費用報銷基礎規(guī)范講解

1、費用報銷基礎規(guī)范講解,財務企劃部2014年8月,,費用審核的重要性紙質版報銷憑證的審核費控系統(tǒng)的使用規(guī)范費用報銷其他注意事項,目錄 CONTENTS,,費用審核的重要性紙質版報銷憑證的審核費控系統(tǒng)的使用規(guī)范費用報銷其他注意事項,目錄 CONTENTS,,一.費用審核的重要性,,一、費用審核的重要性,為什么費用報銷要你審批？,審批人簽字的時候真正做到認真審核了嗎？,財務人員該為誰負責？,,一、費用審核的重要性,為什么費用

2、報銷要你審批？,審批人簽字的時候真正做到認真審核了嗎？,財務人員該為誰負責？,,1、你擁有合理調配公司費用資源、達成各項成本指標的權利和義務；2、你對于費用報銷的真實性、完成性、合規(guī)性等負有直接或間接的責任；3、費用事項出現(xiàn)疑義以后你需要對于經(jīng)濟事項進行合理解釋，情節(jié)嚴重的要承擔相應的法律責任；,,一、費用審核的重要性,為什么費用報銷要你審批？,審批人簽字的時候真正做到認真審核了嗎？,財務人員該為誰負責？,1、報銷人、經(jīng)辦人在簽字的

3、時候是否對你所處理的費用憑證能夠保證真實、完整？2、部門負責人是否對于員工報銷的經(jīng)濟事項完全知悉？3、財務人員是否對報銷憑證的合法、合規(guī)性做到完全復核？預算指標是否突破了？4、總經(jīng)理室是否對各項費用指標的達成情況完全掌握？全年費用的分配是否合理、可控？,,一、費用審核的重要性,為什么費用報銷要你審批？,審批人簽字的時候真正做到認真審核了嗎？,財務人員該為誰負責？,1、對公司負責、對一把手負責：運用你的財務知識為總經(jīng)理室出謀劃策、完

4、成費用指標、防控潛在的經(jīng)營風險；2、對你自己負責：要以法律、法規(guī)為準繩，保護好自己擁有的權利、盡到自己應盡的義務；3、對經(jīng)辦人負責：告知他人哪些錢是可以花的、哪些錢使用后會出現(xiàn)問題、哪些行為是底線。,,一、費用審核的重要性,費用報銷是保證公司正常運轉的重要環(huán)節(jié)之一，也是出現(xiàn)風險較為集中的環(huán)節(jié)之一。合理、合法的使用費用資源，將會對公司發(fā)展起到積極的推動作用，反之將會對公司的成長造成致命的打擊。希望各機構在費用審批環(huán)節(jié)務必做到誠信、謹慎

5、、依法、合規(guī)！,,費用審核的重要性紙質版報銷憑證的審核費控系統(tǒng)的使用規(guī)范費用報銷其他注意事項,目錄 CONTENTS,,二.紙質版報銷憑證的審核,,二、紙質版報銷憑證的審核,,,費用報銷單的審核,原始憑證的審核,,,二、紙質版報銷憑證的審核-費用報銷單的審核,,備注：各中支可按照實際審批流程調整審批人,1、報銷單模板：,,二、紙質版報銷憑證的審核-費用報銷單的審核,,2、審核要點：（1）財務人員審核紙質版報銷單時，必須保證所有

6、審批人簽字完整，無漏簽、代簽現(xiàn)象,,,二、紙質版報銷憑證的審核-費用報銷單的審核,,2、審核要點：（2）審批人如簽字時寫明日期，則簽字日期必須與報銷日期為同一天或晚于報銷日期（例如：報銷日期為2014年1月1日，則審批人簽字必須為2014年1月1日或之后，不得早于報銷單上的報銷日期,,,,應早于,,二、紙質版報銷憑證的審核-費用報銷單的審核,,2、審核要點：（3）憑據(jù)張數(shù)為除報銷單外其他附件張數(shù)總和，且填寫的數(shù)額需使用大寫數(shù)字。,,

7、,,二、紙質版報銷憑證的審核-費用報銷單的審核,,2、審核要點：（4）報銷人與收款人之間的關系：①原則上支付費用一律通過對公轉賬付款形式支付；②報銷金額為1000元以下，且收款人為員工的，通常報銷人與收款人為同一人；,,,③超過1000元（含）的費用項目，必須通過轉賬支付。則“報銷人簽字”為實際報賬的員工簽字，收款人為指定供應商；,,,④特殊情況（如：招待費、差旅費等）確實無法對公轉賬支付的項目，可由分公司統(tǒng)一打款至報銷人；,,二

8、、紙質版報銷憑證的審核-費用報銷單的審核,,2、審核要點：（4）報銷人與收款人之間的關系：⑤報銷人必須是與公司簽訂正式勞動合同的員工（不包含代理合同）,,,,,,二、紙質版報銷憑證的審核-費用報銷單的審核,,2、審核要點：（5）使用部門為費用實際承擔部門，此項目應與費控錄入時的費用使用部門一致；,,,,,（6）費用項目為分公司下達的預算類別中的“日常保障費用”、“日?？煽刭M用”、“職場費用”、“管理費用”等,（7）摘要：是指簡要

9、描述已經(jīng)發(fā)生的經(jīng)濟事項。因此，摘要中至少應包含“報銷主體”、“發(fā)生事件的內容”。例如：“報銷xxxx機構xx員工xxx款項”或“報銷xxxx機構xxx款項”,,二、紙質版報銷憑證的審核-費用報銷單的審核,,2、審核要點：（8）金額中的大、小寫金額必須一致,,,,,（9）紙質報銷單除審批人“簽字”一欄外，其他單元格均應為機打。,,二、紙質版報銷憑證的審核,,,費用報銷單的審核,原始憑證的審核,,,二、紙質版報銷憑證的審核-原始憑證的審核

10、,,1、發(fā)票的審核（1）發(fā)票真?zhèn)螌徍嗽瓌t上無論地稅還是國稅發(fā)票，財務人員應在入賬之前確認發(fā)票的真實性，虛假發(fā)票一律不得入賬。審核方法大致分為兩種：電話查詢（12366熱線等）、網(wǎng)絡查詢（國、地稅網(wǎng)站等）。財務人員僅需按照提示輸入發(fā)票代碼等信息進行查詢即可。,,二、紙質版報銷憑證的審核-原始憑證的審核,,1、發(fā)票的審核（2）定額發(fā)票印刷日期：原則上不允許使用隔年發(fā)票。例如：2014年向供應商索取的發(fā)票應為2013年以后印制的發(fā)票；,

11、,二、紙質版報銷憑證的審核-原始憑證的審核,,1、發(fā)票的審核（3）機打發(fā)票開票日期應與報銷單日期、簽字日期保持一致或早于報銷單日期及簽字日期,,,二、紙質版報銷憑證的審核-原始憑證的審核,,（4）發(fā)票付款人名稱：應為報銷機構營業(yè)執(zhí)照上注明的公司全稱（如：紫金財產(chǎn)保險股份有限公司內蒙古分公司xxx中心支公司/xxx支公司）。無稅務局同意，一律不得打為縮寫，如:“紫金保險xx中支”等等。,財務人員應提前與當?shù)囟悇站诌M行溝通，對于開具機

12、打發(fā)票時，由于供應商發(fā)票打印系統(tǒng)字數(shù)限制無法全部打印公司全稱的情況將如何處理。然后各機構根據(jù)當?shù)囟悇站值拇饛烷_具合規(guī)發(fā)票。（如果稅務局給過答復，請財務人員詳細記錄答復的時間、地點、答復人員姓名、答復內容，以防止稅務局在后期檢查時產(chǎn)生異議）,,二、紙質版報銷憑證的審核-原始憑證的審核,,（5）發(fā)票專用章的審核按照當前稅務局要求，所有發(fā)票一律加蓋“發(fā)票專用章”方能報銷，一律不得使用“財務專用章”、“業(yè)務專用章”等代替發(fā)票專用章。同時，按照

13、相關規(guī)定，合規(guī)的發(fā)票專用章必須帶有稅務編號，詳見下圖。,,二、紙質版報銷憑證的審核-原始憑證的審核,,（6）采購數(shù)量、單價、金額的審核①發(fā)票中可以列清采購數(shù)量、單價及金額的，需按照實際采購情況列清信息。,②采購數(shù)量較多無法在發(fā)票中打全明細的，可以在商品名稱處注明“xxx款后附明細”、在金額處打印總金額，然后向供應商索取采購清單并由供應商填列具體采購明細。,,二、紙質版報銷憑證的審核-原始憑證的審核,,2、其他原始憑證的審核（1）差旅

14、費報銷時必須提供《因公出差審批表》。同時，差旅費審批表審批時間應在差旅事項發(fā)生之前。例如：差旅費申請單的時間應早于住宿費發(fā)票開具時間、燃油費發(fā)票開具時間、招待費發(fā)票開具時間等。同時，差旅費審批表列示的差旅期間應與各類發(fā)票開具時間相吻合。不得在差旅時間范圍外產(chǎn)生費用事項；,,二、紙質版報銷憑證的審核-原始憑證的審核,,2、其他原始憑證的審核（2）列支會議費用時，報銷附件按照時間順序排列依次為：會議費申請、會議通知、人員簽到簿、會議紀要及

15、會議照片、會議費發(fā)票、會議費用結算報告。其中：①會議費申請至少應包含會議時間、地點、參會人員、會議主題、會議內容、會議預算金額等信息；②會議通知至少應包括會議時間、地點、參會人員、會議主題、會議日程安排、會議內容、會議紀律要求等；③會議人員簽到簿應列明會議時間、部門、人員姓名及簽字，且簽字欄必須是本人親筆簽名；④會議費發(fā)票如果是統(tǒng)一開具的一張會議發(fā)票，則發(fā)票中的費用內容建議開具“會議費”。如果會議中包含會議場租費、會議餐費、辦公

16、用品費等多個費用項目，則按照實際采購情況分別開具，統(tǒng)一納入當期會議費報銷；⑤會議結算報告至少應包含會議時間、地點、參會人員、會議主題、會議內容、會議預算金額、會議實際發(fā)生金額等內容。 此外，根據(jù)總公司審計流程，今后可能會對各機構報銷的會議費進行核實，內容大致包括：會議紀要、會議現(xiàn)場照片等。因此，請各機構高度重視上述兩項內容，將相關資料附于憑證中，并將電子版資料留存?zhèn)洳椤?,二、紙質版報銷憑證的審核-原始憑證的審核,,

17、2、其他原始憑證的審核（3）對外轉賬支付的供應商有營業(yè)執(zhí)照，但收款方為個人的（如：經(jīng)核實供應商未開通對公賬戶的），除發(fā)票等相關附件外，報銷時還需提供收款方營業(yè)執(zhí)照復印件、銀行卡復印件及身份證復印件（正、反兩面）作為憑證附件；對外轉賬支付的供應商無營業(yè)執(zhí)照且收款方為個人的（如：房屋租賃時房產(chǎn)為個人的），除發(fā)票等相關附件外，報銷時僅需提供收款方身份證復印件（正、反兩面）及銀行卡復印件。,,二、紙質版報銷憑證的審核-原始憑證的審核,,2

18、、其他原始憑證的審核（4）電費、水費等需要在供應商統(tǒng)一結算后進行分配的（例如：水表、電表為多家企業(yè)或個人共用，在結算時按照一定比例分配的）在報銷費用時需提供供應商開具的分配證明并加蓋公章或財務章（如：寫明分配規(guī)則及金額的收據(jù)或文字形式的證明）以及總發(fā)票的復印件并加蓋公章或財務章；,,二、紙質版報銷憑證的審核-原始憑證的審核,,2、其他原始憑證的審核（5）燃油費發(fā)票需要關注燃油費產(chǎn)生的時間是否合理（例如：兩張同期發(fā)票之間的時間間隔與油

19、耗總量是否合理等）；（6）房屋租賃、裝修費、物業(yè)費、廣告費、大額采購等費用需與供應商簽訂正式的采購合同或協(xié)議，并將合同和協(xié)議作為憑證附件附于記賬憑證；（7）審核憑證完畢后需通過費控系統(tǒng)進行報銷，待報銷完畢后，在原始憑證及其他附件上加蓋“附件”章或“已報銷”章、在報銷單上加蓋“轉賬付訖”章。,,費用審核的重要性紙質版報銷憑證的審核費控系統(tǒng)的使用規(guī)范費用報銷其他注意事項,目錄 CONTENTS,,三.費控系統(tǒng)的使用規(guī)范,,三、費

20、控系統(tǒng)的使用規(guī)范,,,費用申請單的審核要點,費用報銷單的審核要點,,,三、費控系統(tǒng)的使用規(guī)范-費用申請單的審核要點,,1、檢查“費用申請類型”是否與紙質報銷單的費用類型保持一致；,,三、費控系統(tǒng)的使用規(guī)范-費用申請單的審核要點,,2、檢查收款方角色（員工/供應商）、收款方姓名是否與紙質報銷單一致；,,三、費控系統(tǒng)的使用規(guī)范-費用申請單的審核要點,,3、檢查系統(tǒng)錄入的“說明”、“報銷類型”、“申請項目”、“金額”是否與紙質報銷單一致；,,

21、三、費控系統(tǒng)的使用規(guī)范-費用申請單的審核要點,,4、檢查“渠道”、“產(chǎn)品”、“涉農(nóng)標識”的填寫是否合規(guī)。按照總公司2014年渠道改革核算要求，具體分為以下三類：,前線人員,兩核部門費用（核保、核賠）,后線人員,,三、費控系統(tǒng)的使用規(guī)范-費用申請單的審核要點,,（1）前線人員權限錄入的費用，需填寫具體險種、具體產(chǎn)品及“非涉農(nóng)”；,（2）兩核部門費用（核保、核賠），需要填寫具體險種、具體產(chǎn)品及“非涉農(nóng)”；,（3）后線人員權限錄入的費用，可以

22、選擇“公共險種”、“公共渠道”及“非涉農(nóng)”；,,三、費控系統(tǒng)的使用規(guī)范-費用申請單的審核要點,,（1）前線人員權限錄入的費用，需填寫具體險種、具體產(chǎn)品及“非涉農(nóng)”；,（2）兩核部門費用（核保、核賠），需要填寫具體險種、具體產(chǎn)品及“非涉農(nóng)”；,（3）后線人員權限錄入的費用，可以選擇“公共險種”、“公共渠道”及“非涉農(nóng)”；,,三、費控系統(tǒng)的使用規(guī)范-費用申請單的審核要點,,5、檢查提交單據(jù)后的審批人流程是否合規(guī)（具體在申請單中點擊“跟蹤單據(jù)

23、”查看）,,三、費控系統(tǒng)的使用規(guī)范,,,費用申請單的審核要點,費用報銷單的審核要點,,,三、費控系統(tǒng)的使用規(guī)范-費用報銷單的審核要點,,1、審核收款人信息是否與紙質報銷單保持一致,2、審核付款方式是否正確。一般來講，需要資金進行支付的項目，其付款方式為“集中支付”；不需要重復打款的項目，付款方式為“網(wǎng)銀支付”。,,三、費控系統(tǒng)的使用規(guī)范-費用報銷單的審核要點,,3、重點審核原始憑證掃描件是否與紙質版原始憑證一致，務必保證報銷單與發(fā)票等附

24、件的完整性與一致性。,,三、費控系統(tǒng)的使用規(guī)范-費用報銷單的審核要點,,4、審核報銷審批流是否合規(guī)、完整（涉及人工添加的審批人）。,,費用審核的重要性紙質版報銷憑證的審核費控系統(tǒng)的使用規(guī)范費用報銷其他注意事項,目錄 CONTENTS,,四.費用報銷其他注意事項,,四、費用報銷其他注意事項,,（一）費控系統(tǒng)錄入完畢應及時通知分公司財務部進行制證及資金支付，以便提高報銷效率；（二）各機構應及時關注預算達成情況，機構財務人員應主動培

25、養(yǎng)合理調控、支配費用的能力，必要時向機構總經(jīng)理室提出合理化建議，避免費用超支情況的發(fā)生；（三）月度費用報銷應把握及時性原則，請勿將費用累積至月末統(tǒng)一處理。一般情況下，機構需要于每月25日前完成所有費用報銷工作；（四）財務人員對于費用的審核是剛性的，不合規(guī)、不合理的費用堅決不予報銷；（五）對于拿不準或無權定奪的費用項目，應及時與分公司、中支公司相關部門進行溝通，切勿擅作主張；（六）費用報銷終了，需及時將原始憑證附于記賬憑證后，避免