網(wǎng)上報銷系統(tǒng)-中科院海西研究院

1、ARP二期綜合財務(wù)管理系統(tǒng)網(wǎng)上報銷用戶培訓(xùn),2012年10月,網(wǎng)上報銷系統(tǒng),系統(tǒng)總體介紹系統(tǒng)主要功能借款管理報銷管理授權(quán)代理,網(wǎng)上報銷系統(tǒng),系統(tǒng)總體介紹系統(tǒng)主要功能借款管理報銷管理授權(quán)代理,系統(tǒng)關(guān)聯(lián),,網(wǎng)上報銷,網(wǎng)上報銷是基于Internet的員工借款報銷系統(tǒng)，以課題成本管理為核心，圍繞財務(wù)審批流程，完成費用申請、借款報銷申請、固定資產(chǎn)入庫、預(yù)算控制、財務(wù)審批、銀行支付等流程 。,業(yè)務(wù)流程,1、報銷員通過系統(tǒng)填寫借款單

2、（不再填寫預(yù)付本）或報銷單2、打印報銷單，由相關(guān)負(fù)責(zé)人審簽 3、在系統(tǒng)內(nèi)點擊提交財務(wù)后，將紙質(zhì)報銷憑證和原始單據(jù)一同送到財務(wù)審核 4、財務(wù)審核員審查紙質(zhì)內(nèi)容和系統(tǒng)數(shù)據(jù)。若審核通過，選擇會計科目，生成分錄，并進入付款程序；若審核未通過，駁回系統(tǒng)數(shù)據(jù)，報銷人重新填寫修正5、出納依據(jù)審核確認(rèn)結(jié)果付款6、審核員將付款后數(shù)據(jù)導(dǎo)入ARP財務(wù)模塊，生成會計憑證。后臺管理人再次審核會計憑證，無誤后打印歸檔,網(wǎng)上報銷系統(tǒng),系統(tǒng)總體介紹系統(tǒng)主要

3、功能借款管理報銷管理授權(quán)代理,報銷借款功能,新建借款單、報銷單編輯借款單、報銷單打印借款單、報銷單刪除借款單、報銷單提交借款單、報銷單查看報銷單記錄,新建借款單,路徑：財務(wù)系統(tǒng)>網(wǎng)上報銷>借款管理>定額/限額借款，點擊“增加”按鈕添加借款單,新建報銷單,路徑：財務(wù)系統(tǒng)>網(wǎng)上報銷>報銷管理，選擇相應(yīng)的報銷單類型點擊“增加”按鈕添加報銷單,新建報銷單步驟,1、新建后，按照規(guī)范要求填寫報銷事由和原

4、始單據(jù)張數(shù)2、添加單據(jù)行,填寫費用金額并選擇費用所屬子課題。如果多筆費用可添加多個單據(jù)行，具體填寫要求見規(guī)范文本3、根據(jù)實際情況可選擇多種結(jié)算方式，系統(tǒng)自動計算結(jié)算金額4、如屬于沖賬報銷，根據(jù)事由內(nèi)容選擇要沖銷的借款單,并填寫本次要沖銷借款的金額5、填寫完成后保存報銷單,系統(tǒng)自動檢查費用所屬課題可用資金余額6、打印報銷單，簽字確認(rèn)后，點擊提交財務(wù),編輯報銷單,選擇查詢條件，狀態(tài)為“待提交”或“審核未通過”時可以進行編輯修改選

5、中具體的借款單或報銷單,點“編輯”按紐,打開報銷單后可對報銷單摘要、 金額、所屬子課題等信息進行編輯和修改編輯完成后保存報銷單，并重新打印報銷單,打印報銷單,,,先保存數(shù)據(jù)，然后再點擊“打印”按鈕打印，打印無需設(shè)置紙張和頁邊距。注意：要求統(tǒng)一使用B5紙打印。,查看報銷單,雙擊“網(wǎng)上報銷”，即可以查看到本人所有已填寫未處理完成的各種狀態(tài)的報銷單，并且可以進行相關(guān)操作,查看報銷單,可以查看到自己填寫或以代理方式代他人填寫的所有借款單

6、和報銷單通過報銷（借款）事由、填報日期、報銷金額、報銷單狀態(tài)等條件查詢借款單和報銷單選擇“編輯”按扭看到報銷單具體信息,刪除報銷單,借款單或報銷單狀態(tài)是“待提交”或“審核未通過”時，可以刪除報銷單,報銷單據(jù)狀態(tài),網(wǎng)上報銷系統(tǒng),系統(tǒng)總體介紹系統(tǒng)主要功能借款管理報銷管理授權(quán)代理,定額借款單,借款事由：預(yù)付xx單位貨款 或 xx人預(yù)借xx費借款類別：根據(jù)具體借款內(nèi)容選擇支付方式：個人借款選擇現(xiàn)金，對外轉(zhuǎn)賬選擇匯款，并正確錄入對

7、方銀行信息和金額備注：填寫需要向財務(wù)說明的情況,定額借款單,借款單提交財務(wù)審核通過后，將會出現(xiàn)在報銷界面最下方。后期報銷時，可根據(jù)具體事由，找到對應(yīng)的一張或多張借款單進行全部沖銷或部分沖銷（修改本次核銷金額）。借款時間超過1年即為超期，系統(tǒng)將會進行主動提示。報銷員應(yīng)特別關(guān)注超期未報銷的單據(jù)，加緊收回發(fā)票，沖賬報銷，避免產(chǎn)生呆壞賬。,借款管理,其他說明：要求選擇子課題，即審計時可體現(xiàn)為借款未報銷。子課題如選擇不對，到報銷時可再更改

8、借款管理要求由正式在編職員填報，報銷員（填報人及經(jīng)手人）需相對固定，以便于年終財務(wù)與課題對賬。非在編職員或?qū)W生需經(jīng)過課題組長授權(quán)后（授權(quán)代理 – 授權(quán)），才可（借款管理 – 委托借款 – 定額借款）填報，此時實際顯示借款人為委托人（課題組長）系統(tǒng)上線前手工填報的預(yù)付單仍以手工方式完成后期沖賬限額借款暫不使用,網(wǎng)上報銷系統(tǒng),系統(tǒng)總體介紹系統(tǒng)主要功能借款管理報銷管理授權(quán)代理,普通報銷單,,系統(tǒng)提供多種專用報銷單，除差旅費、固定資

9、產(chǎn)和分?jǐn)倛箐N單外，其他類型支出也可以在普通（通用）報銷單中填寫。如一次性報銷多項支出內(nèi)容，就可在一張普通報銷單中完成。（附件張數(shù)注意要累加）每一事項增加一個單據(jù)行，按規(guī)范要求填寫報銷事由、金額，并選擇相應(yīng)課題號，其他非必填信息可不填。點擊預(yù)算信息，可查看所選子課題的收支情況可根據(jù)需要修改結(jié)算方式，報銷人若是刷卡報銷或取現(xiàn)，系統(tǒng)默認(rèn)為現(xiàn)金方式，無需修改；若需要對外轉(zhuǎn)賬，則需選擇匯款方式，并準(zhǔn)確填寫對方銀行賬戶信息和金額 。還可點擊“增

10、加”按鈕選用多種方式結(jié)算。,普通報銷單,,普通報銷單,報銷事由填寫規(guī)范： （關(guān)系到日后查賬對賬，要求完整填寫）接待費：xx單位接待xx單位領(lǐng)導(dǎo) （如 嘉賓酒樓接待福大教授）維修費：xx單位xx儀器維修費（如 福州三友儀器公司質(zhì)譜儀維修費）辦公費：xx單位購辦公品（如 福建日報訂刊費、沃爾瑪購辦公品）材料費：xx單位購材料勞務(wù)費/咨詢費：xx人xx月臨時工資、xx人/xx會議咨詢費/ 講課費醫(yī)藥費：按xx%報銷xx通知醫(yī)

11、藥費借款剩余退回,差旅費報銷單,,,差旅費報銷單,報銷事由 —— xxx等xx地 學(xué)術(shù)交流 / 科考測試 差旅費 出差人 —— 單趟可填多人 人員級別 —— 分副高及以上、其余人員兩類，前者住宿補助不超過300元/天，后者150元（相同級別人員可只填一行，不同級別人員增行填列） 目的地 —— 單趟可填多地 交通費 —— 機票、火車票、長途汽車票金額，不包括市內(nèi)交通費 住宿費 —— 按實填報，課題組超標(biāo)住宿必須由課題

12、組長審簽，機關(guān)部門超標(biāo)由主管領(lǐng)導(dǎo)審簽 雜費 —— 會議注冊費、退票費，不包括其他 公雜費補助（自算填寫） —— 每人每天30元包干，若派公車接送，補助標(biāo)準(zhǔn)減半；若放棄包干補助，此欄為空，在規(guī)定范圍內(nèi)按實票報銷，金額填在“在途補助”一欄。 （按實報銷范圍：副高及以上不超過300元/天，其余人員150元/天） 伙食費補助（自算填寫） —— 每人每天50元包干，若對方統(tǒng)一安排伙食，則無補助，此欄為空 在途補助：機場大巴費

13、、按實報銷的市內(nèi)交通費 備注 —— 需填寫說明“有/未派公車接送” 、“對方有/未安排伙食”以便財務(wù)審核,差旅費報銷單,其他說明：不再填寫五定單，以報銷單上課題組長或部門領(lǐng)導(dǎo)審簽為準(zhǔn)出國差旅費情況較為復(fù)雜，仍保留手工報銷方式到訪專家報銷差旅住宿費，可用普通報銷單填寫單趟出差涉及多個課題組，且發(fā)票難以分割的，可由組長臨時授權(quán)給其他組報銷員（授權(quán)代理 – 授權(quán)子課題）,費用分?jǐn)倛箐N單,用于所內(nèi)服務(wù)部門向其他課題分?jǐn)傎M用報銷事

14、由：xx年所內(nèi)xx費分?jǐn)偅ㄈ鐪y試、水電、房租等）第一列選擇應(yīng)分擔(dān)費用課題（系統(tǒng)默認(rèn)可選擇所有在研課題號，而無需額外授權(quán)），第三列選擇費用轉(zhuǎn)出課題（一般為所級課題）,固定資產(chǎn)報銷單,基本流程：1、報銷員填寫報銷單的同時，要完成設(shè)備基礎(chǔ)信息錄入（具體信息由入庫管理員指導(dǎo)填寫）2、報銷單填寫完畢提交入庫管理員（待審批），由其審核并生成入庫單號和資產(chǎn)序列號3、入庫管理員審核完成后，將報銷單和入庫單一并打印，交由報銷人到財務(wù)進行財務(wù)審核

15、（審批通過）4、財務(wù)審核通過，報銷員報銷流程完結(jié)（已審核）5、后期入庫管理員根據(jù)財務(wù)審核確認(rèn)再進行轉(zhuǎn)固操作（已處理）,固定資產(chǎn)報銷單,新增報銷單，填寫報銷事由（xx單位購買xx等儀器）和單據(jù)張數(shù)增加單據(jù)行，選擇設(shè)備或家具。每一行代表一張入庫單，如果一批購進設(shè)備型號單價完全相同，可填在一張入庫單內(nèi)（相同入庫號，不同設(shè)備號）,固定資產(chǎn)報銷單,部分必填項目說明：資產(chǎn)名稱 – 資產(chǎn)全稱，直接進口設(shè)備需填英文名稱資產(chǎn)取得方式 – 多為

16、政府集中采購（有政府采購合同的通用設(shè)備）、分散采購（120萬以上專用設(shè)備）、研制轉(zhuǎn)入（對應(yīng)預(yù)算研制費）、自行采購（上述三類除外）資產(chǎn)用途 – 科研用（后勤部門采購家具等選非科研用）采購來源 – 國產(chǎn)、間接進口、直接進口（通過省進出口公司代理采購）生產(chǎn)商、經(jīng)銷商信息 – 要求填全稱行政區(qū)劃 – 福建，必填計量信息 – 非計量其他費用 – 包括手續(xù)費、運費等責(zé)任人初值 – 若相同設(shè)備同時入庫，系統(tǒng)默認(rèn)被賦予初值的責(zé)任人為所有設(shè)

17、備的責(zé)任人（下方可修改具體責(zé)任人和使用人）,固定資產(chǎn)報銷單,,固定資產(chǎn)報銷單,保存退出再增加單據(jù)行，錄入同批購買的其他不同型號儀器點擊上方“帶出上次保存數(shù)據(jù)”按鈕，可簡化操作，只需修改部分?jǐn)?shù)據(jù)即可,網(wǎng)上報銷系統(tǒng),系統(tǒng)總體介紹系統(tǒng)主要功能借款管理報銷管理授權(quán)代理,授權(quán)代理,授權(quán)管理的主要功能是維護網(wǎng)上報銷系統(tǒng)授權(quán)、代理信息和代理日志查看，并可對授權(quán)信息進行添加、修改和刪除。系統(tǒng)默認(rèn)課題組長可看到其名下所有課題，并有授權(quán)權(quán)限。

18、授權(quán)管理分兩類1、授權(quán)：授權(quán)他人以本人身份進行借款或報銷，代理人需選擇接受代理后生效。（報銷時仍以代理人身份登錄系統(tǒng)填寫報銷單，代理人選擇委托借款或委托報銷下的項目，打印出報銷單上報銷人為委托人）2、授權(quán)子課題：將其名下課題授權(quán)給報銷人（非課題組長報銷人只能看到有自己參與的項目，同組中其他項目需組長額外授權(quán)才可選中使用）,授權(quán)代理,授權(quán)人選擇代理人、授權(quán)類型、授權(quán)有效率期、授權(quán)限額,授權(quán)保存后，授權(quán)主頁面看到授權(quán)狀態(tài)為“未接受”，代

19、理人接受授權(quán)后，授權(quán)狀態(tài)變?yōu)椤笆跈?quán)中”,授權(quán)子課題,增加被授權(quán)人、授權(quán)期間及子課題,上線初期準(zhǔn)備,系統(tǒng)上線課題/部門需核對以下信息：分別以課題組長和報銷員身份登錄系統(tǒng)，完整個人設(shè)置（郵箱及電話），查看是否已完整安裝財務(wù)模塊-網(wǎng)上報銷組長在網(wǎng)報模塊選擇通用報銷單，嘗試填寫，點擊選擇子課題，查看是否可以看到全部在研課題（如只能看到部分在研課題，及時與科技或財務(wù)處聯(lián)系。如需使用已到期課題，也要和財務(wù)聯(lián)系，單獨授權(quán)）組長給組內(nèi)報銷人員授

20、權(quán)或授權(quán)子課題，報銷人員接受代理后查看是否可以看到所有授權(quán)課題上線初期可同時保留手工方式填單，并在舊單上簽字。電子報銷單可到財務(wù)處或資產(chǎn)入庫部門輔導(dǎo)填寫后打印,后續(xù)數(shù)據(jù)維護,立項后，課題組長需及時給報銷員授權(quán)子課題報銷員通過預(yù)算信息窗口或預(yù)算模塊控制項目明細(xì)支出，盡量避免超標(biāo)情況或大量結(jié)余報銷員變更或離職應(yīng)及時告知財務(wù)處（包括學(xué)生轉(zhuǎn)職工的情況），以便調(diào)整授權(quán)事項系統(tǒng)管理員、人事處、科技處、資產(chǎn)入庫部門配合財務(wù)處做好數(shù)據(jù)更新工作,