期刊采購數(shù)據(jù)處理

1、收稿日期:20100609基金項目:北京建筑工程學院教育科學研究基金資助項目(編號:Y0942)成果之一。作者簡介:何大煒(1968)女副研究館員。期刊采購數(shù)據(jù)處理何大煒(北京建筑工程學院搖北京搖100044)摘搖要搖結合作者工作實踐以北郵圖書管理系統(tǒng)為例介紹了有關期刊采購數(shù)據(jù)的處理技巧。關鍵詞搖期刊搖數(shù)據(jù)處理搖圖書館中圖分類號搖G250搖搖搖搖搖搖文獻標識碼搖A搖搖搖搖搖搖文章編號搖10021965(2010)015002搖搖提高紙質

2、期刊的資源利用率使之與電子期刊優(yōu)勢互補是當前期刊管理工作必須認真思考和研究的問題。館藏期刊的質量有賴于期刊的采購只有采選適合本校學科發(fā)展的期刊才能吸引廣大師生。在圖書館自動化管理系統(tǒng)下期刊采購數(shù)據(jù)首先要進行數(shù)據(jù)處理然后所有數(shù)據(jù)轉入登到系統(tǒng)期刊到館之后經過加工登到就可以上架和讀者見面了。筆者根據(jù)自己幾年來期刊工作的實踐以北郵MELI鄄SII管理系統(tǒng)為例談談關于期刊采購數(shù)據(jù)的一些處理技巧。1搖期刊采購模塊簡介圖1是期刊采購模塊所包含的主要內

3、容。圖1在該模塊下一般采購數(shù)據(jù)的處理沿箭頭所指方向進行。因為不是采選系統(tǒng)所以在這里處理的采購數(shù)據(jù)因該是本館已經確定了的。在此之前數(shù)據(jù)處理人員要了解期刊供應商是否有變化如果有供應商的變化那么應該首先處理“書商管理冶并在其中進行書商的修改以便后續(xù)數(shù)據(jù)的順利處理。2搖訂購表維護為了保持館藏重點期刊的連續(xù)性一般情況下我們只針對娛樂性期刊進行停訂處理。因此對于在進行下一年期刊采購數(shù)據(jù)處理時為提高工作效率在進行訂前數(shù)據(jù)處理時要“全部選中冶。在進行“

4、續(xù)停訂處理冶時根據(jù)期刊目錄以及本館期刊變動情況進行修改。對于下一年新增加的期刊以及價格等有變化的期刊要在“訂購表維護冶模塊下進行處理。對于新訂的期刊各項數(shù)據(jù)要完整錄入如圖2所示:其中特別要注意“訂購刊號冶、“訂購刊號類型冶不能填錯。“訂購刊號類型冶是期刊供應商的代號比如郵發(fā)代號、教圖代號、中圖代號等。因為該系統(tǒng)是據(jù)此來生成訂單的刊號類型一旦填錯那么該刊就會出現(xiàn)在其他書商的訂單中。其次容易忽視的是“部門冶一欄這里的部門是指期刊分配的部門對

5、于有多個閱覽室的情況更要慎重填寫以免到刊時出現(xiàn)混亂。另外“價格冶一欄一般我們輸入年價回車即可其它價格會自動賦值。對于新訂期刊刊由于暫時沒有MARC數(shù)據(jù)記錄控制號會自動生成。期刊到館之后編目員要先在編目系統(tǒng)下做該刊的編目數(shù)據(jù)在“主書目管理冶欄目查詢并記錄下對應的“記錄控制號冶然后準確填入到訂刊信息中。否則沒有數(shù)據(jù)將影響到期刊登到工作的有序進行。最后在所有小欄目都填好之后一定要注意點擊“保存冶。然后再進行下一條數(shù)據(jù)的處理。3搖訂購清單的處理

6、在訂購數(shù)據(jù)報送之前一定要在訂購清單模塊下進行采購數(shù)據(jù)的核準。核準的方法是點擊“未報送清單冶如圖3所示。在此要核對每一個書商的期刊種數(shù)、份數(shù)、總價格。如果發(fā)現(xiàn)問題就要返回到“訂購表維護冶中進行修改直到所有書商的信息都核準之后才能進行訂單報送。否則一旦數(shù)據(jù)已經報送就無法進行修改了。4搖數(shù)據(jù)轉登到只有在期刊訂單報送之后才能夠進行數(shù)據(jù)轉登到否則將檢索不到下一年的期刊。一般我們要進行“全選冶和第29卷2010年12月?lián)u搖搖搖搖搖搖搖搖搖搖搖搖搖搖

7、情搖報搖雜搖志JOURNALOFINTELLIGENCE搖搖搖搖搖搖搖搖搖搖搖搖搖搖搖Vol.29Dec.搖2010“繼承卷期冶操作以方便期刊登到工作?？傊堎|期刊采購質量直接影響到期刊的利用率而期刊采購數(shù)據(jù)的處理則要一絲不茍為了保證現(xiàn)刊及時與廣大讀者見面采購數(shù)據(jù)一定要準確完整。讀者服務工作是永無止境的沒有最好只有更好。圖2搖圖3搖參考文獻[1]搖楊美珍.網絡時代外文期刊采購新思路———基于引文分析的統(tǒng)計調查研究[J].情報雜志2009