小企業(yè)存貨采購業(yè)務內(nèi)部控制探析

1、ModemAccounting內(nèi)部控制與風險管理丁秀平(安徽中煙工業(yè)有限責任公司蕪湖卷煙廠241002)【摘要】小企業(yè)存貨采購業(yè)務內(nèi)部控制制度建設不同于大型企業(yè)。本文結合《企業(yè)內(nèi)部控制規(guī)范》，介紹了小企業(yè)存貨業(yè)務內(nèi)部控制制度的重要性，并對小企業(yè)存貨業(yè)務內(nèi)部控制制度可以采用的方式進行了分析。【關鍵詞J、企業(yè)采購業(yè)務內(nèi)部控制制度一、小企業(yè)建立存貨采購業(yè)務內(nèi)部控制制度的意義同大型企業(yè)相比，小企業(yè)所處的市場地位更為惡劣，一般很難通過規(guī)?；?jīng)營降

2、低生產(chǎn)成本，也很難通過加大存貨的購人數(shù)量降低其采購成本。因此，加強存貨采購的內(nèi)部控制制度，減少存貨采購過程中的不必要損耗，是小企業(yè)提高自身市場競爭能力的重要途徑之一。完善存貨采購的內(nèi)部控制，一方面可以保證小企業(yè)購入符合生產(chǎn)、銷售、質(zhì)量要求的產(chǎn)品；另一方面，小企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營場所一般比較狹小，有些特小型企業(yè)甚至沒有專門的存儲場所，而建立健全存貨采購內(nèi)部控制可以最大限度地減低企業(yè)的庫存存貨，從而減少存貨的存儲費用，也可以防止由于存貨過時、變質(zhì)

3、而給企業(yè)帶來的損失。小企業(yè)由于單次購入存貨的數(shù)量比較少，供應商一般不會直接給予較大的商品折扣，通過存貨采購內(nèi)部控制，小企業(yè)可以制定長期的采購規(guī)劃，從而獲取最大可能的價格優(yōu)惠。二、小企業(yè)存貨內(nèi)部控制制度的設計分析我國財政部等五部委制定并頒布了《企業(yè)內(nèi)部控制規(guī)范》和《企業(yè)內(nèi)部控制應用指引》用來指導并規(guī)范企業(yè)的內(nèi)部控制制度建設。但小型企業(yè)同大中型企業(yè)相比在管理水平、人員配備、業(yè)務復雜程度等方面都存在不小的差距，如果完全套用《企業(yè)內(nèi)部控制規(guī)范》

4、的相關規(guī)定建立小型企業(yè)存貨采購內(nèi)部控制，會大大加大小企業(yè)內(nèi)部控制成本，不符合成本效益原則，也會使小企業(yè)喪失原有的經(jīng)營靈活性優(yōu)點。借鑒《企業(yè)內(nèi)部控制規(guī)范》的相關規(guī)定，本文認為小企業(yè)存貨采購內(nèi)部控制制度可以從以下幾個方面設計。1請購環(huán)節(jié)。小企業(yè)一般不會設置獨立的預算部門，小企業(yè)存貨的請購應當由存貨的使用部門或存貨管理部門提出，并按照一般要求填寫采購需求。為防止企業(yè)過量購人或購入不需用的存貨，存貨的使用部門(如產(chǎn)品生產(chǎn)部門)應當根據(jù)銷售部門提

5、供的下一期問銷售計劃，制定各類原材料的采購種類和采購數(shù)量。存貨的管理部門(如存貨的倉儲部門)應隨時統(tǒng)計各類存貨的結余數(shù)量，在綜合采購存貨的采購成本、運輸成本、存儲成本的基礎上，計算出存貨最佳采購數(shù)量。存貨使用部門和管理部門會商后提出的請購計劃，應當征求財務人員的意見，并由財務人員簽字確認后上報審批，以防止企業(yè)購入存貨數(shù)量較大，而超出企業(yè)的付款能力。小企業(yè)可以根據(jù)自身的企業(yè)規(guī)模確定審批權限，對于管理相對精簡的小型企業(yè)也可以直接規(guī)定所有存貨

6、的請購必須全部由企業(yè)負責人直接批準。為加強各部門之間的相互牽制和監(jiān)督，小企業(yè)的存貨請購單可以設置為五聯(lián)，由存貨的請購部門、采購部門、驗收部門、財務部門和審批人各存有一聯(lián)。2確定存貨供應商和采購價格。只有經(jīng)過批準的請購單才能交由采購部門進行采購，這可以保證小企業(yè)存貨采購的合法性。由于受到成本限制，小企業(yè)一般不會建立公開招標采購機制，但可以采用供應商準入制度。在采購一項新存貨之前，企業(yè)應當組織專業(yè)技術人員對存貨的供應市場進行考察，確定能夠提

7、供合格產(chǎn)品的供應商，在此基礎上由專門人員進行價格談判，選擇最低的購貨成本。并且每次購貨后，小企業(yè)都應當對選擇的供應商、采購數(shù)量、供應商提供的價格優(yōu)惠、產(chǎn)品質(zhì)量、供應商服務水平、供應商的不誠信記錄等相關信息做好記錄，通過累積的比較選擇出最佳供貨單位。為獲取穩(wěn)定、低廉的供貨來源，小企業(yè)應當盡量與供貨單位建立長期20121新會計■內(nèi)部控制與風險管理ModemAccounting合作關系，可以對每一類別的存貨指定一到兩家供應商作為長期合作伙伴，

8、建立和更換長期合作伙伴，應當報由企業(yè)負責人進行審批。為節(jié)約成本，如果是向長期合作伙伴購入存貨，小企業(yè)可以與對方協(xié)商制定格式化采購合同，而無需每一筆交易都重新談判。如果未與對方簽訂規(guī)范的購貨合同，小企業(yè)應當對雙方交易過程中的電話、信件、傳真或電子郵件等往來形式記載的信息進行備份、保存，以便適時維護自身的合法權益。采購交易達成后，采購部門應當以訂貨單等書面形式通知企業(yè)的財務、倉儲、驗收部門，以方便各部門的準備和后續(xù)工作。3驗收環(huán)節(jié)。小企業(yè)應

9、當組織存貨的使用部門和技術人員對采購的存貨進行驗收，要確保只有驗收合格的存貨才能入庫或交由生產(chǎn)部門進行生產(chǎn)。驗收人員應當根據(jù)請購單和訂購單記載的內(nèi)容對實際購人存貨的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格型號進行核對，核對相符的應當填制一式多聯(lián)驗收單，并由驗收人員簽字認可。對驗收合格的存貨應當填制入庫單，由倉儲人員核對后簽字確認，倉儲人員應當對入庫存貨設置臺賬。存貨的驗收單、入庫單應當由企業(yè)的財務部門、采購部門、倉儲部門各自留存，以相互核對。對驗收過程中發(fā)現(xiàn)的

10、問題，驗收部門應當及時與采購部門溝通，并向企業(yè)負責人匯報，以及時向供應商退貨或索賠。財務部門在付款前應當將請購單、訂貨單、驗收單、入庫單的相關信息進行核對，發(fā)現(xiàn)不符的應當停止付款程序，并向企業(yè)負責人匯報。核對相符的，財務人員應當編制付款憑證，將相關文書或記錄作原始憑證附件。財務人員應當根據(jù)購貨合同或者雙方交易慣例所規(guī)定的信用期，確定每筆采購業(yè)務的具體付款時間。對于應當付款的采購業(yè)務，應當有企業(yè)負責人在付款憑證上簽字，財務部門以此來安排實

11、際的付款工作。付款后，財務部門還應及時向?qū)Ψ剿魅∠嚓P發(fā)票和收款證明，以防止因未及時進行增值稅申報而使企業(yè)蒙受損失。4對采購業(yè)務的監(jiān)督和評價。由于人員編制的限制，小企業(yè)在存貨采購確定供應商和采購價格環(huán)節(jié)，可能很難建立完善的崗位分工制度，而是將全部工作交由少數(shù)幾人完成。為防止采購人員在其中徇私舞弊，小企業(yè)物質(zhì)管理部門或財務部門應當在每筆采購業(yè)務完成后對采購過程中相關人員的工作進行監(jiān)督和評價。在保證存貨質(zhì)量的前提下，為控制采購成本，小企業(yè)也可

12、以事先制定年度、季度或月度采購總成本和單位成本計劃，采購成本的控制，可以在上期存貨的實際采購成本的基礎上按照物價變動水平進行調(diào)整。對于采購人員采購業(yè)績完成較好的，企業(yè)應當給予一定的獎勵；有問題的，則應給予責任追究。存貨的使用部門在領用存貨后，應當填寫書面的存貨使用情況說明，說明存貨的使用質(zhì)量以及其他在使用中暴露出來的問題。企業(yè)應當定期將存貨使用情況說明與存貨的驗收單進行核對，以查明驗收過程中可能出現(xiàn)的舞弊問題。三、小企業(yè)完善存貨內(nèi)部控制

13、制度的建議內(nèi)部控制制度是企業(yè)管理活動的重要組成部分，小型企業(yè)的領導人往往事必躬親，對建立內(nèi)部控制制度不夠重視。而事實上，相對完善的內(nèi)部控制制度可以優(yōu)化企業(yè)人、財、物的配置，減少企業(yè)內(nèi)耗，使企業(yè)資源發(fā)揮出最大的效率。為了小型企業(yè)的長期發(fā)展，企業(yè)領導人必須重視企業(yè)內(nèi)部控制制度的建立和完善。企業(yè)負責人可以定期組織企業(yè)管理人員學習和培訓，借鑒同行業(yè)其他企業(yè)的優(yōu)良管理經(jīng)驗，定人定崗，明確崗位目標，完善企業(yè)崗位牽制制度。參考文獻【1]朱榮恩審計學[

14、M】北京：高等教育出版社，2000[2】財政部會計司企業(yè)內(nèi)部控制規(guī)范講解【M]北京：經(jīng)濟科學出版社，2010(上接第44頁)又充分反映了母公司的實際分配能力，并兼顧各方的利益要求。所以在集團企業(yè)母公司分派現(xiàn)金股利時，應充分考慮合并財務報表的經(jīng)濟實質(zhì)意義，以使于母公司財務報表的分紅模式能夠兼顧更多因素。總之，現(xiàn)實中由于執(zhí)行的會計標準不一致等多種情況的存在，使企業(yè)集團的母公司在分派現(xiàn)金紅利時變得復雜，而基于母公司財務報表的分紅模式較基于合并

15、財務報表的分紅模式更具有法律基礎，企業(yè)集團母公司在制定分紅政策時，應充分考慮各種因素。同時政策制定者應細化更有利于規(guī)范公司分紅行為的政策，以使公司■新會計20121分紅行為得以規(guī)范。(作者為資產(chǎn)財務部副總經(jīng)理，會計師)參考文獻[1】章鐵生合并財務報表制度安排與母公司利潤分配研究南京：現(xiàn)代管理科學，2007(11)：55—56【2】劉婧嫻上海新梅業(yè)績暴增15倍也當鐵公雞：被指將貨幣資產(chǎn)放在子公司以逃避分紅【北京：證券13報，2009—03