word高級應用篇-如何創(chuàng)建公文文檔模板

1、Word高級應用篇,１．標準化（樣式）２．重用性（模板）３．自動化（引用、郵件合并）４．智能化（查找與替換、修訂）５．安全性（文件加密等）,教學目的　　了解word 模板的概念,掌握公文模板的創(chuàng)建與使用,學會樣式設置及其應用教學重點 公文模板的制作設計 樣式設置與應用教學難點 模板中域的應用 樣式的具體設計,項目１：創(chuàng)建與使用文檔模板 －－公文文檔模板

2、的創(chuàng)建與使用,１、何為文檔模板(見素材中的“公文一”“公文二”) 模板是一個用來創(chuàng)建文檔的大概模型，一個模板一般包含的信息有：文本的格式信息，樣式，內(nèi)容，宏按鈕，自定義工具欄、宏、快捷鍵，自動圖文集詞條等。２、Word提供的文檔模板 空白文檔模板：Normal.dotm 內(nèi)置模板 Office.com模板(網(wǎng)絡）,項目１：創(chuàng)建與使用文檔模板 －－公文文檔模板的創(chuàng)建與使用,問

3、:為什么word創(chuàng)建的空白文檔的內(nèi)容字體為宋體,字號為五號?,流行公文的基本構(gòu)成,,公文模板制與使用作步驟,１、用Office模板功能生成基本框架２、用域命令修改為自定義文檔模板３、保存文檔模板，擴展名為.dotm４、調(diào)用文檔模板,1、生成框架（1）,新建文檔：打開Word，單擊“文件”選項卡，單擊“新建”,行政公文、啟事與聲明,單擊“Office.com”模板下的“行政公文、啟事與聲明”圖標，系統(tǒng)出現(xiàn)如圖 1.3所示的“行

4、政公文、啟事與聲明”下模板。,1、生成框架（2）,公文－通知,單擊“公文-通知”圖標，單擊右邊的“下載”圖標,1、生成框架（3）,首先刪除無關文字，并鍵入固定的文字，如：“主題詞：”、“發(fā)：分院、各系（部）、機關處室、教輔部門、后勤公司”、“印發(fā)”等。修改紅線（邊框與底紋）,2、用域命令進行修改（1）,設置“正文標題”域，在正文標題處，單擊“插入”選項卡，單擊“文本” 功能區(qū)“文檔部件”，選擇“域”，系統(tǒng)彈出如下對話框。,2、用域命令進

5、行修改（2）,單擊“請選擇域”下“類別”項下的下拉箭頭，選擇“文檔自動化”，系統(tǒng)出現(xiàn)如下對話框。,2、用域命令進行修改（3）,輸入內(nèi)容提示信息,接收所有變化的插入文本,宏命令,行文日期的域設置，在對話框中單擊“請選擇域”下“類別”項下的下拉箭頭，選擇“日期和時間”，系統(tǒng)出現(xiàn)如下對話框。,2、用域命令進行修改（4）,選擇日期格式,創(chuàng)建日期,修改成的最終模板,2、用域命令進行修改（5）,在保存時其保存類型選擇為“文檔模板（*.dotx）”，

6、系統(tǒng)會自動保存到\Documents and Settings\[用戶名]\Application Data\Microsoft\Templates文件夾下，以便使用時能快速定位到模板所在位置。最好將設置好的文檔模板在其它盤做好備份，以免Windows系統(tǒng)重裝，或Office應用系統(tǒng)重新安裝造成自行設置的文檔模板丟失。,3、保存模板,4、使用模板,自行保存的文檔模板存放在Office應用系統(tǒng)默認指定的文件夾下。打開Word，單擊“文件

7、”選項卡，單擊“新建”，在“新建”對話框圖中，單擊“我的模板”，單擊“海州職業(yè)技術學院公文模塊”圖標，按“確定”按鈕，系統(tǒng)進入該模板文檔編輯狀態(tài)。,5、創(chuàng)建樣式模板（1）,單擊“開始”選項卡，單擊“樣式”功能區(qū)的啟動項對話框中，系統(tǒng)在屏幕右邊彈出窗格。所列樣式的多少取決于樣式顯示選擇與用戶設置有關。,5、創(chuàng)建樣式模板（2）,有效格式只有三種,,,5、創(chuàng)建樣式模板（3）,此時下拉“樣式”功能區(qū)中樣式匹配框,單擊樣式對話框右下角的“樣式管理

8、”圖標,5、創(chuàng)建樣式模板（4）,,設置公文的版頭樣式，單擊“標題1”，單擊右邊的下拉箭頭，出現(xiàn)如下列表框。,5、創(chuàng)建樣式模板（5）,單擊“修改”,,修改名稱,單擊“格式”,選擇“字體”,根據(jù)“版頭”的格式要求進行設置。,5、創(chuàng)建樣式模板（6）,紅色字體,字體,字號,6、樣式模板的使用,先選擇樣式，再輸入內(nèi)容，對于已經(jīng)輸入的內(nèi)容，選中內(nèi)容，再選擇樣式進行套用。,輸入“版頭”內(nèi)容,,7、模板的加載與作用（1）,何為模板的加載與作用？

9、 將已經(jīng)設置好的樣式加載到空白文檔的模板文件Normal.dotm中。模板加載后，Word打開應用文檔或空白文檔，Word所提供的樣式是加載后的樣式。用已有的模板文件，將樣式加載到Normal.dotm中，不僅可以節(jié)省樣式設置的時間，同時使整個文檔系統(tǒng)產(chǎn)生標準。,將“海州職業(yè)技術學院公文樣式.dotx”模板文件中的標題1、標題3、標題5的格式加載到Normal.dotm中，其操作：新建空白文檔，單擊“開發(fā)工具”選項卡，單擊“加載

10、項”功能區(qū)中的“加載項”，系統(tǒng)打開如右圖 所示的對話框（“開發(fā)工具” 選項卡可通過“文件-選項-自定義功能區(qū)，將“開發(fā)工具”前打鉤即可”）,7、模板的加載與作用（2）,7、模板的加載與作用（3）,選擇源模板文件,選擇加載項,源模板文件,加載模板文件,加載后的樣式,沒有改變,改變,改變,改變,7、模板的加載與作用（4）,總結(jié)（1）,常用的三種文檔保存方式的適用范圍：1．存為文檔：影響單個文件。2．存為文檔模板：影響以此模板為基礎的

11、所有 文件。3．存為Normal.dotm：影響范圍為所有文檔。,總結(jié)（2）,1、初學者使用Word編制文檔時，其操作步驟通常是： 1）輸入文檔內(nèi)容； 2）根據(jù)內(nèi)容的重要層次不同進行字體、字號、修飾、字距、行距等方面的設置； 3）進行頁面的設置； 4）最后打印輸出。2、使用文檔模板創(chuàng)建與使用思想方法，其操作步驟是： 1）事先建好文檔模板（一次建成、多次使用）；

12、2）使用模板新建文檔； 3）按內(nèi)容要求重要層次選擇域或樣式進行套用； 4）輸入文檔內(nèi)容； 5）打印輸出。,總結(jié)（3）,域是一種代碼，可以用來控制許多在Word文檔中插入的信息，實現(xiàn)自動化功能。 插入域的兩種方法。 1、下拉“插入”選項卡“文本”區(qū)中“文檔部件”，選擇菜單中的“域”命令，在彈出的窗口中選擇所需的域插入到文檔中。如頁碼、日期和時間、自動圖文集、索引和目錄等。 2、按下Ctrl+F

13、9組合鍵后即會出現(xiàn)域開始符{和域終止符}，右擊后在快捷菜單里選擇“編輯域”，通過對話框進行域設置。 3、手工插入域：把鼠標光標位于要插入域的地方，按下Ctrl+F9組合鍵后即會出現(xiàn)域開始符{和域終止符}（注意：不是通過鍵盤直接輸入大括號{和}），在其中可直接手工輸入或編輯域代碼。如任務中的“[單擊此處輸入正文]”其域代碼為“{ MACROBUTTON AcceptAllChangesInDoc [單擊此處輸入正文]}”。,1、制

14、作一份你單位的傳真模板。2、構(gòu)建個人總結(jié)的樣式模板，結(jié)構(gòu)如下： 個人工作總結(jié) 張三 [開頭語]總結(jié)小標題：政治思想方面 教學教研方面 科技與社會服務方面 培訓與業(yè)務水平提高方面 存在的問題與不足 [結(jié)束語]3、體會向?qū)Ш湍０宓膽?/p>