畢業(yè)論文--辦公自動化在辦公中的應用

1、<p>　　辦公自動化在辦公中的應用</p><p>　　姓 名： </p><p>　　學 號： </p><p>　　系 別：信息工程系 </p><p>　　專 業(yè)：市場營銷(企業(yè)形象設計與辦公自動化方向)</p&g

2、t;<p>　　指導老師： </p><p><b>　　2011年 4 月</b></p><p><b>　　摘 要</b></p><p>　　隨著計算機及網絡技術的飛速發(fā)展，辦公自動化的應用在全球范圍內日益普及，當今社會正快速向信息化社會前進，信息系統的作用也越來越

3、大。各級政府、大公司和大企業(yè)憑著雄厚的資金和人才優(yōu)勢，加快了信息化的步伐，建立了高質量、高效率的辦公自動化信息系統，從而提高了效率，增強了競爭力。與此同時，越來越多的中小企業(yè)為了適應信息革命的要求，提高自身的競爭力，正打算或正在建立符合企業(yè)特色的辦公自動化信息系統。但是，這些中小企業(yè)由于自身的種種原因其使用還相當的落后，那么，中小企業(yè)應如何建設辦公自動化信息系統值得每個人去深思。本為一次為例，展開研究闡述。</p><

4、;p>　　關鍵詞：辦公自動化，應用，企業(yè)管理，計算機，信息系統</p><p><b>　　ABSTRACT</b></p><p>　　With rapid development of the computer and network technology, the application of office automation growing popul

5、arity in the global scope. However, some small and medium-sized enterprise due to its various reasons, its use also is backward. So, how those enterprise construction of office automation information system is worth ever

6、ybody to ponder. This is just what this paper talk about. </p><p>　　Key words：office automation ，application，enterprise，</p><p><b>　　目 錄</b></p><p><b>　　1 引言1<

7、;/b></p><p>　　2辦公自動化的含義及特征1</p><p>　　2.1 辦公自動化的含義1</p><p>　　2.2辦公自動化的主要特征1</p><p>　　2.3國內外辦公自動化發(fā)展的現狀1</p><p>　　2.4辦公自動化的發(fā)展趨勢2</p><p>　

8、　3辦公自動化在辦公中的運用2</p><p>　　3.1提供電子郵件功能是辦公自動化系統的基本需求2</p><p>　　3.2處理大量的復合文檔型的數據信息3</p><p>　　3.3包含大量的工作流應用3</p><p>　　3.4支持協同工作和移動辦公3</p><p>　　3.5應有完整的安全性

9、4</p><p>　　3.6能集成其他業(yè)務應用系統和Internet4</p><p>　　4目前企業(yè)辦公自動化的現狀及問題4</p><p>　　4.1目前企業(yè)辦公自動化的現狀4</p><p>　　4.2企業(yè)使用辦公自動化面臨的問題5</p><p>　　5辦公自動化的組建5</p>&l

10、t;p>　　5.1實施辦公自動化的原則5</p><p>　　5.2實施辦公自動化在辦公中運用的操作條件 ：6</p><p>　　5.3實施辦公自動化在辦公中的步驟6</p><p>　　6對企業(yè)辦公自動化在辦公運用中的幾點思考7</p><p>　　6.1企業(yè)適合使用辦公自動化系統7</p><p>

11、;　　6.2建立嚴格的使用權限和層次分明的管理制度7</p><p><b>　　7總結8</b></p><p><b>　　致 謝10</b></p><p><b>　　1 引言</b></p><p>　　隨著計算機及網絡技術的飛速發(fā)展，辦公自動化的應用在全球范圍

12、內日益普及，當今社會正快速向信息化社會前進，信息系統的作用也越來越大。各級政府、大公司和大企業(yè)憑著雄厚的資金和人才優(yōu)勢，加快了信息化的步伐，建立了高質量、高效率的辦公自動化信息系統，從而提高了效率，增強了競爭力。與此同時，越來越多的中小企業(yè)為了適應信息革命的要求，提高自身的競爭力，正打算或正在建立符合企業(yè)特色的辦公自動化信息系統。但是，這些中小企業(yè)由于自身的種種原因其使用還相當的落后，那么，中小企業(yè)應如何建設辦公自動化信息系統值得每個人

13、去深思。</p><p>　　2辦公自動化的含義及特征</p><p>　　2.1 辦公自動化的含義</p><p>　　辦公自動化是近年來隨著計算機科學發(fā)展而提出來的新概念。辦公室自動化英文原稱office automation，縮寫為OA,辦公自動化一般指具有現代化思想和技能的人，使用先進的辦公自動化設備和科學管理的方法，充分利用信息資源，提高辦公室管理水平和工

14、作質量，求取更好的經濟效益。一個企業(yè)實現辦公自動化的程度也是衡量其實現現代化管理的標志。</p><p>　　2.2辦公自動化的主要特征</p><p>　?。?）辦公自動化是一門綜合性學科，他涉及到行政管理，電子，文秘，機械，物理等多個領域。</p><p>　?。?）辦公自動化是一個人機信息系統，是一門具有信息處理功能的科學。</p><p&

15、gt;　?。?）辦公自動化是對文字，數據，語音和圖像等信息的一體化的處理過程。</p><p>　　2.3國內外辦公自動化發(fā)展的現狀</p><p>　　（1） 傳統辦公模式 </p><p>　　傳統的辦公模式主要以紙介質為主進行大量文件的處理，多指文字處理系統﹑輕印刷系統﹑文檔管理系統。這種模式無法實現信息的共享﹑交換﹑傳遞；無法實現單位﹑企業(yè)內部的協調；難以對

16、非文本的如聲頻﹑視頻﹑圖形﹑掃描對象等多媒體信息﹑超文本信息進行有效的處理。同時，傳統的電子郵件沒有對辦公過程中的工作流提供良好的支持，難以根據不同的情況﹑不同的工作狀態(tài)采取不同的措施，更好的跟蹤事務的處理過程。部門之間的交流往往通過電話和傳真來實現。信息的交流和共享，以及團隊的協同運作等無法完美的實現，極大地限制了工作的效率。 </p><p>　?。?） 網絡辦公模式 </p><p>

17、;　　網絡辦公就是采用internet/intranet技術，基于工作流的概念，使企業(yè)內部人員方便快捷地共享信息，高效地協同工作；不僅兼顧個人辦公效率的提高，更重要的是可以實現群體協同工作。改變過去復雜﹑低效的手工辦公方式，實現迅速﹑全方位的信息采集﹑信息處理，為企業(yè)的管理和決策提供科學的依據。由于網絡的存在，這種交流與協調幾乎可以在瞬間完成，并且不必擔心對方是否在電話機旁邊或是否有傳真機可用。</p><p>

18、　　2.4辦公自動化的發(fā)展趨勢</p><p>　　隨著三大核心支柱技術：網絡通訊技術﹑計算機技術和數據庫技術的成熟，世界上的OA已進入了新的層次，在新的層次中系統有四個新的特點： </p><p>　　（1）集成化。軟硬件及網絡產品的集成，人與系統的集成，單一辦公系統同社會公眾信息系統的集成，組成了“無逢集成”的開放式系統。 </p><p>　?。?）智能化。面

19、向日常事務處理，輔助人們完成智能性勞動。如： </p><p>　　漢字識別，對公文內容的理解和深層處理，幫助決策及處理意外等。 </p><p>　?。?）多媒體化。包括對數字﹑文字﹑圖象﹑聲音和動畫的綜合處理。</p><p>　?。?）運用電子數據交換（EDI）。通過數據通訊網，在計算機間進行交換和自動化處理。 </p><p>　　辦

20、公自動化的趨勢，要求企業(yè)使用由綜合數據庫系統所提供的信息中，針對所需做出決策的課題，構造或選用決策數字模式，結合有關內部和外部的條件，由計算機執(zhí)行決策程序，作出相應的決策。</p><p>　　3辦公自動化在辦公中的運用</p><p>　　3.1提供電子郵件功能是辦公自動化系統的基本需求</p><p>　　在一個辦公自動化系統中通常包含了多個應用子系統，如發(fā)文、

21、收文、信息服務、檔案管理、活動安排、會議管理等等，可以將電子郵件信箱作為所有這些辦公應用子系統的統一接口，每一個用戶通過自己的電子郵件信箱就可以了解到需要處理的工作，而不必經常性地來回檢查不同的應用系統，辦公自動化應用系統以電子郵件作為統一入口的設計思想，可以大大提高系統用戶的友好性和易用性，減少培訓的工作量。[1]</p><p>　　3.2處理大量的復合文檔型的數據信息</p><p>

22、;　　辦公自動化所處理信息的載體大多是以文件、報表、信函、傳真等形式出現，因此辦公自動化系統是典型的文檔處理系統。一般而言 “文檔數據庫”或“對象存儲”的概念被引入數據庫領域，其目標就是針對新出現的需求，高效率地表達和存儲管理“復合文檔數據”。當然，傳統數據的存儲和處理也是辦公自動化系統經常不可或缺的。</p><p>　　辦公自動化系統由于其對復合文檔數據的處理要求，必須以文檔數據庫為核心建立，同時選擇性地結合

23、關系數據庫。</p><p>　　3.3包含大量的工作流應用</p><p>　　所謂的工作流就是一組人員為完成某一項業(yè)務所進行的所有工作與工作轉交（交互）過程。辦公自動化應用系統的大多數應用如公文審批、各類申請等。每一項工作以流程的形式，由發(fā)起者（如文件起草人）發(fā)起流程，經過本部門以及其他部門的處理（如簽署、會簽），最終到達流程的終點（如發(fā)出文件、歸檔入庫）。</p>&l

24、t;p>　　工作流程可以是互相連接、交叉或循環(huán)進行的，如一個工作流的終點可能就是另一個工作流的起點，如上級部門的發(fā)文處理過程結束后引發(fā)了下級部門的收文處理過程。工作流程也可是打破單位界限的，發(fā)生于部門與部門的相關單位之間。</p><p>　　在相當程度上工作流自動化有三種實現模式。即：基于郵件的、基于共享數據庫的、基于郵件和共享數據庫結合模式（即“群件模式”）的。</p><p>

25、　　從信息技術的角度出發(fā)，群件模式結合了“推”、“拉”技術，充分發(fā)揮了不同技術的優(yōu)點，克服了其缺點，是理想的辦公自動化流程處理模式，也使辦公自動化人員擁有了完整的信息技術工具。</p><p>　　3.4支持協同工作和移動辦公</p><p>　　在日常辦公中，辦公人員需要花費大量的時間進行討論和交流意見，才能作出某種決策。而這種在群體中互相溝通、合作的工作方式就是所謂的“協同工作”。隨著

26、網絡技術的發(fā)展，異步協作方式如電子郵件、網絡論壇等，以及同步協作方式如網絡實時會議正在逐漸成為除了人們面對面開會之外的新的工作方式，它們打破了時間、地域的限制，使人們可以隨時隨地參加到協同工作中去，大大提高了工作效率。</p><p>　　所謂的“移動辦公”就是提供辦公人員在辦公室以外的辦公手段，他可以遠程撥號或登錄到出差地的網絡，通過電話線或廣域網絡，隨時可以訪問到辦公自動化系統；為提高工作效率和減少費用，辦公

27、人員還可以選擇“離線”工作方式，即將需要處理的信息先下載到本地便攜機上，然后切斷連接，“離線地”處理信息（例如他可以在旅途中批閱公文，起草電子郵件等），工作完畢才再次接通連接將自己的工作結果發(fā)出以及再次下載新的待辦信息。辦公自動化系統作為網絡應用系統應提供用戶協同工作支持和移動辦公支持。</p><p>　　3.5應有完整的安全性</p><p>　　安全性控制功能成為辦公自動化系統得以投

28、入使用的先決條件。企業(yè)辦公自動化的安全性控制要求一般包括防止非法用戶侵入、權限控制、存儲和傳輸加密，以及電子簽名。這些手段必須足夠強大，難以被攻破，而且也必須足夠靈活，方便使用者掌握和利用。</p><p>　　3.6能集成其他業(yè)務應用系統和Internet</p><p>　　隨著Internet技術的普及和應用，辦公自動化系統作為Intranet的重要應用必須能夠與Internet相連

29、接，包括電子郵件、Web發(fā)布等，這不僅溝通了企業(yè)內外的信息、對外宣傳了企業(yè)單位，而且還可以進一步提供網絡服務，實現電子商務與參與電子社區(qū)。</p><p>　　4目前企業(yè)辦公自動化的現狀及問題</p><p>　　4.1目前企業(yè)辦公自動化的現狀 </p><p>　　辦公自動化建設因每個企業(yè)的自身情況其程度亦有所不同，目前企業(yè)的辦公自動化在辦公中的運用大體存在以下幾

30、方面的特征：</p><p>　　1 起步較慢，還停留在使用沒有聯網的計算機，使用，ms office系列﹑wps系列應用軟件以提高個人辦公效率。 </p><p>　　2、 已經建立了自己的辦公自動化系統，但沒有好的應用系統支持協同工作，仍然是個人辦公。系統處于閑置狀態(tài)，企業(yè)的投資沒有產生應有的效益。 </p><p>　　3、 已經建立了自己的辦公自動化系統，企

31、業(yè)內部員工通過電子郵件交流信息，實現了有限的協同工作，但產生的效益不明顯。 </p><p>　　4、已經建立了自己的辦公自動化系統，能較好地支持信息共享和協同工作，與外界聯系的信息渠道暢通；通過internet發(fā)布，宣傳企業(yè)的產品﹑技術服務；intranet網絡已經對企業(yè)的經營產生了積極的效益?，F在正著手開發(fā)或已經在使用針對業(yè)務定制的綜合辦公自動化系統，實現科學的管理和決策，增強企業(yè)的競爭能力，使企業(yè)不斷發(fā)展壯

32、大。 </p><p>　　4.2企業(yè)使用辦公自動化面臨的問題 </p><p>　　辦公自動化系統從最初的漢字輸入﹑問題處理﹑排版編輯﹑查詢檢索等單機應用軟件逐漸發(fā)展成為現代化的網絡辦公系統，通過聯網將單項辦公業(yè)務系統聯成一個辦公系統。再通過遠程網絡將多個系統聯結成更大范圍的辦公自動化系統。目前,在實現辦公自動化的進程中還有以下問題需要注意： </p><p>　

33、　1、 效率。辦公人員大都非計算機專業(yè)人員，他們的計算機知識尤其是計算機操作系統及硬件知識的缺乏，導致辦公效率的降低，也造成系統管理員工作量的增大，如系統維護及軟件升級。計算機技術的發(fā)展可謂一日千里，軟硬件的升級換代將更加頻繁，這就意味著系統后期成本居高不下。 </p><p>　　2、 安全性。人們對信息的價值有了更深的認識，因而對信息的存儲和保密也就更加重視，而今，病毒的破壞﹑黑客的入侵都將對系統信息以致命的

34、打擊。 </p><p>　　.3、企業(yè)實現辦公自動化的要求 </p><p>　　辦公自動化已經成為企業(yè)界的共識。眾多企業(yè)認識到盡快進行辦公自動化建設，并根據領先地位，將有助于保持競爭優(yōu)勢，使企業(yè)的發(fā)展形成良性循環(huán)。 </p><p>　　辦公自動化的實施應該考慮企業(yè)的實際情況，主要是企業(yè)的經濟實力。按照上述分析，四類企業(yè)辦公自動化應區(qū)別對待： </p>

35、;<p>　　(1) 第一類企業(yè)進行辦公自動化建設就需要較多投入，既要搭建企業(yè)intranet網絡，又要開發(fā)辦公自動化系統，需要企業(yè)有較強的經濟實力才能完成。 </p><p>　　(2) 對于第二﹑第三類企業(yè)，由于企業(yè)intranet網絡已經存在，只是沒有或沒有好的辦公應用系統，所以只須投入比網絡投資少的資金，即可開發(fā)通用辦公自動化系統，產生較高的投資回報。即便一步到位開發(fā)綜合辦公自動化系統其投資

36、也要比網絡投資少，而產生的經濟效益更高。 </p><p>　　(3) 對于第四類企業(yè)，由于其辦公自動化基礎好，只須較少的投資即可達到目前辦公自動化的最高水平。 </p><p><b>　　5辦公自動化的組建</b></p><p>　　5.1實施辦公自動化的原則 </p><p>　　在實施辦公自動化的過程中，我們必

37、須遵循以下幾項原則： </p><p>　?。?） 實用性原則 （2） 先進性及成熟性原則 （3） 可靠性原則 （4） 開放性及安全性原則 （5） 標準化原則 （6） 可擴充性原則 （7） 可維護性﹑可管理性原則 （8） 節(jié)約性原則 </p><p>　　5.2實施辦公自動化在辦公中運用的操作條件 ：</p><p>　　1、具備了計算機硬件、軟件常識 </p

38、><p>　　2、熟練掌握了一種漢字錄入方法 </p><p>　　3、了解了計算機上的目錄和文件的基本概念 </p><p>　　4、網絡軟件的基本操作：會收發(fā)Email、文件和傳真，會用瀏覽器 </p><p>　　5 、熟練并掌握數據庫檢索、查詢、統計和分析的基本概念 </p><p>　　6、其它關于硬件、應用軟件

39、、系統安全、網絡系統、決策支持系統、病毒概念、數據備份等等，當然都是不可或缺的。 </p><p>　　硬件：技術設備﹑計算機是系統重要因素。再使用辦公自動化運用的過程中涉及的設備中有各種機器，如計算機﹑復印機﹑電話機﹑傳真機﹑路由器﹑服務器﹑光盤機等等，同時這些設備也要維護﹑更新。 </p><p>　　軟件：各種信息設備中還需要有管理設備的軟件，例如，計算機的操作系統﹑網絡操作系統﹑文

40、字處理軟件﹑專項工作程序軟件等等。 </p><p>　　此外，還需要構建一個良好的網絡環(huán)境，保證系統的運行暢通。 </p><p>　　5.3實施辦公自動化在辦公中的步驟 </p><p>　　1、在組織內部構建通信平臺，工作人員之間建立網上信息交流和初步的網上協同工作。 </p><p>　　2、在組織內部人員的計算機應用水平得以普遍提高

41、，基本建立起網上協同辦公的意識之后，考慮在辦公網絡內進行一些日常工作流程如公文審批﹑通知紀要﹑會議管理﹑信息采集審批與查詢，以及各部門的日常業(yè)務處理等。在這一階段，基本實現組織內部辦公自動化。</p><p>　　3、在internet上建立公用網站，進行信息采集﹑發(fā)布，部門間公文交換乃至簡單的電子貿易等，將辦公自動化的范圍進一步擴大大跨地區(qū)﹑跨省市。 </p><p>　　在以上過程中，

42、網絡信息系統的安全性﹑穩(wěn)定性自始至終都是十分重要的。是否建立起強大的網絡信息安全防范系統，在某種程度上決定著信息化建設的成就。 </p><p>　　4、辦公自動化的在辦公中的具體實施 </p><p>　　實施的的某一全網絡辦公自動化系統基于internet/intranet技術開發(fā)，通過統一的信息共享與發(fā)布平臺，實現傳統OA的公文運轉與企業(yè)內部管理信息的協調統一，達到信息的高度共享與管

43、理，集成了企業(yè)的各種信息系統的應用，是新一代基于知識管理的辦公自動化系統。它改善了無紙化辦公環(huán)境，提高了工作實效，為領導及時決策提供支持信息，同時，各職能部門實現信息共享。根據我廠辦公及業(yè)務的特點將系統分為個人辦公﹑部門辦公﹑公文管理﹑機關事務以及公共信息等欄目。 </p><p>　　6對企業(yè)辦公自動化在辦公運用中的幾點思考</p><p>　　6.1企業(yè)適合使用辦公自動化系統 <

44、/p><p>　　絕大部分企業(yè)都適合使用辦公自動化系統，但不同企業(yè)在辦公中以企業(yè)和工作性質使用的目的性會有所不同，具體體現在： </p><p>　　1、信息化尚未入門的企業(yè)。由于沒有信息化的應用基礎，先用辦公自動化，OA有著近乎100%的成功率，有利于提高企業(yè)各級人員的基本素質與計算機方面的實際操作能力，有利于今后業(yè)務領域企業(yè)信息化工作的開展。 </p><p>　　

45、2、信息化失敗或者嚴重缺乏信息化工作信心的企業(yè)。信息化失敗，特別是大型業(yè)務管理系統失敗，例如ERP，給企業(yè)方面的信心打擊是十分沉重的，為了重塑信心或者一開始就回避一下風險，選擇辦公自動化不失為一種選擇。 </p><p>　　3、缺少信息化資金準備的企業(yè)。信息化投入一般比較昂貴，在沒見到實際效果的時候，多數企業(yè)會猶豫不決。因此，對于謹慎型的企業(yè)或者資金不充裕的企業(yè)，先用辦公自動化，有利于企業(yè)逐步了解企業(yè)信息化及其

46、作用，減少今后信息化工作的盲目性。 </p><p>　　已擁有業(yè)務管理系統還需要進一步改善行政辦公與內部信息交流環(huán)境的企業(yè)。辦公自動化與業(yè)務管理系統互為補充，可以豐富并完善企業(yè)信息化工作的形式與內容。</p><p>　　6.2建立嚴格的使用權限和層次分明的管理制度 </p><p>　　從保密和安全的角度，對進入辦公系統的用戶，采取按部門﹑職務，進行優(yōu)先等級和功

47、能模塊的設定。要建立辦公自動化管理制度和考核辦法，明確單位的責任領導﹑責任部門和直接責任人的工作職責和任務，制定相應的獎懲措施，推行一套融管理﹑監(jiān)督﹑激勵相一致的有效機制。</p><p>　　1、 牢固樹立信息安全意識 </p><p>　　在以上過程中，網絡信息系統的安全穩(wěn)定性自始至終都是十分重要的。是否建立起強健的網絡信息安全防范系統，在某種程度上決定著政府部門信息化建設的成敗。&l

48、t;/p><p>　　2. 要加強對職能人員的培訓 </p><p>　　(1) 具備了計算機硬件、軟件常識 </p><p>　　(2) 熟練掌握了一種漢字錄入方法 </p><p>　　(3) 了解了計算機上的目錄和文件的基本概念 </p><p>　　(4) 網絡軟件的基本操作：會收發(fā)Email、文件和傳真，會用瀏覽

49、器 </p><p>　　(5) 熟練并掌握數據庫檢索、查詢、統計和分析的基本概念 </p><p>　　(6) 其它關于硬件、應用軟件、系統安全、網絡系統、決策支持系統、病毒概念、數據備份等等知識掌握，當然都是不可或缺的。 </p><p>　　3. 勤維護，常保養(yǎng)，使辦公自動化系統處于最佳的運行狀態(tài)中 </p><p>　　辦公自動化系統

50、是辦公人員的辦公平臺，經常使用，難免會出現一些問題，因此要認真對待辦公人員的每一個求助，認真解決操作中的問題，及時處理系統的疵點。</p><p><b>　　7總結</b></p><p>　　綜上所述，辦公自動化在現在的辦公中的運用已經發(fā)生了很大的變化，辦公自動化系統的定義已經由原來的簡單的公文處理擴展到整個企事業(yè)單位的信息交換平臺，其功能已經有了極大的飛躍。然而

51、，在一些初步發(fā)展的企業(yè)源于自身條件限制以及隨著計算機技術水平的不斷發(fā)展和用戶對功能不斷增長的需要，企業(yè)在辦公中對辦公自動化的需求是不間斷的，這時間還很漫長。愿企業(yè)中的每位人員共同努力，為辦公自動化技術的發(fā)展以及在辦公中的很好使用作出自己的貢獻。</p><p><b>　　[參考文獻]</b></p><p>　　[1] 《電腦辦公自動化實用教程》 楊衛(wèi)民 [M].

52、清華大學出版社 (2009-01出版)</p><p><b>　　致 謝</b></p><p>　　大學三年的學習生活即將結束，在此，我要感謝所有曾經教導過我的老師和關心過我的同學，他們在我成長過程中給予了我很大的幫助。本文能夠成功的完成，要特別感謝我的導師老師的關懷和教導。在論文的寫作過程中，也得到了許多同學的寶貴建議，同時還到許多在工作過程中許多同事的支持和幫