第1章windowsxp基礎(chǔ)-武漢大學(xué)圖書館

1、使用EXCEL分析數(shù)據(jù)與圖表展示,武漢大學(xué)圖書館 李文莉 2012年12月,2011-2012年,2,信息素養(yǎng)-培訓(xùn)課件,主要內(nèi)容,數(shù)據(jù)的排序數(shù)據(jù)的篩選數(shù)據(jù)的分類匯總制作圖表數(shù)據(jù)透視表,2011-2012年,3,信息素養(yǎng)-培訓(xùn)課件,,Excel不僅能夠制作簡單的數(shù)據(jù)表格，還可以對(duì)表格中的數(shù)據(jù)進(jìn)行排序、篩選、分類匯總等復(fù)雜操作。 Excel強(qiáng)大的數(shù)據(jù)處理、數(shù)據(jù)分析及圖表功能，使它在財(cái)務(wù)、經(jīng)濟(jì)、金融等領(lǐng)域

2、都有著廣泛的應(yīng)用空間。,數(shù)據(jù)的排序,,2011-2012年,5,信息素養(yǎng)-培訓(xùn)課件,數(shù)據(jù)的排序,在工作中，用戶很多時(shí)候所接觸到的數(shù)據(jù)清單中的記錄順序往往是雜亂無章的，為了便于進(jìn)行下一步的工作，用戶就必須要對(duì)數(shù)據(jù)清單進(jìn)行簡單的排序操作。在Excel中，用戶可以使用升序排列或降序排列兩種排列順序?qū)?shù)據(jù)清單進(jìn)行排序操作。,2011-2012年,6,信息素養(yǎng)-培訓(xùn)課件,根據(jù)一列數(shù)據(jù)進(jìn)行排序,對(duì)于一份已經(jīng)創(chuàng)建好的數(shù)據(jù)清單，如果用戶只需要對(duì)其中

3、的一列數(shù)據(jù)進(jìn)行排序，可以使用工具欄中的【排序】按鈕進(jìn)行排序。如右圖，對(duì)到貨日期進(jìn)行升序排序步驟:1.鼠標(biāo)點(diǎn)擊“到貨日期”列；2.然后點(diǎn)擊工具欄的 按鈕。,,2011-2012年,7,信息素養(yǎng)-培訓(xùn)課件,根據(jù)多列數(shù)據(jù)進(jìn)行排序,用戶需要對(duì)一份數(shù)據(jù)清單中的多個(gè)數(shù)據(jù)列進(jìn)行排序，執(zhí)行【數(shù)據(jù)】-【排序】命令就可以很好的解決這個(gè)問題。 如右圖，需對(duì)貨主名稱和數(shù)量進(jìn)行升序排序步驟： 1.執(zhí)行【數(shù)據(jù)】-【排序】命令； 2

4、.主要關(guān)鍵字選“貨主名稱”； 3.次要關(guān)鍵字選“數(shù)量”。,1,2,3,數(shù)據(jù)的篩選,,2011-2012年,9,信息素養(yǎng)-培訓(xùn)課件,數(shù)據(jù)的篩選,當(dāng)用戶需要從大量的數(shù)據(jù)中挑選出符合某種條件的數(shù)據(jù)時(shí)，可以使用Excel的數(shù)據(jù)篩選功能。在Excel中，可以使用【自動(dòng)篩選】或【高級(jí)篩選】兩種方法，將符合條件的記錄顯示在工作表中，從而將其他沒有滿足條件的記錄隱藏起來。,2011-2012年,10,信息素養(yǎng)-培訓(xùn)課件,自動(dòng)篩選,自動(dòng)篩選是Ex

5、cel中一種快速的篩選方式，能將滿足條件的記錄顯示出來。如右圖，需把貨主名稱為“謝小姐”的記錄顯示出來，步驟如下：1.單擊數(shù)據(jù)清單中的任意單元格。然后，執(zhí)行【數(shù)據(jù)】-【篩選】-【自動(dòng)篩選】命令；2.單擊“貨主名稱”右側(cè)下三角下拉箭頭，選擇“謝小姐”；3.只顯示滿足條件的記錄；,,1,2,3,2011-2012年,11,信息素養(yǎng)-培訓(xùn)課件,高級(jí)篩選,在實(shí)際的應(yīng)用中，常常涉及到更為復(fù)雜的篩選條件，利用自動(dòng)篩選已經(jīng)無法完成，這時(shí)就需

6、要使用高級(jí)篩選功能。 1．單一條件篩選 2．多條件篩選,2011-2012年,12,信息素養(yǎng)-培訓(xùn)課件,篩選條件中的“或”和“且”,在高級(jí)篩選的指定條件中，有時(shí)條件字段需要符合條件1或條件2，這時(shí)可以把條件列在同一列中。如右上圖示例，為篩選出工號(hào)為101與111的數(shù)據(jù)。有時(shí)條件字段需要符合條件1且條件2，不同字段需要滿足條件相應(yīng)的條件，此時(shí)我們就把條件列在同行中。如右下圖示例，為篩選出年齡大于30且工種不為車工的數(shù)

7、據(jù)。,,,,指定篩選條件時(shí)，多個(gè)條件在同列中，是“或”的關(guān)系,指定篩選條件時(shí)，多個(gè)條件在同行中，是“且”的關(guān)系,分別設(shè)置高級(jí)篩選的列表區(qū)域和條件區(qū)域等信息,,2011-2012年,13,信息素養(yǎng)-培訓(xùn)課件,高級(jí)篩選中使用通用符或公式,高級(jí)篩選中，可以使用以下通配符作為篩選內(nèi)容時(shí)的比較條件。 ?（問號(hào)）：代表任何單個(gè)字符 *（星號(hào)）：代表任何字符數(shù) 如右上圖示例，為篩選出姓為李的數(shù)據(jù)記錄。如果要篩選出姓李而名為單字的

8、數(shù)據(jù)呢？這時(shí)就需要用公式做為條件了。如右下圖示例。篩選的條件為公式時(shí)，在條件單元格中輸入公式=“=李?”,,2011-2012年,14,信息素養(yǎng)-培訓(xùn)課件,取消篩選,當(dāng)用戶對(duì)數(shù)據(jù)清單的篩選操作結(jié)束后，需要進(jìn)行下一步操作時(shí)，應(yīng)該先將數(shù)據(jù)清單恢復(fù)到篩選前狀態(tài)：如果要取消數(shù)據(jù)清單中對(duì)某一列進(jìn)行的篩選，應(yīng)單擊該列首單元格右側(cè)的下三角下拉箭頭，再單擊【全部】選項(xiàng)。如果要取消數(shù)據(jù)清單中對(duì)所有列進(jìn)行的篩選，應(yīng)執(zhí)行【數(shù)據(jù)】｜【篩選】｜【全部顯示】

9、命令。如果要?jiǎng)h除數(shù)據(jù)清單中的篩選下拉箭頭，應(yīng)執(zhí)行【數(shù)據(jù)】｜【篩選】｜【自動(dòng)篩選】命令。,數(shù)據(jù)的分類匯總,,2011-2012年,16,信息素養(yǎng)-培訓(xùn)課件,數(shù)據(jù)的分類匯總,所謂分類匯總，就是先將數(shù)據(jù)清單進(jìn)行分類操作后，再按照類別對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行匯總分析處理。對(duì)于一份數(shù)據(jù)清單，如果能在適當(dāng)?shù)奈恢眉尤敕诸悈R總后的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，將使清單內(nèi)容更加清晰、易懂。 使用Excel的分類匯總功能，用戶能夠輕松創(chuàng)建分類匯總表，并對(duì)數(shù)據(jù)清單中的某個(gè)

10、字段進(jìn)行【求和】和【均值】等匯總操作，而且能夠?qū)R總結(jié)果分級(jí)顯示出來。,2011-2012年,17,信息素養(yǎng)-培訓(xùn)課件,創(chuàng)建分類匯總,在執(zhí)行分類匯總之前，首先對(duì)數(shù)據(jù)清單按“貨主名稱”進(jìn)行排序。選擇數(shù)據(jù)區(qū)域中的某個(gè)單元格，單擊菜單“數(shù)據(jù)→分類匯總”。在彈出的“分類匯總”對(duì)話框中，在“分類字段”下選擇“貨主名稱”，在“匯總方式”中選擇求和匯總，在“選定匯總項(xiàng)”下選擇“數(shù)量”和“總價(jià)”。單擊確定，Excel將按貨主名稱進(jìn)行分類匯總。單

11、擊左側(cè)的分級(jí)顯示符號(hào)1、2、3或加、減號(hào)，可以隱藏或顯示明細(xì)數(shù)據(jù)。,,,2011-2012年,18,信息素養(yǎng)-培訓(xùn)課件,嵌套分類匯總,所謂嵌套分類匯總，即是在對(duì)數(shù)據(jù)清單中某項(xiàng)字段進(jìn)行分類匯總后，又將匯總后的結(jié)果作進(jìn)一步的細(xì)化匯總分析。首先按“貨主名稱”進(jìn)行第一次匯總； 再按“到貨日期”進(jìn)行第二次匯總，需把“替換當(dāng)前分類匯總選項(xiàng)去掉”。,第一次匯總,第二次匯總,,,,,2011-2012年,19,信息素養(yǎng)-培訓(xùn)課件,清除分類匯總,當(dāng)不

12、需要再顯示數(shù)據(jù)的分類匯總結(jié)果，要將數(shù)據(jù)清單恢復(fù)到分類匯總前的初始狀態(tài)時(shí)，可以在分類匯總的數(shù)據(jù)清單中單擊選中任意單元格。然后，執(zhí)行【數(shù)據(jù)】｜【分類匯總】命令，在彈出的【分類匯總】對(duì)話框中，單擊【全部刪除】按鈕，即可清除分類匯總結(jié)果 。,2011-2012年,20,信息素養(yǎng)-培訓(xùn)課件,復(fù)制Excel分類匯總結(jié)果的方法,用鼠標(biāo)選定要復(fù)制的區(qū)域，然后Ctrl+g，在定位條件中選擇“可見單元格”。用鼠標(biāo)選定后，使用可見單元格的快捷鍵：Alt+分

13、號(hào)。,制作圖表,,2011-2012年,22,信息素養(yǎng)-培訓(xùn)課件,制作圖表,在Excel中，用戶可以將系列數(shù)據(jù)以圖表的形式顯示出來，這樣能夠使數(shù)據(jù)更加直觀、明了，并且可以通過圖表直接掌握數(shù)據(jù)之間的關(guān)系以及變化趨勢。,2011-2012年,23,信息素養(yǎng)-培訓(xùn)課件,創(chuàng)建圖表,在Excel中，提供了兩種方式建立圖表：一種是將圖表以對(duì)象的形式插入到源數(shù)據(jù)所在工作表中。另一種是根據(jù)源數(shù)據(jù)創(chuàng)建一個(gè)獨(dú)立圖表工作表。操作步驟 ：打開工作薄文件

14、，進(jìn)入“銷售額”工作表，選中需要生成圖表的數(shù)據(jù)區(qū)域“A3:E8”。單擊“常用”工具欄上的“圖表向?qū)А卑粹o，或者選擇菜單“插入→圖表”命令。打開“圖表向?qū)А睂?duì)話框。默認(rèn)“圖表類型”為“柱形圖”和子圖表類型，單擊下方的“按下不放可查看示例”按鈕，可以看到將得到的圖表外觀的預(yù)覽。,1.選擇數(shù)據(jù)區(qū)域,2.插入圖表工具按鈕,3.選擇圖表類型,2011-2012年,24,信息素養(yǎng)-培訓(xùn)課件,創(chuàng)建圖表,在圖表選項(xiàng)的“圖表標(biāo)題”處輸入標(biāo)題。直接單

15、擊“完成”按鈕，將在當(dāng)前工作表中得到生成的圖表。,,4.輸入圖表標(biāo)題,5.生成的圖表,2011-2012年,25,信息素養(yǎng)-培訓(xùn)課件,動(dòng)態(tài)更新圖表中的數(shù)據(jù),生成圖表后，如需更改單元格數(shù)據(jù)，不需要再重新生成圖表。只需將單元格的數(shù)據(jù)更改后回車確認(rèn)，即可看到圖表柱形圖自動(dòng)更新。,2011-2012年,26,信息素養(yǎng)-培訓(xùn)課件,圖表基本操作,在實(shí)際工作中，當(dāng)創(chuàng)建的圖表不符合要求時(shí)，用戶可以通過移動(dòng)圖表和更改圖表的大小等基本操作來解決。 1

16、．更改圖表大小 2．移動(dòng)圖表 3. 更改圖表類型 4. 刪除圖表,數(shù)據(jù)透視表,,2011-2012年,28,信息素養(yǎng)-培訓(xùn)課件,數(shù)據(jù)透視表,數(shù)據(jù)透視表是一種對(duì)大量數(shù)據(jù)快速匯總和建立交叉列表的交互式報(bào)表，并可以隨時(shí)選擇其中頁、行和列中的不同元素，以達(dá)到快速查看源數(shù)據(jù)的不同統(tǒng)計(jì)結(jié)果，同時(shí)還可以隨意顯示和打印出你所感興趣區(qū)域的明細(xì)數(shù)據(jù)。數(shù)據(jù)透視表有機(jī)的綜合了數(shù)據(jù)排序、篩選、分類匯總等數(shù)據(jù)分析的優(yōu)點(diǎn)，可方便地調(diào)整分類

17、匯總的方式，靈活地以多種不同方式展示數(shù)據(jù)的特征。,2011-2012年,29,信息素養(yǎng)-培訓(xùn)課件,創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表,使用Excel中提供的數(shù)據(jù)透視表向?qū)?，用戶可以方便的生成所需格式的?shù)據(jù)透視表。步驟：在菜單欄上選擇“數(shù)據(jù)——數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖”選項(xiàng)，彈出“數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖向?qū)А睂?duì)話框。指定待分析數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)源類型和需創(chuàng)建的報(bào)表類型，單擊“下一步”。選擇要建立數(shù)據(jù)透視表的數(shù)據(jù)源區(qū)域，單擊“下一步”按鈕。單擊“新建工作表”

18、單選項(xiàng)，再單擊“完成”。根據(jù)需要用鼠標(biāo)分別將“數(shù)據(jù)透視表”工具欄中的字段按鈕拖放到透視表的相應(yīng)位置。,2011-2012年,30,信息素養(yǎng)-培訓(xùn)課件,創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表,原銷售表，記錄雜亂無章，無法匯總統(tǒng)計(jì),步驟1：選數(shù)據(jù)菜單-數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖，選報(bào)表類型,步驟2：選擇數(shù)據(jù)源區(qū)域,步驟3：選擇數(shù)據(jù)透視表顯示位置，并點(diǎn)“完成”,2011-2012年,31,信息素養(yǎng)-培訓(xùn)課件,創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表,步驟4：分別將產(chǎn)品名稱、地區(qū)、銷售額、訂購日

19、期項(xiàng)目用鼠標(biāo)拖放至行字段、列字段、數(shù)據(jù)項(xiàng)、頁字段處,,,上圖即為完成的數(shù)據(jù)透視表，可方便地根據(jù)訂購日期、產(chǎn)品名稱、地區(qū)等項(xiàng)進(jìn)行匯總統(tǒng)計(jì)，使用表格一目了然。,2011-2012年,32,信息素養(yǎng)-培訓(xùn)課件,編輯數(shù)據(jù)透視表,當(dāng)創(chuàng)建完成數(shù)據(jù)透視表后，有時(shí)候還需要對(duì)其進(jìn)行局部的修改或調(diào)整。可以通過【數(shù)據(jù)透視表】工具欄來完成 。認(rèn)識(shí)【數(shù)據(jù)透視表】工具欄：使用【數(shù)據(jù)透視表】工具欄中的按鈕，用戶可以方便地控制數(shù)據(jù)透視表，并能快速生成圖表、設(shè)置數(shù)據(jù)透

20、視表報(bào)告格式等。設(shè)置數(shù)據(jù)透視表的報(bào)告格式：剛剛生成的數(shù)據(jù)透視表的格式都是千篇一律的，用戶可以給透視表添加報(bào)告格式，使透視表看起來更加清晰、易讀。根據(jù)數(shù)據(jù)透視表生成圖表,2011-2012年,33,信息素養(yǎng)-培訓(xùn)課件,刪除數(shù)據(jù)透視表,當(dāng)工作結(jié)束，需要?jiǎng)h除數(shù)據(jù)透視表時(shí)，應(yīng)該首先單擊數(shù)據(jù)透視表中任意單元格，執(zhí)行【編輯】-【刪除】命令，即可刪除數(shù)據(jù)透視表。,2011-2012年,34,信息素養(yǎng)-培訓(xùn)課件,,歡迎交流wlli@lib.whu