時間管理培訓演示（二）

1、時間管理Time Management2003年5月,第四章 時間管理的步驟,——分析當前工作事項和時間支配 ——確定浪費時間的因素 ——審核目標 ——將目標分解成可管理的任務(wù) ——安排時間計劃 ——實施計劃并力爭形成習慣 ——評估計劃并進行調(diào)整,一、分析當前工作事項和時間支配情況,分析你在一個工作

2、日內(nèi)都做了那些工作事項和實際用時，連續(xù)記錄四周后匯總成星期和月度工作完成情況表；運用“緊急性”、“重要性”、“效益性”指標對工作事項作出分類，分別歸納到第一至第四象限中；,二、確定浪費時間的因素并列出應(yīng)對策略,審查你的時間使用情況，并確定浪費時間的因素。 針對每一種浪費時間的因素，思考適合你的風格的策略。一次對付一種浪費時間的因素。 對你制定的策略進行嘗試，保留切合實際的那些。,三、審核目標,審核你個人的工作目標是否與組織的戰(zhàn)略、

3、目標、部門的任務(wù)以及崗位職責相適應(yīng)。 考慮你為每一目標安排的優(yōu)先順序、時間資源分配和完成期限。,四、將目標分解成可管理的任務(wù),采用樹杈法（魚骨法）將工作目標分解成需要完成的多層任務(wù)，在此基礎(chǔ)上才能制定自己的年度、半年、季度、月度、周工作計劃。根據(jù)任務(wù)對首要目標的支持程度，給每項任務(wù)設(shè)定優(yōu)先順序，將任務(wù)按先后順序進行排列。,五、安排時間計劃,在任務(wù)分解的基礎(chǔ)上制定自己的年度、半年、季度、月度、周工作計劃；同時從長期和短期的角度考慮，計

4、劃每天應(yīng)完成的任務(wù)，一次應(yīng)制定出數(shù)周甚或數(shù)月的時間安排。 根據(jù)計劃確定所有必要的工作事項，運用“緊急性”、“重要性”、“效益性”指標對工作事項作出分類，分別歸納到第一至第四象限中；運用第二象限工作法排出完成事項的順序和分配時間資源。,目標—任務(wù)—總體工作計劃—工作事項—短期具體工作計劃,整體思路：,六、實施計劃并力爭形成習慣,帶上你的待辦事項清單，需要時對照查詢，以保證你至少完成了當天的首要任務(wù)。 在一天結(jié)束時對計劃進行復(fù)核。獎賞

5、自己按計劃完成了某些任務(wù)，并在一周剩下的時間內(nèi)對計劃進行必要的調(diào)整。 謹記，像堅持計劃這樣的新習慣一開始是很難保持的。習慣成自然，你實踐得越多，保持起來就會越容易。,七、評估計劃并進行調(diào)整,在使用有關(guān)輔助工具安排時間一個月之后，監(jiān)督你的執(zhí)行情況及其所帶來的結(jié)果。向自己提出以下問題： 你能完成為一周設(shè)定的任務(wù)嗎？ 為實現(xiàn)目標你正在取得進展嗎？不做某些事情會有什么后果？ 你在回避浪費時間的情況嗎？ 這是你能堅持的計劃嗎？ 如果

6、你在按時完成任務(wù)方面有困難，可以讓你的經(jīng)理、同事和下屬提供反饋意見。采納他們的意見不斷改進自己的工作，并根據(jù)你的分析修訂自己的計劃。,第五章 時間管理的技巧,——安排時間計劃的技巧 ——遵循時間計劃的技巧 ——控制浪費時間因素的技巧,一、安排時間的技巧,1．期望不要太多,我們都有太多的事情要做。承認你不可能將所有的目標都實現(xiàn)是很重要的，即使是你的最首要目標。期望太多對生活的所有方面都有不好

7、的影響?！傲私饽愕闹饕熑?，專注于你最主要的目標”這一原則有助于你避開這個陷阱。,2．利用工具,時間安排工具可以幫助你輕而易舉地對任務(wù)和活動進行整體規(guī)劃，使你能夠觀察自己能否應(yīng)對任何計劃外的請求，也可以使你了解自己為什么沒有時間。以下是一些時間計劃工具： 年度、季度、月度與每周的工作計劃表格"待辦事項"清單 約會日程表 管理軟件（如電腦日程表和個人助理） 臺歷、效率手冊,下面重點介紹"待辦事項&

8、quot;清單：一份有效的"待辦事項"清單包括以下按優(yōu)先順序排列的工作事項：,你需要做出的決定；你需要起草的總結(jié)報告； 你正在等待的信息； 你需要撥打或你期待接聽的電話； 你需要發(fā)送的信函和電子郵件； 你應(yīng)該參加的會議和約會；,3．記住帕金森定律：,抓住工作的關(guān)鍵，集中80%的主要精力做20%的主要工作。,4．平衡你每日的活動,即計劃時間時要考慮放松的時間，用來活動身體、娛樂和參加社會活動。,5．每天留出至

9、少一個小時計劃外的時間,用以應(yīng)付危機和突發(fā)事件和處理一些耗費時間而無效的事情。,6．給每月工作設(shè)定一個核心主題,爭取每月完成一項重要任務(wù)，每周完成組成該重要任務(wù)的重要一環(huán)。,二、遵循時間計劃的技巧,1．利用個人生理周期,了解你的“興奮”和“低潮”時間段，把需要創(chuàng)造力和智慧的重要工作或活動安排在你精力旺盛的時間來做。日常的或單調(diào)的事務(wù)則應(yīng)放在精力不太旺盛時處理。,2．今天抽取一些時間為明天最重要的工作做些準備,查看你的檔案，審查時間期限，

10、或突出關(guān)鍵事件，這樣當你第二天開始工作時，你將節(jié)省不少時間。,3．獎勵自己的有效使用工作時間。,4．不必太追求完美,如果你已完成當天任務(wù)的90%，你就算成功了。,5．將你的計劃放在一個易于取放的地方,把你要完成的目標粘貼到你隨時可以看見的地方。視線之內(nèi)應(yīng)該永遠有一幅掛歷或臺歷打開著置于你的桌面之上。不時用它檢查你一天的工作是否達到了目標。,三、控制浪費時間因素的技巧,1．給約會限定時間以保證你自己能在既定的會面時間內(nèi)集中精力。,2．合并

11、同類項：,盡可能將相似的任務(wù)進行綜合與合并。,3．把諸如回電話、收發(fā)EMAIL、約會、案頭工作等相似的活動集中到一個時間段處理。,例如，將所有的電話安排在每天計劃好的某個時間一起打；在一上班、午休后、下班前各留15分鐘處理EMAIL，余時不看。,4．利用意料之外的空閑時間,下列多種因素會導(dǎo)致出現(xiàn)意料之外的空閑時間：旅行延遲、會議取消、約會延遲。這些時間經(jīng)常會被浪費掉。要養(yǎng)成利用這些空余時間處理事務(wù)的習慣。,利用空閑時間的建議,5分鐘

12、 10分鐘 30分鐘 安排一個約會 打一個簡短的電話 瀏覽刊物、雜志和 寫張便條 為某次會議準備議題 安排你的每周計劃 更新代辦單 閱讀并回復(fù)電子郵件 撰寫一份報告提綱 安排即將來臨的旅行 填寫一份開支報告,5．利用授權(quán),授權(quán)能

13、夠讓你在你所擁有的時間內(nèi)擴大你能夠完成的工作范圍。仔細檢查你希望授權(quán)出去的工作，并為此挑選適合的人員。如果你沒有直接下屬，你也許可以將此項工作與某位同事進行交換。你在授權(quán)工作時務(wù)必要講清楚你的預(yù)期結(jié)果和參與程度。要給予授權(quán)對象完成任務(wù)所需要的權(quán)限。,6．文件處理原則,努力做到每次只處理一份文件，一份文件只處理一次，處理完的文件即時或歸檔、或傳遞，或扔掉。,7．消除無效會議,參加任何會議之前，確定你是否是最佳代表。如果你肯定會議值得參加，

14、要確保該會議有明確的目標、議程、時限以及時間地點是否合適。,如果是你在主持會議，要在會議召開之前明確會議的目標、議程、時限以及考慮時間地點是否合適，還要充分做好會議的組織工作，確保參會者準時到場。在會議進行中要嚴格按照議程進行控制，避免跑題，注意維持會議秩序嚴肅會議紀律，避免外界干擾。會議結(jié)束后要留下會議記要，還要跟蹤會議決議的執(zhí)行情況。如此才能保證所有與會者的時間得到最充分的 利用。,8．拒絕職責外的額外無關(guān)事項，學習

15、會說"不"?,首先，應(yīng)該明確你為什么要說"不"，這有助于你堅持說"不"并避免內(nèi)疚。盡量只介入那些有助于你實現(xiàn)目標的事務(wù)。盡管為了體現(xiàn)作為團隊一名成員的素質(zhì)，你可能很想介入既定目標之外的事務(wù)，但只有在這一事務(wù)不會危及你的其它工作時，你才可以這么做。如果你沒有時間參與，你的介入就不會對任何人有所幫助。,說"不"時注意三點：,對事不對人；態(tài)度誠懇自信；幫助推薦