電子文件歸檔及管理規(guī)章制度

1、（十）電子文件歸檔及管理規(guī)章制度（十）電子文件歸檔及管理規(guī)章制度第一條、為進(jìn)一步規(guī)范我辦電子文件的歸檔及管理工作，保障歸檔的電子文件安全有效地利用，根據(jù)《電子公文歸檔管理暫行辦法》（國家檔案局令第6號(hào)）、《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（國標(biāo)GBti188942002）《中華人民共和國檔案法》等有關(guān)法律法規(guī)，特制訂本暫行辦法。第二條、電子文件，是以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通訊網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件

2、。第三條、檔案室對(duì)電子文件歸檔及管理工作實(shí)行監(jiān)督和指導(dǎo)。第四條、凡有保存價(jià)值的電子文件，形成科室均必須歸檔。電子文件的歸檔范圍、保管期限和密級(jí)劃分，參照國家有關(guān)紙質(zhì)文件歸檔的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。第五條、電子文件一般應(yīng)在辦理完畢后，即時(shí)向單位檔案管理部門歸檔。第六條、電子文件物理歸檔的基本要求：（1）辦理完畢的電子文件應(yīng)在三個(gè)月內(nèi)進(jìn)行物理歸檔；（2）電子文件應(yīng)按照本單位紙質(zhì)文件的分類方案和整理方法進(jìn)行分類、整理，下載到耐久性的載體上，（按優(yōu)先順

3、序依次為：只讀光盤、一次寫光盤、磁帶、可擦寫光盤、硬磁盤等，不允許用軟磁盤作為歸檔電子文件長(zhǎng)期保存的載體）；（3）經(jīng)過過程中的情況隨時(shí)記錄在相應(yīng)的文件中；（4）專用軟件產(chǎn)生的電子文件應(yīng)轉(zhuǎn)換為通用型電子文件；（5）歸檔的電子文件載體應(yīng)標(biāo)明載體編號(hào)、類別、密級(jí)及保管期限；第七條、電子文件歸檔時(shí)，《電子文件登記表》、機(jī)讀目錄、相關(guān)軟件、其他說明等應(yīng)與相對(duì)應(yīng)的電子文件一同歸檔保存。第八條、電子文件形成單位必須將具有永久和長(zhǎng)期保存價(jià)值的電子文件制

4、（2）單片載體應(yīng)裝盒，豎立存放，且避免擠壓；（3）存放時(shí)應(yīng)防磁、防光、防潮、防有害氣體；（4）環(huán)境溫度控制范圍為17℃20℃，相對(duì)濕度控制范圍為35%45%。第十六條、電子文件歸檔每滿1年對(duì)涉及的電子文件形成單位和設(shè)備更新情況進(jìn)行一次檢查登記。設(shè)備環(huán)境更新時(shí)應(yīng)確認(rèn)庫存載體與新設(shè)備的兼容性，如不兼容，應(yīng)進(jìn)行電子文件的載體轉(zhuǎn)換工作，原載體保留時(shí)間不少于3年。第十七條、檔案保管的電子文件應(yīng)定期進(jìn)行檢驗(yàn)、轉(zhuǎn)存并將檢驗(yàn)結(jié)果填入《歸檔電子文件管理登

5、記表》。（1）對(duì)磁性載體每滿2年，光盤每滿4年進(jìn)行一次抽樣機(jī)讀檢驗(yàn)，抽樣率不低于20%，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)采取恢復(fù)措施；（2）磁性載體上的電子文件，每4年轉(zhuǎn)存一次，原載體同時(shí)保留不少于4年。第十八條、歸檔電子文件的封存載體不得外借，未經(jīng)批準(zhǔn)，任何單位和個(gè)人不得擅自復(fù)制電子文件。第十九條、利用歸檔的電子文件，應(yīng)使用拷貝件。對(duì)具有保密要求的歸檔電子文件采用網(wǎng)絡(luò)方式提供利用時(shí)，應(yīng)遵守國家有關(guān)保密規(guī)定，采取身份認(rèn)證、權(quán)限控制等安全措施。第二十條、