現(xiàn)代秘書工作中的溝通問題探究

1、1現(xiàn)代秘書工作中的溝通問題探究秘書，是在上司身邊協(xié)助處理各類文字工作和日常事務(wù)工作并帶有些保密性質(zhì)的助手。秘書從最早漢朝意指秘藏于皇宮內(nèi)的各類書籍到后來演變成一種職稱和工作；從開始的書籍管理員到現(xiàn)在的上司秘書，秘書的內(nèi)涵和性質(zhì)已經(jīng)發(fā)生了一系列根本性的變化?，F(xiàn)在多指在國家機(jī)關(guān)與企事業(yè)單位里從事各項(xiàng)事務(wù)性工作的專業(yè)人士。隨著時(shí)代的進(jìn)步，秘書這個(gè)職業(yè)越來越受到社會(huì)各界的重視，因?yàn)楹玫拿貢且粋€(gè)單位的潤滑劑，秘書的工作對(duì)單位自身、單位與單位之間

2、、甚至于國家的辦事效率都具有及其重要的作用。做一名合格的現(xiàn)代秘書需要具備很多方面的能力，其中包括扎實(shí)的語言應(yīng)用能力、邏輯思維與分析能力、熟練使用各種辦公自動(dòng)化設(shè)備的能力等多方面能力，其中非常重要的一項(xiàng)能力則是溝通協(xié)調(diào)能力。因此，本文以“溝通”為切入點(diǎn)來探討現(xiàn)代秘書工作中如何來做好與各種類型的上司、同事、合作者、媒體、對(duì)手、社會(huì)公眾等多方的綜合協(xié)調(diào)問題。一、有效地理解和傳達(dá)信息是與上司溝通的關(guān)鍵點(diǎn)對(duì)于秘書來說，在工作中保持高度而準(zhǔn)確的敏感

3、，是必須具備的職業(yè)素質(zhì)。在工作中，秘書必須準(zhǔn)確地接收和領(lǐng)會(huì)上司的意圖。有時(shí)候，因?yàn)樾畔l(fā)送者與接受者之間地知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)的差距，造成對(duì)問題看法不同，致使溝通雙方遇到障礙，這是秘書與上司溝通中無法避免的問題。這時(shí)候，需要秘書認(rèn)真揣摩，同時(shí)注意平時(shí)的積累。33、有不同意見時(shí)，要注意提出的方式和場(chǎng)合任何人都不可能犯錯(cuò)，任何人也不可能將所有事情考慮得萬分周全，上司也一樣。盡管在相互的爭(zhēng)論中可能因?yàn)槟X力激蕩而產(chǎn)生出頭腦風(fēng)暴，但無論如何，作為秘書，有一

4、點(diǎn)是必須要切記的：與上司有不同意見時(shí)，要切記不要馬上講事實(shí)擺道理，尤其是有其他人在場(chǎng)的時(shí)候，秘書必須要考慮到上司的面子問題，再有如何難以接受的意見或者任務(wù)時(shí)，都需要耐著性子聽完，之后，再找合適的機(jī)會(huì)委婉地表達(dá)自己的不同意見和看法。尤其是上司對(duì)其進(jìn)行批評(píng)和責(zé)備的時(shí)候，秘書一定不能當(dāng)面頂撞，不能反復(fù)糾纏、爭(zhēng)辯，一副誓將問題弄清楚到底的架勢(shì)，是肯定不會(huì)得到上司的好評(píng)的?？傊?，即使是有理有據(jù)也要注意方式和態(tài)度，盡量讓上司心平氣和地接受。4、及時(shí)

5、地傳達(dá)指示，按指示貫徹實(shí)施比起頂撞，上司可能對(duì)將他的話當(dāng)成“耳邊風(fēng)”的下屬，更別說是秘書。對(duì)上司指示的秘書獨(dú)立完成的工作要按時(shí)按量按要求完成；需要與其他部門銜接合作的則需要準(zhǔn)確地傳達(dá)上級(jí)指示。對(duì)重要文件和口頭指示最好逐字逐句地傳達(dá)，即使是非正式通知或指示也要忠于傳達(dá)內(nèi)容，不可任意發(fā)揮。在傳達(dá)信息時(shí)需要注意的一點(diǎn)就在于一定要將上司的意圖準(zhǔn)確地領(lǐng)會(huì)，傳達(dá)上出現(xiàn)偏差有兩種情況，一種是秘書個(gè)人的工作態(tài)度問題，主觀上的懈怠是影響指示準(zhǔn)確及時(shí)傳達(dá)的