新形勢下高校采購管理制度創(chuàng)新

1、第29卷第5期2007年9月湘潭師范學(xué)院學(xué)報(bào)(社會科學(xué)版)JournalofXiangtanNmalUniversity(SocialScienceEdition)Vol.29No.5Sep.2007新形勢下高校采購管理制度創(chuàng)新①談桂元(湘潭大學(xué)資產(chǎn)管理處湖南湘潭411105)摘要:我們旨在研究高校采購工作的特點(diǎn)、現(xiàn)狀及其存在的問題分析目前政府采購的新形勢并提出對高校采購工作新的要求論述了各高校應(yīng)如何適應(yīng)新形勢創(chuàng)新采購管理工作制度以促進(jìn)

2、高校采購工作日趨完善效率不斷提高真正做到公開公平公正高效廉潔。關(guān)鍵詞:政府采購高校采購管理工作制度創(chuàng)新中圖分類號:F252文獻(xiàn)標(biāo)識碼:A文章編號:10094482(2007)05005704一高校采購工作的特點(diǎn)由于高等教育的特殊性使得高校的采購工作除了具有政府采購的一般性外還有自身的特殊性。1.規(guī)模大品種繁多許多重點(diǎn)大學(xué)每年的采購金額上億元一般大學(xué)也有幾千萬元加上基建項(xiàng)目規(guī)模很大品種有儀器設(shè)備、圖書資料、家具、實(shí)驗(yàn)材料、辦公用品、房屋建

3、造、園林及各類設(shè)施等。2.組織結(jié)構(gòu)層次多目前各高校內(nèi)部組織結(jié)構(gòu)復(fù)雜機(jī)構(gòu)設(shè)置分行政機(jī)關(guān)(處、科)學(xué)院系研究所有的大學(xué)還有多個(gè)校區(qū)。3.管理權(quán)限分散大學(xué)的機(jī)關(guān)、學(xué)院、系、研究所等都有經(jīng)費(fèi)使用自主權(quán)。4.資金來源廣重視教育發(fā)展教育是我國的基本國策。隨著國家逐年對教育經(jīng)費(fèi)投入的加大以及高等學(xué)校在科學(xué)研究領(lǐng)域的領(lǐng)先地位高校獲得多種渠道的經(jīng)費(fèi)投入。包括國家財(cái)政撥款、世行貸款、捐款等。具體來說又分教學(xué)經(jīng)費(fèi)、科研經(jīng)費(fèi)、行政經(jīng)費(fèi)和項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)等等。5.儀器設(shè)

4、備技術(shù)含量高時(shí)效強(qiáng)。高校是一個(gè)知識密集的場所從事的大都是高科技的研制和開發(fā)需要很多大型、精密、稀缺、貴重的儀器技術(shù)含量相當(dāng)高并且高校所需的設(shè)備有時(shí)候是跟著實(shí)驗(yàn)項(xiàng)目走的這就需要立刻采購產(chǎn)品并即刻投入使用。二高校采購工作存在的問題1.高校采購工作思想認(rèn)識不正確當(dāng)前大多數(shù)高校采購工作尚處于摸索和規(guī)范階段社會和高校本身教職員工對它缺乏統(tǒng)一而明確的認(rèn)識。主要有:(1)認(rèn)為高校采購只是由分散采購變?yōu)榧胁少徥垢鞑块T無法自主隨意購買使一些人對高校采購

5、制度產(chǎn)生抵觸情緒。(2)用戶對采購人員不放心總是持懷疑態(tài)度甚至計(jì)劃和供應(yīng)商一起往采購部門帶影響采購人員正常采購使堅(jiān)持原則的采購人員倍感委屈。(3)有些采購人員及相關(guān)人員甚至某些領(lǐng)導(dǎo)由于素質(zhì)不高擺不正自己的位置服務(wù)意識不強(qiáng)高高在上。在具體操作過程中存在不少問題比如采購速度緩慢、貨物出現(xiàn)質(zhì)量問題、維護(hù)不及時(shí)、驗(yàn)收拖延時(shí)間、報(bào)帳不及時(shí)、售后服務(wù)承諾不明確等等。也造成了用戶對采購機(jī)構(gòu)的工作不滿意。2.高校采購工作計(jì)劃性不強(qiáng)高校預(yù)算和采購計(jì)劃的準(zhǔn)

6、確性難以保全。全面推行政府采購制度要求學(xué)校提前半年甚至一年制定準(zhǔn)確而詳盡的年度財(cái)務(wù)預(yù)算并根據(jù)預(yù)算編制完整、詳細(xì)的年度采購計(jì)劃。而高校的采購計(jì)劃往往要根據(jù)當(dāng)年的招生來確定加上高校采購的特點(diǎn)很難提供一年甚至半年內(nèi)在技術(shù)、參數(shù)、指標(biāo)、數(shù)量、價(jià)格等都準(zhǔn)確的采購計(jì)劃而且很多高校都忽略了計(jì)劃這一環(huán)節(jié)沒有切實(shí)可行的計(jì)劃管理辦法各機(jī)關(guān)、院系等單位沒有計(jì)劃意識什么時(shí)候想起來買什么才報(bào)計(jì)劃今天張三明天李四而且都是急用這樣采購管理部門應(yīng)接不暇既要滿足廣大用戶

7、的需要又要按照《政府采購法》來實(shí)施集中采購無所適從。3.采購的相關(guān)制度不完善目前各高校對采購管理工作都制定了一系列的規(guī)章制度這些制度具有一定的可操作性和指導(dǎo)性但其涵蓋面比較窄沒有比較詳細(xì)的對于各采購環(huán)節(jié)約束的規(guī)章制度如高校采購程序、采購計(jì)劃申請制度、評標(biāo)方法規(guī)定、供應(yīng)商資料庫、專家評審制度、保密制度、培訓(xùn)制度、績效考核制度等等加上采購中主客觀因素的影響給采購工作造成不必要的損失。比如評標(biāo)時(shí)價(jià)格核定不合理評標(biāo)時(shí)只以最低價(jià)作為中標(biāo)價(jià)計(jì)劃不到

8、位多頭多次招標(biāo)專家不客觀等等。又比如因?yàn)闆]有相關(guān)保密制度的約束有些單位購買設(shè)備的申請計(jì)劃在沒有送到集中采購機(jī)構(gòu)之前就私自透露給有關(guān)系的供應(yīng)商供應(yīng)商很早就能與制造商聯(lián)系據(jù)了解在IT行業(yè)有的制造商只對首先訂貨的商家有優(yōu)費(fèi)政策57①收稿日期:20070418作者簡介:談桂元(1967)女湖南寧鄉(xiāng)人實(shí)驗(yàn)師公共管理碩士研究生(MPA)。專業(yè)化水平強(qiáng)的高效廉潔的采購隊(duì)伍以適應(yīng)高校政府采購的要求積極推行高校電子化采購。(4)改進(jìn)采購方式提高投資效益采

9、購方式的選擇將直接關(guān)系到采購的效率與效益。傳統(tǒng)的采購方式已無法滿足目前高校教學(xué)、科研及管理事業(yè)發(fā)展的需要。高校采購除了采用原來政府采購的一般方法外還必須跟上政府采購的新形勢逐步采用協(xié)議供貨制采購以及電子化采購等方法以降低采購成本提高投資效益最大限度地滿足高校發(fā)展的需要。四適應(yīng)新形勢創(chuàng)新高校采購管理制度高校采購是一項(xiàng)十分具體而又繁瑣的系統(tǒng)工程具有很強(qiáng)的時(shí)間性和技術(shù)性。如果沒有一系列科學(xué)、規(guī)范的采購管理制度和嚴(yán)格的采購程序采購工作難免會雜亂

10、無章。因此從維護(hù)學(xué)校利益出發(fā)加強(qiáng)對采購的統(tǒng)一管理完善各種采購管理制度和實(shí)施細(xì)則是做好高校采購工作的關(guān)鍵。根據(jù)以上對高校采購工作的特點(diǎn)、現(xiàn)狀、存在的問題的分析結(jié)合政府采購新形勢及對高校采購工作提出的新要求的分析筆者認(rèn)為創(chuàng)新我國高校采購管理制度必須從管理體制、運(yùn)行機(jī)制、隊(duì)伍建設(shè)等多方位著手建立符合高等教育發(fā)展規(guī)律、適應(yīng)高等教育發(fā)展需求的高校采購管理制度以使我國政府采購的特殊組成部分———高校采購工作成為真正的“陽光工程”。1.建立健全高校采

11、購管理體制實(shí)行政事分開各高校應(yīng)根據(jù)國家推行政府采購制度的整體目標(biāo)和原則結(jié)合本校實(shí)際情況構(gòu)建符合高等教育發(fā)展規(guī)律、適應(yīng)高等教育發(fā)展需求的高校采購管理體制。(1)組織成立學(xué)校政府采購領(lǐng)導(dǎo)小組、采購管理辦公室、采購中心三個(gè)層次的高校采購組織體系。學(xué)校政府采購領(lǐng)導(dǎo)小組是學(xué)校采購的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)主要負(fù)責(zé)高校采購的指揮與協(xié)調(diào)、制定重要的政策、審查大的采購項(xiàng)目的執(zhí)行情況采購管理辦公室負(fù)責(zé)全校采購的日常管理工作制定有關(guān)的采購政策、編制預(yù)算和采購計(jì)劃、信息管理

12、、聘用專家管理、供應(yīng)商資質(zhì)審查及數(shù)據(jù)庫的建立、處理投訴等采購中心負(fù)責(zé)全校的所有物資的采購包括儀器設(shè)備、圖書資料、教材、家具、實(shí)驗(yàn)材料、辦公用品、裝修、水電工程等所有物資。(2)實(shí)行政事分開。對采購管理辦公室、采購中心的事權(quán)進(jìn)行科學(xué)劃分前者是管理機(jī)構(gòu)后者是操作機(jī)構(gòu)。采購管理辦公室主要是管理和監(jiān)督學(xué)校采購活動的全過程不直接參與具體的采購活動采購中心負(fù)責(zé)具體采購計(jì)劃的實(shí)施接受采購管理辦公室的管理和監(jiān)督。這一管理體制能較好地順應(yīng)形勢的發(fā)展有利于

13、政府采購制度在高校全面地鋪開為學(xué)校帶來巨大的經(jīng)濟(jì)效益和社會效益。2.建立和完善監(jiān)督制約機(jī)制高校采購市場應(yīng)該是高度透明、杜絕腐敗的市場。因此其監(jiān)管必須堅(jiān)持公開、公平、公正的“三公原則”切實(shí)建立和維護(hù)采購信譽(yù)。公開性原則體現(xiàn)在要不定期、及時(shí)公布學(xué)校采購的一些具體數(shù)據(jù)包括:項(xiàng)目名稱、中標(biāo)供應(yīng)商、標(biāo)的金額、及其他中標(biāo)數(shù)據(jù)等等采購信息公開結(jié)果公開。公平性原則要求每個(gè)高校采購市場對違法亂紀(jì)、不按市場規(guī)則辦事的供應(yīng)商和人員都應(yīng)按情況記錄到“黑名單”把

14、他們排除在高校采購市場之外并視情節(jié)追究其民事責(zé)任、行政責(zé)任和刑事責(zé)任。如果采購中心不按正常供應(yīng)商名錄采購必須事前申請批準(zhǔn)事后報(bào)告結(jié)果否則予以處罰。公正性原則最集中地體現(xiàn)在對供應(yīng)商的選擇過程中選擇供應(yīng)商的程序和標(biāo)準(zhǔn)是否公正直接關(guān)系到整個(gè)采購項(xiàng)目的公正性。為解決我國現(xiàn)行高校采購過程中行政干預(yù)過多的突出問題確保高校采購行為的公開、公平、公正減少政府采購中的欺詐、腐敗行為亟需建立健全高校采購市場的監(jiān)督制約機(jī)制。為此建議采用多元化監(jiān)督制約機(jī)制:內(nèi)

15、部監(jiān)督。主要是通過各參與主體間的相互監(jiān)督來實(shí)現(xiàn)。采購主管機(jī)關(guān)、采購機(jī)關(guān)以及使用采購物品機(jī)關(guān)是整個(gè)采購過程中的關(guān)鍵性主體通過他們之間的相互關(guān)系實(shí)施監(jiān)督。比如學(xué)校采購領(lǐng)導(dǎo)小組和采購管理辦公室要根據(jù)政府采購政策、原則、預(yù)算計(jì)劃、采購反饋信息等對采購中心的采購執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督尤其側(cè)重于對采購資金的使用進(jìn)行監(jiān)督采購中心要根據(jù)用戶的反饋信息和驗(yàn)收等情況對用戶進(jìn)行監(jiān)督。主要側(cè)重于合同履行情況、所購商品的質(zhì)量監(jiān)督。用戶通過使用產(chǎn)品的性能、價(jià)格、以及售后

16、服務(wù)情況對采購機(jī)關(guān)進(jìn)行監(jiān)督。通過上述一系列的內(nèi)部監(jiān)督制約使得高校采購過程環(huán)環(huán)相扣、有條不紊以利高校采購的規(guī)范化。法律監(jiān)督。這是一種全面、廣泛、外在和剛性的監(jiān)督機(jī)制。高校采購必須遵從國家的法律法規(guī)違法必究包括《政府采購法》、《招標(biāo)投標(biāo)法》等等。法律監(jiān)督機(jī)制可以大大提高政府采購規(guī)則的權(quán)威性有效遏制和預(yù)防潛在的違規(guī)行為。財(cái)務(wù)、紀(jì)檢、監(jiān)察、審計(jì)等外部監(jiān)督。高校的財(cái)務(wù)、紀(jì)檢、監(jiān)察、審計(jì)部門要派專人對采購活動進(jìn)行監(jiān)督各部門要各司其職、各負(fù)其責(zé)。財(cái)務(wù)

17、處要認(rèn)真履行對采購的管理和監(jiān)督職責(zé)監(jiān)察對采購的全過程進(jìn)行監(jiān)督審計(jì)部門要按照《審計(jì)法》等法規(guī)的規(guī)定加強(qiáng)對采購工作的審計(jì)監(jiān)督。確保高校采購工作公開、公平、公正和高效。社會監(jiān)督。在高校的采購制度的具體運(yùn)行中高校采購主管部門(采購管理辦公室)應(yīng)制定對外信息發(fā)布的制度和辦法定期將有關(guān)的采購信息、采購辦法以及采購原則等內(nèi)容向社會公開客觀上接受社會輿論的監(jiān)督從而形成有效的社會監(jiān)督機(jī)制。3.建立健全高校采購管理制度為使我國高校采購真正成為“陽光下的交易

18、”必須全面推行高校采購的制度化管理。(1)建立高校采購預(yù)算制度高校各單位必須按照學(xué)校預(yù)算管理的規(guī)定在每年的12月份著手編制下一年度的采購預(yù)算。項(xiàng)目主管部門對獲準(zhǔn)立項(xiàng)的實(shí)驗(yàn)項(xiàng)目或其他項(xiàng)目編制詳細(xì)的采購計(jì)劃清單并匯集成策后提交采購管理辦公室。比如教學(xué)部門負(fù)責(zé)全校教學(xué)儀器設(shè)備、實(shí)驗(yàn)材料及教材的計(jì)劃編制工作科研部門負(fù)責(zé)全?？蒲许?xiàng)目的儀器設(shè)備的計(jì)劃編制工作財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)全校行政設(shè)備及辦公用品的計(jì)劃編制工作圖書館負(fù)責(zé)圖書資料的計(jì)劃編制工作等等。采購主