提高高職院校二級學(xué)院辦公室工作效率淺析

1、<p>　　提高高職院校二級學(xué)院辦公室工作效率淺析</p><p>　　摘要：本文從闡述二級學(xué)院辦公室職能入手，分析高職院校二級管理現(xiàn)狀及問題，以構(gòu)建信息化教育管理綜合平臺為途徑，對如何提升當(dāng)前二級學(xué)院辦公室工作效率提出了對策和建議。 </p><p>　　Abstract： This paper starts with describing the functions of t

2、he secondary institute office， analyzes the management status and problems， and to construct information education management platform as the way， proposes some countermeasures and suggestions on how to improve the curre

3、nt secondary college office work efficiency. </p><p>　　關(guān)鍵詞：高職院校；二級學(xué)院辦公室；信息化教育管理綜合平臺；提高；工作效率 </p><p>　　Key words： higher vocational colleges；secondary institute office；integrated platform of info

4、rmation education and management； improve；work efficiency </p><p>　　中圖分類號：G647 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1006-4311（2016）34-0069-02 </p><p><b>　　0 引言 </b></p><p>　　近年來，高等職業(yè)教育長足發(fā)展，隨著招生

5、規(guī)模的不斷擴(kuò)大、教育體制改革的不斷深入，高職院校先后進(jìn)行校內(nèi)管理體制的改革――院系調(diào)整，實行二級管理。隨著二級管理的進(jìn)一步推進(jìn)，管理重心的下移，二級學(xué)院辦公室作為學(xué)院行政綜合部門，如何高質(zhì)量、高效率地為學(xué)院各項工作服務(wù)是當(dāng)代高職院校管理體制改革中認(rèn)真研究分析的重大課題。筆者從闡述二級學(xué)院辦公室職能入手，分析高職院校二級管理現(xiàn)狀及問題，以構(gòu)建信息化教育管理綜合平臺為途徑，對如何提升當(dāng)前二級學(xué)院辦公室工作效率提出了對策和建議。 </p

6、><p>　　1 高職院校二級學(xué)院辦公室的主要工作內(nèi)容 </p><p>　　1.1 日常行政工作 </p><p>　　作為二級學(xué)院辦公室，主要是協(xié)助院領(lǐng)導(dǎo)完成制定各項規(guī)章制度的民主化調(diào)查，數(shù)據(jù)采集，科學(xué)分析，最后制定學(xué)院的發(fā)展規(guī)劃，工作計劃等；管理和使用學(xué)院印章，負(fù)責(zé)各類會務(wù)安排，對外接待企業(yè)和兄弟院校來訪；做好辦公用品的領(lǐng)用、保管和發(fā)放。 </p>

7、<p>　　1.2 教學(xué)、科研管理工作 </p><p>　　負(fù)責(zé)二級學(xué)院教師排課、調(diào)停課、補(bǔ)課等日常教學(xué)管理工作；檢查各類教學(xué)資料，完成教師的教學(xué)質(zhì)量考核，做好學(xué)生評教工作；組織完成教務(wù)下達(dá)的專業(yè)教學(xué)計劃的制定、監(jiān)考安排、數(shù)據(jù)采集等工作；做好二級學(xué)院各類技能競賽的通知、安排工作，并做好相關(guān)材料歸檔工作。 </p><p>　　科研信息的發(fā)布、科研獎項的申報以及各類科研成果的匯總

8、；項目過程中后期管理。 </p><p><b>　　1.3 人事工作 </b></p><p>　　做好二級學(xué)院全體教職工的各類信息資料匯總工作；協(xié)助學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)做好教職工的考勤、年度考核以及職稱晉升工作；統(tǒng)計核查教師教學(xué)工作量、科研工作量的完成情況；組織教職工各類培訓(xùn)工作；二級學(xué)院人才引進(jìn)、招聘面試及工作安排。 </p><p>　　1.4 財

9、務(wù)（績效）管理工作 </p><p>　　辦公室協(xié)助教職工做好各類財務(wù)報銷工作；教師超課時、外聘教師和跨部門上課教師的課時費(fèi)結(jié)算；各類相應(yīng)津貼發(fā)放；績效考核獎發(fā)放工作。 </p><p>　　2 高職院校二級學(xué)院辦公室現(xiàn)狀及問題 </p><p>　　2.1 工作任務(wù)“細(xì)”、“繁”、“雜”、“忙” </p><p>　　辦公室除了要完成學(xué)院領(lǐng)

10、導(dǎo)布置的各項任務(wù)，還要完成學(xué)校其他部門要求完成的各項工作，“上面千條線、下面一根針”，而目前辦公室管理人員較少，往往疲于應(yīng)付這些繁雜的實務(wù)， 工作壓力大。 </p><p>　　2.2 工作任務(wù)時效性強(qiáng)、重復(fù)工作多 </p><p>　　學(xué)校各職能部門下達(dá)給二級學(xué)院任務(wù)時明確規(guī)定了完成時間，但經(jīng)常會有多個部門的任務(wù)紛至沓來，且部門下達(dá)任務(wù)之前并沒有相互通氣，往往在相近的時間都要完成同時亦存

11、在數(shù)據(jù)相近的重復(fù)勞動，而辦公室管理人員往往一崗多責(zé)，超負(fù)荷和重復(fù)勞動的厭煩情緒使管理人員壓力驟增。 </p><p>　　2.3 缺乏制度化 </p><p>　　辦公室工作紛繁復(fù)雜，頭緒眾多，如果沒有一套科學(xué)的制度加以規(guī)范，全院師生員工便無章可循，無所適從，將處于一種松散狀態(tài)，失去應(yīng)有的凝聚力。 </p><p>　　2.4 辦公室管理的信息化水平不高 </

12、p><p>　　目前，學(xué)院辦公室的辦公自動化、信息化水平雖然基本能適應(yīng)當(dāng)前工作需求，但在系統(tǒng)化、模塊化、集成化、便捷化方面仍有所欠缺，不能更好地適應(yīng)管理體制改革、二級學(xué)院建立所帶來的新變化。單一化、簡單式的辦公系統(tǒng)不能滿足辦公室工作的正常運(yùn)行，一定程度降低了辦公效率。 </p><p>　　3 構(gòu)建信息化教育管理綜合平臺 </p><p>　　信息化教育管理綜合平臺能滿

13、足信息時代二級學(xué)院辦公室行政管理工作方式變革的要求，有助于實現(xiàn)學(xué)校管理的現(xiàn)代化。構(gòu)建二級學(xué)院信息化教育管理綜合平臺，主要包括以下幾個管理系統(tǒng)：行政辦公管理系統(tǒng)、人事管理系統(tǒng)、學(xué)生管理系統(tǒng)。（如圖1所示） </p><p>　　3.1 二級學(xué)院行政辦公管理系統(tǒng) </p><p>　　二級學(xué)院行政辦公管理系統(tǒng)是以行政管理為核心，集公文管理、會議管理、規(guī)章管理、動態(tài)信息管理、部門事務(wù)處理、領(lǐng)導(dǎo)日

14、程管理、個人辦公管理以及用車用餐管理、檔案資料管理為一體的綜合辦公行政管理軟件系統(tǒng)。該系統(tǒng)的特點(diǎn)是：①涵蓋二級學(xué)院辦公室行政管理工作的各個方面。②具有靈活的開放性。③管理工作不受時間、地點(diǎn)的限制。④搜集、處理、使用、共享信息，進(jìn)行有效的管理。⑤完善的安全和權(quán)限體系。⑥體現(xiàn)行政管理工作的現(xiàn)代化。 </p><p>　　通過行政辦公管理系統(tǒng)，二級學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)、教師、行政管理人員可以隨時隨地開展二級學(xué)院行政管理過程中的各項

15、工作，保障二級學(xué)院行政管理工作的高效、安全運(yùn)行，為行政管理本身的重整和發(fā)展帶來新的機(jī)會，并且改變傳統(tǒng)的行政管理方式。 　　3.2 二級學(xué)院人事管理系統(tǒng) </p><p>　　二級學(xué)院人事管理系統(tǒng)存有二級學(xué)院全體教職工的各類情況電子信息，不同的部門可以查閱和調(diào)用相關(guān)信息。比如人事處可以導(dǎo)出相關(guān)教師的職稱信息；科研處可以導(dǎo)出相關(guān)人員具體時間段的科研工作量；教務(wù)處導(dǎo)出教師具體的學(xué)期教學(xué)工作量；同時在人事管理系統(tǒng)中，可

16、以查閱相關(guān)教師的學(xué)生評教、督導(dǎo)聽課反饋情況等。需要的信息只需要后臺管理員開放相關(guān)的權(quán)限。 </p><p>　　二級學(xué)院人事管理系統(tǒng)主要內(nèi)容包括：①專、兼職教師職稱、學(xué)歷、年齡、教學(xué)年限、社會效益、企業(yè)鍛煉情況。②教師授課時數(shù)，行政兼職工作情況，教學(xué)評估表現(xiàn)。③教師產(chǎn)學(xué)研情況，研究報告與論文發(fā)表篇數(shù)。④教師崗位流動情況。⑤教師研習(xí)及培訓(xùn)狀況。⑥教師參與各類項目工作信息。 </p><p>

17、　　3.3 二級學(xué)院學(xué)生管理系統(tǒng) </p><p>　　學(xué)生管理系統(tǒng)的功能：為招生提供信息；學(xué)生社會服務(wù)與就業(yè)，作為教學(xué)規(guī)劃改進(jìn)的依據(jù)，促進(jìn)教學(xué)卓越化。系統(tǒng)項目包括：學(xué)生人數(shù)、來源分布、家庭背景、學(xué)習(xí)歷程、學(xué)生能力與素質(zhì)等。 </p><p>　　二級學(xué)院學(xué)生管理系統(tǒng)相關(guān)應(yīng)用：以新生入學(xué)報到率、學(xué)生來源以及社會背景、來檢視學(xué)生來源于素質(zhì)變化趨勢，以及改進(jìn)招生策略；以畢業(yè)率及在校成績、學(xué)習(xí)歷

18、程、職業(yè)資格考試通過率來評鑒學(xué)生學(xué)習(xí)表現(xiàn)趨勢；以就業(yè)與升學(xué)狀況來探究畢業(yè)生流向與表現(xiàn)，市場競爭力與學(xué)以致用的程度；以獎助學(xué)金、學(xué)生勤工儉學(xué)等情況來了解學(xué)生經(jīng)濟(jì)狀況與補(bǔ)助需求。 </p><p>　　4 如何利用信息化教育管理綜合平臺提高二級學(xué)院辦公室工作效率 </p><p>　　高職院校二級學(xué)院要充分利用信息化教育管理綜合平臺來實現(xiàn)管理事務(wù)的業(yè)務(wù)流程化，使二級學(xué)院管理者及教師擺脫繁雜的日

19、常教學(xué)管理，而真正投入到教學(xué)研究中來，全面提高教學(xué)研究水平，培養(yǎng)出高素質(zhì)的技能應(yīng)用型人才。 </p><p>　　4.1 利用信息化教育管理綜合平臺提高行政辦公效率 </p><p>　　通過信息化教育管理綜合平臺，能克服傳統(tǒng)行政辦公的時空限制，提高行政辦公效率，同時平臺各項真實數(shù)據(jù)依據(jù)有利于二級學(xué)院制定學(xué)院的發(fā)展規(guī)劃與工作計劃；有利于各項制度的規(guī)范與形成。 </p><

20、;p>　　4.2 利用信息化教育管理綜合平臺提高人事管理工作的效率 </p><p>　　人事管理信息化，是完善人事管理工作的重要環(huán)節(jié)，二級學(xué)院在人事管理工作上，應(yīng)充分利用信息化管理技術(shù)，減少基礎(chǔ)性材料的反復(fù)統(tǒng)計工作，確保資料的準(zhǔn)確性和嚴(yán)謹(jǐn)性。利用信息化教育管理平臺，一方面有利于二級學(xué)院全體人員擺脫冗余重復(fù)性工作，更過投入到教學(xué)與科研中，提高工作效率，另一方面，通過信息化教育管理平臺真實數(shù)據(jù)，可以挖掘二級學(xué)

21、院師資自身存在的問題，為解決方案提供數(shù)據(jù)依據(jù)。同時，在日常管理工作中要將常規(guī)事務(wù)實現(xiàn)流程化、數(shù)據(jù)化，有利于各項績效考核有章可循，學(xué)院發(fā)展真正達(dá)到適應(yīng)市場需求，便于二級學(xué)院及時調(diào)整管理機(jī)制，向社會輸送優(yōu)秀的高職畢業(yè)生。 </p><p>　　4.3 利用信息化教育管理綜合平臺提高學(xué)生管理工作的效率 </p><p>　　建立信息化教育管理綜合平臺，即可實現(xiàn)學(xué)生信息的錄入、傳遞、共享、匯總和保

22、存等，能高效便捷地統(tǒng)計學(xué)生工作的各項數(shù)據(jù)，并保證其準(zhǔn)確性。信息化教育管理綜合平臺要充分考慮利用現(xiàn)有的校級各類信息管理資源，實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享。在管理軟件開發(fā)上考慮積極研發(fā)手機(jī)APP，將使用者及受眾者從電腦走向手機(jī)登移動設(shè)備，突破辦公的時空限制。二級學(xué)院辦公室要在工作實踐中不斷創(chuàng)新，提升管理層次，發(fā)揮管理樞紐和橋梁作用。 </p><p><b>　　5 結(jié)語 </b></p><

23、;p>　　利用信息化教育管理綜合平臺，可以讓二級學(xué)院辦公室人員避免進(jìn)行重復(fù)而簡單的勞動，提高工作效率。另外，要使辦公室職能更好體現(xiàn)，辦公室綜合管理能力增強(qiáng)，更需要高職院校黨政領(lǐng)導(dǎo)班子重視，明確學(xué)院二級管理體制改革的方向和目標(biāo)；同時教務(wù)處、人事處、財務(wù)處等各職能部門要多從自身工作入手，盡可能提高工作效率，而不是簡單地發(fā)通知、收材料。 </p><p><b>　　參考文獻(xiàn)： </b>&l

24、t;/p><p>　　[1]遲俊.信息化管理平臺優(yōu)化高職院校二級學(xué)院教育管理[J].中小企業(yè)管理與科技，2014（4）. </p><p>　　[2]劉立霞，陳洪芳，劉美榮.高校二級學(xué)院辦公室工作的新思考[J].黑龍江高教研究，2015（1）. </p><p>　　[3]陳利軍.關(guān)于高職院校二級學(xué)院辦公室管理工作的思考[J].無錫職業(yè)技術(shù)學(xué)院報，2014（5）.<