文檔管理培訓(xùn)材料-201107-final

1、0,2011年7月,文檔管理經(jīng)驗(yàn)介紹,,1,第一章,文檔管理基本技能介紹,2,做好文檔管理的重要性,對公司發(fā)展的重要性,,持續(xù)發(fā)展,知識積累,保存資源,建立項(xiàng)目工作底稿以備監(jiān)管機(jī)構(gòu)查詢,,對個人發(fā)展的重要性,,,反饋與進(jìn)步,個人知識庫的形成,知識、經(jīng)驗(yàn)的借鑒和儲備,迅速查詢資料，提高效率,3,,,,,,,,,,,,文檔管理的四個層次,數(shù)據(jù)、事實(shí)、記錄,信息、分析、研究,知識,智慧,,,,,文檔管理的基本對象,,,,文檔管理的目標(biāo)和升華,

2、4,方便查詢原則,最終稿原則,符合個人習(xí)慣，根據(jù)個人偏好逐步摸索出適合自己的文檔管理模式,保存所有文檔的最后一稿，包括所有發(fā)送給過客戶的資料、每份資料的最終稿、申報(bào)資料等,結(jié)合公司要求及相關(guān)機(jī)構(gòu)要求的原則,項(xiàng)目結(jié)束后需要按照公司要求提交文件清單、按照證監(jiān)會要求建立保薦業(yè)務(wù)工作底稿,1,2,3,文檔管理的基本原則,定期回顧原則,通過定期的文檔整理、以及同類文檔的比較加深理解,4,5,基本的文件管理技能,文檔命名,項(xiàng)目名稱_文件名_日期(2

3、0110701)_版本,6,基本的文件管理技能（續(xù)）,文檔分類,可分為“my project “ 和” my library””my project” 主要保存自己執(zhí)行的項(xiàng)目、負(fù)責(zé)的大客戶、以及做過的Pitch項(xiàng)目。項(xiàng)目文檔可按進(jìn)程、領(lǐng)域進(jìn)行分類“my library” 是個人知識庫的積累建議事先準(zhǔn)備好“書架”“抽屜”,文檔收集,保存所有發(fā)給過客戶的資料(Execution)，以及最后定稿版本(Final),文檔整理,定期整理文

4、件，對項(xiàng)目進(jìn)行周期性回顧,文檔回顧,項(xiàng)目結(jié)束后需按照公司及證監(jiān)會要求整理文檔并遞交文檔，請事先熟悉文檔遞交目錄，平時就做有心人,7,項(xiàng)目文檔管理 - 初期階段,Pitch Book,方案論證,立項(xiàng),1,2,3,各項(xiàng)目的Pitch Book ，以及相關(guān)的行業(yè)分析、行業(yè)數(shù)據(jù)、Comps等,各項(xiàng)目的方案論證，包括重組方案、發(fā)行方案、疑難點(diǎn)、方案設(shè)計(jì)等,立項(xiàng)申請、立項(xiàng)批準(zhǔn)、相關(guān)方的反饋意見,8,項(xiàng)目文檔管理 - 執(zhí)行階段,業(yè)務(wù),財(cái)務(wù),法律,1,

5、2,3,執(zhí)行,4,研究,5,其他,7,公司提供信息、行業(yè)資料、招股書、業(yè)務(wù)盡職調(diào)查、數(shù)據(jù)庫、AP材料、路演材料、問答等,公司提供信息、審計(jì)、評估、盈利預(yù)測、模型及財(cái)務(wù)測算等,公司提供信息、法律盡職調(diào)查、改制重組方案、律師報(bào)告、法律協(xié)議、公司內(nèi)部規(guī)范文件（三會制度）等,時間表、通訊錄、啟動大會、例會材料、會議記錄、內(nèi)部程序(ESC Review\CC\內(nèi)核)、備忘錄、大事記等,可比公司研究、行業(yè)研究、專題研究（戰(zhàn)投引入、激勵機(jī)制、各種疑難

6、重要問題）等,公司圖片集等,監(jiān)管報(bào)批,6,報(bào)批文件、申請文件、監(jiān)管機(jī)構(gòu)溝通、監(jiān)管機(jī)構(gòu)批文、輔導(dǎo)等,9,項(xiàng)目文檔管理 - 結(jié)束階段,,,,整理需要提交的文件,根據(jù)證監(jiān)會《證券發(fā)行上市保薦業(yè)務(wù)工作底稿目錄》的要求，整理部分工作底稿根據(jù)中金公司文檔管理要求將相關(guān)文件提交給李勝楠,,,,,通過對項(xiàng)目文檔的進(jìn)一步整理，對整個項(xiàng)目進(jìn)行回顧，提升對項(xiàng)目的理解力,,,將項(xiàng)目中獨(dú)特的材料、知識難點(diǎn)、關(guān)鍵問題備忘錄等歸檔入自己的資料庫中，以方便以后的查詢

7、,項(xiàng)目回顧,知識歸類,10,項(xiàng)目外的文檔管理 - 建立自己的資料庫,,,,宏觀經(jīng)濟(jì)資本市場及行業(yè)信息,宏觀經(jīng)濟(jì)研究：早會、研究報(bào)告資本市場信息：CMD Weekly、資本市場回顧與展望行業(yè)：行業(yè)研究報(bào)告、行業(yè)大客戶信息、Bi-Weekly,,,,,中國法律香港法律美國法律,,,按執(zhí)行過程中的難點(diǎn)、專題進(jìn)行分類整理,法律法規(guī)庫,執(zhí)行專題,,,,按照產(chǎn)品進(jìn)行分類整理,金融產(chǎn)品知識,11,項(xiàng)目外的文檔管理 - 建立自己的資料庫,宏

8、觀經(jīng)濟(jì)、資本市場、行業(yè)信息,宏觀經(jīng)濟(jì),資本市場,行業(yè)信息,1,2,3,宏觀經(jīng)濟(jì)研究報(bào)告：早會材料宏觀經(jīng)濟(jì)新聞,CM Weekly資本市場分析、新聞境內(nèi)外資本市場回顧與展望：可用于Pitchbook,自己關(guān)注的行業(yè)：行業(yè)研究報(bào)告、行業(yè)信息、行業(yè)中大客戶信息其他Bi-weekly等,12,項(xiàng)目外的文檔管理 - 建立自己的資料庫,法律、法規(guī)——中國為例,境內(nèi)發(fā)行,境外發(fā)行,股東與監(jiān)管機(jī)構(gòu),1,2,4,公司法、證券法證監(jiān)會：首次公開發(fā)

9、行、上市公司公開發(fā)行、上市公司非公開發(fā)行、公司債交易所：上市規(guī)則、信息披露內(nèi)容與格式準(zhǔn)則、上市公司內(nèi)部治理機(jī)制,紅籌方式H股方式其他要求,按不同部委分類：國資委、發(fā)改委、環(huán)保總局、國土局、稅務(wù)局、工商局、商務(wù)部、外管局其他專題：股權(quán)激勵機(jī)制、國企重組改制、境外投資、外商投資企業(yè),收購兼并,3,上市公司收購兼并外資收購并購境內(nèi)企業(yè)境外并購,行業(yè)法規(guī),５,銀行業(yè)、保險(xiǎn)業(yè),13,項(xiàng)目外的文檔管理 - 建立自己的資料庫,產(chǎn)品知識收集

10、,股本產(chǎn)品,固定收益產(chǎn)品,收購兼并,1,2,3,IPO：A股、H股、紅籌、NASDQ等（具體流程、主要法規(guī)要求、優(yōu)缺點(diǎn)）再融資：境內(nèi)再融資（增發(fā)、配股、可轉(zhuǎn)債、分離交易可轉(zhuǎn)債等）；境外再融資（快速增發(fā)、境外可轉(zhuǎn)債、境外分離交易可轉(zhuǎn)債等）買殼上市、反向收購、DR等,境內(nèi)：公司債、企業(yè)債、可轉(zhuǎn)債、可分離交易債、ABS境外：公司債、可轉(zhuǎn)債、ABS、各種衍生產(chǎn)品,境內(nèi)外收購兼并操作流程介紹收購兼并案例,14,項(xiàng)目外的文檔管理 - 建立自

11、己的資料庫（續(xù)）,執(zhí)行專題－股本為例,中介機(jī)構(gòu),1,中介選聘、中介機(jī)構(gòu)推薦、中介機(jī)構(gòu)收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn),重組改制流程,2,國企重組流程、民企重組流程、地方國企重組流程、紅籌重組流程,其他重點(diǎn)問題,10,股權(quán)激勵、時間表、小改制、職工股權(quán)處理、職工福利費(fèi)處理、稅收、環(huán)保核查等,上市方案,4,上市地的選擇、發(fā)行方案,審計(jì)＼評估,5,會計(jì)準(zhǔn)則的比較、分部報(bào)告、具體的會計(jì)處理、評估培訓(xùn)材料,土地處置,6,國企評估評估培訓(xùn)材料,交割結(jié)算,8,上海交易所、香

12、港聯(lián)交所等,項(xiàng)目案例分析,11,公司各項(xiàng)目組的案例分析、Pitch Book,模型,9,模型培訓(xùn)材料、模型Case、COMPS,稅收、環(huán)保,稅收、環(huán)保核查,7,15,文檔管理方法各取所好,按照時間順序分類,按照功能分類,財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)法律執(zhí)行研究監(jiān)管審批其他,按照證監(jiān)會指引分類,按照指引的三大部分進(jìn)行分類,立項(xiàng)階段股份公司改制階段輔導(dǎo)階段盡職調(diào)查階段材料制作階段及內(nèi)核通過證監(jiān)會審核階段發(fā)行銷售階段上市階段持續(xù)輔導(dǎo)階

13、段,文檔管理方法各取所好，項(xiàng)目執(zhí)行完畢后需按照公司要求對號入座,,16,第二章,中金公司對文檔管理的要求介紹,17,聯(lián)交所- PN 21 Checklist,香港項(xiàng)目的文檔管理主要按照PN 21 Checklist的要求準(zhǔn)備即可，主要涉及方面如右，具體執(zhí)行一般由海外律師協(xié)助,Practice Note 21 Checklist,一 關(guān)于董事的盡職調(diào)查,二 關(guān)于上市資格的盡職調(diào)查,三 關(guān)于上市資格的盡職調(diào)查,四 業(yè)務(wù)盡職調(diào)查,五

14、 專業(yè)機(jī)構(gòu)（審計(jì)師）的盡職調(diào)查,六 專業(yè)機(jī)構(gòu)（物業(yè)評估師）的盡職調(diào)查,七 財(cái)務(wù)系統(tǒng)、管理體系的盡職調(diào)查,八 向聯(lián)交所聲明前的最后盡職調(diào)查,18,證監(jiān)會—保薦業(yè)務(wù)工作底稿指引,保薦業(yè)務(wù)工作底稿的要求,召開例會、專題會等形式為發(fā)行人分析、解決證券發(fā)行上市過程中的問題，所有會議資料予以留存,中介機(jī)構(gòu)協(xié)調(diào)會,發(fā)行人律師、發(fā)行人聘請的注冊會計(jì)師、評估機(jī)構(gòu)，以及承銷商律師，對發(fā)行人的重大或?qū)ｎ}事項(xiàng)出具備忘錄,專業(yè)機(jī)構(gòu)備忘錄,保薦人應(yīng)當(dāng)對盡

15、職調(diào)查過程中獲取的文件資料作為工作底稿予以留存,盡職調(diào)查,保薦人內(nèi)部對項(xiàng)目的立項(xiàng)以及內(nèi)核工作，應(yīng)當(dāng)留存相關(guān)文件,立項(xiàng)及內(nèi)核工作,,,保留輔導(dǎo)相關(guān)文件、發(fā)行申請及相關(guān)文件、報(bào)送證券交易所以及證券登記公司文件、詢價及簿記相關(guān)文件以及持續(xù)督導(dǎo)過程中形成的相關(guān)文件,申報(bào)文件,保留對發(fā)行人的客戶、供應(yīng)商、開戶銀行、主管稅務(wù)機(jī)關(guān)、工商部門、環(huán)保部門、行業(yè)協(xié)會以及其他中介機(jī)構(gòu)的訪談紀(jì)要,發(fā)行人往來機(jī)構(gòu),對招股說明書進(jìn)行驗(yàn)證，并在驗(yàn)證文件與工作底稿之間

16、建立起索引關(guān)系，便于對工作底稿的使用與檢索,招股說明書驗(yàn)證,保留對發(fā)行人的控股股東或?qū)嶋H控制人、發(fā)行人以及發(fā)行人的子公司的董事、監(jiān)事、經(jīng)理和其他高級管理人員進(jìn)行訪談的紀(jì)要,高管訪談,19,證監(jiān)會—保薦業(yè)務(wù)工作底稿指引（續(xù)）,保薦業(yè)務(wù)工作底稿目錄,第一部分：盡職調(diào)查文件,第二部分：從事保薦業(yè)務(wù)的記錄,第三部分：申請及其他文件,一發(fā)行人基本情況,二業(yè)務(wù)與技術(shù),三同業(yè)競爭與關(guān)聯(lián)交易,四董監(jiān)高及核心技術(shù)人員,五組織機(jī)構(gòu)與內(nèi)部控制,六

17、財(cái)務(wù)與會計(jì),七業(yè)務(wù)發(fā)展目標(biāo),八募集資金運(yùn)用,九股利分配情況,十風(fēng)險(xiǎn)因素及其它,在招股書撰寫過程中，將相關(guān)信息以插入注釋的形式進(jìn)行標(biāo)注，標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)容為文件索引號，指向工作底稿目錄中的相關(guān)編號：例如1-3-2 驗(yàn)資報(bào)告發(fā)行基本情況等章節(jié)如果由律師起草，請律師按照相同要求編制底稿及索引,一各項(xiàng)會議紀(jì)要,二備忘錄,三訪談提綱及記錄,四現(xiàn)場盡職調(diào)查記錄,一保薦人內(nèi)部控制文件,二輔導(dǎo)文件,三發(fā)行申請文件及反饋意見,四詢價簿記等

18、發(fā)行文件,五上市申請和證券登記文件,六持續(xù)督導(dǎo)文件,該部分文件主要由律師協(xié)助進(jìn)行收集管理,該部分記錄以及專題研究統(tǒng)一由項(xiàng)目組指定的文檔管理人員進(jìn)行收集管理,五招股說明書驗(yàn)證,20,中金公司對項(xiàng)目文檔提交的要求,必備文檔,1,做為項(xiàng)目文檔管理的最低要求，必須按照既定的清單，將項(xiàng)目執(zhí)行過程中的重要文件最終稿進(jìn)行歸檔，并提交給公司文檔管理員，主要包括：執(zhí)行前階段：pitch book、立項(xiàng)申請及批復(fù)、保密協(xié)議、財(cái)務(wù)顧問協(xié)議等執(zhí)行階段

19、：Kick-off材料、重組方案、國內(nèi)報(bào)批的申請和批準(zhǔn)文件、盡職調(diào)查材料、主要法律文件、估值模型、CC meeting、ESC文件、內(nèi)核意見及反饋、timetable（最終稿）、通訊錄、正式受理函、申請材料及歷次反饋及回復(fù)、預(yù)審員姓名、《合規(guī)顧問協(xié)議》、律師Bible、證監(jiān)會/聯(lián)交所的正式批復(fù)、托管機(jī)構(gòu)登記申請文件、保薦人需取得的重要安慰函市場推介階段：路演材料、路演形成等簿記與定價各種版本的招股書項(xiàng)目總結(jié)：Case Study

20、（對內(nèi)/外）,4,注意事項(xiàng),4,責(zé)任人：項(xiàng)目組的RVP/Execution Manager（可指定項(xiàng)目組專員作為接口人），秘書支持提交時間：根據(jù)項(xiàng)目進(jìn)度，基本1月/次提交要求：紙介文檔保存良好，關(guān)鍵項(xiàng)無缺省（簽字、蓋章、頁數(shù)）；電子 文件應(yīng)體現(xiàn)簽字蓋章；最終稿。提交質(zhì)量：對照文件清單，標(biāo)注未提交關(guān)鍵性文件空缺事由，如“N/A”。,過程文檔,2,證監(jiān)會保薦業(yè)務(wù)工作底稿目錄第二部分盡職調(diào)查記錄的內(nèi)容記錄所有對外發(fā)出的資料，無論

21、是否是最終稿,21,中金公司項(xiàng)目文檔管理分工,項(xiàng)目秘書的支持,Hard Copy的資料，可以請項(xiàng)目秘書協(xié)助建立不同文件夾進(jìn)行保管，待項(xiàng)目結(jié)束后統(tǒng)一到printer進(jìn)行掃描刻盤,與其他中介機(jī)構(gòu)的分工,承銷商律師Bible發(fā)行人歷史沿革、設(shè)立改制、工商證明等相關(guān)文件所有監(jiān)管機(jī)構(gòu)申請、批準(zhǔn)文件證監(jiān)會（聯(lián)交所）反饋及回復(fù),,,,,可以指定一名Associate或Analyst負(fù)責(zé)文檔搜集工作，并定期upload 到公共盤上公司文檔管理員