(kù)單

4、設(shè)置為五聯(lián)，第一聯(lián)“供應(yīng)部門存查”(黑聯(lián))，第二聯(lián)“倉(cāng)庫(kù)記賬憑證”(紅聯(lián))，第三聯(lián)“財(cái)務(wù)記賬憑證”(藍(lán)聯(lián))，第四聯(lián)“財(cái)務(wù)結(jié)轉(zhuǎn)賬憑證”(綠聯(lián))，第五聯(lián)“業(yè)務(wù)班組存查”(黃聯(lián))。各聯(lián)次的內(nèi)容一致，如上所示，主要包括倉(cāng)庫(kù)(材料所屬庫(kù)別)、年月日(入庫(kù)時(shí)間)、供應(yīng)單位(材料供應(yīng)商)、材料代碼、材料名稱、規(guī)格、單位、數(shù)量、單價(jià)、合計(jì)、總計(jì)、備注等，最后一行由相關(guān)人員簽字或蓋章，包括記賬人員，材質(zhì)檢驗(yàn)人員，驗(yàn)?zāi)寥藛T，制單人員等。(一)傳遞程序1、當(dāng)

5、材料到達(dá)倉(cāng)庫(kù)，經(jīng)檢驗(yàn)員檢查確定質(zhì)量合格后，采贍員應(yīng)一式五聯(lián)及時(shí)填寫材料人庫(kù)單，填寫內(nèi)容包括倉(cāng)庫(kù)、年月日、供應(yīng)單位、材料代碼、材料名稱、規(guī)格、單位、數(shù)量，并在最后一行“制單”處由采購(gòu)員簽字或蓋章，“材質(zhì)檢驗(yàn)”處由檢驗(yàn)員簽字或蓋章，“驗(yàn)收”處由倉(cāng)庫(kù)保管員簽字或蓋章。在材料入庫(kù)單的簽字91或蓋章，主要是明確責(zé)任，由檢驗(yàn)員負(fù)責(zé)質(zhì)量是否合格，倉(cāng)庫(kù)保管員負(fù)責(zé)數(shù)量是否與實(shí)物相符。采購(gòu)員自留第一聯(lián)備查，其余四聯(lián)轉(zhuǎn)給倉(cāng)庫(kù)記賬員。2、倉(cāng)庫(kù)記賬員在一式四聯(lián)(

6、不包括第一聯(lián))填寫材料的單價(jià)(計(jì)劃價(jià)格)、合計(jì)金額、總計(jì)金額，并且在最后一行“記賬”處簽字或蓋章。(1)倉(cāng)庫(kù)記賬員自留第二聯(lián)，作為記賬的依據(jù)；(2)倉(cāng)庫(kù)記賬員留下第四聯(lián)，備月底匯總后轉(zhuǎn)財(cái)務(wù)部門的材料核算員；(3)倉(cāng)庫(kù)記賬員將第三聯(lián)及時(shí)轉(zhuǎn)給采購(gòu)員。采購(gòu)員在收到供應(yīng)商的發(fā)票后，經(jīng)核對(duì)無(wú)誤，將第三聯(lián)附在發(fā)票后面，到財(cái)務(wù)部門報(bào)賬；(4)倉(cāng)庫(kù)記賬員將第五聯(lián)轉(zhuǎn)給倉(cāng)庫(kù)保管員留抵備查。3、月末，倉(cāng)庫(kù)記賬員將第四聯(lián)匯總后轉(zhuǎn)財(cái)務(wù)部門的材料核算員。材料核算員

7、將本月收到的第四聯(lián)入庫(kù)單連同以前月份結(jié)存的第四聯(lián)入庫(kù)單，按庫(kù)別匯總在一起，通過(guò)查閱“材料采購(gòu)”明細(xì)賬，以當(dāng)月取得發(fā)票后附的第三聯(lián)入庫(kù)單為基準(zhǔn)，將對(duì)應(yīng)的第四聯(lián)挑選出來(lái)，作為本月購(gòu)人材料的計(jì)劃成本，匯總后作為原始憑證附于記賬憑證之后，根據(jù)匯總的計(jì)劃金額，填制分錄，借記“原材料”，貸記“材料采購(gòu)”。挑選之后結(jié)存的第四聯(lián)表示材料已入庫(kù)，但發(fā)票未到，仍由材料核算員保管，待次月末再重新挑選，并匯總數(shù)據(jù)后作為材料估價(jià)入庫(kù)的依據(jù)，但不附于記賬憑證之后，

8、根據(jù)匯總金額，借記“原材料”，貸記“應(yīng)付賬款—暫估應(yīng)付款”。由于入庫(kù)單右上角標(biāo)有“供應(yīng)單位”，月末通過(guò)材料核算員的第四聯(lián)入庫(kù)單，可以分庫(kù)別、分單位對(duì)估價(jià)入庫(kù)的材料進(jìn)行匯總，進(jìn)而可以掌握有哪些供應(yīng)商存在貨到未開(kāi)具發(fā)票的情況，計(jì)劃金額是多少，便于及時(shí)與供應(yīng)商聯(lián)系，催促發(fā)票盡快入賬。(二)各崗位的職責(zé)。在以上材料入庫(kù)的過(guò)程中，涉及到采購(gòu)員、檢驗(yàn)員、倉(cāng)庫(kù)保管員、倉(cāng)庫(kù)記賬員、材料核算員等崗位。其職責(zé)如下：1、采購(gòu)員。負(fù)責(zé)填寫材料入庫(kù)單、核實(shí)材料的

9、實(shí)際采購(gòu)價(jià)格、發(fā)票中材料的數(shù)量和入庫(kù)單的數(shù)量是否一致，并保存入庫(kù)單第一聯(lián)備查。2、檢驗(yàn)員。只負(fù)責(zé)檢驗(yàn)材料的質(zhì)量。對(duì)于質(zhì)量合格的材料，在入庫(kù)單上簽字或蓋章確認(rèn)。3、倉(cāng)庫(kù)保管員。負(fù)責(zé)核對(duì)入庫(kù)單和實(shí)物是否相符，確保收到的材料和入庫(kù)單上的數(shù)量、重量一致，并保存入庫(kù)單第五聯(lián)。4、倉(cāng)庫(kù)記賬員。負(fù)責(zé)錄入入庫(kù)原材料的數(shù)量、計(jì)劃單價(jià)和金額，保證賬證相符，即原材料的數(shù)量金額賬和人庫(kù)單相符。保存入庫(kù)單第二聯(lián)，據(jù)以記賬。萬(wàn)方數(shù)據(jù)5、材料核算員復(fù)核發(fā)票和第三聯(lián)入

10、庫(kù)單是否相符，根據(jù)第四聯(lián)匯總原材料的估價(jià)入庫(kù)。從《采購(gòu)與付款》的內(nèi)部會(huì)計(jì)控制規(guī)范看，采購(gòu)與驗(yàn)收，采購(gòu)、驗(yàn)收與相關(guān)會(huì)計(jì)記錄就屬于不相容崗位，必須相互分離。二、領(lǐng)料單的傳遞程序及崗位分工目前我公司的領(lǐng)料單設(shè)置為四聯(lián)，第一聯(lián)“成本核算”(藍(lán)聯(lián))，第二聯(lián)“財(cái)務(wù)部門核算”(綠聯(lián))，第三聯(lián)“倉(cāng)庫(kù)記賬憑證”(紅聯(lián))，第四聯(lián)“領(lǐng)料部門留底”(黑聯(lián))。格式如下：公司領(lǐng)料單——倉(cāng)庫(kù)年月日——字——號(hào)材料編號(hào)名稱規(guī)格單位請(qǐng)領(lǐng)實(shí)發(fā)單價(jià)金額用途說(shuō)明領(lǐng)料部門材料記

11、賬員發(fā)料人核準(zhǔn)人領(lǐng)料人(一)傳遞程序1、根據(jù)生產(chǎn)需要，當(dāng)各車間到倉(cāng)庫(kù)領(lǐng)用材料時(shí)，領(lǐng)料員一式四聯(lián)填寫領(lǐng)料單，注明材料所在倉(cāng)庫(kù)、時(shí)間、材料編號(hào)、名稱、規(guī)格、單位、請(qǐng)領(lǐng)數(shù)量、用途說(shuō)明，并在“領(lǐng)料部門”處蓋章，在“領(lǐng)料人”處簽名或蓋章，經(jīng)核準(zhǔn)人簽字核準(zhǔn)后，持一式四聯(lián)到倉(cāng)庫(kù)申請(qǐng)領(lǐng)用材料。2、如果倉(cāng)庫(kù)庫(kù)存有所請(qǐng)領(lǐng)的材料，則倉(cāng)庫(kù)保管員填好實(shí)發(fā)數(shù)量，并在“發(fā)料人”處簽名或蓋章，同時(shí)將第四聯(lián)退回領(lǐng)料人留底。倉(cāng)庫(kù)保管員應(yīng)及時(shí)將第一至三聯(lián)傳遞給倉(cāng)庫(kù)記賬員。3

12、、倉(cāng)庫(kù)記賬員在一式三聯(lián)的領(lǐng)料單上填寫單價(jià)、金額，并將第三聯(lián)留底。據(jù)以登記賬簿。4、月底結(jié)賬之前或在固定日期，比如每旬、每周，倉(cāng)庫(kù)記賬員將第一聯(lián)、第二聯(lián)轉(zhuǎn)給財(cái)務(wù)部門，其中第二聯(lián)傳遞到材料核算員，第一聯(lián)傳遞到車間成本員，由他們分別作為材料核算和成本核算的依據(jù)。在這里，各車間即為領(lǐng)料部門，倉(cāng)庫(kù)保管員即為發(fā)料人，各車間主管材料的人員即為核準(zhǔn)人，比如車間主任、材料調(diào)度等。(二)各崗位的職責(zé)。在以上發(fā)出材料的過(guò)程中。涉及到領(lǐng)料員、核準(zhǔn)人、倉(cāng)庫(kù)保管員

13、、倉(cāng)庫(kù)記賬員、材料核算員、車間成本員等崗位。從內(nèi)部控制制度的角度講，這些崗位是不相容的，應(yīng)明確規(guī)定其職責(zé)權(quán)限，使他們能夠相互監(jiān)督、相互制約。其職責(zé)如下：1、領(lǐng)料員。負(fù)責(zé)填寫領(lǐng)料單，并保存領(lǐng)料單第四聯(lián)備查。2、核準(zhǔn)人。負(fù)責(zé)核對(duì)領(lǐng)料員填寫的各項(xiàng)內(nèi)容。3、倉(cāng)庫(kù)保管員。負(fù)責(zé)核對(duì)領(lǐng)料單和實(shí)物是否相符，確保發(fā)出《現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)》2007年第6卷第11粥(忌第65囊)的材料和領(lǐng)料單上的數(shù)量、重量一致。4、倉(cāng)庫(kù)記賬員。負(fù)責(zé)錄入領(lǐng)出原材料的數(shù)量、計(jì)劃單價(jià)和金額

14、，保證賬證相符，即原材料的數(shù)量金額賬和領(lǐng)料單相符。并保存領(lǐng)料單第三聯(lián)，據(jù)以登記賬簿。每月末，倉(cāng)摩記賬員編制收發(fā)存結(jié)存匯總表，結(jié)存數(shù)與倉(cāng)庫(kù)保管員核對(duì)，保證賬實(shí)相符。5、材料核算員。根據(jù)領(lǐng)料單第二聯(lián)進(jìn)行賬務(wù)處理，負(fù)責(zé)出庫(kù)原材料的核算。月末，根據(jù)“原材料”科目的余額，與倉(cāng)摩記賬員報(bào)表的結(jié)存數(shù)核對(duì)，保證賬賬相符。6、車間成本員。根據(jù)領(lǐng)料單第一聯(lián)，核算本車間領(lǐng)用材料的成本。只要上述人員切實(shí)負(fù)起責(zé)任，在材料的出庫(kù)程序上就能做到相互監(jiān)督，保證賬證相符

15、、賬實(shí)相符、賬賬相符，避免原材料遭受損失。蘭、單據(jù)傳遞中需要注意的問(wèn)題1、材料入庫(kù)單和領(lǐng)料單中的各項(xiàng)內(nèi)容一律不得隨意涂改?！稌?huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范第四十九條規(guī)定，“原始憑證不得涂改、挖補(bǔ)。發(fā)現(xiàn)原始憑證有錯(cuò)誤的，應(yīng)當(dāng)由開(kāi)出單位重開(kāi)或者更正，更正處應(yīng)當(dāng)加蓋開(kāi)出單位的公章”。根據(jù)實(shí)際情況，若改動(dòng)單據(jù)上的內(nèi)容，必須由經(jīng)辦人在改動(dòng)處簽字或蓋章，并將所有聯(lián)次進(jìn)行改動(dòng)。2、在材料入庫(kù)單和領(lǐng)料單中，“單位”應(yīng)該使用統(tǒng)一單位，例如公斤、米、件等，不得使用桶、瓶

16、等模糊單位，因?yàn)橥昂推坑写笥行?，不能作為統(tǒng)一的計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)。3、在材料入庫(kù)單和領(lǐng)料單上，日期必須如實(shí)填寫。有的單位為了保證月底的報(bào)表進(jìn)度，在每月25日結(jié)賬，對(duì)每月25日以前(包括25日)的入庫(kù)單和領(lǐng)料單在當(dāng)月入賬，26日至月底的入庫(kù)單和領(lǐng)料單在下月人賬。這樣，單據(jù)上的日期為實(shí)際入庫(kù)和領(lǐng)料的日期，符合真實(shí)、準(zhǔn)確的原則，也便于查閱。總之，材料入庫(kù)單和領(lǐng)料單作為重要的原始憑證，一定要加強(qiáng)內(nèi)部控制，在規(guī)范填寫的同時(shí)，明確相關(guān)崗位的責(zé)任。同時(shí)，對(duì)其流

17、轉(zhuǎn)程序也要嚴(yán)格執(zhí)行，減少舞弊的發(fā)生，保證原材料的安全、完整。參考文獻(xiàn)：[1]財(cái)政部會(huì)計(jì)司鳊寫組企業(yè)會(huì)計(jì)準(zhǔn)則講解2006第一版北京：人民出版礎(chǔ)200717—18[2]會(huì)計(jì)從業(yè)資格考試培訓(xùn)教材編寫組會(huì)計(jì)基礎(chǔ)第一版j匕京：經(jīng)濟(jì)科學(xué)出版社，20078687—H斗一—一一———■—■一■一■—叫一_——d—_一——■—_——_—_—■——■——__扣(上接第98頁(yè))其在實(shí)際工作中遇到的具體案例(在實(shí)際工作中處理成功的、失效的事例)進(jìn)行討論交流，相

18、互啟發(fā)，從而不斷積累崗位工作范例。(5)以師帶徒。此種方法主要適應(yīng)于新員工和員工晉升、崗位輪換，當(dāng)員工缺乏崗位經(jīng)歷或?qū)徫磺闆r不熟時(shí)，可采用此種方法，通過(guò)其帶崗者的言傳身教，使員工獲取實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，以盡快達(dá)到崗位要求。(6)專題案例討論。針對(duì)某一特定現(xiàn)象和案例，進(jìn)行專題分析、iJ論，主要用于分析問(wèn)題、尋找差距、避免失誤。企業(yè)要想盡快建立學(xué)習(xí)型組織(團(tuán)隊(duì))，除了持續(xù)有效開(kāi)展各類培訓(xùn)外。更主要的是必須通過(guò)各種手段在企業(yè)內(nèi)部迅速建立起員工自發(fā)學(xué)習(xí)