高效會(huì)議實(shí)務(wù)

1、HRGO人力資源分享匯Tel：4006152422微信公眾號(hào)：hrgogogo第1頁(yè)共7頁(yè)高效會(huì)議實(shí)務(wù)一、會(huì)議概述一、會(huì)議概述.................................................................................................................................................1（一）什么是會(huì)議...

2、..................................................................................................................................1（二）會(huì)議的作用.................................................................................

3、....................................................2（三）會(huì)議的時(shí)機(jī)選擇.............................................................................................................................2（四）會(huì)議的成本分析.....................

4、........................................................................................................2二、會(huì)議為什么低效二、會(huì)議為什么低效.................................................................................................

5、....................................3（一）從會(huì)議要素的角度來(lái)分析.............................................................................................................3（二）從會(huì)議過(guò)程的角度來(lái)分析.............................................

6、................................................................4三、如何提升會(huì)議效能三、如何提升會(huì)議效能.................................................................................................................................4（一）從會(huì)

7、議要素的角度來(lái)提升.............................................................................................................5（一）從會(huì)議過(guò)程的角度來(lái)提升.......................................................................................

8、......................6一、會(huì)議概述會(huì)議概述（一）什么是會(huì)議什么是會(huì)議會(huì)議是一種群體溝通的方式。從字面含義上講，“會(huì)”的基本意思是聚會(huì)、見(jiàn)面、集會(huì)等；“議”的基本意思是討論、商議。因此，會(huì)議的意思就是人們聚集在一起，圍繞特定主題進(jìn)行討論、交流的活動(dòng)。人類開(kāi)會(huì)的歷史可謂是源遠(yuǎn)流長(zhǎng)。公元前2198年，大禹在浙江紹興的會(huì)稽山召集了全國(guó)的部落首領(lǐng)，慶功封爵并商討全國(guó)的財(cái)政問(wèn)題。據(jù)說(shuō)，會(huì)稽山原名茅山，因召開(kāi)此會(huì)而更名。公元前

9、681年，齊桓公召集宋、陳、蔡、邾四國(guó)，在北杏會(huì)盟，首開(kāi)國(guó)際會(huì)議的先河。隨著齊國(guó)國(guó)力和國(guó)際地位的逐漸升高，齊國(guó)召開(kāi)的國(guó)際會(huì)議的頻率和規(guī)模也越來(lái)越高。因此，齊桓公也被譽(yù)為是“文山會(huì)海”的祖師爺。整個(gè)世界在某種程度上說(shuō)是一個(gè)時(shí)時(shí)處處充滿會(huì)議的世界。中國(guó)的會(huì)有多少？從中央到地方一年要開(kāi)多少會(huì)？這是一個(gè)無(wú)法統(tǒng)計(jì)的數(shù)字?！冬F(xiàn)代快報(bào)》2005年7月9日?qǐng)?bào)道了來(lái)自會(huì)議市場(chǎng)上的信息：1999年，北京只有一二百家服務(wù)于會(huì)展的專業(yè)公司，而2005年竟達(dá)到4

10、000家以上。會(huì)議養(yǎng)活了如此之多的服務(wù)公司，形成了滋生腐敗的溫床。2011年，中國(guó)首個(gè)《中國(guó)會(huì)議藍(lán)皮書(shū)》在京發(fā)布，藍(lán)皮書(shū)指出，目前我國(guó)每年舉辦的各種會(huì)議多達(dá)幾千萬(wàn)個(gè)，年均增長(zhǎng)20%。在白領(lǐng)中，會(huì)議恐懼癥已經(jīng)不是個(gè)新詞兒了。對(duì)于現(xiàn)在很多商政人士而言，在會(huì)議室里度過(guò)一天已經(jīng)是一件司空見(jiàn)慣的事，似乎每天都有開(kāi)不完的會(huì)。2011年，中國(guó)青年報(bào)社會(huì)調(diào)查中心通過(guò)民意中國(guó)網(wǎng)和網(wǎng)易新聞中心，對(duì)2223人進(jìn)行的一項(xiàng)調(diào)查顯示，53.6％的人表示自己在日常工

11、作中參加的會(huì)議過(guò)多。具體而言，57.4％的人每星期平均開(kāi)會(huì)2次以上。受訪者中，40.8％的人是企業(yè)職員，300％的人是事業(yè)單位員工，12.9％的人是政府機(jī)關(guān)工作人員。另外，只有不到三成的白領(lǐng)認(rèn)為自己參加的會(huì)議有意義，而剩余的大多數(shù)白領(lǐng)均表示厭煩開(kāi)會(huì)，甚至有人為此變成職場(chǎng)“恐會(huì)族”。HRGO人力資源分享匯Tel：4006152422微信公眾號(hào)：hrgogogo第3頁(yè)共7頁(yè)時(shí)間成本金錢(qián)成本效益成本機(jī)會(huì)成本會(huì)議成本時(shí)間成本時(shí)間成本＝參加會(huì)議的

12、人數(shù)（與會(huì)者的準(zhǔn)備時(shí)間＋與會(huì)者的旅行時(shí)間＋正式會(huì)議時(shí)間＋會(huì)議休息及耽擱時(shí)間）。而實(shí)際上我們用到會(huì)議上的時(shí)間遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于實(shí)際計(jì)算的比例。大多數(shù)的會(huì)議并沒(méi)有按照承諾的時(shí)間準(zhǔn)時(shí)結(jié)束。而且，會(huì)議將我們整塊的工作時(shí)間搞得支離破碎，從而降低了我們非開(kāi)會(huì)時(shí)間的工作效率。金錢(qián)成本金錢(qián)成本＝開(kāi)會(huì)的時(shí)間成本與會(huì)人員平均每小時(shí)的工資＋場(chǎng)地費(fèi)、設(shè)施費(fèi)、文件復(fù)印費(fèi)、交通費(fèi)、茶水費(fèi)、餐飲住宿費(fèi)等的成本。效益成本效益成本＝參會(huì)人員若不用參加會(huì)議，那么在這段時(shí)間可以為公司

13、帶來(lái)的效益。機(jī)會(huì)成本機(jī)會(huì)成本＝開(kāi)會(huì)過(guò)程中，因未及時(shí)接聽(tīng)重要客戶的電話而損失一大筆生意＋不能及時(shí)處理客戶的投訴而得罪一批客戶＋不能及時(shí)解決自己管轄范圍內(nèi)的突發(fā)事件帶來(lái)的問(wèn)題及持續(xù)影響等。日本太陽(yáng)工業(yè)公司每次開(kāi)會(huì)時(shí)總是把一個(gè)醒目的會(huì)議成本分配表貼在黑板上。成本的算法是：會(huì)議成本＝每小時(shí)平均工資的3倍2開(kāi)會(huì)人數(shù)會(huì)議時(shí)間（小時(shí)）。公式中平均工資所以乘3，是因?yàn)閯趧?dòng)產(chǎn)值高于平均工資；乘2是因?yàn)閰⒓訒?huì)議要中斷經(jīng)常性工作，損失要以2倍來(lái)計(jì)算。因此，參

14、加會(huì)議的人越多，成本越高。有了成本分析，大家開(kāi)會(huì)態(tài)度就會(huì)慎重，會(huì)議效果也十分明顯。二、二、會(huì)議為什么低效會(huì)議為什么低效《哈佛商業(yè)評(píng)論》05年第7期中有這樣的一句話：“任何會(huì)議都是要么富有成效，要么純粹浪費(fèi)時(shí)間，二者必居其一?！睙o(wú)效的會(huì)議不僅是一種管理成本的浪費(fèi)，而且也會(huì)引起與會(huì)者對(duì)會(huì)議和公司管理現(xiàn)狀的不滿，使大家心生倦怠感，從而降低團(tuán)隊(duì)的凝聚力。（一）從會(huì)議要素的角度來(lái)分析從會(huì)議要素的角度來(lái)分析會(huì)議的主要要素有：主題、議程、參會(huì)人、主持