檔案管理-課件

1、檔 案 管 理,授 課 人 :儀隴縣檔案局 陳貴明,檔 案 管 理,檔案與檔案工作概述,文書檔案管理,照片檔案管理,科學技術檔案管理,實物檔案管理,,,,,,檔案與檔案工作概述,,,,,,檔案與檔案工作概述,一、檔案概述 1、檔案的起源及演變 （1）檔案的起源 檔案的產(chǎn)生與文字有密切關系，它是人類社會發(fā)展到一定階段的必然產(chǎn)物。,,,,,,（2）檔案的演變 古老型載體檔案：甲骨、金石、簡牘、

2、縑帛檔案。 傳統(tǒng)型載體檔案：紙質(zhì)檔案。 新型載體檔案：感光材料與磁性材料形成的檔案，如影片、照片、磁帶、磁盤、光盤等。,檔案與檔案工作概述,,,,,,檔案與檔案工作概述,（3）檔案的名稱 商代：冊 周代：中 秦漢：卷、案 唐宋：文案、案卷、簿書,,,,,,檔案與檔案工作概述,2、檔案的定義及含義 （1）定義 檔案是國家機構、社會

3、組織和個人在社會活動中直接形成的，保存?zhèn)洳榈奈淖帧D表、聲像及其它各種方式和載體的歷史記錄。,,,,,,檔案與檔案工作概述,（2）含義檔案的來源——國家機構、社會組織和個人；社會活動。 檔案的條件——保存?zhèn)洳榈臍v史文件。 文件轉(zhuǎn)化為檔案有三個條件： 辦理完畢； 有查考利用價值； 按一定規(guī)律保存（履行了歸檔手續(xù)）。,,,,,,檔案與檔案工作概述,3、檔案的基本價值 （1）檔案的憑證作用

4、 （2）檔案的參考作用,,,,,,檔案與檔案工作概述,二、檔案工作概述1、檔案工作的內(nèi)容 八個業(yè)務環(huán)節(jié)： 收集、整理、鑒定、保管、 統(tǒng)計、檢索、編研、利用2、檔案工作的性質(zhì) 服務性 科學管理性 政治性,,,,,,檔案與檔案工作概述,3、我國檔案工作的基本原則 (《中華人民共和國檔案法》1987年9月5日第六屆全國人民代表大會常務委員會第22次會議通過， 根據(jù)1996

5、年7月5日第八屆全國人民代表大會常務委員會第20次會議《關于修改〈中華人民共和國檔案法〉的決定》修正)  “統(tǒng)一領導、分級集中地管理國家全部檔案，維護檔案的完整與安全，便于社會各方面的利用。”,,,,,,◆統(tǒng)一領導、分級集中地管理國家全部檔案——我國檔案工作的組織原則和管理體制?！艟S護檔案的完整與安全——我國檔案工作的基本要求。◆便于社會各方面的利用——我國檔案工作的根本目的。,檔案與檔案工作概述,,,,,,4

6、、檔案工作機構 ◆各級各類檔案室（內(nèi)部機構） ◆各級各類檔案館（文化事業(yè)機構） ◆檔案行政管理部門 國家檔案局：是國務院直屬的掌管全國檔案事務的最高職能機構。1954年經(jīng)第一屆全國人民代表大會常務委員會第二次會議批準成立。,檔案與檔案工作概述,,,,,,◆文件中心（介于單位和檔案館之間的過渡性檔案管理機構）◆檔案寄存中心（由國家綜合性檔案館設立）◆檔案科研和教育機構◆檔案宣傳、出版機構,檔案與檔案工作概述,,,,

7、,,檔案室——基礎檔案館——主體檔案行政管理部門——組織指揮中心檔案工作輔助機構——檔案工作發(fā)展的條件,檔案與檔案工作概述,,,,,,三、從事檔案工作應注意的幾個問題1、檔案與文件的關系問題（文件是檔案的前身，檔案是文件的歸宿）2、反映基本職能活動的檔案與其它檔案的關系（突出前者）3、檔案的“動”與“靜”的關系（檔案具有潛在價值）,檔案與檔案工作概述,,,,,,4、檔案工作同資料、情報、圖書工作的關系（一體化）5、檔案室與

8、檔案館的關系（積累輸送、無償進館）6、傳統(tǒng)管理與現(xiàn)代化管理的關系（人員素質(zhì)、電子文件、雙套制）7、管理工作中人與物的關系,檔案與檔案工作概述,,,,,,文書檔案管理,,,,,,一、整理依據(jù),文書檔案管理,《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T22-2000），2000年12月6日國家檔案局發(fā)布，自2001年1月1日起施行。,,,,,,文書檔案管理,二、歸檔范圍與不歸檔范圍,按照國家檔案局第8號令《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》

9、執(zhí)行，該《規(guī)定》于2006年12月18日公布，自公布之日起施行。,,,,,,1、機關文件材料歸檔范圍,文書檔案管理,（1）反映本機關主要職能活動和基本歷史面貌的，對本機關工作、國家建設和歷史研究具有利用價值的文件材料；（2）機關工作活動中形成的在維護國家、集體和公民權益等方面具有憑證價值的文件材料；,,,,,,（3）本機關需要貫徹執(zhí)行的上級機關、同級機關的文件材料。下級機關報送的重要文件材料；（4）其他對本機關工作具有查考價值的文件

10、材料。,文書檔案管理,,,,,,1、機關文件材料不歸檔范圍,文書檔案管理,（1）上級機關的文件材料中，普發(fā)性不需本機關辦理的文件材料，任免、獎懲非本機關工作人員的文件材料，供工作參考的抄件等；,,,,,,（2）本機關文件材料中的重份文件，無查考利用價值的事務性、臨時性文件，一般性文件的歷次修改稿、各次校對稿，無特殊保存價值的信封，不需辦理的一般性人民來信、電話記錄，機關內(nèi)部互相抄送的文件材料，本機關負責人兼任外單位職務形成的與本機關無關

11、的文件材料，有關工作參考的文件材料；,文書檔案管理,,,,,,（3）同級機關的文件材料中，不需貫徹執(zhí)行的文件材料，不需辦理的抄送文件材料；（4）下級機關的文件材料中，供參閱的簡報、情況反映，抄報或越級抄報的文件材料。,文書檔案管理,,,,,,文書檔案管理,二、保管期限,永久,長期,,30年,10年,,,,,,,1、永久保管的文書檔案主要包括,文書檔案管理,(1)本機關制定的法規(guī)政策性文件材料； (2)本機關召開重要會議、舉辦

12、重大活動等形成的主要文件材料； (3)本機關職能活動中形成的重要業(yè)務文件材料； (4)本機關關于重要問題的請示與上級機關的批復、批示，重要的報告、總結、綜合統(tǒng)計報表等；,,,,,,(5)本機關機構演變、人事任免等文件材料； (6)本機關房屋買賣、土地征用，重要的合同協(xié)議、資產(chǎn)登記等憑證性文件材料； (7)上級機關制發(fā)的屬于本機關主管業(yè)務的重要文件材料； (8)同級機關、下級機關關于重要業(yè)務問題的來

13、函、請示與本機關的復函、批復等文件材料。,文書檔案管理,,,,,,2、定期保管的文書檔案主要包括,文書檔案管理,（1）本機關職能活動中形成的一般性業(yè)務文件材料； （2）本機關召開會議、舉辦活動等形成的一般性文件材料； （3）本機關人事管理工作形成的一般性文件材料； （4）本機關一般性事務管理文件材料；,,,,,,（5）本機關關于一般性問題的請示與上級機關的批復、批示，一般性工作報告、總結、統(tǒng)計報表等； （

14、6）上級機關制發(fā)的屬于本機關主管業(yè)務的一般性文件材料； （7）上級機關和同級機關制發(fā)的非本機關主管業(yè)務但要貫徹執(zhí)行的文件材料；,文書檔案管理,,,,,,（8）同級機關、下級機關關于一般性業(yè)務問題的來函、請示與本機關的復函、批復等文件材料； （9）下級機關報送的年度或年度以上計劃、總結、統(tǒng)計、重要專題報告等文件材料。,文書檔案管理,,,,,,1、四川省人事廳、四川省財政廳關于《四川省公務員工資制度改革實施意見》的通知2、

15、四川省人事廳、四川省財政廳關于印發(fā)《機關事業(yè)單位離退休人員計發(fā)離退休費等問題的實施意見》的通知,文書檔案管理,歸檔范圍和保管期限劃分實例解析(以縣檔案局為立檔單位)：,3、代縣人民政府起草并被采用的重要法規(guī)性文件、專項業(yè)務文件的最后草稿，如中共儀隴縣委辦公室、儀隴縣人民政府辦公室關于印發(fā)《儀隴縣重大活動檔案管理實施細則（試行）》的通知4、儀隴縣人民政府關于印發(fā)《儀隴縣城市園林綠化管理試行辦法》的通知,文書檔案管理,歸檔范圍和保管期限

16、劃分實例解析(以縣檔案局為立檔單位)：,5、中共儀隴縣委辦公室《關于評選思想政治工作先進集體和先進工作者》的通知6、中共儀隴縣委辦公室、儀隴縣人民政府辦公室關于表彰執(zhí)行《2007年度社會綜合治理工作目標》優(yōu)秀單位及綜治工作先進集體、先進個人的通知,文書檔案管理,歸檔范圍和保管期限劃分實例解析(以縣檔案局為立檔單位)：,7、2007年縣直機關紀檢監(jiān)察工作總結 8、儀隴縣農(nóng)牧局關于啟用新印章的函9、儀隴縣人民政府關于劉某某等職務任

17、免的通知10、本單位召開的工作會議材料的保管期限？,文書檔案管理,歸檔范圍和保管期限劃分實例解析(以縣檔案局為立檔單位)：,11、上級領導、上級機關檢查、視察本單位時本地區(qū)、本機關的工作匯報12、本單位的工作簡報、工作信息13、本單位行政許可、審批材料14、本單位的計劃、總結、調(diào)研、統(tǒng)計材料,文書檔案管理,歸檔范圍和保管期限劃分實例解析(以縣檔案局為立檔單位)：,四、歸檔文件分類,文書檔案管理,保管期限下按年度分類,“保管期

18、限—年度”分類法,歸檔文件按保管期限分類,,,,,,,文書檔案管理,一般來說每份文件作為1件，通常：,（1）“來文與復文”即請示與批復----各作為一件； （2）文件處理單與文件一起作為一件，文件處理單放在文件的前面； （3）會議文件材料----每份為一件； （4）工作簡報、工作信息----每期為一件；,,,,,,（5）文件正本與不同稿本（如征求意見稿、定稿等）一般為一件，較厚時可以各為一件； （6）會議

19、記錄：同一年度的不同性質(zhì)（如黨委會、行政辦公會、職工會議、中心組會議）的會議記錄各自作為一件。,文書檔案管理,,,,,,文書檔案管理,五、歸檔文件排列,排列原則,歸檔文件應在分類方案的最低一級類目內(nèi),按事由結合時間、重要程度等排列。會議文件、統(tǒng)計報表等成套性文件可集中排列,,,,,,實踐中，在遵守上述原則的前提下，最簡單的排列方法就是：在同一年度的同一保管期限內(nèi)按文件字號規(guī)律排列。,文書檔案管理,文書檔案管理,六、歸檔文件編號,歸檔章

20、加蓋位置：一般應在歸檔文件首頁上端居中的空白位置，若此處已被占用，可將歸檔章蓋在首頁上端其它空白位置。,填寫歸檔章各欄目的內(nèi)容,,,,,,文書檔案管理,填寫歸檔章各欄目的內(nèi)容,,,,,,文書檔案管理,七、歸檔文件裝訂,1、歸檔文件的裝訂是指將歸檔文件實體按“室編件號”裝訂在一起，即一號一裝訂。 2、裝訂前的準備 （1）修裱破損文件、復制字跡模糊或易腿變文件、超大紙張折疊、去除易銹蝕的金屬物。 （2）選擇線裝法：使用縫紉機在

21、文件左側軋邊。裝訂時做到文件左側、下側對齊。,,,,,,文書檔案管理,八、歸檔文件編目,原則：歸檔文件依據(jù)分類方案和室編件號順序編制歸檔文件目錄。,按照上述要求，編目應以“件”為單位進行，在目錄中1件只體現(xiàn)為1條目錄。,注：歸檔文件目錄一式兩份，一份放入檔案盒；另一份裝入歸檔文件目錄夾。,,,,,,文書檔案管理,以表格的形式體現(xiàn)的編號原則,歸 檔 文 件 目 錄,全宗號：14,永久－2007,,,,,,文書檔案管理,九、歸檔文件裝盒,盒

22、內(nèi)材料的排列順序（自上至下）：,歸檔文件目錄,歸檔文件,備考表,,,,,,,,照片檔案管理,,,,,,照片檔案管理,一、傳統(tǒng)照片,《照片檔案管理規(guī)范》（GB/T 11821-2002），國家質(zhì)量監(jiān)督檢驗檢疫總局2002年12月4日發(fā)布，自2003年5月1日起施行。,（一）整理依據(jù),,,,,,（二）收集范圍,照片檔案管理,1、記錄本單位主要職能活動和重要工作成果的照片。 （1）領導人和著名人物參加本單位、本地區(qū)有關的重大公務活動的照片

23、。 （2）本單位組織或參加的重要外事活動的照片。 （3）記錄本單位、本地區(qū)重大事件、重大事故、重大自然災害及其他異常情況和現(xiàn)象的照片。,,,,,,2、記錄本地區(qū)地理概貌、城鄉(xiāng)建設、重點工程、名勝古跡、自然風光以及民間風俗和著名人物的照片。 3、其他具有保存價值的照片。,照片檔案管理,,,,,,（三）歸檔照片的質(zhì)量要求,照片檔案管理,1、對存有真?zhèn)我闪x的照片應采取必要措施進行鑒定。2、對反映同一內(nèi)容的若干張照片，應選擇其主要

24、照片歸檔。主要照片應具備主題鮮明、影像清晰、畫面完整、未加修飾剪裁等特點。3、底片、照片、說明應齊全。,,,,,,照片檔案管理,4、底片與照片影像應一致。5、對無底片的照片應制作翻拍底片；對無照片的底片應制作照片。,,,,,,照片檔案管理,（四）保管期限,2006年以前,參照《國家檔案局關于機關檔案保管期限的規(guī)定》執(zhí)行,永久,長期,2007年以后,參照執(zhí)行國家檔案局第8號令,永久,30年,（五）分類整理,照片檔案管理,原則：遵循有利

25、于保持照片檔案的有機聯(lián)系、有利于保管、有利于提供利用的原則,注：照片檔案的底片、照片應分開存放。,,,,,,照片檔案管理,1、分類：推薦選用“保管期限—年度”分類法。分類方案應保持前后一致，不應隨意變動。2、排列：在同一保管期限內(nèi)，按年度先后順序排列。3、編號：格式一由全宗號、目錄號、冊號、張?zhí)?；格式二由全宗號、目錄號、張?zhí)柦M成。,,,,,,張?zhí)枺ㄕ掌樞蛱枺?照片檔案管理,示例：,14 - 10 – 2 – 29,全宗號,目錄號

26、,冊號,冊號——在某—全宗某—保管期限內(nèi)照片冊的排列從“1”開始的順序編號。 張?zhí)枴袷揭恢械膹執(zhí)柺侵刚掌趦詢?nèi)的排列從“1”開始的順序編號。,全宗號——檔案館給立檔單位編制的代號。 目錄號——用阿拉伯數(shù)字按一定規(guī)律編寫。,（六）大幅照片的放置,照片檔案管理,對于照片冊放置不下的大幅照片，可將其放入專用的檔案袋或檔案盒中，按照片號順序排列。,,,,,,（七）照片說明的填寫,照片檔案管理,說明的填寫要求： 題名：應簡明概括、

27、準確反映照片的基本內(nèi)容，人物、時間、地點、事由等要素盡可能齊全。 參見號：是指與本張照片有密切聯(lián)系的其他載體檔案的檔號。其格式如下： 示例1：文書檔案2005-永久-12,照片的拍攝時間：用8位阿拉伯數(shù)字表示，第1～4位表示年，第5～6位表示月，第7～8位表示日。 攝影者：一般填寫個人，必要時可加寫單位。,照片檔案管理,,,,,,文字說明：綜合運用事由、時間、地點、人物、背景、攝影者等要素，概括揭示照片影像所反映的全部信息；

28、或僅對題名未及內(nèi)容作出補充。其他需要說明的事項亦可在此欄表述，例如照片歸屬權不屬于本單位的，應注明照片版權、來源等。,照片檔案管理,照片檔案管理,照片檔案目錄的著錄項目,（八）照片檔案目錄的編制,照片號,底片號,題名,時間,攝影者,備注,參見號,冊號,頁號,組內(nèi)張數(shù),分類號,項目號,主題詞或關鍵詞,密級,保管期限,類型規(guī)格,檔案館代號,文字說明,照片檔案管理,二、數(shù)碼照片整理方法,數(shù)碼照片的歸檔范圍、質(zhì)量要求、保管期限、分類、排列與

29、編號方法同傳統(tǒng)照片，只需按下列要求進行整理并將三個文件刻成光盤保存即可：,,,,,,1、建立文件夾1（以該盤數(shù)碼照片的主要內(nèi)容命名）：用于存放對應的歸檔數(shù)碼照片的說明，說明采用文字敘述的方式，內(nèi)容同 “七”。2、建立文件夾2（以該盤數(shù)碼照片的主要內(nèi)容命名）：用于存放歸檔數(shù)碼照片。3、照片檔案目錄（應為.doc或.xls文件）。,照片檔案管理,,,,,,科學技術檔案管理,,,,,,一、整理依據(jù),《科學技術檔案案卷構成的一般要求》（GB

30、/T 11822-2000），國家質(zhì)量監(jiān)督檢驗檢疫總局2000年12月11日發(fā)布，自2001年5月1日起施行。,科學技術檔案管理,,,,,,科學技術檔案管理,二、歸檔范圍與保管期限,1、《國家重大建設項目文件材料歸檔要求與檔案整理規(guī)范》DA/T 28-2002 2002年11月29日國家檔案局發(fā)布,2003年4月1日起實施。 2、《基本建設項目檔案資料管理暫行規(guī)定》國家檔案局、國家計委1988年3月17日發(fā)布實施。,,,,,,科學技

31、術檔案管理,三、科技檔案種類,通常按產(chǎn)生的領域劃分，主要：工業(yè)生產(chǎn)技術檔案、農(nóng)業(yè)生產(chǎn)技術檔案、基本建設檔案、設備儀器檔案、自然科學研究檔案、地質(zhì)檔案、測繪檔案、天文檔案、水文檔案、氣象檔案、環(huán)保檔案、地震檔案、醫(yī)療衛(wèi)生檔案、專利檔案、標準化檔案等。,,,,,,科學技術檔案管理,四、基本建設檔案,（一）文件材料的基本類型,1、圖樣材料2、文字材料3、目錄、表格材料4、聲像材料5、機讀材料,,,,,,科學技術檔案管理,（二）文件材料

32、收集范圍,1、可行性研究、任務書2、設計基礎文件3、設計文件4、項目管理文件5、施工文件,6、監(jiān)理文件7、工藝設備文件8、財務、器材管理文件9、竣工驗收文件,,,,,,科學技術檔案管理,（三）常用分類方法,1、工程項目分類法2、使用性質(zhì)（如綜合類、生產(chǎn)建筑類、輔助生產(chǎn)建筑類、辦公生活建筑類）一般采用第一種分類法，即工程項目分類法，如下圖：,科學技術檔案管理,（四）組卷,1、組卷年度：工程竣工年度2、組卷方法：同一工程

33、項目的科技文件材料分階段、按不同保管期限組卷。,,,,,,科學技術檔案管理,（五）案卷排列與分類目錄編制,案卷排列：按項目依據(jù)性材料、基礎性材料、工程設計（含初步設計、技術設計、施工圖設計）、工程施工、工程監(jiān)理、工程竣工驗收等排列。,,,,,,科學技術檔案管理,分類目錄編制:(如例),科技檔案分類目錄,科學技術檔案管理,（六）案卷封面填制,1、案卷題名：2、立卷單位：3、起止日期：填寫案卷內(nèi)科技文件材料形成的起止日期。如：20030

34、304-200506094、保管期限：填寫永久、長期或短期。5、密級：填寫卷內(nèi)科技文件材料的最高密級。,,,,,,6、檔號：填寫全宗號、分類號（項目代號或目錄號）、案卷號。全宗號、分類號是指按統(tǒng)一的分類規(guī)則劃分本單位全部檔案后所給定的類別號；項目代號是指基建檔案所反映的工程的代字或代號；目錄號一般指分類目錄號；案卷號是指科技檔案按一定順序排列后的流水號。,科學技術檔案管理,14 - 3 – 1 – 007,示例：,照片檔案管理,

35、7、檔案館號：填寫國家檔案行政管理部門賦予的檔案館代碼。,（七）卷內(nèi)科技文件材料頁號編寫,1、有書寫內(nèi)容的頁面須編寫頁號。2、單面――在其右下角編寫頁號，雙面――正面在其右下角，背面在其左下角編寫頁寫。圖樣材料的頁號編寫在標題欄外。3、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表不編寫頁號。,科學技術檔案管理,（八）案卷脊背填制,,,,,,科學技術檔案管理,,,（九）卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表填制與案卷裝訂,1、卷內(nèi)目錄①卷內(nèi)目錄式樣見下表。②序號：用阿拉伯

36、數(shù)字從1起依次標注。③文件編號：填寫科技文件材料的文號、圖樣的圖號、設備代號、項目代號等，如：南市計[2003]426號。,,,,,,④責任者：填寫科技文件材料的形成部門或主要責任者。如：南充市建筑勘察設計院。⑤文件材料題名：填寫科技文件材料的全稱。⑥日期：填寫科技文件材料的形成日期。⑦頁號：填寫每件科技文件材料首尾頁上標注的頁號。,科學技術檔案管理,,,,,,科學技術檔案管理,卷內(nèi)目錄示例如下表：,2、卷內(nèi)備考表①說明：填寫

37、案卷內(nèi)科技文件材料的件數(shù)、頁數(shù)以及在組卷和案卷提供使用過程中需要說明的問題。②互見號：填寫反映同一內(nèi)容而形式不同且另行保管的檔案保管單位的檔號。檔號后應注明檔案載體形式，并用括號括起，如：J45-10-56（照片檔案）。,科學技術檔案管理,3、案卷裝訂案卷可采用整卷裝訂和單份文件裝訂兩種形式。單份裝訂的案卷，應在每份科技文件材料的右上角加蓋檔號章（見圖7）。圖紙可不裝訂。,科學技術檔案管理,,,,,,科學技術檔案管理,（十）案卷內(nèi)材

38、料的排列順序,盒內(nèi)材料的排列順序（自上至下）：,卷內(nèi)目錄,科技文件材料,備考表,,,,,,,,科學技術檔案管理,五、設備檔案,型號分類法：對一個型號或一個型號系列產(chǎn)品的科技文件材料按成套性原則整理。案卷題名示例：聯(lián)想LXH-P769F2型顯示器使用說明書、電路圖。,,,,,,實物檔案管理,,,,,,實物檔案管理,一、歸檔范圍及載體類型,獎杯、獎旗、獎牌、證書及印章等。,二、保管期限,實物檔案管理,四、編號與編目,實物檔案不多的單位可按