談電算化會計中會計分錄的編制

1、<p>　　談電算化會計中會計分錄的編制</p><p>　　摘要：會計分錄是會計工作中的一個重要的信息記錄，是將每項經(jīng)濟活動的開支與收入以借貸的形式記錄下來作為會計依據(jù)的主要手段，是每筆賬目的具體明細(xì)。因此，做好會計分錄的編制是非常重要的，若會計分錄編制混亂，必將會給會計工作的開展帶來很大影響。而在當(dāng)前信息時代下的會計工作中，除了傳統(tǒng)的手工記賬之外，還需要以電算化會計的方式進行賬戶收支記錄。那么如何才

2、能做好電算化會計中會計分錄的編制呢？以下本文就來詳細(xì)探討這一問題。 </p><p>　　關(guān)鍵詞：會計電算化；會計分錄；編制方法；賬戶收支 </p><p>　　與傳統(tǒng)的手工會計分錄相比，電算化會計的會計分錄編制原則與之相同，都是依照“有借必有貸，借貸必相等”的編制原則進行記錄。但就會計分錄的編制方法以及存儲方式上，電算化會計還是與手工記賬有著很大區(qū)別的。這主要取決于會計電算化是需要利用計

3、算機來進行會計記錄的。因此一些數(shù)據(jù)與信息需要經(jīng)過一定的變換，才能被計算機系統(tǒng)所接收，從而實現(xiàn)正確的會計信息錄入，避免會計信息失真的現(xiàn)象發(fā)生。 </p><p>　　由于會計分錄是記錄會計活動的主要依據(jù)，也是最直觀明了的記錄，因此在編制會計分錄時，必須要做到賬證相符，記錄清晰，有據(jù)可依。在以往的手工環(huán)境中，會計人員進行會計分錄編制時，能夠通過人腦分析直接以不同的顏色在規(guī)定的欄目下記錄借貸信息，尤其是一些需要用紅字記

4、錄的會計信息中，會計分錄更是需要以相反的顏色將信息記錄在相反的欄目下。而在電算化的會計分錄編制中，電腦則不會對信息進行分辨后記錄以正確的字體記錄到正確的目錄下，這就會出現(xiàn)會計信息錯誤的現(xiàn)象。 </p><p>　　例如在會計記錄中，期間費用類帳戶一般是借方分析多欄式明細(xì)帳，平時發(fā)生的各項業(yè)務(wù)登記到借方，只有到結(jié)轉(zhuǎn)費用帳戶時，才從貸方轉(zhuǎn)出，出現(xiàn)貸方發(fā)生額。例如：“壞帳準(zhǔn)備”是按照“應(yīng)收帳款” 期末借方余額的一定比例

5、提取的，若“壞帳準(zhǔn)備”期末貸方余額大于按照“應(yīng)收帳款” 期末借方余額的一定比例提取時，就要將其差額沖減“管理費用”，傳統(tǒng)手工會計分錄如下： </p><p>　　借：壞帳準(zhǔn)備× × × </p><p>　　貸：管理費用× × × </p><p>　　會計人員根據(jù)這個會計分錄登記“管理費用” 明細(xì)帳時，由

6、于“管理費用”是借方分析式多欄帳且平時不出現(xiàn)貸方發(fā)生額，會計人員必須經(jīng)過大腦分析，用紅字（分錄本身是藍(lán)字）登記到“管理費用” 相應(yīng)明細(xì)帳戶的借方，從而造成帳證方向不一致。而在電算化會計中，計算機記帳不可能象人腦那樣分析，它會毫不猶豫地登記到“管理費用” 相應(yīng)明細(xì)帳戶的貸方，從而造成手工與機器登記的管理費用借貸方發(fā)生額不等（借方手工大，貸方手工為零），影響會計報表編制的正確性。究其原因，是傳統(tǒng)會計不規(guī)范處理所致。會計人員應(yīng)適應(yīng)這種變化，將

7、會計分錄變換成如下分錄，就不會出現(xiàn)上述問題。 </p><p>　　借：管理費用×× ×（紅字） </p><p>　　貸；壞帳準(zhǔn)備×××（紅字） </p><p>　　另外，在會計實務(wù)中，對于費用沖減會計分錄的編制也是一個容易引起錯誤的地方。在傳統(tǒng)的手工會計分錄編制中，沖減費用的會計分錄是以貸記某費用賬戶

8、的方式記錄。例如在企業(yè)的財務(wù)會計管理中，賈某出差回來后向財務(wù)退回了1000塊錢差旅費。此時若以手工方式記賬，會計分錄應(yīng)當(dāng)編制如下： </p><p><b>　　借：現(xiàn)金1000 </b></p><p>　　貸：管理費用1000 </p><p>　　而在電算化的會計分錄編制中，則不能直接以這種方式反映在計算機上，在此情況下，可以采取兩種記錄

9、方法來正確處理沖減費用的會計分錄編制問題。第一種方法是紅字沖銷費用支出數(shù)和現(xiàn)金支出數(shù)；第二種方法是在借方用紅字沖減費用支出數(shù)，再用藍(lán)字在貸方記錄現(xiàn)金的增加數(shù)。其會計分錄的表示方法分別為： </p><p>　　借：管理費用—1000 </p><p>　　貸：現(xiàn)金—1000 </p><p><b>　　或 </b></p>&l

10、t;p>　　借：管理費用—50 </p><p><b>　　貸：現(xiàn)金50 </b></p><p>　　但在實踐中發(fā)現(xiàn)，采用第一種對沖減費用進行電算化會計分錄編制，是需要有一定的前提條件的，若不能在這些條件下使用第一種編制方式，就極易引起賬目混亂，帳證不符的現(xiàn)象，使得會計信息不符合實際。其前提條件是的前提條件是該單位采用的是記帳憑證不分類且記帳憑證格式統(tǒng)一。如

11、果記帳憑證分為收、付、轉(zhuǎn)三類的話，那么這張記帳憑證只能是付款憑證格式（貸記現(xiàn)金），填制付款憑證肯定讓人費解。再說，各單位都很重視貨幣資金，尤其是現(xiàn)金，有的單位仍然要求出納每天手工登記現(xiàn)金日記帳，根據(jù)這張付款憑證登記現(xiàn)金，日記帳，是登記到借方（藍(lán)字）還是登記到貸方（紅字）呢？登記到借方，導(dǎo)致帳證方向不一致；登記到貸方，表示現(xiàn)金的減少，雖然是紅字，也讓人難以理解。那么如何才能防止這種現(xiàn)象的發(fā)生呢？筆者以為，我們在這類賬目的會計分錄編制中可以

12、引入一種會計過渡科目，來輔助完成電算化會計的會計分錄編制。過渡科目的具體使用方法筆者會在后文介紹，在此處就不多加敘述。 </p><p>　　在實際的電算化會計實務(wù)工作中，還常常會遇到一些需要在賬戶之間互相調(diào)整而產(chǎn)生的會計活動，這些會計活動會計分錄編制也是一個非常容易出錯的問題。例如，在會計實務(wù)中，某單位的生產(chǎn)機械的額定折舊費為5000，原本是把這筆折舊費算在生產(chǎn)成本中，但現(xiàn)在對其進行了調(diào)整，要將這筆費用調(diào)到制造

13、費用中去，這樣一來，在會計分錄中就需要把“生產(chǎn)成本-折舊費”調(diào)整到“制造費用-折舊費”中去，若按照以往的紙質(zhì)會計分錄編制方法，一般都是以下述方法來編制，即： </p><p>　　借：制造費用-折舊費5000 </p><p>　　貸：生產(chǎn)成本-折舊費5000 </p><p>　　但通常在會計分錄中，生產(chǎn)成本這項會計分錄的編制多為多欄式賬，并非單單只有這一項，若在

14、借方直接將折舊費歸為制造費用，那么生產(chǎn)成本這一項的賬面必然會與單證不相符，出現(xiàn)帳證不一致的局面，給會計的管理工作帶來一定困難。因此，為了能夠確保帳證一致，有些會計人員會采用以下這種會計分錄的編制方法來進行編制： </p><p>　　借：制造費用一折舊費5000 </p><p>　　生產(chǎn)成本一折舊費5000（紅字） 　　貸：任意科目0 </p><p>　　這種

15、編制方法與上述的第二種編制方法差不多，即將貸方的賬戶發(fā)生額為0的情況下省略貸方的記錄，但事實上，這是一種錯誤的會計分錄編制方法，其違背了會計分錄編制的一些編制原則，首先不符合借貸記賬法的記賬規(guī)則，即借貸雙方必須都要具備，不可只有一方。其次不符合計算機會計分錄軟件的編制要求，在電算化會計記賬中，科目都是已經(jīng)由軟件定制好的，明細(xì)賬目中貸方為0是不符合要求的。 </p><p>　　我國財政部在1 994年6月30日發(fā)

16、布的《會計核算軟件基本功能規(guī)范》第十五條的第（四）款明確規(guī)定： “正在輸入的記帳憑證有借方會計科目而無貸方會計科目或者有貸方會計科目而無借方會計科目的，應(yīng)予提示并拒絕執(zhí)行”，也就是說所有已經(jīng)通過財政部門評審的會計核算軟件，都不可能違反上述規(guī)定，都會既有借方科目又有貸方科目，否則財政部門不可能同意使用這種軟件的企業(yè)擺脫手工記帳，因此在電算化會計中不能編制僅有借方或僅有貸方的會計分錄，會計核算軟件不接受這種分錄，但可以編制借方或貸方為任意會

17、計科目，同時金額為零的會計分錄。計算機記帳是根據(jù)科目編碼記帳的，所以“任意科目” 明細(xì)帳必然記載有金額為零的經(jīng)濟業(yè)務(wù)，這種經(jīng)濟業(yè)務(wù)在會計上是沒有存在必要的。 </p><p>　　為了避免上述情況的發(fā)生，筆者認(rèn)為正確的做法是借用一個過渡帳戶，如“其他應(yīng)付款 過渡”帳戶，通過編制兩張記帳憑證來解決。如在上述例子中的會計分錄就可以編制如下： </p><p>　　借：制造費用-折舊費5000

18、</p><p>　　貸：其他應(yīng)付款-過渡5000 </p><p>　　借：生產(chǎn)成本-折舊費5000（紅字） </p><p>　　貸：其他應(yīng)付款-過渡5000（紅字） </p><p>　　這樣一來，在登帳時“制造費用”、“生產(chǎn)成本” 帳戶肯定沒有問題，過渡帳戶貸方也立即抵銷，從道理上講，也沒有問題，只是增加了記帳憑證的數(shù)量。 </

19、p><p>　　綜上所述，實現(xiàn)電算化會計以后，企業(yè)的會計人員在編制會計分錄時，既要遵循會計理論本身要求，又要考慮電算化會計軟件的要求，這些要求往往同手工習(xí)慣做法是不一樣，甚至是相互矛盾的，有些習(xí)慣做法本身是不正確、不規(guī)范的，會計人員需要結(jié)合會計理論和電算化會計的知識進行修正，以適應(yīng)不斷發(fā)展的會計信息化的需要。同時要求在電算化會計中，對于賬會計分錄編制時，不但要遵守會計本身的各種要求與規(guī)范，還必須要符合電算化會計對其提

20、出的要求，以正確的方式利用計算機會計軟件來進行賬目記錄，保證會計信息的正確與完整。 </p><p><b>　　參考文獻(xiàn)： </b></p><p>　　[1]桂良軍：電算化會計中會計分錄的編制[J].中國會計電算化. 2001（04）. </p><p>　　[2]周其林：費用沖減會計分錄在會計電算化中的處理辦法[J].中國會計電算化.20