淺談文書(shū)檔案管理的措施及建議

1、<p>　　淺談文書(shū)檔案管理的措施及建議</p><p>　　【摘 要】文書(shū)檔案管理工作在殯儀館的檔案管理工作中有非常重要的地位。文章針對(duì)文書(shū)檔案管理工作的特點(diǎn)，從殯儀館文書(shū)檔案管理工作中存在的問(wèn)題出發(fā)，提出了提高文書(shū)檔案管理工作水平的部分建議。 </p><p>　　【關(guān)鍵詞】文書(shū)；文書(shū)檔案；檔案管理 </p><p>　　單位的文書(shū)檔案管理是衡量一個(gè)單

2、位檔案管理水平的重要標(biāo)準(zhǔn)，也是單位檔案管理的基礎(chǔ)和重要資源組成部分。一個(gè)單位的文書(shū)檔案管理水平直接影響著單位檔案管理的質(zhì)量和完整性。所以，只有樹(shù)立起科學(xué)的單位文書(shū)檔案管理規(guī)范，才能夠有效的提高單位文書(shū)檔案的利用率，為單位的發(fā)展提供強(qiáng)有力的支持。 </p><p>　　一、單位文書(shū)檔案管理的特點(diǎn) </p><p>　?。ㄒ唬┪臅?shū)檔案管理的重點(diǎn)是收集和保存。在一個(gè)單位的日常組織和運(yùn)營(yíng)過(guò)程中，要

3、產(chǎn)生很多的檔案文件，這些檔案文件大多涉及到單位的人事關(guān)系、單位組織運(yùn)營(yíng)過(guò)程中的記載、單位日常文件、單位的書(shū)報(bào)以及相關(guān)物品的存檔檔案等。其在管理的過(guò)程中就是將這些東西用檔案記載的方式記錄下來(lái)，并且通過(guò)分類(lèi)的方式存放在檔案管理室內(nèi)。所以，單位的文書(shū)檔案管理重點(diǎn)就是將各種資料收集起來(lái)，并且做出有效的歸類(lèi)和記載，在此基礎(chǔ)上進(jìn)行檔案的保存。文書(shū)檔案管理的重點(diǎn)也就放在了資料的收集和保存層面。所收集的資料要求要全面，并且針對(duì)檔案所作出的歸類(lèi)要科學(xué)，方

4、便人們的查閱。 </p><p>　?。ǘ﹩挝坏奈臅?shū)檔案管理主要是文書(shū)工作。單位的文書(shū)工作主要包含了文件資料的收集、記載、歸類(lèi)、整理以及存檔等工作。單位的文書(shū)工作的全過(guò)程也就是檔案從收集到整理保存的過(guò)程。但是，單位檔案的工作是在文書(shū)工作的基礎(chǔ)上對(duì)單位的檔案進(jìn)行收集和整理保存的。所以文書(shū)工作就成為了單位檔案工作的基礎(chǔ)。檔案主要是來(lái)自于文書(shū)的工作，文書(shū)部門(mén)將單位組織和運(yùn)營(yíng)過(guò)程中的相關(guān)資料通過(guò)整理和保存，進(jìn)行整理，定

5、期的向單位的檔案部門(mén)提供歸檔。所以，單位的文書(shū)工作在很大程度上直接決定了單位檔案的質(zhì)量。 </p><p>　　二、單位文書(shū)檔案管理中存在的問(wèn)題 </p><p>　?。ㄒ唬┪臅?shū)工作與檔案工作的銜接問(wèn)題。文書(shū)工作與檔案的管理工作有一定的聯(lián)系，但是兩者之間又有很大的區(qū)別。所以，在現(xiàn)實(shí)工作中，只有將單位的文書(shū)工作與單位的檔案管理工作相互結(jié)合，形成統(tǒng)一的管理整體，才能夠在實(shí)際工作中取得更好的效果

6、。在實(shí)際工作中，大部分的單位都是將單位的文書(shū)工作與檔案管理工作分開(kāi)進(jìn)行。這樣的工作方式是一個(gè)比較科學(xué)有效的方式，但是在這樣的工作方式下，單位的文書(shū)工作與單位的檔案管理工作就產(chǎn)生了一定的距離。文書(shū)工作人員在工作的過(guò)程中不重視檔案管理的后期工作，而檔案的管理人員也很少會(huì)考慮文書(shū)工作的相關(guān)問(wèn)題。這樣的話就使得單位的文書(shū)工作與檔案管理工作出現(xiàn)了更大的距離，使得相互之間的銜接存在比較大的漏洞，從而影響到了單位檔案工作的質(zhì)量。 </p>

7、<p>　?。ǘ┪臅?shū)檔案工作人員的缺乏。當(dāng)前，在實(shí)際工作中，單位的文書(shū)檔案工作人員一般情況下都是由別的部門(mén)工作人員兼任。這樣雖然在一定程度上節(jié)省了人力資源，并且也節(jié)省了開(kāi)支。但是，文書(shū)檔案工作本身是一項(xiàng)比較專(zhuān)業(yè)性的工作，其要求文書(shū)檔案的工作人員能夠有比較好的專(zhuān)業(yè)基礎(chǔ)知識(shí)，要有一定的檔案管理知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)。所以，這樣的用人模式使得在單位的檔案工作中存在諸如檔案管理范圍不明確，檔案收集不及時(shí)、檔案的材料真?zhèn)尾幻?、檔案的分類(lèi)出現(xiàn)錯(cuò)

8、誤等。這些問(wèn)題主要是由于文書(shū)檔案的工作人員自身疏忽造成的，這也在一定程度上反映出了檔案文書(shū)檔案管理工作人員的自身素質(zhì)問(wèn)題。 </p><p>　　（三）領(lǐng)導(dǎo)的重視程度不足。文書(shū)檔案的管理工作，在當(dāng)前大多數(shù)的單位中都是一項(xiàng)比較瑣碎的工作，同時(shí)也只是眾多辦公室職能中的一個(gè)小部分。大部分的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)單位的檔案管理工作不夠重視。大部分領(lǐng)導(dǎo)的心中都認(rèn)為檔案的管理工作只是一個(gè)比較簡(jiǎn)單的工作，并且在單位的眾多職能部門(mén)中也只是一個(gè)次

9、要的部門(mén)。所以，單位的檔案管理投入缺乏，使得單位的檔案不能發(fā)揮出應(yīng)該有的作用來(lái)。 </p><p>　　三、提高單位文書(shū)檔案管理水平的建議 </p><p>　?。ㄒ唬┨岣邌挝晃臅?shū)檔案管理工作的地位。要想提高單位文書(shū)檔案管理工作的地位，首先就要求單位的領(lǐng)導(dǎo)必須要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的思考模式，重視單位的文書(shū)檔案管理工作。同時(shí)，要從多個(gè)方面入手，有效的規(guī)范單位的文書(shū)檔案管理工作。同時(shí)，要加大對(duì)單位文書(shū)檔

10、案管理工作的投入，引進(jìn)相關(guān)的專(zhuān)業(yè)設(shè)備，著手對(duì)單位的文書(shū)檔案管理工作進(jìn)行信息化改造。單位領(lǐng)導(dǎo)要對(duì)文書(shū)檔案管理工作進(jìn)行重視，就必須要認(rèn)識(shí)到文書(shū)檔案管理工作的重要作用。在決策的過(guò)程中要有效的參考文書(shū)檔案所保存的資料。只有這樣才能夠有效的提高單位文書(shū)檔案管理工作在單位中的作用。 </p><p>　?。ǘ┳龊梦臅?shū)工作與檔案管理工作的銜接。單位的文書(shū)工作是檔案管理工作的前提，如果兩者銜接不好的，將直接影響單位文書(shū)檔案管理

11、工作的實(shí)際效果。所以，要做好文書(shū)工作與檔案管理工作的銜接，有效的將單位的文書(shū)工作與檔案管理工作統(tǒng)一起來(lái)。同時(shí)，要制定相關(guān)的規(guī)范，從細(xì)節(jié)處把握好文書(shū)工作與檔案管理工作。制定統(tǒng)一的工作標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，尤其是對(duì)于檔案來(lái)講，文件的格式、文件的歸類(lèi)、文件的整理標(biāo)準(zhǔn)等，都要制定一定的規(guī)范，只有在一定的規(guī)范下才能夠有效的將單位的文書(shū)工作與單位的檔案管理工作銜接起來(lái)。 </p><p>　?。ㄈ┮M(jìn)專(zhuān)業(yè)技術(shù)人才，做好培訓(xùn)工作。對(duì)于

12、當(dāng)前很多的單位來(lái)講，文書(shū)檔案管理工作沒(méi)有專(zhuān)門(mén)的工作人員，這無(wú)疑對(duì)單位的文書(shū)檔案管理工作十分的不利。所以，要加強(qiáng)對(duì)單位的文書(shū)檔案管理工作人才的引進(jìn)。在引進(jìn)人才的過(guò)程中，要注意選擇那些有一定的文書(shū)檔案管理基礎(chǔ)知識(shí)，并且具備了與單位相關(guān)的知識(shí)和技術(shù)的高素質(zhì)人才。對(duì)于那些有專(zhuān)門(mén)文書(shū)檔案管理人員的單位來(lái)講，要通過(guò)定期的培訓(xùn)和考核制度，有效的提高單位文書(shū)檔案管理工作人員的素質(zhì)。同時(shí)，還要要求員工嚴(yán)格的遵守工作規(guī)范，對(duì)于文件資料的處理要嚴(yán)格的按照標(biāo)準(zhǔn)

13、化流程進(jìn)行處理。 </p><p><b>　　參考文獻(xiàn) </b></p><p>　　[1] 羅文妍.淺析文書(shū)檔案管理工作的創(chuàng)新[J].東北農(nóng)業(yè)大學(xué)學(xué)報(bào)（社會(huì)科學(xué)版），2011（03）. </p><p>　　[2] 梁軍萍.如何做好文書(shū)檔案管理工作[J].十堰職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報(bào)，2010（04）. </p><p>