保會(huì)通財(cái)務(wù)軟件操作步驟

1、一、系統(tǒng)初始化,1、建立賬套 ①雙擊桌面上“保會(huì)通財(cái)務(wù)軟件(A4.x增強(qiáng)版)”圖標(biāo)。,我們將左圖所示的對(duì)話框稱為賬套組對(duì)話框，其中：1.瀏覽根文件夾：可點(diǎn)擊選擇其他文件夾位置。2.操作員：?jiǎn)螕粝吕斜砜蚩蛇x擇其他操作員。3.打開按鈕：直接進(jìn)入賬套4.搜索按鈕：用于搜索某位置下的有效年度數(shù)據(jù)文件6.新建按鈕：用于建立賬套或新年度數(shù)據(jù)文件,主框中顯示選擇的目錄下有效賬套及有效年度,②建立賬套：點(diǎn)擊賬套組對(duì)話框的“新建”按鈕

2、，在“路徑”位置處輸入“D:\保會(huì)通數(shù)據(jù)\××單位”,在“輸入新年度”位置處輸入要建賬的年度，如：“2008”，單擊“新建”?“是”?屏幕提示“請(qǐng)稍候”?年度文件創(chuàng)建成功等信息后?單擊”確定”,即完成賬套的建立。,注意：年度終了，也可以在該對(duì)話框中建立新年度數(shù)據(jù)文件，其過程為：選擇要建立的賬套，如下圖(左)，點(diǎn)擊賬套組對(duì)話框的“新建”按鈕，此時(shí)路徑默認(rèn)為“D:\保會(huì)通數(shù)據(jù)\××市(縣)財(cái)政局”,在

3、“輸入新年度”位置處輸入要建賬的年度，如：“2007”，單擊“新建”?“是”?屏幕提示“請(qǐng)稍候”?緊接著提示“是否執(zhí)行年度結(jié)轉(zhuǎn)(即年末轉(zhuǎn)賬)？”的信息?如要直接結(jié)轉(zhuǎn)，選擇“是”，當(dāng)提示“結(jié)轉(zhuǎn)完畢”，單擊”確定”；如暫時(shí)不結(jié)轉(zhuǎn)選擇“否”，以后通過“系統(tǒng)/年末轉(zhuǎn)賬”功能來完成年末轉(zhuǎn)賬。,2、設(shè)置年度文件信息 101注冊(cè)，系統(tǒng)→年度文件信息→輸入單位名稱、法人代表、業(yè)務(wù)主管→確定,3、設(shè)置操作員及權(quán)限 101注冊(cè)，系統(tǒng)

4、→操作員及權(quán)限,,一般情況下我們?yōu)橘~套設(shè)置三名操作員，其中：101為系統(tǒng)管理員，102為普通操作員，103為復(fù)核員。當(dāng)然操作員可以根據(jù)需要由系統(tǒng)管理員增加、修改或刪除，操作權(quán)限亦可由系統(tǒng)管理員授予，代碼可以是101~999中的任意三位組成。增加、修改、刪除操作員只要在左框中擊右鍵，選擇即可。,在這里我們將操作員及權(quán)限設(shè)置為：101 張三 權(quán)限：系統(tǒng)管理102 李四 權(quán)限：所有權(quán)限103 王五 權(quán)限：憑證查詢、憑證復(fù)核登賬、取消

5、憑證復(fù)核,4、設(shè)置會(huì)計(jì)科目及年初科目余額 102注冊(cè)，設(shè)置→會(huì)計(jì)科目或年初科目余額 ① 會(huì)計(jì)科目設(shè)置原則：分級(jí)設(shè)置，一個(gè)科目一個(gè)代碼，級(jí)數(shù)不能多于13級(jí)，從一級(jí)科目設(shè)置起往下一級(jí)一級(jí)設(shè)置。②會(huì)計(jì)科目代碼表示級(jí)別的標(biāo)志是：- （橫杠）,,,錄入年初科目余額時(shí)應(yīng)注意的事項(xiàng)：a.錄入余額時(shí)必須將輸入法關(guān)閉或?qū)⑤斎敕顟B(tài)置為英文標(biāo)點(diǎn)符號(hào)輸入狀態(tài)。b.錄入時(shí)只能通過“打開”錄入，而不能進(jìn)行“新增”錄入c.存在明細(xì)科目的

6、話，其數(shù)據(jù)必須錄入到明細(xì)科目之中，數(shù)據(jù)會(huì)自動(dòng)匯總到上一級(jí)會(huì)計(jì)科目。d.數(shù)據(jù)錄入錯(cuò)誤時(shí)的可通過按鈕“修改”或“刪除”對(duì)錯(cuò)誤數(shù)據(jù)進(jìn)行更改。可以刪除的會(huì)計(jì)科目必須是無余額、沒有使用過的會(huì)計(jì)科目，若有余額的會(huì)計(jì)科目需要?jiǎng)h除，則應(yīng)先將會(huì)計(jì)科目金額修改為0。e. 錄入時(shí)應(yīng)注意選擇 余額“借”、“貸”方向。,二、記賬憑證的操作1、憑證的要素a.制作時(shí)間 如:2003年01月05日或2003年1月5日b.憑證編號(hào)(四位數(shù))，如:第

7、0001號(hào)、第a005號(hào)。c.附件張數(shù)d.摘要(每個(gè)分錄行必輸，可按Ctrl+L生成相同分錄行的摘要)。e.會(huì)計(jì)科目代碼(可按F2或Enter鍵查詢會(huì)計(jì)科目)。f.應(yīng)借應(yīng)貸金額2、新增記賬憑證操作：鼠標(biāo)指向“復(fù)式賬”模塊內(nèi)的【記賬憑證】，右擊，并在彈出的快捷菜單中單擊【新增】菜單項(xiàng)，則系統(tǒng)顯示【記賬憑證】制作窗口，根據(jù)憑證要素輸入記賬憑證內(nèi)容，一張憑證制作完畢，單擊記賬憑證文檔窗口右上角的關(guān)閉，系統(tǒng)提示是否保存時(shí)，單擊【是】

8、，一張記賬憑證制作完成，仿此操作制作其它記賬憑證。,記賬憑證樣式：,注意：根據(jù)需要，可以按財(cái)政規(guī)定的收入按類款項(xiàng)，支出按類款項(xiàng)×目節(jié)核算。(即收入到類款項(xiàng)，支出到目節(jié))，這樣收入支出之間有清晰的對(duì)應(yīng)關(guān)系，年終結(jié)算報(bào)表所需要的數(shù)據(jù)可由財(cái)務(wù)軟件直接生成。但是這樣處理就需要錄入記賬憑證附表。,新增記賬憑證：,注意：制作記賬憑證時(shí)，如收入支出類科目設(shè)置了核算模式，應(yīng)錄入記賬憑證附表，錄入附表時(shí)，應(yīng)先點(diǎn)擊主表“借方金額”或“貸方金額”欄

9、，然后再點(diǎn)擊附表“摘要”欄或“科目”欄，否則，附表不能錄入數(shù)據(jù)。此時(shí)主表的“借方金額”或“貸方金額”由錄入的附表自動(dòng)生成）,3、常用憑證可以保存為模板憑證，使用的時(shí)候直接調(diào)用,(1)、打開憑證右擊，選取“保存為分錄模板”，然后點(diǎn)擊“確認(rèn)”,（2）、模板憑證的調(diào)用,①新增一張空白憑證，修改時(shí)間、憑證號(hào)、錄入附件張數(shù)②光標(biāo)停在摘要欄，右擊，選取“分錄模板”。在模板及分錄取數(shù)公式定義對(duì)話框中找到欲使用的模板，雙擊之>“開始”，“確認(rèn)”

10、，此時(shí)生成了分錄的結(jié)構(gòu)，用戶只需錄入金額即可。,4、打開、修改、刪除記賬憑證操作：鼠標(biāo)指向復(fù)式賬模塊的【文檔模板】框內(nèi)的【記賬憑證】，雙擊或在右鍵菜單中執(zhí)行【打開】功能，在彈出的【記賬憑證】對(duì)話框中選擇要操作的記賬憑證右擊，執(zhí)行相應(yīng)的功能（若是當(dāng)前操作員制作的且未被復(fù)核的憑證，用戶還可以在瀏覽過程中對(duì)其進(jìn)行修改。）,當(dāng)打開多張憑證時(shí)可點(diǎn)擊上下箭頭翻閱上一張下一張憑證，同時(shí)如發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤，并且憑證未復(fù)核時(shí)可以直接修改自己制作的憑證。,如果選

11、擇了多張憑證，這里可以翻上一張，下一張,5、復(fù)核與取消復(fù)核記賬憑證,注意：要能夠成功的復(fù)核憑證，必須具備兩個(gè)條件：一是必須具有“憑證查詢”和“憑證復(fù)核登賬”操作權(quán)；二是只能復(fù)核其他制作員制作的憑證。即遵循“誰制作，誰修改“，”誰復(fù)核，誰取消復(fù)核“的原則（即要更換操作員為復(fù)核員）。,1、選擇操作環(huán)境注冊(cè)將操作員選擇為103復(fù)核員。2、雙擊“記賬憑證”，在記賬憑證打開框內(nèi)選擇中欲復(fù)核的憑證，左擊選取“復(fù)核登賬”或“取消復(fù)核”。3、憑證復(fù)

12、核與取消復(fù)核可成批進(jìn)行，也可以選擇部分進(jìn)行(其選擇方式參見Windows操作系統(tǒng)資源管理器)。,,三、賬頁查詢,,,三欄式、多欄式、數(shù)量金額式賬頁,1、三欄式賬頁,賬頁查詢條件和選擇,2、多欄式賬頁,三欄式與多欄式輸出方式的選擇,多欄式賬頁分頁,3、數(shù)量金額式賬頁,4、余額表及余額與發(fā)生額表,四、報(bào)表,1、報(bào)表就是將一些數(shù)據(jù)及說明數(shù)據(jù)的提示性文字有規(guī)律地按一定的格式編排填寫，用于披露或揭示信息的一種書面報(bào)告文件。2、母表、子表、取數(shù)公

13、式及關(guān)系母表：表樣子表：報(bào)告期內(nèi)的動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)取數(shù)公式：為取得一定數(shù)據(jù)而輸寫的一些特殊符號(hào)。3、表行、表欄,4、單元格：指報(bào)表的行欄交叉點(diǎn)的信息。5、單元格地址（坐標(biāo)）及表示方式6、區(qū)域：由若干個(gè)有效單元格或單元塊堆集而成的部分。區(qū)域的表示方式：如： B4:B5;B8:B12B13;B14;B20;B21在區(qū)域中“:”表示單元格的連續(xù)關(guān)系，“;”表示單元格的間斷關(guān)系。,單元格地址,區(qū)域的表示方式,7、

14、單元格對(duì)齊方式（單元格版面）8、單元格文本字體屬性9、表線、背景色10、單元格數(shù)值格式11、新增報(bào)表“報(bào)表”→右擊“我的報(bào)表” →“新增” →“格式” →“增加行、欄” →,,12、編輯母表,13、保存母表14、新增子表,五、取數(shù)函數(shù),函數(shù)是為取得一定數(shù)據(jù)而輸寫的一些特殊符號(hào)。函數(shù)的一般形式：函數(shù)名(參數(shù)1,參數(shù)2,…,參數(shù)n)賬簿取數(shù)函數(shù)的完整形式為：函數(shù)名(會(huì)計(jì)科目代碼，報(bào)告期，賬簿文件)賬簿文件：是指明在那套

15、賬中取數(shù)，此參數(shù)可以省略，省略表示在當(dāng)前打開的賬套中取數(shù)，當(dāng)前打開的賬套可用變量#z表示。（注：賬簿文件是指由保會(huì)通軟件創(chuàng)建的年度數(shù)據(jù)文件的全路徑名，比如：d:\××單位\2005.cwd。在賬簿取數(shù)函數(shù)中常?？梢匀笔≠~簿文件參數(shù)，缺省時(shí)，表示當(dāng)前報(bào)表的默認(rèn)賬簿文件，即變量“#z”的值。）,報(bào)告期：是報(bào)表數(shù)據(jù)所屬的報(bào)告期間，如：月份、季度、年度等，此參數(shù)可依次從后省略，省略表示當(dāng)期，當(dāng)期用變量#y表示，變量#y1表

16、示第一期至當(dāng)期。會(huì)計(jì)科目代碼：指明取哪些會(huì)計(jì)科目的數(shù)據(jù)，可以是多個(gè)會(huì)計(jì)科目，多個(gè)會(huì)計(jì)科目之間用“;”分號(hào)分隔。會(huì)計(jì)科目代碼參數(shù)可以使用通配符“*”、“?”，其中，“*”表示任意一串?dāng)?shù)字，“?”表示任意一位數(shù)字。保會(huì)通函數(shù)符代表的意義：y 余額c 期初m 期末j 借方d 貸方f 發(fā)生額n 凈額k 科目p 憑證l 分類、類別t 同、相同,1、賬簿余額函數(shù)①期初借方余額函數(shù)yjc(會(huì)計(jì)科目代碼,報(bào)告期,賬簿文件

17、)如：yjc(101;102;109,1)=yjc(10?,1)=yc(10?,1)②期初貸方余額函數(shù)ydc(會(huì)計(jì)科目代碼,報(bào)告期,賬簿文件)如：ydc(125,1)ydc(201,1)③期末借方余額函數(shù)yjm(會(huì)計(jì)科目代碼,報(bào)告期,賬簿文件)如：yjm(10?)yjm(171),④期末貸方余額函數(shù)ydm(會(huì)計(jì)科目代碼,報(bào)告期,賬簿文件)如：ydm(201)ydm(125)⑤期初明細(xì)科目同向借方余額

18、函數(shù)函數(shù)名：tjc()格式：tjc(會(huì)計(jì)科目,報(bào)告期,賬簿文件)返回值：返回指定科目的所屬明細(xì)科目在指定報(bào)告期期初同向借方余額。函數(shù)記憶方法：t表示同方向余額；j表示借方；c表示期初。j可缺省組成函數(shù)名的三個(gè)字母的順序可以顛倒。舉例：tjc(122;206,3,#z) 表示取會(huì)計(jì)科目為122和206的最低明細(xì)科目3月份月初借方余額之和。,⑥期初明細(xì)科目同向貸方余額函數(shù)函數(shù)名：tdc()格式：tdc(會(huì)計(jì)科目,報(bào)告期,賬

19、簿文件)返回值：返回指定科目所的屬明細(xì)科目在指定報(bào)告期期初同向貸方余額。函數(shù)記憶方法：t表示同方向余額；d表示借方；c表示期初。組成函數(shù)名的三個(gè)字母的順序可以顛倒。舉例：tdc(122;206,3,#z) 表示取會(huì)計(jì)科目為122和206的最低明細(xì)科目3月份月初貸方余額之和。⑦期末明細(xì)科目同向借方余額函數(shù)函數(shù)名：tjm()格式：tjm(會(huì)計(jì)科目,報(bào)告期,賬簿文件)返回值：返回指定科目的屬明細(xì)科目在指定報(bào)告期期初同向借方余

20、額。,函數(shù)記憶方法：t表示同方向余額；j表示借方；m表示期末。j、m可以缺省組成函數(shù)名的三個(gè)字母的順序可以顛倒。舉例：tjm(122;206,3,#z) 表示取會(huì)計(jì)科目為122和206的最低明細(xì)科目3月份月末借方余額之和。⑧期末明細(xì)科目同向貸方余額函數(shù)函數(shù)名：tdm()格式：tdm(會(huì)計(jì)科目,報(bào)告期,賬簿文件)返回值：返回指定科目的屬明細(xì)科目在指定報(bào)告期期初同向貸方余額。函數(shù)記憶方法：t表示同方向余額；d表示貸方；m表示

21、期末。m可以缺省。組成函數(shù)名的三個(gè)字母的順序可以顛倒。舉例：tdm(122;206,3,#z) 表示取會(huì)計(jì)科目為122和206的最低明細(xì)科目3月份月末貸方余額之和。,同向余額函數(shù)舉例,2、區(qū)域求和函數(shù)Sum(區(qū)域,條件表達(dá)式)3、 單向余額函數(shù)absz(數(shù)值表達(dá)式)返回值：若表達(dá)式的值為負(fù)數(shù)或零時(shí)，則返回零；若表達(dá)式的值大于零，則返回表達(dá)式的值。舉例：absz(123) = 123。 absz(-123) = 0。 ab

22、sz(0) = 0。4、發(fā)生額函數(shù)①借方發(fā)生額函數(shù)函數(shù)名：fj()格式：fj(會(huì)計(jì)科目,報(bào)告期,賬簿文件)返回值：返回指定科目在指定報(bào)告期內(nèi)借方發(fā)生額。舉例：fj(517,3,#z) 表示取會(huì)計(jì)科目為517的3月份借方發(fā)生額。,②貸方發(fā)生額函數(shù)函數(shù)名：fd()格式：fd(會(huì)計(jì)科目,報(bào)告期,賬簿文件)返回值：返回指定科目在指定報(bào)告期內(nèi)貸方發(fā)生額。舉例：fd(501,3,#z) 表示取會(huì)計(jì)科目為501的3月份貸方發(fā)生

23、額。,5、凈額函數(shù)①發(fā)生凈額借項(xiàng)函數(shù)函數(shù)名：nj()格式：nj(會(huì)計(jì)科目,報(bào)告期,賬簿文件)返回值：返回指定科目在指定報(bào)告期內(nèi)發(fā)生凈額借項(xiàng)。舉例：nj(511,3,#z) 表示取會(huì)計(jì)科目為511的3月份內(nèi)發(fā)生凈額借項(xiàng)。②發(fā)生凈額貸項(xiàng)函數(shù)函數(shù)名：nd()格式：nd(會(huì)計(jì)科目,報(bào)告期,賬簿文件)返回值：返回指定科目在指定報(bào)告期內(nèi)發(fā)生凈額貸項(xiàng)。舉例：nd(501,3,#z) 表示取會(huì)計(jì)科目為501的3月份發(fā)生凈額貸項(xiàng)。

24、,6、憑證取數(shù)函數(shù)有：pk()憑證模板分錄科目代碼函數(shù)pj()憑證借方金額合計(jì)函數(shù)pd()憑證貸方金額合計(jì)函數(shù),7、自動(dòng)轉(zhuǎn)賬憑證的定義,(1)、行政單位收轉(zhuǎn)結(jié)余,(2)、行政單位支出轉(zhuǎn)結(jié)余,102注冊(cè)，點(diǎn)擊“設(shè)置”菜單，選取“分錄模板”，制作樣式如下：,8、科目交易函數(shù)(1)、借向科目交易函數(shù)：tl()、tlj()格式：tl(主體科目,關(guān)聯(lián)科目,報(bào)告期,賬簿文件)tlj(主體科目, 關(guān)聯(lián)科目,報(bào)告期,賬簿文件)返

25、回值：返回指定主體科目的借方發(fā)生額與關(guān)聯(lián)科目的貸方發(fā)生額之間的關(guān)聯(lián)數(shù)額。(2)、貸向科目交易函數(shù)：tld()格式：tld(關(guān)聯(lián)科目, 主體科目,報(bào)告期,賬簿文件)返回值：返回指定主體科目的貸方發(fā)生額與關(guān)聯(lián)科目的借方發(fā)生額之間的關(guān)聯(lián)數(shù)額。(3)、取數(shù)原理①檢索有主體科目引用的的憑證，逐一處理這些憑證。②在符合條件的憑證中，tlj()取關(guān)聯(lián)科目的貸方發(fā)生額，tld()取關(guān)聯(lián)科目的貸借方發(fā)生額。,③將從各符合條件的憑證中取出的數(shù)額

26、疊加。(4)、函數(shù)應(yīng)用①現(xiàn)金流量表：常用tl(現(xiàn)金科目,對(duì)方科目)來取現(xiàn)金流入；tld(對(duì)方科目,現(xiàn)金科目)來取現(xiàn)金流出。②企業(yè)的損益表、利潤表、費(fèi)用表、收入支出表常用tl(本年利潤科目,費(fèi)用科目)來還原已轉(zhuǎn)入本年利潤科目的費(fèi)用。常用tld(收入科目,本年利潤科目)來還原已轉(zhuǎn)入本年利潤科目的收入。③行政事單位的收入表、支出表、收支表常用tl(結(jié)余科目,支出科目)來還原已轉(zhuǎn)入結(jié)余科目的支出。常用tld(收入科目,結(jié)余科

27、目)來還原已轉(zhuǎn)入結(jié)余科目的收入。(5)、注意此函數(shù)不能用于對(duì)“項(xiàng)目和單位賬簿”取數(shù)。,9、科目交易凈額函數(shù)(1)、借向科目交易凈額函數(shù)：tl()、tlj()格式：tll(主體科目,關(guān)聯(lián)科目,報(bào)告期,賬簿文件)tllj(主體科目, 關(guān)聯(lián)科目,報(bào)告期,賬簿文件)返回值：返回指定主體科目的借方發(fā)生額與關(guān)聯(lián)科目的貸向發(fā)生凈額之間的關(guān)聯(lián)數(shù)額。(2)、貸向科目交易凈額函數(shù)：tld()格式：tlld(關(guān)聯(lián)科目, 主體科目,報(bào)告期,賬簿

28、文件)返回值：返回指定主體科目的貸方發(fā)生額與關(guān)聯(lián)科目的借向發(fā)生凈額之間的關(guān)聯(lián)數(shù)額。(3)、取數(shù)原理①檢索有主體科目引用的的憑證，逐一處理這些憑證。②在符合條件的憑證中，tlj()取關(guān)聯(lián)科目的貸向發(fā)生凈額，tld()取關(guān)聯(lián)科目的貸借向發(fā)生凈額。③將從各符合條件的憑證中取出的數(shù)額疊加。④一般說來tll(主體,關(guān)聯(lián))?。健l(主體,關(guān)聯(lián))?。ld(關(guān)聯(lián),主體)tlld(關(guān)聯(lián),主體)?。健ld(關(guān)聯(lián),主體)　－　tl(主