淺談會計檔案管理

1、1淺談會計檔案管理【摘要】本文分析了會計檔案的收集、整理、銷毀、調(diào)閱與利用中存在的問題，就如何使會計檔案管理實現(xiàn)制度化、規(guī)范化、科學化提出幾點建議：1、提高檔案意識，加強規(guī)范管理；2、落實責任，明確分工；3、與國際接軌，實現(xiàn)現(xiàn)代化管理；4、引進人才，加強培訓(xùn)；5、即使實現(xiàn)了財務(wù)檔案管理的信息化，在歸檔中也需要實行所謂的“雙套制”，即將同一份檔案的紙質(zhì)版和電子版同時歸檔。一、論題的理論與實踐意義1.理論意義會計檔案管理體制與模式是會計檔案

2、管理的組織、制度和機構(gòu)、機制或組織結(jié)構(gòu)的形成，是會計檔案管理的樣式，會計檔案管理體制與模式是隨時代發(fā)展而不斷優(yōu)化的。將先進的管理思想，管理手段不斷吸收，用來改善會計檔案管理環(huán)境，提高檔案管理效率是時代的要求。會計檔案管理的環(huán)境是不斷變化的，隨著我國社會的轉(zhuǎn)型和電子技術(shù)不斷發(fā)展，對會計檔案管理體制與模式的研究，可以給會計檔案管理實際工作提供科學的理論指導(dǎo)。會計檔案管理體制與模式的研究有利于形成先進的會計檔案管理體系，能將先進理論同工作實踐

3、結(jié)合起來，為會計檔案管理效率的提高奠定理論基礎(chǔ)。會計檔案管理體制與模式的研究也是會計檔案管理實踐不斷適應(yīng)社會需要的表現(xiàn)。優(yōu)化的會計檔案管理體制也可以讓檔案更好的走向社會，使全社會檔案信息意識不斷提高優(yōu)化的會計檔案管理的研究成果有利于不同科學的結(jié)合，既有利于檔案學的發(fā)展，也符合當代科學的發(fā)展趨勢。2.實踐意義會計檔案管理模式的觀察與研究有利于全面認識與了解會計檔案管理的內(nèi)容。新時期會計檔案管理體制、模式的構(gòu)建、程序，有重要的實踐意義。特別

4、是對變化中的會計檔案管理研究有助于了解新變化對會計檔案管理的沖級，了解這些新變化沖擊下的會計檔案管理體制與模式所發(fā)生的改變將更有助于提高會計檔案管理的效率。會計檔案管理體制與模式的觀察與研究也對企業(yè)管理效益的全面提高起了促進作用。會計檔案管理體制與模式的觀察與研究有助于建立一套新的會計檔案管理體系，在新的會計檔案管理體系中，各個要素可以相互彌補不足，發(fā)揮更大的作用與功效，這3階段檔案界主要是學習、模仿的階段，對這一問題的研究主要還是學習

5、和總結(jié)。隨著經(jīng)濟體制和企業(yè)改個的深入及企業(yè)所處環(huán)境的諸多變化如信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，信息資源管理和知識管理觀念的影響、加入世界貿(mào)易組織等這種舊有的管理體制開始發(fā)生細微變化。大多數(shù)學者主張檔案行政管理部門應(yīng)該賦予企業(yè)自助舍利的權(quán)利，避免那種不顧新時期會計檔案管理體制、模式的建構(gòu)企業(yè)行業(yè)特點、企業(yè)自身情況而實行的“一刀切”式管理模式。隨著我國政治、經(jīng)濟體制改革的深化，非公有制經(jīng)濟異軍突起，非公經(jīng)濟會計檔案管理模式也呈現(xiàn)出多樣性。但其管理模式主

6、要還是有：1、會計檔案集中統(tǒng)一管理。指由檔案部門對本單位檔案實行集中統(tǒng)一管理。但在具體實施中往往受到企業(yè)規(guī)模、企業(yè)管理體制、企業(yè)技術(shù)水平的制約。其優(yōu)點是便于維護檔案的完整與安全，有利于形成統(tǒng)一的檔案信息利用中心。2、檔案分級管理。指在企業(yè)內(nèi)對檔案實行分級管理。該管理模式的優(yōu)點是管理靈活、職責明確、利用方便。3、檔案分散管理。指在企業(yè)內(nèi)由不同部門對各自形成的檔案進行管理。該管理模式的有點是分工明確不足之處是對會計檔案管理缺乏整體規(guī)劃，對跨

7、類別或新型檔案的管理往往會出現(xiàn)管理上的空白或交叉。4、會計檔案信息集成化管理、一體化管理和知識管理。這些都是隨著科技的發(fā)展，特別是電子計算機技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用而產(chǎn)生的新觀點。5、會計檔案委托代管，這指企業(yè)委托專業(yè)檔案管理機構(gòu)，代管其檔案。但企業(yè)并不放棄其檔案的所有權(quán)。3、會計檔案的內(nèi)涵會計檔案是企事業(yè)單位和機關(guān)團體在經(jīng)濟管理和各項會計核算活動中直接形成的作為歷史記錄保存下來的會計憑證、會計帳簿和會計報表，以及其他會計資料等專業(yè)資料。它以豐

8、富的原始數(shù)據(jù)和恒定不變的價值量為使用者提供可靠的信息，為單位制定規(guī)劃、計劃，調(diào)查取證以及進行決策提供一局和咨詢材料。它是記錄和反應(yīng)各單位經(jīng)濟業(yè)務(wù)、財務(wù)收支狀況及其結(jié)果的重要史料和證據(jù)，是國家檔案的重要組成部分，在社會經(jīng)濟活動中具有重要的作用。4、會計檔案管理存在的問題會計檔案是歷史的真憑實證，它在社會經(jīng)濟活動中的作用，決定了加強會計檔案管理的必要性。但事實上，由于各單位會計檔案管理意識還比較薄弱。會計檔案作為新興檔案學科還缺乏深入研究，