高校檔案工作在新時(shí)期的挑戰(zhàn)和展望

1、<p>　　高校檔案工作在新時(shí)期的挑戰(zhàn)和展望</p><p>　　【摘要】從思想和實(shí)踐兩個(gè)層面，初步探討了高校檔案工作目前遇到的一些困難，并提出了有針對(duì)性的解決手段和途徑。 </p><p>　　【關(guān)鍵詞】高校檔案 新時(shí)期 主觀能動(dòng)性 信息化高校檔案是廣大教職工在長(zhǎng)期教育教學(xué)工作、高校管理和學(xué)生學(xué)習(xí)等活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、音像等不同形式的材料。檔案不僅記載著高校的

2、辦學(xué)歷史，而且記載著全校師生員工的德、能、勤、績(jī)。這對(duì)于我們?nèi)尕瀼攸h的教育方針，深化高校內(nèi)部體制改革，優(yōu)化教師隊(duì)伍，提高辦學(xué)水平都具有重要的參考價(jià)值。高校檔案還是高校教育教學(xué)活動(dòng)的真實(shí)記錄，它全面反映了高校最基本的職能活動(dòng)，是評(píng)價(jià)高校綜合辦學(xué)水平的“窗口”，是從事教育教學(xué)活動(dòng)、高校管理、教科研工作和教育督導(dǎo)評(píng)估必不可少的資料。因此，檔案管理是高校管理工作的一個(gè)重要組成部分。一個(gè)高校的管理水平、發(fā)展軌跡、文化積淀、辦學(xué)特色，常?？梢詮臋n

3、案中反映出來(lái)。然而，目前高校檔案建設(shè)和發(fā)展仍面臨許多困難。 </p><p>　　雖然我們已經(jīng)有一批較高素質(zhì)的高校檔案工作團(tuán)隊(duì)，已實(shí)現(xiàn)或基本實(shí)現(xiàn)了檔案管理的初步現(xiàn)代化，在向現(xiàn)代化管理的更高目標(biāo)前進(jìn)。一些高校也已實(shí)現(xiàn)了多館一體化的發(fā)展。但是，我們也要清醒地看到，我國(guó)高校檔案工作雖然整體上實(shí)現(xiàn)了跨越式發(fā)展，但還不夠平衡，還有許多高校，乃至高校的檔案館基礎(chǔ)和力量相當(dāng)薄弱，有些高校甚至連最基本的館室都沒(méi)有，更遑論檔案的信

4、息化建設(shè)了。 </p><p>　　以我校為例，目前遇到的困難大致有如下五點(diǎn)：一缺足夠的訓(xùn)練有素的檔案人員；二缺乏現(xiàn)代檔案工作必需的軟硬件設(shè)備；三缺現(xiàn)代檔案工作的技能與經(jīng)驗(yàn)；四是經(jīng)費(fèi)投入少；五是校領(lǐng)導(dǎo)不夠重視檔案工作，工作難以開(kāi)展，以致產(chǎn)生畏難情緒，在檔案資源建設(shè)、檔案工作現(xiàn)代化和檔案信息化建設(shè)面前顯得不知所措。 </p><p>　　高校檔案工作遭遇的一些困難和挑戰(zhàn)，很大程度上是由于人們

5、思想領(lǐng)域?qū)n案工作的重視度不夠造成的?！陡叩葘W(xué)校檔案管理辦法》中明確規(guī)定“高校檔案工作是高等學(xué)校重要的基礎(chǔ)性工作，學(xué)校應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)管理，將之納入學(xué)校整體發(fā)展規(guī)劃”。但至今尚有不少學(xué)校檔案員、校領(lǐng)導(dǎo)未重視到檔案管理對(duì)高校建設(shè)發(fā)展起到的重要作用，以至于部分高校的檔案事業(yè)的發(fā)展、檔案館的建設(shè)遲遲得不到有力的支持。以下就思想層面談?wù)劯咝n案事業(yè)的重要意義，以及如何從主觀上發(fā)揮檔案工作者的能動(dòng)性，促進(jìn)高校檔案工作的發(fā)展。 </p>&l

6、t;p>　　首先，檔案工作者本身必須清楚地認(rèn)識(shí)到檔案工作這項(xiàng)基礎(chǔ)性工作的重要性。由于歷史原因、客觀條件的差異以及有些高校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作支持力度的不夠，造成少數(shù)高校檔案工作發(fā)展比較遲緩，導(dǎo)致我們檔案干部處于甘于落后、無(wú)所作為的思想狀態(tài)，缺乏要求改變現(xiàn)狀的進(jìn)取精神。我們覺(jué)得，客觀條件固然是重要因素，但“坐、等、靠、要”的思想可能是造成這些狀況的根本原因。檔案工作是一項(xiàng)需要耐心與積累的基礎(chǔ)性工作，其重要性是不言而喻的。一個(gè)學(xué)校的檔案可作

7、為其自身形象和價(jià)值觀建設(shè)的歷史借鑒和參考。高校是生產(chǎn)檔案的主體，同時(shí)又是高校檔案發(fā)揮效用的主要場(chǎng)所。高校自身建設(shè)和價(jià)值觀的形成離不開(kāi)作為其載體的檔案，檔案是積累和豐富學(xué)校自身形象和價(jià)值觀建設(shè)經(jīng)驗(yàn)的有效手段。可以認(rèn)為，學(xué)校的自身形象、價(jià)值觀念、學(xué)校精神、學(xué)校優(yōu)秀先進(jìn)人物的榜樣力量之所以能夠不斷得以傳承，學(xué)校檔案起到了重要的載體作用。 </p><p>　　其次，檔案工作者在工作中要積極發(fā)揮主觀能動(dòng)性。檔案工作要發(fā)展

8、，人的主觀能動(dòng)性還是主要的，機(jī)遇總是大于挑戰(zhàn)，這些高校的檔案干部只要有了良好的精神狀態(tài)，開(kāi)動(dòng)腦筋，發(fā)掘智慧，充分調(diào)動(dòng)大家的積極性，必能抓住許多發(fā)展機(jī)遇。任何一個(gè)部門(mén)或一項(xiàng)事業(yè)的發(fā)展都是靠自己抓住機(jī)遇，努力干出來(lái)的，檔案工作出成效、作貢獻(xiàn)更是如此。檔案管理工作者需要進(jìn)行自我認(rèn)識(shí)習(xí)慣與觀念上的調(diào)整，要打破“從來(lái)如此”的觀念，重新認(rèn)識(shí)檔案工作的重要性，做到自尊、自信，并通過(guò)努力，做到自強(qiáng)；善于用超前的眼光、集成的智慧、交叉的思路、創(chuàng)新的舉措，

9、把檔案工作做實(shí)、做細(xì)、做好。 </p><p>　　許多人一定還記得連戰(zhàn)先生訪(fǎng)問(wèn)大陸時(shí)，北京大學(xué)將他母親70年前在北大讀書(shū)時(shí)的檔案復(fù)制品作為特別的禮物送給他，連先生認(rèn)為這是他收到的最有價(jià)值的禮物。這是基礎(chǔ)檔案資源得到發(fā)揮利用的一個(gè)典型案例。這也啟示我們，在加強(qiáng)檔案資源管理的同時(shí)，要做好基礎(chǔ)性檔案資源建設(shè)，要有前瞻性?！懊恕笔裁磿r(shí)候成為名人，不好預(yù)計(jì)，比如劉翔，十年前他剛?cè)肴A東師范大高校門(mén)時(shí)，誰(shuí)也不知道他會(huì)成為名

10、人。當(dāng)他一旦成為名人，就凸顯出日積月累的檔案工作之重要性了。當(dāng)然，這是建立在廣泛有效的檔案資料搜集整理基礎(chǔ)之上的。 </p><p>　　在具體措施方面，在健全檔案管理的規(guī)章制度、努力提高檔案工作者自身素質(zhì)的同時(shí)，如何緊跟信息化時(shí)代的腳步是亟需我們重視，并與之相適應(yīng)的一大主題。下面就如何加強(qiáng)高校檔案的管理工作談幾點(diǎn)粗淺的認(rèn)識(shí)： </p><p>　　一、加強(qiáng)意識(shí)，健全規(guī)范制度 </p

11、><p>　　長(zhǎng)期以來(lái)，由于各種原因，檔案工作主要為政治服務(wù)，高校同樣不例外。其檔案管理方式主要以行政為主，根本沒(méi)納入法制管理、科學(xué)管理軌道。從庫(kù)藏資料現(xiàn)狀看，教學(xué)、科研和具有時(shí)代信息的科技含量高的檔案材料所占比例很小，行政管理方面的較多，這種狀況隨著《高等學(xué)校檔案管理辦法》的頒布和實(shí)施有所改善，但是與高校的實(shí)際發(fā)展相比還相差甚遠(yuǎn)。檔案工作首先要得到高校領(lǐng)導(dǎo)的高度重視，把檔案工作列入高校工作的議事日程，深入持久地組織

12、好《高等學(xué)校檔案管理辦法》學(xué)習(xí)與宣傳活動(dòng)。結(jié)合實(shí)際，領(lǐng)導(dǎo)帶頭學(xué)，做貫徹落實(shí)《高等學(xué)校檔案管理辦法》的帶頭人，通過(guò)學(xué)習(xí)與廣泛宣傳，使教職工能增強(qiáng)檔案意識(shí)，形成人人重視檔案，支持檔案并自覺(jué)地維護(hù)高校檔案工作。建立健全的管理機(jī)構(gòu)和管理網(wǎng)絡(luò)，成立以校長(zhǎng)為組長(zhǎng)、各科室負(fù)責(zé)同志參與的檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，配備一名專(zhuān)職檔案員，高校各科（處）室都設(shè)有兼職檔案員，建立綜合檔案室，從組織上保證檔案工作的順利開(kāi)展。 </p><p>　　

13、建立完善的檔案管理工作制度，是檔案工作逐步實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理的有力措施和可靠保證。各科（處）室做到職責(zé)明確，使歸檔有范圍，立卷有標(biāo)準(zhǔn)，借閱有規(guī)定，保密有條例，庫(kù)房管理有措施，開(kāi)發(fā)利用有目標(biāo)，這就在細(xì)節(jié)上保證了檔案管理的順利開(kāi)展。《綜合檔案室工作職責(zé)》、《檔案人員工作職責(zé)》、《檔案庫(kù)房管理制度》、《檔案保密制度》、《檔案利用制度》、《檔案鑒定、銷(xiāo)毀制度》、《檔案室管理制度》等制度的制定，促使各科室人員都重視檔案工作，認(rèn)真研究落實(shí)本部門(mén)的檔案工

14、作任務(wù)，使高校檔案工作保質(zhì)保量限期完成。 　　二、強(qiáng)化業(yè)務(wù)、積極培養(yǎng)檔案人才 </p><p>　　檔案管理工作水平的高低、質(zhì)量的優(yōu)劣，取決于檔案工作人員的素質(zhì)。在加強(qiáng)政治思想教育和職業(yè)道德教育的同時(shí)，還必須要求檔案員，真正做到“業(yè)務(wù)精通，愛(ài)檔如珍，維護(hù)歷史，兢兢業(yè)業(yè)，服務(wù)現(xiàn)實(shí)”理念。加強(qiáng)檔案人員自身業(yè)務(wù)建設(shè)，一方面積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，學(xué)習(xí)檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)理論，另一方面建立檔案工作網(wǎng)絡(luò)，選拔年紀(jì)輕、懂電腦且熱愛(ài)檔

15、案事業(yè)、默默奉獻(xiàn)的人擔(dān)任高校專(zhuān)職檔案管理員，運(yùn)用現(xiàn)代化管理知識(shí)和先進(jìn)技術(shù)設(shè)備，提高管理水平，使高校的檔案工作跟上辦公自動(dòng)化步伐，為高校教學(xué)、科研和其他工作服務(wù)。因此，加強(qiáng)檔案人員的業(yè)務(wù)能力培養(yǎng)，提高檔案工作者素質(zhì)，是加速檔案科技進(jìn)步，推動(dòng)檔案事業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵。提高人員素質(zhì)的根本途徑是抓好培訓(xùn)和繼續(xù)教育，要將培訓(xùn)內(nèi)容與實(shí)際工作相結(jié)合，針對(duì)不同崗位人員的工作職責(zé)和素質(zhì)要求，制定相應(yīng)的培訓(xùn)方案，加大計(jì)算機(jī)知識(shí)的培訓(xùn)力度，強(qiáng)化與圖書(shū)館學(xué)、情報(bào)學(xué)等

16、相關(guān)學(xué)科的聯(lián)系，重視網(wǎng)絡(luò)知識(shí)的運(yùn)用，并適當(dāng)設(shè)置檔案專(zhuān)業(yè)的課時(shí)，傳授有關(guān)檔案工作的新知識(shí)、新技術(shù)、新技能，使檔案工作人員及時(shí)了解檔案界的研究動(dòng)態(tài)、檔案工作的發(fā)展趨勢(shì)及現(xiàn)代信息技術(shù)在檔案工作中的運(yùn)用，進(jìn)一步拓展學(xué)習(xí)領(lǐng)域，更新知識(shí)結(jié)構(gòu)。 </p><p>　　要開(kāi)創(chuàng)高校檔案管理工作的新局面，需大力加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)。當(dāng)前高校檔案館（室）被某些人視為“養(yǎng)尊處優(yōu)”之所、視野相對(duì)狹窄、開(kāi)拓創(chuàng)新能力不強(qiáng)的狀況亟待改變。檔案館（室

17、）要由養(yǎng)人部門(mén)向效能部門(mén)轉(zhuǎn)變，提高檔案工作人員的素質(zhì)和能力是當(dāng)務(wù)之急。通過(guò)培養(yǎng)、引進(jìn)人才，優(yōu)化檔案館的隊(duì)伍結(jié)構(gòu)，建設(shè)一支具有較高專(zhuān)業(yè)素質(zhì)和綜合實(shí)力，管理型、技術(shù)型、服務(wù)型、研究型相結(jié)合的創(chuàng)新團(tuán)隊(duì)是把檔案管理事業(yè)做大做強(qiáng)的重要基礎(chǔ)和有力保障。 </p><p>　　三、調(diào)整思維，加快信息化建設(shè) </p><p>　　面對(duì)現(xiàn)代信息技術(shù)和應(yīng)用技術(shù)對(duì)文件和檔案管理的全面而深刻的影響，以往“抄抄寫(xiě)寫(xiě)

18、、剪剪貼貼、裝裝訂訂”的傳統(tǒng)的小作坊式的檔案管理模式已很難適應(yīng)新形勢(shì)、新情況的要求，換言之，長(zhǎng)期以來(lái)以紙制文件為基礎(chǔ)建立的傳統(tǒng)檔案管理思想、管理原則、管理方法正面臨飛速發(fā)展的信息技術(shù)帶來(lái)的嚴(yán)峻挑戰(zhàn)。 </p><p>　　挑戰(zhàn)不僅僅來(lái)自外部，往往也來(lái)自于我們自身。比如，澳大利亞的世界地圖就與我們習(xí)以為常的世界地圖不同。這張地圖調(diào)換了南北半球的位置，改變了北半球在上、南半球在下的格局。這樣，原來(lái)處在地圖下方的、已被

19、我們習(xí)慣性地接受了的澳大利亞，就處在了地圖上方的中心位置。換個(gè)角度看世界，澳大利亞便“身居要位”，這種看問(wèn)題的方法和角度，對(duì)我們檔案工作者也是一個(gè)啟示。 </p><p>　　檔案信息化建設(shè)要以檔案的信息資源為核心，以檔案的網(wǎng)絡(luò)建設(shè)為基礎(chǔ)，以擴(kuò)大檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用為目標(biāo)。換言之，資源建設(shè)是基礎(chǔ)，現(xiàn)代技術(shù)是手段，開(kāi)發(fā)利用是目的。檔案的信息化，實(shí)際上也就是資源建設(shè)要搞數(shù)字化，現(xiàn)代技術(shù)方面要搞標(biāo)準(zhǔn)化，開(kāi)發(fā)管理要搞網(wǎng)

20、絡(luò)化，科學(xué)管理要實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化。具體而言，當(dāng)前要加快檔案信息化建設(shè)的設(shè)施建設(shè)，加快數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)，加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的管理，建設(shè)數(shù)字化檔案館或檔案室。 </p><p>　　高校在檔案信息化建設(shè)中，特別要注意三個(gè)方面的問(wèn)題：一是建設(shè)跨高校的檔案信息資源共享平臺(tái)，以資源共享彌補(bǔ)資源的不足；二是做到館藏檔案數(shù)字化和現(xiàn)代文件歸檔的電子化，建設(shè)高校電子文件中心；三是積極探索實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)和高校校務(wù)政務(wù)建設(shè)有效銜接的途徑，使檔案

21、信息資源與高校公共信息平臺(tái)的信息實(shí)現(xiàn)對(duì)接。 </p><p>　　做好檔案信息化建設(shè)，要爭(zhēng)取高校的大力支持，信息化建設(shè)的投入只有起點(diǎn)，沒(méi)有終點(diǎn)。要在實(shí)施檔案信息化建設(shè)的同時(shí)，積極開(kāi)展檔案信息資源的開(kāi)發(fā)與利用，把檔案信息資源的開(kāi)發(fā)與利用納入到高校、教育部門(mén)和國(guó)家的信息化建設(shè)規(guī)劃中去，為高校、教育事業(yè)和社會(huì)提供優(yōu)質(zhì)高效的服務(wù)。同時(shí)要拓寬服務(wù)方向，拓展服務(wù)內(nèi)容，豐富服務(wù)品種，主動(dòng)服務(wù)，做好檔案的編研加工、宣傳陳列、網(wǎng)絡(luò)

22、服務(wù)等，爭(zhēng)取得到社會(huì)各界的大力支持。 </p><p>　　總之，高校檔案管理工作是高?；A(chǔ)工作的重要組成部分，我們?cè)谧龊脵n案的收集、整理、歸檔工作的同時(shí)，又做到主動(dòng)提供服務(wù)。使檔案的價(jià)值得以充分體現(xiàn)。檔案人員既要熟悉室藏檔案資料，注重檔案的收集質(zhì)量，提高檔案的利用率，還要及時(shí)對(duì)利用的反饋信息進(jìn)行綜合性的分析、研究，找出工作中的不足，以科學(xué)的態(tài)度，把高校檔案工作做得更好，使之發(fā)揮出更大的作用。新時(shí)期的檔案工作要以

23、實(shí)現(xiàn)“兩個(gè)轉(zhuǎn)變”、建立“兩個(gè)體系”為目標(biāo)，積極發(fā)揮主觀能動(dòng)性，建立起更廣泛切實(shí)的檔案體系，調(diào)整思維，努力實(shí)現(xiàn)檔案的信息化使檔案信息資源發(fā)揮最大的效用。 </p><p><b>　　參考文獻(xiàn)： </b></p><p>　　[1]顧明遠(yuǎn)，孟繁華.國(guó)際教育新理念.海南出版社，2001. </p><p>　　[2]羅灤.浙江檔案.2010，（3）

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