辦公環(huán)境管理(新)

1、辦公環(huán)境管理,,學(xué)習(xí)目標(biāo),1.能夠設(shè)計(jì)辦公室環(huán)境的格局。2.能夠維護(hù)辦公室的工作環(huán)境。3.能夠改進(jìn)和優(yōu)化辦公環(huán)境。4.能夠按照需求創(chuàng)建辦公室環(huán)境。,一 辦公室環(huán)境格局設(shè)計(jì),任務(wù)情境 某公司準(zhǔn)備在上海開(kāi)辦一個(gè)銷售分公司，租用了某寫(xiě)字樓其中的一層大廳，秘書(shū)小張接到了布置辦公室的任務(wù)。對(duì)于一層大廳的格局需要重點(diǎn)考慮的是該公司的產(chǎn)品需要一塊兩百平米的展區(qū)，同時(shí)還要合理布置正副經(jīng)理的辦公區(qū)、接待區(qū)、銷售部、財(cái)務(wù)部。小張將

2、整個(gè)一層大廳設(shè)計(jì)為當(dāng)今很流行的全開(kāi)放式辦公室和半開(kāi)放式辦公室，大廳的前半部區(qū)域用作產(chǎn)品展廳，大廳后半?yún)^(qū)域作為銷售分公司的辦公區(qū)，每個(gè)區(qū)域都使用能站立并能夠移動(dòng)的間隔物來(lái)分隔，沒(méi)有門(mén)，所有人的工作都能清楚可見(jiàn)。 思考：這樣的辦公環(huán)境布局是否妥當(dāng)可行？,,任務(wù)一 辦公室環(huán)境格局設(shè)計(jì),一、辦公室環(huán)境辦公室環(huán)境是指辦公室中影響工作人員的心理、態(tài)度、行為以及工作效率的各種因素的總和。

3、 硬環(huán)境：建筑設(shè)計(jì)、室內(nèi)空氣、光線、顏色、 辦公設(shè)備等 軟環(huán)境：辦公室的工作氣氛、人員的素養(yǎng)、 團(tuán)體凝聚力等,,一 辦公室環(huán)境格局設(shè)計(jì),,二、辦公室布局1.開(kāi)放式辦公室,,,,一 辦公室環(huán)境格局設(shè)計(jì),(1)開(kāi)放式布局的優(yōu)點(diǎn)① 建筑成本的降低。② 空

4、間利用率的增加。③ 重新布局的靈活性。④ 易于溝通，便于交流。⑤ 易于管理。⑥ 容易集中化服務(wù)及共享辦公設(shè)備。,一 辦公室環(huán)境格局設(shè)計(jì),(2)開(kāi)放式布局的缺點(diǎn)① 缺乏單獨(dú)辦公的機(jī)會(huì)。② 不容易集中精力。③ 很難進(jìn)行機(jī)密性工作。④ 噪聲太大。,一 辦公室環(huán)境格局設(shè)計(jì),,2.封閉式辦公室,,,一 辦公室環(huán)境格局設(shè)計(jì),(1)封閉式辦公室的優(yōu)點(diǎn)① 比較安全，便于鎖門(mén)。 ② 可以保證工作的機(jī)密性。③ 易于員工集中注意

5、力，專心致志于細(xì)致和專業(yè)的工作。④ 保護(hù)私人空間，易于保護(hù)隱私。(2)封閉式辦公室的缺點(diǎn)① 建筑成本高，隔墻、門(mén)、走廊等占用空間多并要裝修。② 難以監(jiān)督員工的活動(dòng)。③ 難以進(jìn)行溝通。員工被分隔開(kāi)，易感覺(jué)孤獨(dú)。,三、辦公室結(jié)構(gòu)和布局需要考慮的因素,(1)職工的人數(shù)。人數(shù)多，需要的空間就大，費(fèi)用也要增加。(2)購(gòu)買(mǎi)或租用的面積。面積越大，費(fèi)用也越高，尤其是在一些城市的中心地帶，地價(jià)非常昂貴，必須仔細(xì)斟酌。(3)機(jī)構(gòu)的建制和辦

6、公空間的分類。如需要多少個(gè)部室。(4)組織經(jīng)營(yíng)的性質(zhì)或內(nèi)容。 (5)便于部門(mén)間的工作聯(lián)系，以確保科學(xué)有效地實(shí)施工作流程，減少或避免不必要的重復(fù)與浪費(fèi)。如將業(yè)務(wù)相關(guān)聯(lián)、相銜接的部門(mén)安排近鄰，減少工作人員和文件流動(dòng)的次數(shù)和距離。,一 辦公室環(huán)境格局設(shè)計(jì),(6)辦公室的間隔方式應(yīng)符合工作的需要和保密的需要。如開(kāi)放式辦公室的設(shè)計(jì)能增強(qiáng)人們的交流，而封閉式辦公室的設(shè)計(jì)則易于保密。(7)走廊、樓梯、通道的寬窄要適宜暢通，符合安全需要，并安排

7、好公用區(qū)域。(8)辦公室隨組織的發(fā)展變化也要變更，需要具有靈活性。如采用容易站立、移動(dòng)或拆除的間隔物，給辦公室的設(shè)計(jì)和改變提供更大的選擇。,,四、辦公室布置的原則,1、有利于溝通2、便于監(jiān)督3、協(xié)調(diào)、舒適,二 辦公室環(huán)境優(yōu)化,劉經(jīng)理在外面忙了整整一上午，分別與幾家客戶談了新產(chǎn)品分銷的相關(guān)事宜，吃過(guò)了午飯，他打算回公司看看還有什么重要的事情需要他最后拍板。剛一推開(kāi)公司的門(mén)，一股刺鼻的氣味讓他臉色一下子難看了起來(lái)，他忍住了沒(méi)發(fā)脾氣，

8、再往前走，經(jīng)過(guò)一道回廊，以前一直亮著的燈怎么今天沒(méi)亮。他把秘書(shū)小張喊來(lái)，問(wèn)他氣味的事。小張解釋說(shuō)中午吃工作餐的時(shí)候，大家叫來(lái)的外賣有當(dāng)下最流行的地方小吃，氣味雖難聞，不過(guò)味道卻很好，聞到的氣味大概是這些小吃散發(fā)出來(lái)的。劉經(jīng)理叫小張停下手中其他一切事情，處理掉這難聞的氣味，并叫小張把辦公室的燈都打開(kāi)，今天下午先把辦公室環(huán)境搞好了，再做其他的事情。 思考：公司辦公室的環(huán)境都出現(xiàn)了哪些問(wèn)題，應(yīng)該如何處理？,,二 辦公室環(huán)境優(yōu)化

9、,一、改善辦公室環(huán)境的辦法1.辦公室的綠化2. 空氣的優(yōu)化(1)溫度?？諝鉁囟鹊母叩蛯?duì)人的舒適和健康影響很大。辦公室的溫度冬天一般在20～22℃，夏季在23～25℃之間為最宜。(2)濕度。,(3)清潔度。(4)流動(dòng)速度。,辦公室環(huán)境優(yōu)化,3.光線的優(yōu)化 辦公室內(nèi)要有適當(dāng)?shù)恼彰?，以保護(hù)工作人員的視力。4、色調(diào)的優(yōu)化暖色調(diào)：紅、橙、黃冷色調(diào)：綠、藍(lán)、紫中間色：黑、白、灰,,,,三 辦公室環(huán)境維護(hù)與安全管理,

10、秘書(shū)小張每天上班和下班前都將自己的工作區(qū)域清潔整理得干干凈凈，同時(shí)她也主動(dòng)清潔整理自己常用的復(fù)印機(jī)、打印機(jī)、飲水機(jī)、檔案柜、公用書(shū)架等。每當(dāng)她看到復(fù)印紙零亂堆積，公用字典扔在窗臺(tái)，廢紙裝滿了沒(méi)人倒，她都及時(shí)做些清潔整理工作，以維護(hù)辦公環(huán)境的整潔。 秘書(shū)小王每天都認(rèn)真清潔整理自己的辦公桌，常用的筆、紙、回型針、訂書(shū)器、文件夾以及專用電話等都擺放有序。下班前也將辦公桌收拾得干凈整齊，從不把文件、物品亂堆亂放在桌面上。但小王

11、很少參與清理和維護(hù)公用區(qū)域，也常將公用資源如電話號(hào)碼本、打孔機(jī)、檔案夾等鎖進(jìn)自己的辦公桌，常常讓別人找不到，從而影響了工作。,三 辦公室環(huán)境維護(hù)與安全管理,秘書(shū)小李上班匆匆忙忙，接待室的窗臺(tái)布滿灰塵，辦公桌上堆得滿滿當(dāng)當(dāng)，電腦鍵盤(pán)污跡斑斑，上司要的文件總是東查西找，每日常用的“訪客接待本”也總是找不到。自己的辦公桌都沒(méi)有管理清楚，更無(wú)暇顧及他處。 思考：上述三位秘書(shū)的辦公室環(huán)境維護(hù)與管理能力如何？,,三 辦公

12、室環(huán)境維護(hù)與安全管理,一、辦公室日常維護(hù)的內(nèi)容 1、辦公空間 2、辦公桌椅 3、辦公用品 4、計(jì)算機(jī)等自動(dòng)化辦公設(shè)備。,,二、辦公室的安全隱患及處理,（一）辦公環(huán)境中常見(jiàn)的有礙健康和安全的隱患1、地、墻、天花板、門(mén)、窗中的隱患；2、光線、通風(fēng)、噪音、溫度、通道隱患；3、辦公家具隱患；4、辦公設(shè)備及操作隱患；5、工作中大意造成傷害的隱患；6、工作中大意造成泄密的隱患；7、火災(zāi)隱患,（二）.辦公環(huán)境隱患檢查的方法,(

13、1)確定檢查周期，定期對(duì)辦公環(huán)境和辦公設(shè)備進(jìn)行安全方面的檢查。(2)發(fā)現(xiàn)隱患，在職責(zé)范圍內(nèi)排除危險(xiǎn)或減少危險(xiǎn)。(3)如果發(fā)現(xiàn)個(gè)人職權(quán)無(wú)法排除的危險(xiǎn)，有責(zé)任和義務(wù)報(bào)告、跟進(jìn)直到解決。( 4)將異常情況的發(fā)現(xiàn)、報(bào)告、處理等過(guò)程認(rèn)真記錄在本企業(yè)的“隱患記錄處理表”中。,,隱患記錄及處理表,課 后 訓(xùn) 練,一、案例分析題1．姜成維進(jìn)入民營(yíng)公司大唐公司實(shí)習(xí)不久，辦公室主任帶著他到各個(gè)部門(mén)轉(zhuǎn)了一圈，姜成維發(fā)現(xiàn)辦公室嶄新，辦公設(shè)備與條件也不錯(cuò)

14、。但各個(gè)部門(mén)也存在很多問(wèn)題，比如，辦公桌椅擺放不夠美；一些公共設(shè)備擺放不合理；辦公桌上雜亂無(wú)章，尤其是女職員辦公桌上還擺放著個(gè)人DIY照片、小花盆、卡通小飾品等，把文件材料擠在一個(gè)小空間里；窗臺(tái)上布滿灰塵；房檐上走廊上的角落里隱隱約約有蜘蛛網(wǎng)絲；綠化植物沒(méi)有好好料理?；氐阶约恨k公室后，辦公室主任布置了一個(gè)任務(wù)交給姜成維：設(shè)計(jì)一個(gè)詳細(xì)可行的改善辦公環(huán)境的方案。姜成維不愧為秘書(shū)專業(yè)的高才生，充分了解公司是一個(gè)剛創(chuàng)辦不久的民營(yíng)企業(yè)，根據(jù)對(duì)各個(gè)

15、部門(mén)辦公環(huán)境的認(rèn)識(shí)與感受，結(jié)合民營(yíng)企業(yè)特點(diǎn)及員工素質(zhì)情況，不出幾天就設(shè)計(jì)了一份詳細(xì)完善的辦公環(huán)境改善方案。,課 后 訓(xùn) 練,方案得到辦公室主任的肯定，一些具體措施也得到了具體的實(shí)施，而且效果不錯(cuò)。分析討論：(1)如果你是姜成維，你會(huì)如何改善大唐公司的辦公環(huán)境？(2)對(duì)職員個(gè)人辦公環(huán)境該如何整理？(3)如何才能創(chuàng)造辦公環(huán)境的和諧與舒適？2. 分析討論：(1)對(duì)于上班可以帶小孩、帶寵物的辦公環(huán)境，你怎么看待，贊成還是反對(duì)？(2