淺議電子檔案的管理方法

1、<p>　　淺議電子檔案的管理方法</p><p>　　摘 要：隨著計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，檔案管理工作逐步實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化。由于電子文件與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案不同，因此檔案管理工作方法也需做相應(yīng)改變。本文結(jié)合筆者的工作經(jīng)驗(yàn)，重點(diǎn)分析如何做好電子檔案的管理工作，以供參考和交流。 </p><p>　　關(guān)鍵詞： 檔案管理 電子檔案 檔案鑒定 檔案利用 </p><p>　　

2、中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1003-9082（2014）05-0032-02 </p><p>　　在紙質(zhì)檔案長(zhǎng)期的發(fā)展過程中，形成了系統(tǒng)的收集、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)和利用方法，積累了較為豐富的經(jīng)驗(yàn)。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，聲像檔案和機(jī)讀檔案已有顯著增長(zhǎng)，直至今天，伴隨著計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，檔案管理工作逐步實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化，檔案信息的輸入、貯存、處理、檢索、輸出、傳遞，以及檔案的編目和檢索基本上都依靠計(jì)

3、算機(jī)來實(shí)現(xiàn)。由于電子文件與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案有很大區(qū)別，因此檔案管理部門的工作技術(shù)和方法也需做相應(yīng)改變。本文結(jié)合筆者的工作經(jīng)驗(yàn)，重點(diǎn)分析如何做好電子檔案的管理工作。 </p><p>　　一、電子檔案的特點(diǎn) </p><p>　　電子檔案是紙質(zhì)檔案的另一種儲(chǔ)存形式，它是以數(shù)字代碼代替了文字，以磁帶、磁盤或光盤等代替了紙張。電子檔案是系統(tǒng)化了的電子文件，是經(jīng)鑒定后有保存價(jià)值的且已經(jīng)歸檔的電子文件。

4、電子檔案與紙質(zhì)檔案在本質(zhì)上是相同的，因此電子檔案除了具備紙質(zhì)檔案的一般性特點(diǎn)以外，還具有自身特性，總結(jié)如下： </p><p>　　1.人不能直接讀出電子檔案所載信息，需依靠計(jì)算機(jī)解碼 電子檔案不像紙質(zhì)文獻(xiàn)那樣使用人人可以直接讀出的文字進(jìn)行記錄，而是將信息以數(shù)字代碼方式記錄在磁介質(zhì)和光介質(zhì)等載體上，人無法直接讀出，必須使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行解碼后才能轉(zhuǎn)變?yōu)槿丝勺R(shí)讀的信息。電子檔案必須在計(jì)算機(jī)軟硬件、數(shù)據(jù)庫(kù)、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)都齊全

5、的環(huán)境下才能發(fā)揮作用。 </p><p>　　2.電子檔案存儲(chǔ)密度極高，所需存儲(chǔ)空間小 相較于紙質(zhì)檔案的卷帙浩繁，電子檔案顯得小巧的多。以硬盤為例，它的容量是以兆、千兆、百萬兆為單位的。以1兆為例，硬盤上的1G容量大約可以儲(chǔ)存536870912個(gè)漢字，如果一本紙質(zhì)書是10萬字，那么1G大約相當(dāng)于5400本書。據(jù)某公司的存儲(chǔ)產(chǎn)業(yè)市場(chǎng)報(bào)告，預(yù)計(jì)到2016年硬盤的面密度將提高兩倍以上，最高將達(dá)到1800Gb每平方英寸，

6、從而大大節(jié)約電子檔案存儲(chǔ)空間。 </p><p>　　3.便于復(fù)制和共享 電子檔案的信息可以輕松實(shí)現(xiàn)復(fù)制和傳輸，便于異地調(diào)閱或形成文件。由于 信息載體和信息可以分離，并通過網(wǎng)絡(luò)或其他介質(zhì)進(jìn)行傳輸和拷貝，因此便于共享。但也由此暴露出電子檔案信息的不穩(wěn)定性，信息的不安全性。 </p><p>　　二、電子檔案的管理方法 </p><p>　　傳統(tǒng)檔案管理活動(dòng)一般分為六個(gè)

7、環(huán)節(jié)：收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、提供利用。電子檔案的管理也可以按照這幾個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行，只在具體方法上有所不同。 </p><p>　　1.信息收集 電子檔案信息的收集是檔案管理部門將具有查考利用價(jià)值的文件轉(zhuǎn)化為電子文件或者收集具有保存價(jià)值的電子信息。電子檔案信息通?？梢苑譃槿悾海?）與紙質(zhì)檔案內(nèi)容相同的信息。在收集這類信息時(shí)，要注意與紙質(zhì)等文件之間相互建立準(zhǔn)確、可靠的標(biāo)識(shí)關(guān)系，建立統(tǒng)一文件編號(hào)。（2）在“無紙化

8、”計(jì)算機(jī)辦公或事務(wù)系統(tǒng)中產(chǎn)生的信息。應(yīng)采取更嚴(yán)格的安全措施，保證電子文件不被非正常改動(dòng)。同時(shí)必須隨時(shí)備份，存儲(chǔ)于能夠脫機(jī)保存的載體上，并對(duì)有檔案價(jià)值的電子文件制作紙質(zhì)或拷貝件保留。（3）計(jì)算機(jī)系統(tǒng)運(yùn)行和信息處理等過程中涉及的各類參數(shù)、管理數(shù)據(jù)等應(yīng)與電子文件一同收集。在信息收集工作結(jié)束后，將磁性載體的、雜亂的電子文件通過分類、標(biāo)引、組合，使電子文件處于一種有序狀態(tài)，并對(duì)電子文件進(jìn)行了分類和編號(hào)，組織建立數(shù)據(jù)庫(kù)。需注意的是，在收集過程中應(yīng)當(dāng)

9、保存?zhèn)浞?，并在“電子文件登記表”中登記，并留存紙張打印件?</p><p>　　2.信息整理 在電子檔案的整理過程中，不再有“案卷”這一基本單位，因?yàn)殡娮游募柚谟?jì)算機(jī)，可以從任何角度進(jìn)行分類、組合、檢索，充分表現(xiàn)文件之間在來源、內(nèi)容、時(shí)間、形式等方面的歷史聯(lián)系，不再需要專門進(jìn)行分類和組卷。整理工作結(jié)束后要進(jìn)行信息的接收。電子檔案的接收方式有兩種，一是軟盤、磁帶或光盤，二是網(wǎng)絡(luò)歸檔和移交。不管哪一種方式都需要

10、配置專門的電子文件格式轉(zhuǎn)換設(shè)備，對(duì)接收檔案進(jìn)行統(tǒng)一轉(zhuǎn)換，以解決對(duì)不同格式電子文件的識(shí)讀問題?？傊?，電子檔案信息整理就是將第一步收集到的信息進(jìn)行組盤，按一定規(guī)律，將相關(guān)文件通過拷貝組合到同一磁盤、光盤或磁帶等載體上，也就是整理接收來的軟盤、磁帶和光盤。 </p><p>　　3.檔案保管 電子檔案的保管分為兩個(gè)方面，第一，保持電子檔案載體的安全。要注意的問題有：（1）保持環(huán)境的溫度為16～20℃和濕度為35～45%

11、，以免發(fā)生化學(xué)反應(yīng)；（2）注意密封防止灰塵，避免信息丟失；（3）注意避光，防止紫外線對(duì)光盤等的破壞；（4）遠(yuǎn)離磁場(chǎng)和電場(chǎng)，以免發(fā)生磁化和消磁，破壞信息；（5）保持載體平直，防止震動(dòng)；（6）防止有害生物等。注意庫(kù)房衛(wèi)生，定期凈化空氣，防止產(chǎn)生霉菌，并注意定期對(duì)電子檔案進(jìn)行消毒?？傊娮訖n案進(jìn)入庫(kù)房以后不是一勞永逸，而是需要定期維護(hù)和檢測(cè)，并適當(dāng)進(jìn)行備份。第二，維護(hù)所載信息的安全。電子檔案保管工作的另一個(gè)重要方面是防止信息被竊，維護(hù)信息安全

12、，一是密切關(guān)注計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展方向，及時(shí)進(jìn)行軟件升級(jí)和更新，適時(shí)對(duì)電子檔案的格式進(jìn)行轉(zhuǎn)換；二是加強(qiáng)對(duì)電子文件利用活動(dòng)的管理，保證電子檔案的信息安全，嚴(yán)格禁止使用封存盤來提供檔案利用，電子檔案入庫(kù)載體不得外借，只能以拷貝的形式提供利用，防止利用過程中的泄密和損傷信息。 </p><p>　　4.檔案鑒定 電子文件的更改非常容易，而且可做到不留痕跡，電子文件從形成到歸檔有一段較長(zhǎng)的時(shí)間，所以，在歸檔時(shí)，鑒別歸檔的電子

13、文件是否就是形成時(shí)的、有效的電子文件，即確認(rèn)歸檔的電子文件的原始性、真實(shí)性則是首要任務(wù)。再者，電子文件具有易逝性、易更改性，因而電子檔案必須在文件形成之前就決定其是否需要保存及保存時(shí)間長(zhǎng)短，因此，電子文件的鑒定需超前，也就是必須在文件形成之初就開始進(jìn)行。鑒定的內(nèi)容與紙質(zhì)檔案一樣，是對(duì)其保存價(jià)值進(jìn)行判斷和預(yù)測(cè)，不同的是在判斷過程中要對(duì)文件的內(nèi)容及某些形式特征進(jìn)行充分的分析。此外，還需要對(duì)文件進(jìn)行必要的技術(shù)鑒定，即可讀性鑒定、無病毒鑒定和介

14、質(zhì)鑒定等。因?yàn)閷?duì)于電子文件來說，技術(shù)狀況與文件的真實(shí)性、可讀性、應(yīng)用性范圍密切相關(guān)，可對(duì)其保存價(jià)值發(fā)生直接的影響，電子檔案的完整性、可讀性、可行性在鑒定工作中必須得到全面的體現(xiàn)。 　　5.檔案統(tǒng)計(jì) 檔案統(tǒng)計(jì)就是運(yùn)用一系列的統(tǒng)計(jì)技術(shù)和方法，通過表冊(cè)和數(shù)字的形式描述和分析檔案工作的各種現(xiàn)象、狀態(tài)和趨勢(shì)的工作過程。電子檔案統(tǒng)計(jì)基本上可以分為：（1）檔案統(tǒng)計(jì)指標(biāo)選定。統(tǒng)計(jì)指標(biāo)的確立是進(jìn)行檔案統(tǒng)計(jì)的基礎(chǔ)，也是檔案統(tǒng)計(jì)工作的前期準(zhǔn)備階段，檔<

15、;/p><p>　　6.檔案利用 電子檔案的利用一般有三種形式：直接查詢，拷貝，傳輸。為保證信息安全和版權(quán)，做好電子檔案利用管理工作很重要。主要分為四個(gè)方面：（1）對(duì)用戶的管理和檔案管理人員的管理。主要是進(jìn)行使用權(quán)限的審核，首先是根據(jù)人員身份進(jìn)行系統(tǒng)注冊(cè)登錄，由系統(tǒng)自動(dòng)判定使用者身份的合法性及使用權(quán)限，并進(jìn)行跟蹤記錄；其次電子檔案的內(nèi)容應(yīng)設(shè)置保密級(jí)別和開放程度。（2）對(duì)檔案載體的管理。一是采用雙套制的存儲(chǔ)模式，一套保

16、留原始格式，作為歸檔用途，另一套轉(zhuǎn)換成不可編輯的文件格式作為利用用途，確保電子檔案在利用過程中不發(fā)生內(nèi)容的篡改。二是建立一套技術(shù)驗(yàn)證機(jī)制保證原始電子檔案的真實(shí)性。（3）安全保密措施。網(wǎng)絡(luò)傳輸安全采取的主要方法是物理隔離、應(yīng)用防火墻以及身份認(rèn)證等安全技術(shù)。根據(jù)電子檔案的保密級(jí)別，建設(shè)網(wǎng)絡(luò)傳輸保障體系。按照密級(jí)，將電子檔案利用范圍劃分為不可用、內(nèi)部使用和公眾使用。還可以采取斷點(diǎn)續(xù)傳的技術(shù)，確保電子檔案在發(fā)生傳輸中斷的情況下，最終獲取的電子檔

17、案副本保持完整性。 </p><p>　　三、電子檔案管理工作的重點(diǎn)與難點(diǎn) </p><p>　　從目前來看，由于受到多重因素的影響，電子檔案的信息安全問題較為突出，既是管理的難點(diǎn)，也是管理的重點(diǎn)。筆者認(rèn)為應(yīng)從環(huán)境、設(shè)備、策略、技術(shù)等各方面采取有效措施，確保在每一個(gè)環(huán)節(jié)上堵塞電子檔案利用安全的漏洞，使電子檔案能夠體現(xiàn)靈活性和便捷性優(yōu)勢(shì)，充分發(fā)揮其作用。首先檔案管理人員要增強(qiáng)安全意識(shí)，既要提

18、高信息服務(wù)質(zhì)量和效率，也要增強(qiáng)工作責(zé)任心和保密意識(shí)；其次，應(yīng)加強(qiáng)電子檔案基礎(chǔ)設(shè)施和應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全防范；再次，營(yíng)造良好的檔案儲(chǔ)存環(huán)境。只有從各方面加強(qiáng)安全管理，才能滿足電子檔案信息安全管理的需要。 </p><p>　　電子檔案管理的另一難點(diǎn)問題是電子文件的技術(shù)鑒定，只有通過對(duì)電子文件進(jìn)行真實(shí)性鑒定，完整性鑒定，可讀性鑒定和安全性鑒定，才能確保數(shù)據(jù)信息的真實(shí)、可靠、完整。在鑒定過程中，需要綜合運(yùn)用多方面

19、的知識(shí)，這對(duì)檔案管理人員提出了考驗(yàn)。 </p><p><b>　　四、結(jié)束語 </b></p><p>　　綜上所述，電子檔案與紙質(zhì)檔案既有區(qū)別又有聯(lián)系，電子檔案管理工作涉及到信息的搜集、整理、存儲(chǔ)和利用等諸多方面，既需要計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)輔助實(shí)現(xiàn)，同時(shí)又對(duì)工作人員提出了更高要求。只有通過制度、技術(shù)、人員素質(zhì)等多方面共同努力才能保證電子檔案內(nèi)容的真實(shí)、可靠，保證電子檔案在

20、存貯、傳輸過程中的安全、保密，最終實(shí)現(xiàn)電子檔案的優(yōu)勢(shì)。相信隨著技術(shù)的進(jìn)步，電子檔案的原始性和真實(shí)性必能能得到更為有效的保障，電子檔案管理將能夠更長(zhǎng)久地處于可準(zhǔn)確提供利用的狀態(tài)。 </p><p><b>　　參考文獻(xiàn) </b></p><p>　　[1]杜月玲.劉秋梅.試論電子檔案管理在文化工作中的作用[J].華章.2011年10期 </p><p

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