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文檔簡介
1、<p> 如何對二級綜合醫(yī)院兼職檔案員進行文書檔案基礎知識培訓</p><p> 二級綜合醫(yī)院檔案室肩負著全院的檔案管理工作,同時也肩負著對各職能部門的兼職檔案員的培訓和指導工作,醫(yī)院各職能部門兼職檔案員的歸檔工作情況,直接影響著醫(yī)院整體檔案管理的水平,所以,定期對職能部門兼職檔案員進行檔案基礎知識的培訓,提高兼職檔案員的檔案基礎知識水平,是醫(yī)院檔案室專職管理者的義不容辭的責任。本文以簡單化、實用化
2、的培訓內(nèi)容,講述如何對二級綜合醫(yī)院職能部門的兼職檔案員進行文書檔案基礎知識培訓,以達到提高醫(yī)院檔案的整體管理水平的目的。 </p><p> 一、分析職能部門兼職檔案員的現(xiàn)狀 </p><p> 目前,二級綜合醫(yī)院各職能部門兼職檔案員均來自臨床一線,他們原來都是的醫(yī)護專業(yè)的管理者,有豐富的專業(yè)經(jīng)驗和管理經(jīng)驗,一但調(diào)入職能部門,不僅要掌握醫(yī)療專業(yè)的管理知識,也要掌握文件管理和檔案管理的專
3、業(yè)知識。由于工作性質(zhì)的不同和科室工作繁忙,不能參加專業(yè)的檔案培訓班對檔案基礎知識進行系統(tǒng)的學習,又必須從事科室的兼職檔案管理工作,這就要求醫(yī)院檔案專職管理人員每年對他們進行一次檔案的基礎知識培訓,讓他們在很短的時間里,掌握和提高對文書檔案管理的實際工作能力,更好地使檔案為醫(yī)院的各項工作服務。 </p><p> ?。ㄒ唬┡R床醫(yī)護人員做檔案的兼職工作,在剛剛接觸檔案管理工作時,很多人只知道文件是什么,不知道什么檔案
4、,檔案是從何而來,所以,培訓的首要工作,就是要將本部門的文件管理好。 </p><p> (二)面對辦公桌上的成堆文件,不知道哪些是該存檔的,哪些是可以棄之的。對文件檔案的歸檔范圍和不歸檔范圍不了解、不掌握。 </p><p> ?。ㄈn案的保管期限不明確。 </p><p> ?。ㄋ模┎蛔⒅匚募娜粘U?、收集,導致文件存檔不全。 </p>&
5、lt;p> ?。ㄎ澹]有經(jīng)歷過檔案的整理的全過程。 </p><p> 二、制定對兼職檔案人員的培訓內(nèi)容 </p><p> 根據(jù)職能部門兼職檔案員的現(xiàn)狀,制定出對兼職檔案人員的培訓內(nèi)容。 </p><p> (一)如何對日常文件的收集和整理 </p><p> 檔案是由文件轉(zhuǎn)化而來的。是醫(yī)院在從事黨政管理、行政管理、人事管理、
6、醫(yī)療管理、護理管理、財務管理、后勤管理等工作中,直接形成的,對醫(yī)院的未來工作有保存價值的歷史記錄。將這些已經(jīng)辦理完畢的,對今后工作有查考利用價值記錄,按照一定的規(guī)律整理起來就是檔案。所以注重對日常文件的收集和整理,才能為檔案工作打下牢固的基礎。 </p><p> ?。ǘ┤绾螌κ占奈募M行分類 </p><p> 為了給今后的查找利用帶來方便,醫(yī)院檔案采取年度分類法,就是按照文件形成
7、的準確日期歸入相應的年度。如:2013年形成的文件歸入2013年度檔案中。 </p><p> 但是由于工作的連續(xù)性,有時也會出現(xiàn)跨越兩個或兩個以上年度的文件,針對這類跨年度文件,醫(yī)院采取以下處理方法: </p><p> 1、醫(yī)院的請示批復屬于回復性文件,這類文件經(jīng)常會出現(xiàn)2012年上報的請示,與2013才得上級的批復。這時應將請示批復均放入2013年立卷。 </p>
8、<p> 2、醫(yī)院的3年(如2013年—2016年醫(yī)院人才工作計劃)、5年(2013年—2018年醫(yī)院改革發(fā)展規(guī)劃)的計劃和規(guī)劃性文件,應放在計劃或規(guī)劃針對的第一年立卷。 </p><p> 3、跨年度總結(jié)性文件應放在其內(nèi)容針對的最后一年立卷。如2011—2013年醫(yī)院支農(nóng)工作總結(jié),應放在2013年立卷。 </p><p> ?。ㄈ┤绾螌Υ鏅n文件進行歸檔范圍和保管期限的鑒定
9、 </p><p> 根據(jù)東城區(qū)檔案局制定的《北京市東城區(qū)機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定實施細則》的相關(guān)規(guī)定,結(jié)合本單位各職能部門的實際情況,制定出本單位文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限實施細則。 </p><p><b> 1、堅持以我為主 </b></p><p> 各職能部門以本科室的主要工作為原則,對本科室所管理的文
10、件進行分類和整理,就是以我為主。以我為主可以保證本科室文件的完整齊全,避免同一文件重復存檔,優(yōu)化醫(yī)院檔案的信息資源。 </p><p> 2、確定歸檔范圍、替出不歸檔文件 </p><p> 對于上級機關(guān)下發(fā)的需要本醫(yī)院貫徹執(zhí)行或需要辦理的,及醫(yī)院在辦理過程和辦理結(jié)束所產(chǎn)生文件,凡對本醫(yī)院工作有查考利用價值的文件都應該歸檔保管。如:反應本醫(yī)院改革發(fā)展、黨務管理、行政管理、人事管理、基建
11、項目管理、財務管理、科研管理、醫(yī)療管理、防病管理、護理管理、藥劑管理、工會活動管理等專門活動中形成的文件材料,都屬于歸檔范圍之內(nèi)。 </p><p> 對于上級機關(guān)普發(fā)的文件、與本單位職能不關(guān)的,不需要執(zhí)行和辦理的文件,僅供參閱的文件屬不歸檔文件。如:上級機關(guān)下發(fā)的非本醫(yī)院的人事任免通知書、會議通知屬不歸檔范圍。這些文件在整理歸檔過程中應該替出。 </p><p> 3、對確定歸檔的文
12、件劃分保管期限 </p><p> 根據(jù)機關(guān)文書檔案的保管期限的規(guī)定,按照醫(yī)院對檔案價值的簽定,將醫(yī)院檔案分為永久保存、長期保存(30年)、短期保存(10年)。 </p><p> 二級醫(yī)院必須作為永久保存的文書檔案包括:醫(yī)院年度大事記、醫(yī)院院長辦公會記錄、醫(yī)院的所有請示報告及上級批復、醫(yī)院職代會文件、本單位黨員年度報表、黨總支會議記錄、上級下發(fā)的與本醫(yī)院有關(guān)的人事任免文件、醫(yī)院與相關(guān)
13、單位簽定的合同書及協(xié)議書、醫(yī)院已完成的醫(yī)療科研的相關(guān)文件等重要文件。另外,醫(yī)院人事部分形成的如:獎勵與處分材料、職工錄用、轉(zhuǎn)正、聘任、調(diào)資、定級、停薪留職、辭職、離退休、死亡、撫恤材料、人事考核、職稱評審、職工調(diào)動、職工名冊等都屬于永久保存的檔案。 </p><p> 二級醫(yī)院長期(30年)保存的文書檔案包括:反映本醫(yī)院主要職能活動的:醫(yī)院院務會記錄、醫(yī)院信息、醫(yī)院通報、醫(yī)院各類委員會及專委會形成的會議文件、醫(yī)
14、院開展的醫(yī)療護理等階段活動所形成的文件。 </p><p> 二級醫(yī)院短期(10年)保存的文書檔案包括:科室年度工作計劃及總結(jié)、上級下發(fā)的通知性文件。 </p><p> ?。ㄋ模┤绾未蛴【韮?nèi)文件目錄 </p><p> 卷內(nèi)文件目錄表分為7項內(nèi)容:順序號、文號、責任者、題名、日期、頁號、備注,每份文件至少要填寫5列。文號和備注這2項如文件中有就要填寫,反之不填
15、。 順序號:順序號的填寫在卷內(nèi)文件目錄中最為復雜。一般案卷可以按文件的生成日期進行排列,每卷順序號從1開始排起。請示批復類案卷,除了要根據(jù)文件的生成日期,還要將每一份文件的批復放在請示前進行排列。 </p><p> 文號:為文件的發(fā)文字號,是由發(fā)文機關(guān)代字、發(fā)文年份和文件順序號三個部分組成的。在卷內(nèi)文件目錄的填寫時三個部分都要填上,缺一不可。 </p><p> 責任者:指制發(fā)
16、文件的組織或個人,即文件的發(fā)文機關(guān),聯(lián)合發(fā)文的責任者之間用“,”號分隔。責任者應按文件錄全稱,不能使用“本院”、“本科”等簡稱,對于領導人講話或者以領導人名義發(fā)布的文件,責任者可填寫領導人姓名,但必須注明職務。 </p><p> 題名:案卷題名一般由責任者、問題、名稱三部分構(gòu)成。案卷題名一般不能超過五十個字。題名的末尾不加標點符號。題名中如出現(xiàn)多個責任者或多種文件名稱,并列的成分中間可用頓號分隔。案卷題名的格
17、式一般是:責任者+關(guān)于+問題+的+名稱。例如:東城區(qū)第一人民醫(yī)院2013年度工作總結(jié) </p><p> 日期:填寫卷內(nèi)文件成文日期的終止時間,用8位數(shù)字表示,不足添0占位,例:2013年8月10月,填寫格式為20130810。 </p><p> 頁號:為文件所在張頁號。一份案卷立卷后,應先用鉛筆將每頁有文字的紙張編號。需要注意的是:卷內(nèi)文件目錄的頁號應填寫文件的首頁頁號。最后一份文
18、件應將此份文件的首頁和終止頁的頁號全部填寫,不可省略,以便以統(tǒng)計該卷的總頁數(shù)。 </p><p> ?。ㄎ澹┤绾尉帉懓妇順祟} </p><p> 案卷標題是對卷內(nèi)全部文件的總概括,通過案卷標題揭示出卷內(nèi)文件的成分與內(nèi)容,為查找利用提供線索。案卷標題應該簡明確切,醫(yī)院文書檔案的案卷標題常用的結(jié)構(gòu)形式是:年度+作者+問題(事由)+名稱(文種)。例如:東城區(qū)第一人民醫(yī)院2013年度職能科室工作
19、總結(jié),這就代表了本卷檔案是由2013年度所有職能科室的工作總結(jié)組成的。 </p><p> 三、確保各職能部門按照規(guī)定期間進行檔案的年度移交 </p><p> 按時進行檔案的年度移交是醫(yī)院檔案管理工作中的重要環(huán)節(jié),是各職能部門的兼職檔案員的事業(yè)心和責任心的具體體現(xiàn)。 </p><p> 作為一所二級醫(yī)院,醫(yī)院領導每年年初都把檔案歸檔工作擺在院務會的議事日程上
20、,強調(diào)檔案工作對醫(yī)院的改革的發(fā)展的重要性,重視對檔案人員的思想教育,要求各兼職檔案員按時按質(zhì)完成上一年度的檔案移交工作。有了醫(yī)院院長的統(tǒng)一領導,醫(yī)院檔案室專職檔案管理人員對兼職檔案員的培訓和指導,兼職檔案員對檔案管理工作的熱心和責任心,從而保證了醫(yī)院的檔案年度移交工作的順利進行。 </p><p><b> 參考文獻: </b></p><p> [1]陳兆祦,和
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