淺談石油化工工程項(xiàng)目采購(gòu)管理中的成本控制

1、2007年第06期總第200期隨著中國(guó)改革開(kāi)放步伐的加快特別是加入WTO后一些國(guó)際流行的工程建設(shè)項(xiàng)目管理模式陸續(xù)引進(jìn)到中國(guó)的石油化工工程項(xiàng)目管理中現(xiàn)代項(xiàng)目管理也倍受各方關(guān)注。項(xiàng)目采購(gòu)管理是項(xiàng)目管理中一項(xiàng)重要內(nèi)容加強(qiáng)采購(gòu)管理、提高采購(gòu)管理水平對(duì)保證項(xiàng)目的圓滿完成意義重大。項(xiàng)目的執(zhí)行除了需要必備的人力資源之外還必須具備相應(yīng)的設(shè)備、設(shè)施、原材料、零配件、服務(wù)和其他物質(zhì)資源。在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下這些產(chǎn)品和服務(wù)是通過(guò)采購(gòu)活動(dòng)來(lái)實(shí)現(xiàn)的。項(xiàng)目采購(gòu)是指工程

2、項(xiàng)目設(shè)備、材料采購(gòu)業(yè)務(wù)的總稱是從系統(tǒng)外部獲得項(xiàng)目建設(shè)所需的設(shè)備、物資及與之相關(guān)服務(wù)的完整采辦過(guò)程。為實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目采購(gòu)目標(biāo)所進(jìn)行的一系列的計(jì)劃、組織、指導(dǎo)、控制和協(xié)調(diào)工作就是項(xiàng)目的采購(gòu)管理。它是以提高企業(yè)管理水平和經(jīng)濟(jì)效益為目標(biāo)的管理思想和管理模式。一、石油化工工程項(xiàng)目采購(gòu)的特點(diǎn)(一)采購(gòu)資金占用大。石油化工工程項(xiàng)目采購(gòu)總價(jià)值占項(xiàng)目總投資的比重大一般采購(gòu)總價(jià)值占總項(xiàng)目資金比例為60~70%。(二)采購(gòu)工作時(shí)間跨度大。與普通項(xiàng)目不同石油化工工程

3、項(xiàng)目的采購(gòu)工作時(shí)間跨度很大一般從項(xiàng)目初期的方案設(shè)計(jì)一直持續(xù)到設(shè)備安裝調(diào)試投產(chǎn)。(三)采購(gòu)供貨周期長(zhǎng)。石油化工工程項(xiàng)目的采購(gòu)周期通常包括設(shè)計(jì)聯(lián)絡(luò)期、訂貨期、設(shè)備制造期、運(yùn)輸期和通關(guān)提貨期。石油化工工程項(xiàng)目需要采購(gòu)的大型設(shè)備和大宗材料大部分都是為項(xiàng)目定制的普遍供貨周期比較長(zhǎng)。(四)采購(gòu)管理制約因素多。石油化工工程項(xiàng)目普遍施工地點(diǎn)都遠(yuǎn)離業(yè)主和承包商的公司總部而且地理位置一般都比較偏遠(yuǎn)有些項(xiàng)目甚至在國(guó)外的偏遠(yuǎn)地區(qū)。二、石油化工工程項(xiàng)目采購(gòu)管理中

4、成本控制的關(guān)鍵環(huán)節(jié)采購(gòu)管理涉及到項(xiàng)目實(shí)施中工期、成本、質(zhì)量和安全四大控制過(guò)程材料、設(shè)備采購(gòu)的不及時(shí)不能按期到貨就會(huì)拖延工期影響整個(gè)計(jì)劃進(jìn)度導(dǎo)致增加成本。在石油項(xiàng)目采購(gòu)管理成本控制中應(yīng)注意以下幾個(gè)關(guān)鍵環(huán)節(jié):(一)根據(jù)不同項(xiàng)目或各項(xiàng)目工作承包的特點(diǎn)充分考慮成本控制、設(shè)計(jì)和施工等因素確定項(xiàng)目管理模式從而確定項(xiàng)目采購(gòu)模式便于采購(gòu)成本控制。(二)實(shí)施項(xiàng)目采購(gòu)預(yù)算制。有了采購(gòu)預(yù)算的約束能提高項(xiàng)目資金的使用效率優(yōu)化項(xiàng)目采購(gòu)管理中資源的調(diào)配從而達(dá)到控制

5、項(xiàng)目采購(gòu)成本的目的。(三)供應(yīng)商的優(yōu)化選擇和管理。項(xiàng)目供應(yīng)商一旦選錯(cuò)將給項(xiàng)目建設(shè)造成嚴(yán)重影響因此要特別慎重。(四)充分利用好項(xiàng)目組織所處的宏觀和微觀環(huán)境。在項(xiàng)目采購(gòu)管理中充分利用有利的環(huán)境因素同樣是有效降低采購(gòu)成本的途徑之一。(五)強(qiáng)化合同執(zhí)行中的成本控制。在合同執(zhí)行階段合理利用第三方的資源參與項(xiàng)目采購(gòu)管理可以有效降低項(xiàng)目采購(gòu)管理成本。三、確定項(xiàng)目采購(gòu)模式根據(jù)不同石油化工工程項(xiàng)目或不同項(xiàng)目工作承包設(shè)計(jì)深度、技術(shù)復(fù)雜程度、工期長(zhǎng)短和工程量

6、大小等因素綜合考慮采取一種有效的合同方式從而在整體上結(jié)合業(yè)主節(jié)約投資。常見(jiàn)的項(xiàng)目采購(gòu)模式主要有EPC總包模式、EPC模式和EPC模式三種。在EPC總包模式下工程總承包商按照合同約定承擔(dān)設(shè)計(jì)、采購(gòu)、施工和試運(yùn)行服務(wù)等工作并對(duì)承包工程的質(zhì)量、安全、工期和造價(jià)全面負(fù)責(zé)最終向業(yè)主提交一個(gè)滿足使用功能的項(xiàng)目。業(yè)主一般只對(duì)項(xiàng)目的整個(gè)過(guò)程實(shí)施監(jiān)督采購(gòu)也是由業(yè)主的采辦部門(mén)監(jiān)督承包商進(jìn)行。在此模式下可通過(guò)多項(xiàng)目采購(gòu)協(xié)議及統(tǒng)一的項(xiàng)目采購(gòu)策略降低投資。多項(xiàng)目

7、采購(gòu)協(xié)議是業(yè)主就一種商品(設(shè)備材料)的唯一供應(yīng)商。EPC總包從項(xiàng)目采購(gòu)的角度出發(fā)有利于采購(gòu)人員與設(shè)計(jì)施工單位的協(xié)調(diào)溝通、對(duì)控制材料采購(gòu)有利可大大降低工程余料。在EPC模式下由業(yè)主選定兩家承包商一家負(fù)責(zé)設(shè)計(jì)與采購(gòu)另一家負(fù)責(zé)施工業(yè)主負(fù)責(zé)促進(jìn)承包商之間的合作以符合降低項(xiàng)目總投資的目標(biāo)。項(xiàng)目的設(shè)計(jì)與采購(gòu)由一家承包商負(fù)責(zé)必然會(huì)促使該承包商在設(shè)計(jì)階段就能夠使設(shè)備材料的概算盡可能滿足工程技術(shù)方面的要求又可有效地從設(shè)計(jì)源頭上控制工程材料預(yù)算。在EPC模

8、式下由業(yè)主選定兩家承包商一家負(fù)責(zé)設(shè)計(jì)另一家負(fù)責(zé)采購(gòu)與施工。業(yè)主與各承包商之間存在溝通協(xié)調(diào)整個(gè)項(xiàng)目材料由采購(gòu)與施工總承包商統(tǒng)一購(gòu)入在內(nèi)部質(zhì)量管理比較科學(xué)的施工企業(yè)這對(duì)控制質(zhì)量有了基礎(chǔ)把握。對(duì)于一個(gè)大型的工程項(xiàng)目因?yàn)楣こ踢M(jìn)度和施工中對(duì)專業(yè)水平的具體要求一個(gè)項(xiàng)目由施工淺談石油化工工程項(xiàng)目采購(gòu)管理中的成本控制□顧欣商界FAZHANSHANGJIE65發(fā)展月刊商界FAZHANSHANGJIE與采購(gòu)總承包商承包后可能分包給更多的分包商根據(jù)業(yè)主的采購(gòu)

9、決策制定出最佳經(jīng)濟(jì)批量可以明顯降低采購(gòu)成本。四、制定合理采購(gòu)預(yù)算制定采購(gòu)預(yù)算是在具體實(shí)施項(xiàng)目采購(gòu)行為之前對(duì)項(xiàng)目采購(gòu)成本估計(jì)和預(yù)測(cè)是對(duì)整個(gè)項(xiàng)目資金的一種理性的規(guī)劃。它不但對(duì)項(xiàng)目采購(gòu)資金進(jìn)行了合理的配置和分發(fā)而且建立了一個(gè)資金的使用標(biāo)準(zhǔn)以便對(duì)采購(gòu)實(shí)施行為中的資金使用進(jìn)行隨時(shí)的檢測(cè)與控制確保項(xiàng)目資金的使用在合理范圍內(nèi)浮動(dòng)。有了采購(gòu)預(yù)算的約束能提高項(xiàng)目資金的使用效率優(yōu)化項(xiàng)目采購(gòu)管理中資源的調(diào)配查找資金使用過(guò)程中的一些例外情況有效地控制項(xiàng)目資金的

10、流向和流量從而達(dá)到控制項(xiàng)目采購(gòu)成本的目的。五、加強(qiáng)供應(yīng)商的選擇和管理供應(yīng)商是項(xiàng)目采購(gòu)管理中的一個(gè)重要組成部分項(xiàng)目采購(gòu)應(yīng)該本著“公平競(jìng)爭(zhēng)”的原則給所有符合條件的供應(yīng)商提供均等的機(jī)會(huì)。一方面體現(xiàn)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)運(yùn)行的規(guī)則另一方面也能對(duì)采購(gòu)成本有所控制提高項(xiàng)目實(shí)施的質(zhì)量。選擇供應(yīng)商的方式主要是公開(kāi)競(jìng)爭(zhēng)性招標(biāo)采購(gòu)。供應(yīng)商的選擇就是通過(guò)招投標(biāo)方式選定合格供應(yīng)商、簽訂供貨合同的過(guò)程。為了在公開(kāi)競(jìng)爭(zhēng)性招標(biāo)中選擇到合格的供應(yīng)商必需在招標(biāo)中進(jìn)行嚴(yán)格的資格預(yù)審。經(jīng)

11、資格預(yù)審可正確了解參加競(jìng)爭(zhēng)性投標(biāo)的投標(biāo)人數(shù)目、公司性質(zhì)和組成等。便于招標(biāo)人針對(duì)潛在投標(biāo)人的動(dòng)向進(jìn)行招標(biāo)決策可以了解潛在投標(biāo)人的能力提前進(jìn)行資信調(diào)查以確定潛在投標(biāo)人是否有能力承擔(dān)擬招標(biāo)的項(xiàng)目可以防止皮包公司參加投標(biāo)避免給招標(biāo)工作帶來(lái)不良影響和風(fēng)險(xiǎn)同時(shí)可以減少評(píng)標(biāo)的工作量。在項(xiàng)目采購(gòu)中采取公開(kāi)招標(biāo)的方式可以利用供應(yīng)商之間的競(jìng)爭(zhēng)來(lái)壓低物資價(jià)格幫助采購(gòu)方以最低價(jià)格取得符合要求的工程或物資并且多種招標(biāo)方式的合理組合使用也將有助于提高采購(gòu)效率和質(zhì)量

12、從而有利于控制采購(gòu)成本。六、采購(gòu)環(huán)境的利用項(xiàng)目的采購(gòu)環(huán)境包括宏觀環(huán)境和微觀環(huán)境兩個(gè)方面。宏觀環(huán)境是指能對(duì)項(xiàng)目組織如何采購(gòu)產(chǎn)生影響的外部變化。包括市場(chǎng)季節(jié)性的變化、國(guó)家宏觀經(jīng)濟(jì)政策的出臺(tái)、國(guó)家財(cái)政金融政策的調(diào)整、市場(chǎng)利率及匯率的波動(dòng)和通貨膨脹的存在等各種因素。微觀環(huán)境則是指特定項(xiàng)目組織的內(nèi)部環(huán)境及其在宏觀市場(chǎng)中所處的地位和具有的影響力。項(xiàng)目組織內(nèi)部環(huán)境包括項(xiàng)目組織在采購(gòu)中可能采取的組織政策、方式和程序即實(shí)施采購(gòu)的過(guò)程和程序。七、強(qiáng)化合同執(zhí)

13、行階段的成本控制在項(xiàng)目采購(gòu)管理中降低成本應(yīng)該關(guān)注的是整個(gè)項(xiàng)目采購(gòu)流程中的成本降低是對(duì)采購(gòu)總成本的控制合同的執(zhí)行過(guò)程中的成本控制點(diǎn)主要有催交、檢驗(yàn)和物流三方面。催交工作主要是督促供應(yīng)商按照合同規(guī)定的期限提供技術(shù)文件和材料以滿足工程設(shè)計(jì)和現(xiàn)場(chǎng)施工安裝的要求。催交工作的要點(diǎn)是要及時(shí)地發(fā)現(xiàn)問(wèn)題采取有效的控制和保證措施確保進(jìn)度按計(jì)劃進(jìn)行。設(shè)備和材料的檢驗(yàn)是合同執(zhí)行過(guò)程控制中非常重要的一項(xiàng)工作檢驗(yàn)工作是否嚴(yán)格把關(guān)直接關(guān)系到設(shè)備和材料的質(zhì)量甚至關(guān)系到

14、項(xiàng)目的成敗。石油化工工程項(xiàng)目檢驗(yàn)工作一般分為四個(gè)等級(jí):一級(jí)檢驗(yàn)即接收檢驗(yàn)。當(dāng)設(shè)備相對(duì)簡(jiǎn)單且供貨商的供貨情況良好時(shí)只需檢驗(yàn)設(shè)備外觀不存在損傷就可直接現(xiàn)場(chǎng)接收。二級(jí)檢驗(yàn)即發(fā)貨前最終檢驗(yàn)。當(dāng)設(shè)備相對(duì)比較復(fù)雜現(xiàn)場(chǎng)修復(fù)有一定困難時(shí)在設(shè)備制造完畢包裝發(fā)運(yùn)之前要委派檢驗(yàn)人員前往制造廠對(duì)設(shè)備外觀及所有規(guī)定的記錄及技術(shù)文件進(jìn)行檢查符合要求即可發(fā)貨否則整改合格后才可發(fā)運(yùn)。三級(jí)檢驗(yàn)即有限檢驗(yàn)。對(duì)結(jié)構(gòu)復(fù)雜、要求嚴(yán)格的設(shè)備制造廠應(yīng)在設(shè)備制造到達(dá)預(yù)先規(guī)定的停止點(diǎn)時(shí)

15、通知項(xiàng)目組或項(xiàng)目組委托或認(rèn)可的第三方派出檢驗(yàn)人員前往監(jiān)督檢查合格后才可進(jìn)行下道工序。四級(jí)檢驗(yàn)即駐廠檢驗(yàn)。對(duì)一些制造難度較大工期要求較緊的重要設(shè)備項(xiàng)目組委派檢驗(yàn)師駐廠對(duì)設(shè)備或材料制造的全過(guò)程進(jìn)行監(jiān)制。催交和檢驗(yàn)工作持續(xù)時(shí)間長(zhǎng)工作繁冗需要配備具備專業(yè)知識(shí)和能力的專職人員。而為了降低項(xiàng)目管理成本現(xiàn)在石油化工工程項(xiàng)目在搭建組織機(jī)構(gòu)時(shí)都要控制項(xiàng)目組的規(guī)模控制管理人員數(shù)量單靠項(xiàng)目組自身的能力很難適應(yīng)項(xiàng)目對(duì)設(shè)備和材料催交和檢驗(yàn)的要求。因此可以在合同執(zhí)

16、行中選用第三方催交、檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)檢驗(yàn)的方式在項(xiàng)目組的監(jiān)管下開(kāi)展催交檢驗(yàn)工作。石油化工工程項(xiàng)目的業(yè)主采購(gòu)管理中物流是狹義上的物流主要涉及貨物和材料合同的執(zhí)行。具體包括運(yùn)輸、倉(cāng)儲(chǔ)、進(jìn)口設(shè)備辦理、進(jìn)口審批、報(bào)關(guān)、退貨、暫時(shí)進(jìn)口后返出的貨物和運(yùn)出境外保修貨物的出口等。將項(xiàng)目采購(gòu)管理中物流業(yè)務(wù)采用第三方物流的模式進(jìn)行只要項(xiàng)目組合理選擇第三方合作伙伴加強(qiáng)監(jiān)管就能高效率、低成本地完成項(xiàng)目的物流業(yè)務(wù)。八、結(jié)束語(yǔ)隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和對(duì)項(xiàng)目管理、采購(gòu)管理認(rèn)識(shí)的不斷