公文基礎及辦公軟件常用技能淺談

1、公文基礎及辦公軟件常用技能淺談,主講教師：何海洪預計學時：2學時培訓時間：2015年10月20日,告訴兩個你可能不知道的經驗：,1.我們在Word中輸入文字時，有時會遇到前面輸入了一個字而后面的字卻給刪掉了的現(xiàn)象，經常有人(甚至是打電話)問我怎么辦，我通常告訴他們的方法就是保存一下然后關閉這個文檔，再重新打開，搞定!實際上還有一個更簡單的方法，那就是按一下插入鍵“Insert”。,告訴兩個你可能不知道的經驗：,2.在Word中插入表

2、格并調整表格寬度時，會感覺沒有在電子表格中方便自如，實際上我們在拉動表格線時再按住鍵盤上的換檔鍵“Alt”就可以搞定。(示例),內容提要,一、公文基礎（Word應用）二、表格制作（Excel應用）三、PDF格式文件的制作與閱讀四、QQ群內文件的下載方法五、電子接收證明的制作六、簡單的圖片裁剪七、電腦資料的歸類方法八、信息的保密工作,一、公文基礎（Word應用）,（一）頁面設置通常情況下，我們要開始制作辦公文檔之前，首先要

3、做的事就是打開Word進行紙張的確定和頁面的設置。根據(jù)《黨政機關公文處理工作條例》（中辦發(fā)〔2012〕14號）文件第三章第十條規(guī)定，公文的版式按照《黨政機關公文格式》國家標準執(zhí)行，新版的執(zhí)行標準是2012年6月29日發(fā)布并自2012年7月1日起實施的。公文用紙張采用GB/T148中規(guī)定的A4型紙，其成品幅面尺寸為：210mm×297mm。公文頁邊與版心尺寸：公文用紙?zhí)祛^(上白邊)為：37mm±1mm公文用紙訂

4、口(左白邊)為：28mm±1mm版心尺寸為：156mm×225mm(不含頁碼),天頭(上白邊)：距版心37mm地腳(下白邊)：距版心35mm訂口(左白邊)：距版心28mm翻口(右白邊)：距版心26mm以上述標準為參照，但凡學校涉及上傳、下發(fā)或存檔的辦公文檔都應遵循這一設置。(示例),（二）字體設置。1.標題字體用2號小標宋體字，可分一行或多行居中排布；回行時，要做到詞意完整，排列對稱，間距恰當。2.

5、正文字體正文用3號仿宋體字，文中如有小標題可用3號小標宋體字或黑體字，一般每面排22行，每行排28個字。,（三）段落設置。由于公文對每頁的行數(shù)和每行的字數(shù)都有明確的規(guī)定，所以一般不會涉及到段落的設置。不過在實際操作中，也有出現(xiàn)末頁文字不足3行需要調整文檔段落、或者從網(wǎng)上下載一些別人的資源加以利用而需要文檔段落的時候，這時候就需要進行“段落設置”了。三招徹底清除網(wǎng)絡下載痕跡：(示例1)：解決“手動換行符(L)”和“段落標記(P)”

6、的替換問題；(示例2)：解決表格與文本的轉換問題；(示例3)：解決段落行距不相等問題。,（四）印刷裝訂。1.印刷要求。雙面印刷；頁碼套正，兩面誤差不得超過2mm。在左右頁邊距設置不一樣時，注意用“對稱頁邊距”。,2.裝訂要求。公文應左側裝訂，不掉頁。包本公文的封面與書芯不脫落，后背平整、不空。兩頁頁碼之間誤差不超過4mm。分騎馬訂和平訂兩種訂法，訂位為兩釘外訂眼距版面上下邊緣各70mm處，允許誤差±4mm。騎馬訂釘鋸

7、均訂在折縫線上，平訂釘鋸與書脊間的距離為3mm-5mm。無壞釘、漏釘、重釘，針腳平伏牢固。,（五）頁碼設置。用4號半角白體阿拉伯數(shù)碼標識，置于版心下邊緣之下一行，數(shù)碼左右各放一條4號一字線，一字線距版心下邊緣7mm。單頁碼居右空1字，雙頁碼居左空1字。空白頁和空白頁以后的頁不標識頁碼。,（六）公文格式。組成公文的要素分為:1.眉首置于公文首頁紅色反線以上的各要素統(tǒng)稱眉首;2.主體置于紅色反線至主題詞之間的各要素統(tǒng)稱主體;3.版

8、記置于主題詞以下的各要素統(tǒng)稱版記。因為鄉(xiāng)鎮(zhèn)學校層面不具備行文資格，對上呈報或對下通知的公文用不到“眉首”與“版記”知識，所以這里只就公文的“主體”做簡單介紹。,置于紅色反線至版記之間的各要素統(tǒng)稱主體,（1）標題（2）主送機關（3）正文（4）附件說明（5）成文日期（6）印章（7）附注,,,,,,,,,,,,1.主體。,（1）標題。一般用2號小標宋體字，編排于紅色分隔線下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行時，要做到詞意完

9、整，排列對稱，長短適宜，間距恰當，標題排列應當使用梯形或菱形。*不應使用上下長度一樣的長方形或上下長、中間短的沙漏形,（2）主送機關。主送機關是指公文的主要受理機關，應當使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。如“務川仡佬族苗族自治縣人力資源和社會保障局”簡稱為“縣人力資源社會保障局”，不能簡稱為“縣人事局”;“務川仡佬族苗族自治縣國土資源局”簡稱為“縣國土資源局”，不能簡稱為“縣國土局”;“務川仡佬族苗族自治縣交通運輸局”應簡稱為“縣交通運

10、輸局”，不能簡稱為“縣交通局”等。*關于規(guī)范化簡稱，縣級層面通常會專門行文規(guī)定。務川自治縣人民政府辦公室今年以務府辦發(fā)〔2015〕112號文件專門對縣級政府機構及有關單位的簡稱做了明文規(guī)定，目的就是為了在公文處理中規(guī)范使用。,（3）正文。正文位于主送機關名稱下1行，每自然段左空2字，回行頂格。數(shù)字、年份不能回行。一般每面排22行，每行排28個字。正文提出要符合國家法律、法規(guī)及其他有關規(guī)定;文字表述準確;人名、地名、數(shù)字、引文準確;

11、結構層次序數(shù)規(guī)范;使用法定計量單位;簡稱規(guī)范;正確使用阿拉伯數(shù)字等。,（4）附件說明。公文的附件是正文內容的組成部分，與公文正文一樣具有同等效力。公文如有附件，在正文下空一行左空二字編排“附件”二字，后標全角冒號和附件名稱。如有多個附件，使用阿拉伯數(shù)字標注附件順序號（如“附件：1.XXXXX”）；附件名稱后不加標點符號。附件名稱較長需回行時，應當與上一行附件名稱的首字對齊。,附件應當另面編排，并在版記之前，與公文正文一起裝訂?！案郊?/p>

12、二字及附件順序號用3號黑體字頂格編排在版心左上角第一行。附件標題居中編排在版心第三行。附件順序號和附件標題應當與附件說明的表述一致。附件格式要求同正文。如附件與正文不能一起裝訂，應當在附件左上角第一行頂格編排公文的發(fā)文字號并在其后標注“附件”二字及附件順序號。,（5）成文日期。成文日期一般右空四字編排，用阿拉伯數(shù)字將年、月、日標全，年份應標全稱，月、日不編虛位（即1不編為01）。當公文排版后所?？瞻滋幉荒苋菹掠≌禄蚝灠l(fā)人簽名章及成

13、文日期時，可以采取調整行距、字距的措施解決。,單一機關行文時，一般在成文日期之上、以成文日期為準居中編排發(fā)文機關署名，印章端正、居中下壓發(fā)文機關署名和成文日期，使發(fā)文機關署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章頂端應當上距正文（或附件說明）一行之內。聯(lián)合行文時，一般將各發(fā)文機關署名按照發(fā)文機關順序整齊排列在相應位置，并將印章一一對應、端正、居中下壓發(fā)文機關署名，最后一個印章端正、居中下壓發(fā)文機關署名和成文日期，印章之間排列整齊、互不相交

14、或相切，每排印章兩端不得超出版心，首排印章頂端應當上距正文（或附件說明）一行之內。,,,(示例),（6）印章。,（7）附注。公文如有附注，在成文日期下居左空2字加圓括號標識。附注一般是對公文的發(fā)文范圍、聯(lián)系方式、使用時需注意的事項加以說明，如上行文的“聯(lián)系人”、“聯(lián)系電話”，下行文的“此件發(fā)至縣、鎮(zhèn)級”、“此件可上報”等等。附注不是對公文內容作出解釋或注釋，不能把公文中需要解釋的事項用附注來表示。,2.公文主體中的結構層次?！饵h政機

15、關公文格式》作了明確規(guī)定：結構層次序數(shù)依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”標注；一般第一層用黑體字、第二層用楷體字、第三層和第四層用仿宋體字標注。在具體使用時，需要注意把握如下幾點：（1）要準確，不要寫錯。實踐中常見的諸如“（一）、”“1、”“（1）、”之類的寫法都是不符合規(guī)范的，應分別改為“（一）”“1.”“（1）”。（2）要適度，不要過細。法規(guī)中所規(guī)定的四個層次，一般而言即已夠用。因此，應當盡可能地控制在四層以內。實

16、踐中有些公文所使用的諸如“①”、“1）”，甚至A、B、C、D之類的層次序數(shù)均為不妥。公文中使用的結構層次序數(shù)過細過,過多，往往會給人以散亂、零碎之感，顯得不緊湊。（3）要有序，不要越級。公文中的結構層次序數(shù)，一定要按照法規(guī)中規(guī)定的層級順序使用，不能越級套用。因此，實踐中所見的諸如“（一）、（1）”之類的表述，是不合規(guī)范的。（4）要規(guī)范，不要旁騖。是指對于結構層次序數(shù)的使用，應當采取序數(shù)顯示的形式，盡可能地不用諸如“首先”、“其次”、

17、“再次”、“第一”、“第二”、“第三”，“此其一”、“此其二”、“此其三”之類的結構層次序數(shù)表示法。,一、重點任務及責任分工1、構建現(xiàn)代產業(yè)體系（1）加快發(fā)展以石油化工為重點的先進制造業(yè)（2）大力發(fā)展以電子信息產業(yè)為重點的高技術產業(yè),一、重點任務及責任分工（一）構建現(xiàn)代產業(yè)體系。1.加快發(fā)展以石油化工為重點的先進制造業(yè)。2.大力發(fā)展以電子信息產業(yè)為重點的高技術產業(yè)。,正確的表示:,結構層次對比示例:,,,,2.用句號表達句子

18、的完整,錯誤的表示:,1.結構層次序數(shù)正確,,,,,印 章（端正居中下壓成文日期）,,,發(fā)文機關署名（以成文日期為準居中）,成文日期（右空4編排，用阿拉伯數(shù)字）,,附注（請示件標注聯(lián)系人及聯(lián)系方式）,,抄送機關（左右各空1字）,,印發(fā)機關（左空1字）,,印發(fā)日期（右空1字）,,,版記（內容全部用4號仿宋）,,頁碼（雙面印刷，單頁居右空一字，雙頁居左空1字）,二、表格制作（Excel應用）,（一）表格的制作。1.說明：

19、非規(guī)律性表格建議用Word制作。(示例)2.Excel表格的簡單制作。（1）教師基本情況統(tǒng)計表。（2）多張班級統(tǒng)計表的一次性制作。*一次性制作（推薦）。*移動復制法（推薦）。*復制調整法。（二）Excel表格的簡單美化。(示例)（三）Excel簡單公式的使用。(示例)實際應用示例1：(幼兒入園登記表);實際應用示例2：(留守兒童信息表);（四）Excel實用技能。(示例),三、PDF格式文件的制作與閱讀,（一）使用P

20、DF格式文件的背景。1.教育局行文采用的格式。2.安全作用。3.保護作用。（二）制作PDF格式文件。1.安裝使用微軟Office 2010版本；2.安裝使用金山WPS軟件。3.PDF文件制作實例。（三）如何和閱讀打開PDF格式文件。*PDF閱讀器。（四）PDF文件與Word的轉換。（軟件轉換器）,四、QQ群內文件的下載方法,（一）直接下載。1.直接打開下載文件；2.在文件夾中顯示。3.保存方法。（二）另存為下

21、載（推薦）。,五、電子接收證明的制作,（一）目的：上傳學籍系統(tǒng)，調取學生學籍；（二）Excel中電子公章需要事先制成PNG透明圖片格式；（三）利用電腦中的畫圖工具保存電子接收證明為JPG圖片格式。,六、簡單的圖片裁剪,（一）目的：裁剪圖片達到相關要求；（二）ACDSee10.0看圖軟件的安裝；（三）圖片裁剪實例。（四）SignPics小軟件對超過MB值圖片的壓縮（主要針對學籍系統(tǒng)或網(wǎng)絡上傳圖片時使用）。,七、電腦資料的歸類方法