辦公室工作規(guī)范

1、綜合經(jīng)營(yíng)管理部培訓(xùn)教程,,,行政辦公室 工作規(guī)范,,,1,,,,Contents,目錄,職能定位,工作內(nèi)容,工作要求,工作案例,,,,,2,,,,,,,,,,,3,辦公室職能定位,,,,,,,,4,辦公室的重要地位：中心：管理運(yùn)轉(zhuǎn)中心、信息處理中心、文檔管理中心、會(huì)議管理中心、綜合統(tǒng)計(jì)中心、信訪接待中心。樞紐：聯(lián)結(jié)決策層與執(zhí)行層的紐帶、 聯(lián)結(jié)各職能部門的紐帶。窗口：需要與上下左右各職能部門接觸，辦事效率和工作質(zhì)量及

2、其工作人員的禮儀風(fēng)范、精神面貌，在很大程度上代表一個(gè)單位的形象。,,,4,,,辦公室職能定位：,5,行政助手,信息傳輸,綜合協(xié)調(diào),參謀輔助,,,,,,,,,,,,6,辦公室工作內(nèi)容,,,,,,,,7,辦公室工作內(nèi)容：按性質(zhì)分： 程序性工作；智囊性工作；臨時(shí)性工作。按內(nèi)容分： 辦文；辦會(huì)；辦事。（簡(jiǎn)稱“三辦”）,,,7,被動(dòng)型,前瞻性,機(jī)要性,8,綜合性,服務(wù)性,程序性,,,8,辦公室工作特點(diǎn)：,,,,,,,,工作

3、特點(diǎn),,,綜合辦公室日常事務(wù)匯總表,9,,綜合辦公室日常事務(wù)匯總表,,10,,,,,,,,,,,11,辦公室工作要求,,,12,辦公室人員角色定位,,辦事員,筆桿子,領(lǐng)導(dǎo)助手,參謀智囊,,,13,辦公室工作對(duì)人員的要求,弊,一、要講事業(yè)心和責(zé)任感；,二、要認(rèn)真細(xì)致；,三、要講究程序(不要打亂仗)；,四、要講工作效率。,,,,14,,一、思想素養(yǎng) 熱愛本職。干一行，愛一行，專一行。 政治敏銳。從政治角度、大局高度看問

4、題，處理辦公室工 作，聽招呼，能自律，嚴(yán)保密。 責(zé)任感強(qiáng)。將自己的工作職責(zé)與單位的發(fā)展、集體利益聯(lián) 系在一起，具有高度的責(zé)任意識(shí)。 踏實(shí)肯干。舍得為工作投入。,辦公室工作對(duì)人員的要求,,,15,,二、業(yè)務(wù)素養(yǎng)具備較高的政策水平。具有較強(qiáng)的綜合分析能力。 調(diào)研能力。善于通過調(diào)研掌握大量信息。 思維能力。善于思考問題，抓住關(guān)鍵。

5、 表達(dá)能力。能準(zhǔn)確簡(jiǎn)明地闡述己見。良好的協(xié)調(diào)能力。較強(qiáng)的應(yīng)變能力。,辦公室工作對(duì)人員的要求,,,16,,三、心理素養(yǎng) 心理素養(yǎng)。指人對(duì)環(huán)境及其相互關(guān)系的適應(yīng)能力。 注意力。由于辦公室工作的特殊性，要求對(duì)事物具有 職業(yè)的注意力。 調(diào)控力(控制情緒的能力)。 意志力。,辦公室工作對(duì)人員的要求,,,17,,http://weibo.com/loveslide,四、角色意識(shí) 做好辦

6、公室工作，必須強(qiáng)化以下角色意識(shí)：服從意識(shí) 全局意識(shí) 責(zé)任意識(shí) 創(chuàng)新意識(shí)奉獻(xiàn)意識(shí) 信息意識(shí) 程序意識(shí) 學(xué)習(xí)意識(shí),辦公室工作對(duì)人員的要求,,,,,,,,,,,18,工作案例,,,19,案例一：如何提高工作效率及合理安排時(shí)間,,周一上班，秘書小周需要完成以下工作。她迅速進(jìn)入工作狀態(tài)，搞得手忙腳亂，臨近下班時(shí)間，仍有部分工作沒有完成。1、給某客戶打電話，與對(duì)方聯(lián)系你的上司下周四將與他約會(huì)的事宜；2、為下午部

7、門經(jīng)理會(huì)議所要討論的報(bào)告復(fù)印每人一份（8人，每份10頁）及會(huì)議日程表；3、擬定一份請(qǐng)示，申請(qǐng)近期組織工會(huì)活動(dòng)的經(jīng)費(fèi)；4、擬定一份給某客戶的回函，發(fā)出并復(fù)印備存；5、接收、分類和傳遞今天收到的文件、信件；6、布置下午要使用的會(huì)議室，準(zhǔn)備會(huì)議用品、茶水； 7、為上司預(yù)訂周末去北京的火車票；8、將財(cái)務(wù)部新發(fā)的辦公經(jīng)費(fèi)報(bào)銷規(guī)定印發(fā)至各單位；9、在做這些事情的同時(shí)，她還接待了3位訪客、接聽了幾個(gè)電話等。,,,20,一、用ABCD法則

8、排出工作的優(yōu)先等級(jí),A類：重而急，重要的并緊急的，必須立即做、優(yōu)先做。 B類：急而不重，A之后迅速處理。 C類：重而不急，在合適的時(shí)間段內(nèi)有效完成。 D類：不急不重，最后做、延后做，或請(qǐng)他人代勞。 方法：每日從A類依輕重緩急，循序著手，就能充分利用時(shí)間，取得最佳效益。,案例一分析：如何提高工作效率及合理安排時(shí)間,,,,21,二、有效利用時(shí)間，事半功倍 1、明確自己的工作任

9、務(wù)和職責(zé)。你必須非常清楚上司給你安排的工作任務(wù)中，哪些工作應(yīng)由你親自完成；哪些工作應(yīng)協(xié)助他人做；哪些工作不參與。 2、要區(qū)分常規(guī)工作和非常規(guī)工作。哪些是每日都有的工作，哪些是每周或定期的工作，哪些是無法預(yù)料的、突然出現(xiàn)的工作。 3、動(dòng)腦筋思考，分清工作的輕重緩急，判斷工作的先后次序，重要的、緊急的工作先做，科學(xué)有序的一項(xiàng)一項(xiàng)完成工作任務(wù)。不是機(jī)械的來一件事干一件事。 4、巧妙地運(yùn)用一些方法，合理

10、分配精力，精明地利用時(shí)間，以提高效率。如：把所有要復(fù)印的文件集中在一起復(fù)印，把所有要打的電話集中在一起打。,案例一分析：如何提高工作效率及合理安排時(shí)間,,,,22,二、有效利用時(shí)間，事半功倍 5、使用辦公輔助手段幫助組織工作。如工作日志、時(shí)間表、日程安排表等。 6、安排工作要適應(yīng)整個(gè)流程的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，不間斷、不延誤、不降低團(tuán)隊(duì)的整體效益。 7、要遵照組織制定的規(guī)章制度和有關(guān)工作的

11、承辦期限，不能只憑個(gè)人想象和愛好安排工作。 8、應(yīng)盡量堅(jiān)持記工作筆記，通過時(shí)間和活動(dòng)的詳細(xì)記錄，可以分析、評(píng)估自已利用時(shí)間的有效程度，從而得到啟發(fā)，持續(xù)改進(jìn)。,,案例一分析：如何提高工作效率及合理安排時(shí)間,,,23,某公司經(jīng)理突然收到一封措施無禮的信函，是與公司合作多年、交往很深的一家代理商發(fā)來的。 經(jīng)理怒氣沖沖地把秘書叫來，口述回函大意，并明確將中止雙方之間的一切業(yè)務(wù)。然后，經(jīng)理讓秘書迅速成文并發(fā)出。秘

12、書應(yīng)該怎么做？,案例二：如何做好領(lǐng)導(dǎo)助手,,,,24,聰明的秘書，應(yīng)該在經(jīng)理冷靜之后再把擬好的回函交給經(jīng)理，并征求意見確認(rèn)是否發(fā)出，實(shí)際上是無聲地提醒經(jīng)理沖動(dòng)行為也許是錯(cuò)誤的。作為公司領(lǐng)導(dǎo)人，經(jīng)理有自己思考問題的角度和方式，必須權(quán)衡各方面的關(guān)系和利益。經(jīng)理提出要中止與代理商的業(yè)務(wù)關(guān)系，也許并非是一時(shí)之怒，來信僅充當(dāng)了導(dǎo)火索；也可能是一時(shí)之怒，中止業(yè)務(wù)是氣頭上說說而已。在不明白經(jīng)理的真實(shí)想法之前，秘書絕不能越俎代庖，替經(jīng)理做主。秘書不

13、是政策的制定者，也不是最后的決策人，但必須是一個(gè)好助手 。,案例二分析：如何做好領(lǐng)導(dǎo)助手,,,,25,某高校為了保證教學(xué)工作順利進(jìn)行，一般都把各種會(huì)議安排在星期五下午，時(shí)間通常為下午1:30到3:00，這雖然保證了教學(xué)時(shí)間，但同時(shí)產(chǎn)生了另一個(gè)矛盾，即會(huì)議時(shí)間過于集中，往往產(chǎn)生七、八個(gè)單位同時(shí)開會(huì)，都邀請(qǐng)校領(lǐng)導(dǎo)參加，造成校長(zhǎng)應(yīng)接不暇。如果你是校長(zhǎng)辦公室主任，該怎么做？,案例三：如何做好溝通協(xié)調(diào),,,,26,校長(zhǎng)辦公室要求各單位把要召開的

14、會(huì)議提前一周申報(bào)，說明會(huì)議內(nèi)容、所需要的時(shí)間、擬請(qǐng)那位校領(lǐng)導(dǎo)參加，分別輕重緩急進(jìn)行協(xié)調(diào)安排。有些會(huì)議由校長(zhǎng)參加；有些則由分管的副校長(zhǎng)參加；有些會(huì)議只需要領(lǐng)導(dǎo)去聽一聽、了解情況的，可以分別安排在1:30到2:00；2:00到2: 30；2: 30到3: 00去參加；有些會(huì)議不很緊急的，建議延后安排；甚至有些內(nèi)容并不很重要的，就不安排校長(zhǎng)參加，建議他們把會(huì)議紀(jì)要送校長(zhǎng)辦公室，由校長(zhǎng)抽時(shí)間審閱后，提出書面或口頭意見。校長(zhǎng)辦公室把每周的會(huì)議安

15、排打印成表格，在星期三以前發(fā)到各單位再次征求意見，進(jìn)行局部調(diào)整，在星期四下午定下來，通知各單位，準(zhǔn)備好星期五下午的會(huì)議。校長(zhǎng)辦公室用這種方法既協(xié)調(diào)解決了會(huì)議集中的矛盾，又很好地取得了各單位的支持和理解。,案例三分析：如何做好溝通協(xié)調(diào),,,,27,案例四：公文寫作,,武漢市教育局、財(cái)政局： 我校擬著手建設(shè)校園網(wǎng)，經(jīng)過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)公司設(shè)計(jì)預(yù)算需要投入經(jīng)費(fèi)100萬元，為使工程盡快上馬，我校特向兩局提出要求撥款以解燃眉之急。還請(qǐng)求增加教

16、師10名。 附件：校園網(wǎng)建設(shè)具體方案 校園網(wǎng)建設(shè)預(yù)算書 特此報(bào)告，請(qǐng)批復(fù)！ 武漢市高級(jí)職業(yè)中學(xué)

17、 2014年5月10日,請(qǐng)示報(bào)告,一、題目?jī)?nèi)容不明確，且“請(qǐng)示”與“報(bào)告”不可共用?？筛臑椤瓣P(guān)于申請(qǐng)校園網(wǎng)建設(shè)經(jīng)費(fèi)的請(qǐng)示”,二、主送單位只能有一個(gè)。,三、一事一文。,四、附件：1、******** 2、*