五大舉措加強中小型私營企業(yè)采購管理

1、2011年4月刊總第308期商業(yè)研究現(xiàn)代交際145五大舉措加強中小型私營企業(yè)采購管理艾冬梅楊波（中南大學(xué)商學(xué)院湖南長沙410000）［摘要］一個企業(yè)采購管理的好壞，對企業(yè)的影響非常重要。以人為本，嚴格采購審批制度，建設(shè)信息網(wǎng)絡(luò)平臺，堵塞采購漏洞，合理采購數(shù)量，讓企業(yè)的采購管理很好地服務(wù)生產(chǎn)，引導(dǎo)企業(yè)走上健康發(fā)展之路。［關(guān)鍵詞］私營企業(yè)采購管理健康發(fā)展［中圖分類號］F2［文獻標識碼］A［文章編號］10095349（2011）04－0145

2、－02責(zé)任編輯：曹娜艾冬梅（1969），女，湖南邵東人，中南大學(xué)商學(xué)院MBA。楊波（1967），男，湖南洞口人，中南大學(xué)商學(xué)院MBA。當前私營企業(yè)發(fā)展迅速，日益成為我國經(jīng)濟建設(shè)力量的一個重要組成部分。隨著企業(yè)規(guī)模的不斷擴大，特別是生產(chǎn)任務(wù)突然發(fā)生變化，企業(yè)就會出現(xiàn)庫存不足或庫存過多的矛盾，采購量的突然變化，常規(guī)的審批程序常常被打亂，采購員往往利用機會從中牟利，導(dǎo)致企業(yè)采購管理的難度加大。特別是一些企業(yè)的銷售商，對目標企業(yè)的采購員投其所好

3、，有的還不惜使用酒、美女，或以現(xiàn)金形式回扣提成。如何才能保證采購人員身處物欲橫流、充滿誘惑的社會環(huán)境中，不為各種誘惑所動，堅持自己的職業(yè)道德底線，不為一已之私利而損害企業(yè)之公利，M公司根據(jù)自身的特點，從三個方面采取五大措施加強采購管理，取得了較好的效果。M公司是一家由多個分公司組成的集團公司，成立于1993年，年銷售額在3億元左右，屬于一個典型的中小型企業(yè)。公司的原材料、機配件的年采購量在兩億元以上。如何才能保證采購人員在采購過程中不吃

4、拿回扣、不以次充好，或者弄虛作假、短斤少兩、搞暗箱操作？公司在不同的發(fā)展階段，采取了不同的措施和辦法：一、現(xiàn)金采購業(yè)務(wù)這是企業(yè)采購業(yè)務(wù)弊病高發(fā)區(qū)，公司采購員要么是高管的親屬，或者是有相關(guān)能力人員擔(dān)保。上世紀80年代在廣東采購員攜款潛逃的案件時有發(fā)生，這種案件一般數(shù)額都不大，破案也不具有經(jīng)濟性，這樣就可能讓一些外地的員工具有了犯罪的潛意識。而親屬或有擔(dān)保的員工，往往在心理上有別于外地員工，他們?nèi)绻诠境隽私?jīng)濟方面的問題，無論是攜款潛逃或

5、是吃拿回扣，一經(jīng)查實，相關(guān)人員將負連帶責(zé)任，對公司的損失往往要給予賠償，自已也迫于名聲無法在家鄉(xiāng)安身，這樣做的成本相對大得多，所以這類員工要可靠些，出現(xiàn)這種問題的概率相對要低得多?，F(xiàn)金采購現(xiàn)在是公司采購管理的一個重要組成部分，雖然這一塊僅占總采購量的20%左右，但往往因為時間緊、批量小、零散，個別商品的采購在長時間內(nèi)沒有重復(fù)性而不具可比性，個別商品價格波動大而難以控制，所以只能更多地從采購人員本身素質(zhì)控制入手。二、非現(xiàn)金采購非現(xiàn)金采購有

6、嚴格的審批流程：銷售部接單后上報生產(chǎn)部，生產(chǎn)部核算后向企業(yè)管理部上報采購計劃，倉庫核查上報庫存數(shù)量，企業(yè)管理部根據(jù)當前庫存數(shù)量確定采購數(shù)量報主管副總經(jīng)理審批，然后報送采購部采購、報財務(wù)部付款；在實際操作中明確要求確保關(guān)聯(lián)職務(wù)的員工在工作中回避。如需求報告人與采購員分離，檢驗員與采購員分離，采購與驗收分離，入賬與采購分離；采購人員與倉管分離，這樣可以消除過去那種謊報數(shù)量、以劣充優(yōu)、涂改發(fā)票單價、倉管采購聯(lián)手等慣用作弊手法。三、建立并完善企

7、業(yè)的信息化采購控制網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)該系統(tǒng)包括：庫存偏低報警系統(tǒng)、供應(yīng)商管理系統(tǒng)、貨物出入庫憑證打印系統(tǒng)、采購審核系統(tǒng)及產(chǎn)品質(zhì)量及使用情況反饋系統(tǒng)五大部分組成。具體由主管副總經(jīng)理、采購部、倉儲部、財務(wù)部、企業(yè)管理部、質(zhì)量管理部、車間班組等五大部分。這些部門通過各自的后臺賬號進入系統(tǒng)，填報相關(guān)數(shù)據(jù)，各部門通過采購信息互相配合又互相制約。車間班組在系統(tǒng)上填寫有關(guān)原料的使用情況。當某種原材料庫存低于公司設(shè)定的經(jīng)驗數(shù)值時，系統(tǒng)會通過庫存報警系統(tǒng)向倉管員報

8、警，倉管員將實際庫存與系統(tǒng)數(shù)據(jù)進行核實后向采購部發(fā)出采購?fù)ㄖ獑?，采購員在系統(tǒng)上對需要采購的商品情況進行查詢，特別是供應(yīng)商以往的報價及交貨質(zhì)量等情況，為后續(xù)采購活動提供比較依據(jù)。采購員向系統(tǒng)中的甲級供應(yīng)商表達采購意向，通過詢價、議價后簽訂采購協(xié)議。采購協(xié)議書報采購部主管審批，然后送企業(yè)管理部。企業(yè)管理部審核采購價格和數(shù)量，核準后報送公司主管副總經(jīng)理，簽字認可后交財務(wù)部付款（多是預(yù)付部分貨款）。貨物到達后，由倉管部門會同采購部（非本商品采購

9、員）認真核對入庫的商品生產(chǎn)企業(yè)產(chǎn)品名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量等信息輸入系統(tǒng)打印入庫詳單并簽字，質(zhì)檢部門檢查貨物的品質(zhì)和實際數(shù)量，在入庫單上簽署本部門意見。入庫單共四份，倉庫、企業(yè)管理部、財務(wù)部、采購部各一份。由于都有操作人員的意見和簽字，便于查找和處理問題。企業(yè)管理部還要對第一次采購的商品在系統(tǒng)上建立相關(guān)檔案資料，其中包括生產(chǎn)廠家、產(chǎn)品名稱、規(guī)格、型號、價格等，可用于比較的基本信息，除此還要對該廠的產(chǎn)品質(zhì)量體系的建立情況、環(huán)境保護情況等建立

10、檔案，為今后優(yōu)化和評估供應(yīng)商提供相關(guān)資料。企業(yè)管理部、財務(wù)部每月必須對采購活動安排一次常規(guī)檢查。財務(wù)部主要是對采購?fù)ㄖ獑?、付款報告書及入庫單、出庫單等憑證的有效性、合理性和真實性進行確認，特別是核查采購和倉管聯(lián)手多報入庫或多報出庫等作弊行為。企業(yè)管理部還要與外部關(guān)聯(lián)企業(yè)建立橫向聯(lián)系，準確了解相同商品在某一時間的價格情況。企業(yè)管理部必須深入市場及時掌握采購價格、質(zhì)量，特別是現(xiàn)金采購的小批量原材料，從基層直接了解，特別是使用某一原料的車間領(lǐng)

11、導(dǎo)和工人，他們對產(chǎn)品質(zhì)量情況最有說服力，要求認真填寫情況調(diào)查表。會同財務(wù)部門對得到的采（轉(zhuǎn)144頁）2011年4月刊總第308期商業(yè)研究現(xiàn)代交際144用進行大量基礎(chǔ)設(shè)施的投入，目的是為了創(chuàng)造可能的需求，這對于有雄厚實力的大企業(yè)來講，無疑是建立未來競爭優(yōu)勢的戰(zhàn)略選擇。但著眼未來可能的需求，往往會因為客戶規(guī)模增長過于緩慢而導(dǎo)致需求不足，致使投資回收出現(xiàn)困難，嚴重影響現(xiàn)有市場的業(yè)務(wù)開展，并出現(xiàn)嚴重的財務(wù)危機，這是造成近年來全球幾大傳統(tǒng)電信業(yè)巨

12、頭債務(wù)劇增、銷售遲緩甚至下滑的主要原因。為了使開發(fā)項目貼近市場，中興通訊公司有這樣一條規(guī)定：主要研發(fā)人員要用50%的時間去和市場溝通，了解客戶需求；同時，對研發(fā)人員的考核和市場掛鉤，即：對研發(fā)人員的獎勵和開發(fā)出來的產(chǎn)品能產(chǎn)生多大的經(jīng)濟效益掛鉤，杜絕了技術(shù)人員“技術(shù)惟上”的弊端。這樣，研發(fā)人員在開發(fā)的過程中自然要考慮技術(shù)的先進性、工藝的可行性、配件采購的便捷性、成本等問題。為了更好地使研發(fā)、生產(chǎn)、銷售緊密相聯(lián)，1999年中興通訊進行組織結(jié)

13、構(gòu)調(diào)整，打破原來獨立封閉的開發(fā)體系的實行準事業(yè)部制，形成交換、接入、移動、本部等多個產(chǎn)品事業(yè)部制，各個事業(yè)部獨立考核。為此中興通訊總裁殷一民說：“你研發(fā)出來的產(chǎn)品，在市場得到多少應(yīng)用，能夠產(chǎn)生多少利潤，這是我們給研發(fā)人員評價的最基本的一個評價點?！迸c市場的緊密結(jié)合，極大地提高了中興的市場競爭力。可十多年前，中興通訊在研制交換機時，想的更多的是國際標準是怎么規(guī)定的，并沒有考慮到客戶和市場的實際需求，結(jié)果新產(chǎn)品推出一年多以后，就由于容量不足

14、，在市場推廣中遇到了麻煩。從技術(shù)角度而不是從市場需求出發(fā)做科研，這是當時研發(fā)人員普遍存在的問題。三、結(jié)論研究表明：技術(shù)和市場以一種互動的方式對技術(shù)創(chuàng)新起到推動作用。但是，對于發(fā)展中國家，由于技術(shù)創(chuàng)新能力的限制以及創(chuàng)新資源的束縛，為了提高創(chuàng)新的效率，應(yīng)該更著重于以從市場的角度尋求創(chuàng)新機會。特別是對中小企業(yè)而言，滿足客戶的現(xiàn)實需求比開發(fā)可能的需求更適合自身的資源優(yōu)勢。中興通訊的實踐對于我國高新技術(shù)企業(yè)有非常大的借鑒意義?！緟⒖嘉墨I】[1]吳

15、貴生.技術(shù)創(chuàng)新管理.北京:清華大學(xué)出版社2002.[2]許慶瑞.研究與發(fā)展管理.北京:高等教育出版社1986.[3]趙建春等.技術(shù)創(chuàng)新原理及體系構(gòu)建.鄭州:河南人民出版社2002.購數(shù)據(jù)進行相關(guān)分析，列出有規(guī)律的圖表，對有悖常理的情況要求采購部門及采購員必須給出讓人信服的解釋，發(fā)現(xiàn)可疑情況公司將啟動調(diào)查程序，一查到底。在公司網(wǎng)站上對入庫商品的品種、產(chǎn)地、數(shù)量、質(zhì)量、價格等指標進行公示；讓全體員工了解企業(yè)采購情況，起到一定的監(jiān)督作用，也讓

16、職工珍愛原材料，不造成浪費。對二次以上出現(xiàn)投訴的賣方企業(yè)、對有了問題得不到馬上很好解決的賣方企業(yè)及相關(guān)采購員要高度關(guān)注；對一直是由某一個供應(yīng)商提供產(chǎn)品或服務(wù)的情況要做調(diào)查研究，特別是同樣采購條件下是否還有更好的企業(yè)，對一年以上總依賴單一供應(yīng)商的采購情況要視為不正常行為，必須核查清楚，看是否為市場因素還是人為所致。其他更優(yōu)秀的產(chǎn)品的供應(yīng)商發(fā)生抱怨的理由，搞清楚是否為采購員個人有目的的行為導(dǎo)致的。四、公司的大宗原材料采購棉花、棉紗是公司的主

17、要采購物品，采購部門協(xié)助提供有效的市場報價表，而且大宗商品的報價有專人盯盤，這些產(chǎn)品多數(shù)是由公司的長期合作伙伴提供，相互之間的談判要簡單得多，產(chǎn)品的質(zhì)量、交貨期、價格、運輸及價格都有較好的保證，降低了采購活動的風(fēng)險，同時也減少了采購漏洞，為相關(guān)部門檢查落實其他商品的采購活動提供了利便。雖然這樣，但由于量大，采購員在運費上還拿過回扣，后被公司聯(lián)合檢查時發(fā)現(xiàn)運價偏高而被查出。五、加強采購人員的思想教育、業(yè)務(wù)培訓(xùn)，完善機制定期安排采購人員參加

18、思想道德觀念教育，通過正面事例，提高業(yè)務(wù)員對社會腐敗現(xiàn)象的免疫力、抵抗力。通過反面的教材，讓采購人員從中受到教育和警示，遠離犯罪，遵紀守法，樹立正確的人生觀和價值觀，時刻把企業(yè)利益放在首位，全面提高員工的職業(yè)道德水平。對敬業(yè)員工的待遇和獎勵制度落實到位，讓員工從精神到物質(zhì)都有相當?shù)臐M意度。掌握現(xiàn)代企業(yè)采購管理知識和物流管理相關(guān)知識、管理方法；到生產(chǎn)部門了解更多關(guān)于供應(yīng)商產(chǎn)品的質(zhì)量情況，今后在采購時需要關(guān)注哪些問題，確保采購貨物的質(zhì)量，保