淺談疾病預防控制業(yè)務檔案兩級管理

1、<p>　　淺談疾病預防控制業(yè)務檔案兩級管理</p><p>　　我國各級疾病預防控制中心承擔著群體預防任務，在開展疾病控制、衛(wèi)生監(jiān)測、科研、教學及健康教育等業(yè)務活動中，形成了大量的業(yè)務技術檔案。各地各級疾病預防控制中心對這部分本應構成疾控中心檔案主體的衛(wèi)生防病業(yè)務檔案采取的管理模式不盡相同，有的疾控中心是采用科存檔案中心存目錄，有的則分散在科室，或固定人員管理，或干脆分散在個人手中。本人認為，對疾病預

2、防控制業(yè)務檔案采取分級管理的方法，這樣既符合檔案工作基本原則，又能滿足疾病預防控制中心業(yè)務開展的需要。 </p><p>　　1 疾病預防控制業(yè)務檔案兩級管理的原則 </p><p>　　疾病預防控制業(yè)務檔案兩級管理是指在疾控中心檔案工作管理委員會的統(tǒng)一領導下，將疾病預防控制業(yè)務形成的技術檔案實行分為中心級、科級兩級管理。其內(nèi)容有以下四個方面： </p><p>　

3、　1.1 將疾病預防控制業(yè)務檔案納入中心檔案工作管理體系 </p><p>　　同其他門類的檔案一樣，業(yè)務檔案的管理也應在接受中心檔案工作管理委員會的統(tǒng)一領導，由中心檔案室負責具體組織實施。 </p><p>　　1.2 將業(yè)務檔案分為中心、科兩級 </p><p>　　對業(yè)務活動中形成的大量疾病防治、衛(wèi)生監(jiān)測檔案分別為中心級業(yè)務檔案和科級業(yè)務檔案兩個層次。 <

4、;/p><p>　　1.3 中心級業(yè)務檔案管理 </p><p>　　凡劃歸的中心級管理的業(yè)務檔案，由各科兼職檔案員負責收納、整理、立卷，定期向中心檔案室歸檔，交由中心檔案室統(tǒng)一保管和提供利用。 </p><p>　　1.4 科級業(yè)務檔案管理 </p><p>　　凡劃歸為科級管理的業(yè)務檔案，交科保存，由各科兼職檔案員負責收納、整理、立卷，并負責

5、保管和提供利用。 </p><p>　　2 中心、科兩級檔案范圍的確定 </p><p>　　2.1 中心級業(yè)務檔案的劃分及范圍 </p><p>　　在確定中心級業(yè)務檔案的范圍時，應本著總體性、綜合性、分析性及學術性的原則對檔案進行劃分。即要將那些反映主要業(yè)務工作的總體水平的材料以及在基礎監(jiān)測上形成的綜合性、分析性并具有一定學術價值且保管期限長的材料確定為中心級檔

6、案，以確保中心存業(yè)務檔案能夠全面反映和概括本機構業(yè)務活動及工作水平?？傮w來看，中心級業(yè)務檔案的范圍有以下幾個方面： </p><p>　　2.1.1 業(yè)務工作法規(guī)、標準及技術方法的研究檔案。包括有關證書、研究報告、編制說明及驗證報告等。 </p><p>　　2.1.2 年度或跨年度的法定傳染病、地方病及中小學生常見病等疾病防治方案及總結(jié)、疫情流行病學分析、疫情流行趨勢預測等。 </

7、p><p>　　2.1.3 重大事故、疫情暴發(fā)、中毒調(diào)查處理等有關材料包括調(diào)查報告及現(xiàn)場調(diào)查記錄及有關的行政處罰材料等或年度綜合性分析總結(jié)。 </p><p>　　2.1.4 各項業(yè)務工作的統(tǒng)計月報、年報。 </p><p>　　2.1.5 省市級以上刊物上發(fā)表的業(yè)務論文。 </p><p>　　2.2 科級業(yè)務檔案的劃分及范圍　 </p

8、><p>　　我國各級疾病預防控制中心在日常業(yè)務活動中更大量地、且直接地是形成服務對象檔案，即在對其所轄區(qū)內(nèi)或?qū)Ρ粍澏楸局行墓芾淼膯挝凰峁┑慕?jīng)常性的疾病控制、衛(wèi)生監(jiān)測服務中所形成的材料。這些材料的保管周期不易確定，需隨所服務的企業(yè)的存亡而定，而且不少材料還因工作需要逐年加以補充，因此存科保管更為便利。此外，疾病預防控制工作成果的取得周期長，其疾病流行及防治規(guī)律得自于長期的大量的日常性監(jiān)測材料的積累。這些常規(guī)性監(jiān)測

9、材料不僅對當年的疫情分析有用，更可能是在若干年以后，能從中發(fā)現(xiàn)和分析出疫情流行規(guī)律。因此，這些一般性、經(jīng)常性業(yè)務活動形成的材料不能因為有了綜合性或總結(jié)性報告就可以隨意處置，而應做為科級業(yè)務檔案存科保管。 </p><p>　　3 實行兩級管理的意義 </p><p>　　3.1 中心級管理有利于疾控業(yè)務工作整體水平的提高 </p><p>　　首先，中心級業(yè)務檔案管

10、理可使中心檔案能夠反映業(yè)務工作全貌和工作水平，對于中心領導及時把握全局，做出正確決策提供了有力依據(jù)。其次，由于中心級業(yè)務歸檔范圍明確將具有總結(jié)分析性、學術性的材料交中心歸檔，從而要求各科業(yè)務人員不能再僅停留在做一般性工作小結(jié)，而是要在大量的監(jiān)督監(jiān)測材料上做進一步的加工，形成分析性報告，從而促進了業(yè)務工作的提高。第三，中心檔案室人員針對業(yè)務檔案開展信息加工，通過各種編研材料為全中心科研防病工作服務，有利于疾控機構科研工作的開展。第四，中心

11、級檔案管理便于開展中心疾病防控信息的交流，為全市甚至全國的疾控工作提供利用。 </p><p>　　3.2 科級管理是有利于滿足疾控業(yè)務工作日常的需要 </p><p>　　疾控業(yè)務有延續(xù)性，在對監(jiān)測點、直管單位的監(jiān)督監(jiān)測中，要經(jīng)常使用其前一年或前幾年形成的監(jiān)督監(jiān)測檔案；特別是隨著生產(chǎn)經(jīng)營單位的變化，有些檔案還要不斷進行補充或注銷。因此科級管理就可以及時滿足疾病預防控制的日常需要。 <

12、;/p><p>　　4 兩級管理的實施 </p><p>　　4.1 建立切合實際的業(yè)務檔案管理制度 </p><p>　　對種類繁多、形式各異的業(yè)務檔案，要實行科學規(guī)范的管理，就必須建立切合實際的業(yè)務檔案管理制度。首先，在制定業(yè)務檔案歸檔范圍和歸檔制度時，中心檔案室人員應深入各科室，了解各科主要業(yè)務活動，再結(jié)合衛(wèi)生部“全國疾病預防控制工作規(guī)范”關于業(yè)務活動形成材料范圍

13、的規(guī)定，經(jīng)與各科密切協(xié)商，具體確定符合業(yè)務實際的各科中心級和科級業(yè)務檔案的歸檔范圍。其次，對于各科的科級業(yè)務檔案也要同中心級業(yè)務檔案一樣，提出統(tǒng)一的立卷要求，以確?？萍墮n案立卷的規(guī)范，但可使用不同的卷皮，以示區(qū)分；第三，嚴格科級檔案的保管及利用制度，任何個人不得將檔案據(jù)為已有。 </p><p>　　4.2 加強對兼職檔案員的培訓和指導 </p><p>　　各科兼職檔案員大多熟悉本科室的

14、業(yè)務，檔案知識相對貧乏。因此，要做好業(yè)務檔案的立卷歸檔，就必須加強對他們的培訓和指導。檔案室可定期舉辦檔案業(yè)務培訓班，并將檔案業(yè)務 學習列入兼職檔案員繼續(xù)教育的學習內(nèi)容，進行學分評定，以提高他們學習檔案業(yè)務的積極性。同時，檔案室人員也要主動指導科室立卷和編目。 </p><p>　　4.3 推行責任制，加強考核 </p><p>　　各級疾控中心在推行經(jīng)濟責任制時，應將業(yè)務檔案的立卷歸檔也

15、明確列入科管理中，制定相應的考核指標，定期對各科進行考核，與獎金掛鉤，這是確保兩級管理實施的十分重要的措施。此外，應將業(yè)務材料的歸檔列入全中心業(yè)務人員年終考核評分標準中，從而真正確保業(yè)務檔案的收集歸檔。綜上所述，將業(yè)務檔案實行兩級管理，是疾病預防控制中心貫徹我國檔案集中統(tǒng)一管理基本原則而建立的一種檔案管理模式，它符合疾病預防控制業(yè)務工作的特點和需要，隨著業(yè)務檔案管理實踐的發(fā)展，它將會更加完善，一定會為疾病預防控制中心業(yè)務工作的開展發(fā)揮重