國立臺東大學

1、歡迎教育部長官及委員蒞臨指導,,,99年教育部檔案管理成效訪視 簡 報 99年12月1日,簡 報 大 綱,學校簡介檔案管理計畫與作業(yè)資訊化檔案入庫管理與庫房保管設(shè)施檔案應用與整體特殊績效未來努力方向,學 校 簡 介,兩校區(qū)營運,臺東校區(qū)校地：4.99公頃樓地板面積：70,229.31m2知本校區(qū)校地：59.

2、17公頃樓地板面積：38,160.23m2,系所、教師員工人數(shù),大學部：師範學院-教育系、社教系、體育系、幼教系、特教系。理工學院-資管系、資工系、數(shù)學系、應用科學系、生命科 系。人文學院-英美系、華語系、音樂系、美術(shù)產(chǎn)業(yè)學系、身 心整合與休閒產(chǎn)業(yè)學系。各學系暨獨立所碩士班、博士班等15班。進修推廣部學生939人，全校學生數(shù)共4,726人。教師：171人，職員：45人，臨時人

3、員：78人。,,知本校區(qū)現(xiàn)況全區(qū)配置圖,師範學院預定地,,,理工學院預定地,,,,,學生活動中心體育館位址,圖資大樓位址,,第二學生宿舍預定地,,教職員宿舍預定地,,知本校區(qū)二期工程建設(shè)進度,圖書暨資訊大樓,行政大樓,共同教學大樓,大學湖,連貫校園中軸 呼應山脈與水岸,學生活動中心及體育館,環(huán)校二路,戶外球場,田徑場,融合自然地景 創(chuàng)造綠色軸線獨特空間序列 山 林 丘 湖 坡,理工學院與師範學院,環(huán)一路,環(huán)二路,,校史展示區(qū)

4、,檔案管理計畫與作業(yè)資訊化,年度檔管計畫及經(jīng)費預算,機關(guān)首長支持檔案管理工作,校長非常重視學校的檔案管理工作， 經(jīng)常在各項會議宣導公文管理的重要 性；各項檔案管理計畫、改善設(shè)備、 公文線上簽核系統(tǒng)規(guī)劃會議等，均由 校長親自主持，並由學校統(tǒng)籌款經(jīng)費 支應。,檔案管理單位與人力,檔案管理業(yè)務(wù)隸屬總務(wù)處文書組限於編制，行政助理兼辦檔案管理,編 制 人 力,檔案管理參訪及標竿學習,機關(guān)檔案管理宣

5、導與訓練,99年3月10日辦理公文管理系統(tǒng)檔案管理教育訓練，由校長親自主持。並於每學期辦理教職員工公文管理系統(tǒng)教育訓練2小時。,檔案管理資訊化過程,86年購置公文製作及管理系統(tǒng)(600,000元)93年購置公文系統(tǒng)升級Web版及公文橫式版（805,000元）95年擴充公文管理系統(tǒng)(190,000元）每年與系統(tǒng)廠商簽訂維護合約(98,000元)99年推動公文線上簽核系統(tǒng)，目前正由本校事務(wù)組辦理招標中，預計100年7月正式上線。,檔

6、案管理系統(tǒng)作業(yè),公文製作系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)整合。本校檔案管理系統(tǒng)作業(yè)功能完整，符合檔案法相關(guān)作業(yè)規(guī)定，其功能包括點收、立案、編目、保管、檢調(diào)、銷毀及著錄等。檔案管理系統(tǒng)96年11月由開發(fā)廠商送驗證通過。本校公文製作、管理系統(tǒng)具有資料查詢功能，可供同仁查詢。,資訊系統(tǒng)安全及備援功能,本校公文系統(tǒng)具備安全管理措施與密碼查核功能。公文伺服主機及備援機分置於本校臺東校區(qū)及知本校區(qū)電算中心機房，並由資訊人員定期進行作業(yè)系統(tǒng)維護及掃毒。具

7、備不斷電裝置。資料備份於210.240.172.5/iftdc/伺服器上，使用即時備援系統(tǒng)，如公文主機故障，可於20-30分鐘內(nèi)啟用備用主機。簽訂系統(tǒng)年度維護合約定期進行系統(tǒng)與資料庫整理。,檔案入庫管理與庫房保管設(shè)施,檔案分類及保存年限區(qū)分表,本校檔案分類及保存年限區(qū)分表業(yè)經(jīng)檔案管理局95年5月9日檔徵字第0950009449號函審核通過。國立臺東大學檔案分類及保存年限區(qū)分表,歸檔案件妥適分類並建立簡要案名,所有歸檔檔案均依規(guī)定

8、給予檔號，並詳實著錄保存年限、附件歸檔情形及編寫頁碼。99年1至10月31日止，計已點收、立案之公文共5,861件。,檔案編目建檔,本?？偸瞻l(fā)管理系統(tǒng)與web版電子公文製作系統(tǒng)係為93年12月建置(系統(tǒng)內(nèi)含公文製作、公文管理系統(tǒng)及電子交換傳遞整合子系統(tǒng)等)。檔案管理系統(tǒng)以案卷層級著錄來源，包括案件內(nèi)容、案卷目次表等功能需求。檔案目錄之著錄內(nèi)容，依規(guī)定呈現(xiàn)檔案案情、形式及來源。,檔案整理,檔案卷夾卷脊，依規(guī)定標示註記，案卷內(nèi)並放置目

9、次表，載明應記事項。各案件於首頁編目次號，案卷內(nèi)檔案依目次號順序，由小到大排列。檔案櫃內(nèi)現(xiàn)行檔案依年度、分類號大小，由左至右，由上至下排列。檔案櫃依規(guī)定標示。,檔案卷夾,本校於99年購置去酸檔案卷夾、檔案封面，將陸續(xù)替換原有原有檔案夾。,檔案保存數(shù)量,本校檔案室現(xiàn)有保存紙本檔案計有138,885件，永久保存的有24,181件。年產(chǎn)生檔案： 97年計7,453件 98年計8,269件 99年至10月31日計7,147件

10、,機密檔案維護及清查作業(yè),本校機密檔案(351件)依規(guī)定鎖於鐵櫃內(nèi)。本校密件檔案皆以單獨封套封裝。完成98年至99年13件外機關(guān)通知之機密檔案等級變更或註銷，並進行機密檔案降解密事宜。,檔案清理與銷毀作業(yè),92年4月14日以東師院總字第0920001810號函報教育部本校已屆滿保存年限之擬銷毀檔案清冊共28冊計23,177件。檔案管理局審核同意銷毀後將全數(shù)移交本校教育研究所研究用。,檔案室?guī)旆?檔案室?guī)旆坑山饚旄某?，?8年3月設(shè)

11、置；庫房設(shè)有刷卡感應，三面入口設(shè)有電動鐵捲門。檔案室位於行政大樓1樓，面積約17.8坪。,檔案室?guī)旆抗芾?檔案室為磚牆隔間，具有1小時防火時效，並配置消防、安全警報等設(shè)備。檔案室設(shè)置冷氣空調(diào)及除濕設(shè)備，並定期記錄室內(nèi)溫濕度情形。檔案室燈光照明為低紫外線燈管照明。,檔案庫房設(shè)施,檔案庫房設(shè)施,檔案庫房設(shè)施,,,檔案應用與整體績效,檔案目錄彙送作業(yè),93年1月起依規(guī)定彙送檔案及回溯建檔檔案目錄。96年7月起配合檔案局規(guī)定，檔案改以「

12、按卷彙送」。99年7月，目錄「按卷彙送」計241卷?；厮萁n經(jīng)系統(tǒng)上傳並檢核成功計91,006件。,辦理檔案蒐集,至99年10月底止計蒐集學校各式紀錄資料計有：近期校務(wù)、行政會議、校務(wù)基金管理委員會議、校務(wù)發(fā)展委員會議、經(jīng)費稽核委員會等紀錄，並公佈於秘書室http://secretary.nttu.edu.tw網(wǎng)站。 39學年度至99學年度學生學籍表(教務(wù)處)。學生參加競賽成果(學務(wù)處)。歷年畢業(yè)學生紀念冊數(shù)位典藏(44至9

13、9年)，並公佈於http://www.lib.nttu.edu.tw/annivrsary_網(wǎng)站(圖書館)。學校建校40周年、50周年特刊(秘書室)、統(tǒng)計年報等。,機關(guān)檔案檢調(diào)作業(yè),本校檔案應用申請悉依檔管局「機關(guān)檔案檢調(diào)作業(yè)要點」規(guī)定辦理。現(xiàn)行公文製作系統(tǒng)可供承辦人查詢經(jīng)手公文之內(nèi)容、檔號等資料。調(diào)案單置於文書組網(wǎng)頁供下載使用。98年度調(diào)案計96件，99年度至10月31日止計57件。,檔案應用申請,本校檔案應用相關(guān)作業(yè)悉依規(guī)定

14、辦理。設(shè)置檔案閱覽專用空間，備有電腦、文具、使用手冊與範例填寫等，可供現(xiàn)場查詢及應用申請。民眾亦可以通訊方式申請檔案應用。,檔案應用業(yè)務(wù)特殊績效,辦理老照片展覽於建校40周年，擴大辦理學校歷年活動照片展覽學生畢業(yè)紀念冊數(shù)位典藏(44至99年)--圖書館。學?；顒訑?shù)位典藏—電算中心。,本校歷史照片展覽,未來努力方向,未來努力方向,提昇檔案管理專業(yè)知能與技術(shù)強化檔案管理立案編目等作業(yè)清理、鑑定及修護具有典藏價值之檔案資料妥善