新時期高職院校行政秘書工作狀況初探_第1頁
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文檔簡介

1、<p>  新時期高職院校行政秘書工作狀況初探</p><p>  【摘 要】從探討新時期高職院校行政秘書工作的崗位職位出發(fā),闡述了當前高職院校行政秘書的工作內(nèi)容和工作方法。接著筆者對高職院校行政秘書的工作特點進行了系統(tǒng)性的分析和論述。 </p><p>  【關(guān)鍵詞】高職院校;行政秘書;崗位職責;工作特點;現(xiàn)狀 </p><p>  一、新時期高職院校行

2、政秘書崗位職責分析 </p><p>  作為一名高職院校的行政秘書,首先要明確自己應該做什么,才能對所做的工作進行把握并做好。高職院校的行政秘書的工作職責主要有,一是文字工作。學校對內(nèi)對外的文稿的擬定,包括年度的工作計劃、工作總結(jié)、申請報告以及通知文件等。并對其進行審校、打印與發(fā)布,會議內(nèi)容的記錄與整理等。二是檔案管理工作,主要是對各類信息、資料以及外來的文函進行歸檔保管等,對員工的檔案進行登記、審核以及保管。

3、三是工作的溝通與協(xié)調(diào),負責行政管理層與師生員工的聯(lián)系,學校各職能部門的聯(lián)系,院系內(nèi)各部門間合作的協(xié)調(diào),并承擔院系的接待、公關(guān)以及外聯(lián)等事務(wù)。四是人力資源工作的管理,包括考勤考核、評定職稱以及福利事務(wù)等,根據(jù)院系行政管理層的相關(guān)要求,協(xié)助院系行政組織編制組織架構(gòu),以怨報德人才招聘以及員工的培訓等。五是日常行政工作的管理,協(xié)助并督促各項工作計劃的完成,制度的實施落地,辦公用品的采買與保管,固定資產(chǎn)的管理以及辦公設(shè)備的維修與維護等,除此之外,

4、還有會議安排與籌備,得到院系行政管理層的授權(quán)后,對有關(guān)文件資料進行審核并簽署意見等。六是臨時性工作以及突發(fā)性工作的處理,處理后及時向院系行政領(lǐng)導匯報。 </p><p>  二、當前高職院校行政秘書工作現(xiàn)狀分析 </p><p>  根據(jù)行政秘書在工作中具有的特點,并結(jié)合地方高職行政秘書的實際情況,對二級學院的秘書工作中易出現(xiàn)的問題匯總?cè)缦氯齻€方面:首先,工作任務(wù)較多并且繁瑣。二級學院的行

5、政秘書在工作中具有較多的頭緒,工作的范圍涉及面也較廣,每天都有很多工作需要做,不但有各類文件的登記與傳閱需要登記完成,各種會議的通知及各種來電來訪需要接待與處理,另外,還要做好領(lǐng)導交辦的臨時性的工作。與此同時,需要與不同的老師和學生接觸,對他們提出的問題要及時的處理。在實際的工作中有很多工作內(nèi)容都不在行政秘書的崗位職責范圍內(nèi)。所以,行政秘書每天都在忙,每個月都在忙,但是,到年終總結(jié)的時候還是忙的沒有頭緒,沒有成績。其次,工作得不到足夠的

6、重視。二級學院的行政秘書的工作是非常繁忙的,給人的感覺就像在打仗,一件事連著一件事,經(jīng)常是幾件事放在一起做。不管干的多么辛苦,在領(lǐng)導的眼里都是理所當然的,而且,在年終的績效考核的時候,行政秘書很少有人是優(yōu)秀者。不管是學生還是老師,都要服務(wù)于他們,若服務(wù)做不好,就會有人投訴,所以,行政秘書不但不被重視,而且還沒有什么回報。付出與回報無法形成正比,使得有些行政秘書心生抱怨。覺得不管干成什么樣,都是一樣的</p><p&g

7、t;  三、新時期高職院校行政秘書工作完善性策略分析 </p><p>  首先,把角色定位明確下來,把秘書的崗位價值體現(xiàn)出來。角色的合理定位是把院系行政秘書的工作做好的關(guān)鍵,行政秘書必須做到角色的合理定位,才能起到化解困境的作用,開展起工作才會更加積極與主觀。行政秘書對于職責的分工要有充分的了解,在院系的行政管理層中,行政秘書是主要的參謀與助手,并且,還是院系行政管理層與師生關(guān)系的紐帶,起著非常重要的作用。所以

8、,院系行政秘書在做辦公室的工作的時候,不管是收發(fā)文件,會議籌備,協(xié)調(diào)辦事,還是出謀劃策,都要有服務(wù)意識,否則,不但會給工作的效率帶來很大的影響,還會影響到老師與學生的心理,起不到良好的窗口表現(xiàn)的作用。其次,把特點認清,把服務(wù)的質(zhì)量水平提高上來。行政秘書的工作具有非常顯著的特點,那就是繁瑣性、服務(wù)性與重復性。服務(wù)性也就是說秘書工作具有服務(wù)領(lǐng)導的性質(zhì)。繁瑣性就是工作具有非常多的頭緒,涉及的面也較廣,辛苦且非常零碎,不但費時間還費事。重復性就

9、是指秘書的工作每天都會重復同樣的工作,反復辦理的事較多。所以,不但要注重特點,還要使工作的質(zhì)量水平得到不斷的提高。最后,把工作的意識強化起來,把工作的執(zhí)行能力提高起來。一是把政治意識強化起來,在院系的辦公室中行政秘書是一</p><p><b>  四、結(jié)語 </b></p><p>  總而言之,我們國家的高職院校在不斷的深化改革,對高職二級學院的行政秘書也提出越來

10、越高的要求。所以,行政秘書必須從思想觀念上進行轉(zhuǎn)變,把角色定位明確下來,樹立起服務(wù)的意識,對自己的綜合素質(zhì)以及能力不斷的加強培養(yǎng),平時多讀書,多積累知識,虛心的學習,工作中要用心,從多角度、多方面來強化自己,不斷培養(yǎng)自己工作的意識,提升自己工作的能力。與此同時,還要保持樂觀開朗、積極向上的心理,保持刻苦的學習,銳意創(chuàng)新的工作態(tài)度,在工作中要踏踏實實,同時,還要與時俱進,為學校的健康發(fā)展貢獻自己的力量,為學校的快速發(fā)展貢獻自己的智慧。 &

11、lt;/p><p><b>  參考文獻 </b></p><p>  [1] 陳小藝.淺談新時期高職院校行政秘書工作的現(xiàn)狀[J].教育期刊,2012年第1期. </p><p>  [2] 孫子健.試分析現(xiàn)階段我國高職院校的行政秘書工作[M].北京教育出版社,2012年. </p><p>  [3] 周益民.中國高職院校

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