信息辦公自動(dòng)化對(duì)高校二級(jí)學(xué)院行政秘書工作的影響

1、<p>　　信息辦公自動(dòng)化對(duì)高校二級(jí)學(xué)院行政秘書工作的影響</p><p>　　摘要：信息辦公自動(dòng)化作為一種新興的工作方式給高校二級(jí)學(xué)院行政管理工作帶來(lái)了巨大了影響與變革。本文從辦公自動(dòng)化在高校二級(jí)學(xué)院行政管理中的作用和辦公自動(dòng)化要求行政秘書必備的素質(zhì)與技能兩方面闡述了信息辦公自動(dòng)化對(duì)行政秘書的影響問題。 </p><p>　　關(guān)鍵字：信息辦公自動(dòng)化；行政秘書；影響 </p

2、><p>　　信息辦公自動(dòng)化，作為一種新型的辦公方式，是現(xiàn)代化辦公和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)功能的一種有效結(jié)合，是當(dāng)前新技術(shù)革命中一個(gè)非?；钴S和具有很強(qiáng)生命力的技術(shù)應(yīng)用領(lǐng)域。作為人才培養(yǎng)、科學(xué)研究、社會(huì)服務(wù)重要陣地的高校，無(wú)論教學(xué)、科研還是管理、服務(wù)工作都有大量的業(yè)務(wù)、政務(wù)、事務(wù)、信息要處理，這些都需要辦公自動(dòng)化的輔助。辦公自動(dòng)化的實(shí)施和影響。給行政秘書的工作帶來(lái)了新的變革。 </p><p>　　一、辦公

3、自動(dòng)化在高校行政管理中的作用 </p><p>　　1.“上傳下達(dá)”科學(xué)化。辦公自動(dòng)化作為信息處理與管理的數(shù)據(jù)庫(kù)。是決策的支持系統(tǒng)和信息工具。通常辦公室的業(yè)務(wù)，主要是進(jìn)行大量文件的處理，起草文件、通知、各種業(yè)務(wù)文本，接受外來(lái)文件存檔，查詢本部門文件和外來(lái)文件，產(chǎn)生文件復(fù)件等等。所以，采用計(jì)算機(jī)文字處理技術(shù)生產(chǎn)各種文檔，存儲(chǔ)各種文檔，采用其它先進(jìn)設(shè)備，如復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)等復(fù)制、傳遞文檔，或者采用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)傳遞文檔

4、，是辦公室自動(dòng)化的基本特征。實(shí)行辦公自動(dòng)化后。秘書工作的大部分業(yè)務(wù)都可以借助先進(jìn)的辦公設(shè)備進(jìn)行處理，可充分利用積累的文件數(shù)據(jù)，實(shí)行文字處理、信息傳遞、存貯與檢索的現(xiàn)代化管理，大大地提高了工作速度和效率。 </p><p>　　2.“左右聯(lián)系”標(biāo)準(zhǔn)化。學(xué)院辦公室是學(xué)院工作的領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行決策的場(chǎng)所。領(lǐng)導(dǎo)做出決策，發(fā)布指示，除了文檔上的往來(lái)之外，更深層的工作，實(shí)際上是信息的收集、存儲(chǔ)、檢索、處理、分析，從而做出決策，并將決

5、策作為信息傳向各基層單位或校級(jí)相關(guān)部門。通過(guò)應(yīng)用辦公自動(dòng)化，可以將文檔格式、文檔管理編碼、信息、交換格式、名詞術(shù)語(yǔ)等標(biāo)準(zhǔn)化，有利于實(shí)現(xiàn)信息交換，擴(kuò)大資源共享，提高工作效率。有效地保證信息的完整與安全性。 </p><p>　　3.“內(nèi)外溝通”窗口化。辦公自動(dòng)化在高校行政秘書工作中充當(dāng)著“窗口”的角色，辦公自動(dòng)化程度的高低反映出行政秘書效率與質(zhì)量的高低。首先，通過(guò)辦公自動(dòng)化。行政秘書不僅能夠及時(shí)了解機(jī)關(guān)環(huán)境的變化，

6、而且有利于機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)及其他同事了解自身工作，拓寬對(duì)外聯(lián)系面。同時(shí)。通過(guò)郵件、聊天群等，秘書可以和單位的領(lǐng)導(dǎo)或其他同事進(jìn)行信息傳遞、信息共享。使信息流動(dòng)速度加快，避免因信息流動(dòng)不暢而引起的矛盾，從而有效協(xié)調(diào)內(nèi)部關(guān)系。其次，行政秘書通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)可以不受時(shí)間和空間的限制去瀏覽網(wǎng)站，及時(shí)了解校內(nèi)校外各類的相關(guān)信息或變化情況。 </p><p>　　二、辦公自動(dòng)化要求行政秘書必備的素質(zhì)與技能 </p><p

7、>　　在新的辦公方式下，需使用新的辦公手段。行政秘書要適應(yīng)這種快節(jié)奏和高準(zhǔn)確度的工作，必須具備相應(yīng)的素質(zhì)與技能。這樣才能把部分行政工作進(jìn)行有序化的管理，為領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行決策提供科學(xué)有效的服務(wù)。 </p><p>　　1.過(guò)硬的業(yè)務(wù)素質(zhì)。實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化，進(jìn)行高效的辦公管理，就要求辦公人員必須具備相應(yīng)的素質(zhì)與技能。在高校教育改革日趨成熟的形式下，它對(duì)行政秘書的業(yè)務(wù)素質(zhì)提出了嚴(yán)格要求。文件的收發(fā)、傳閱、執(zhí)行完全靠計(jì)算機(jī)

8、來(lái)完成，如沒有過(guò)硬的信息辦公自動(dòng)化素質(zhì)，就會(huì)在辦公室工作中出現(xiàn)種種失誤，使工作得不到及時(shí)有效地解決和處理。所以，要推進(jìn)辦公自動(dòng)化。首先要求辦公室工作人員打破傳統(tǒng)的思維模式，接受新的信息技術(shù)，加快自身信息化素養(yǎng)的提高，盡快跟上時(shí)代步伐，提高對(duì)辦公自動(dòng)化的認(rèn)識(shí)，走出認(rèn)為辦公自動(dòng)化不如手工、紙筆、容易出錯(cuò)、安全性不高的誤區(qū)。 </p><p>　　2.科學(xué)的管理觀念。辦公自動(dòng)化，在某種程度上來(lái)說(shuō)也可以看作是一種以信息處

9、理為主要特征的辦公活動(dòng)。它的基礎(chǔ)是計(jì)算機(jī)技術(shù)和通信技術(shù)，而物化人類思維中科學(xué)管理的內(nèi)容是實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化的關(guān)鍵，它體現(xiàn)管理智慧。并能真正意義上去實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化。在具體的實(shí)施中要用科學(xué)的管理理念規(guī)范行政秘書的工作流程，建立一個(gè)符合現(xiàn)代化管理的組織體系，制定具體的管理辦法和規(guī)章制度，尤其是在安全性、保密性方面應(yīng)做出嚴(yán)格規(guī)定。注重辦公工作的科學(xué)管理與現(xiàn)代化信息技術(shù)設(shè)備的結(jié)合。從領(lǐng)導(dǎo)分工、辦公室工作人員職責(zé)和工作績(jī)效等一一加強(qiáng)管理，做到職、權(quán)、責(zé)

10、有機(jī)結(jié)合，提高辦公自動(dòng)化的應(yīng)用效率，最大限度地發(fā)揮其作用。 </p><p>　　3.熟練的操作技能。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，辦公自動(dòng)化從最初的漢字輸入、字處理、排版編輯、查詢檢索等單機(jī)應(yīng)用逐漸發(fā)展成為現(xiàn)代化的網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)。我們要確立發(fā)展意識(shí)、服務(wù)意識(shí)，并且必須定期組織培訓(xùn)提高工作技能，熟練掌握如速記、打印、校對(duì)、使用照相機(jī)、打印復(fù)印機(jī)、傳真、音頻設(shè)備、投影設(shè)備等基本技能。同時(shí)具備一定的計(jì)算機(jī)硬件和軟件知識(shí)，能進(jìn)行

11、編輯、表格處理、圖像和圖形處理，并能編寫基本程序。能熟練使用電子郵政系統(tǒng)，進(jìn)行信息的傳遞和交換。能適應(yīng)信息社會(huì)對(duì)秘書工作高速度、高效率、高準(zhǔn)確性的要求，為建立和實(shí)施辦公信息管理的自動(dòng)化提供保障。 </p><p><b>　　三、結(jié)論 </b></p><p>　　信息辦公自動(dòng)化給高校二級(jí)學(xué)院行政管理工作帶來(lái)了巨大了影響與變革。計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不僅給行政秘書的工作創(chuàng)造

12、了前所未有的環(huán)境條件，而且?guī)?lái)了技術(shù)手段的更新和思維方式、價(jià)值觀念、生活方式的變化。而這一切的改變都要建立在良好的個(gè)人信息素養(yǎng)基礎(chǔ)上。作為行政秘書，應(yīng)正確認(rèn)識(shí)信息辦公自動(dòng)化在高校行政秘書中的地位，在信息辦公自動(dòng)化的環(huán)境中解放思想，端正工作態(tài)度，與時(shí)俱進(jìn)，不斷創(chuàng)新，逐步培養(yǎng)與之相適應(yīng)的能力。提高工作效率，從而更好的為學(xué)院服務(wù)。 </p><p><b>　　參考文獻(xiàn)： </b></p&g