會議費用管理方案

1、會議費用管理方案會議費用管理方案一、會議分類一、會議分類企業(yè)會議的分類如下表所示。會議分類表會議分類表會議類別會議類別主要內(nèi)容主要內(nèi)容會議期限會議期限第1類企業(yè)年度綜合工作會議、重要用戶座談會及其他企業(yè)級重要會議5～7天第2類年度營銷工作會、財務工作會等專業(yè)年度工作會及企業(yè)內(nèi)部項目評審會、鑒定會等3～5天第3類企業(yè)季度經(jīng)濟活動分析會、企業(yè)專業(yè)部門組織的各項專題內(nèi)部會議等2～3天二、會議地點選擇二、會議地點選擇會議地點的選擇一般根據(jù)會議的

2、類別進行合理選擇，具體如下表所示。會議地點選擇標準會議地點選擇標準會議類別會議類別地點選擇標準地點選擇標準第1類四星級或條件相的當賓館第2類三星級或條件相當?shù)馁e館第3類企業(yè)會議室三、會議費用內(nèi)容三、會議費用內(nèi)容會議費用根據(jù)會議類別、規(guī)模、規(guī)格、時間等必須先做出綜合預算，預算的內(nèi)容包括下列七個方面。（一）會議代表的住宿費及會務用房費用（二）會議用餐費用、會間茶點費用（三）召開會議的會場租金、設備租金及布置會場費用（四）會議資料印刷費（五）

3、會議必要文具費用（六）專家費（七）雜費（代表證、會標、印刷）四、會議預算四、會議預算會議費用嚴格實行預算管理。各部門組織召開的各類會議，均需向經(jīng)營計劃部報送會議預算，報總經(jīng)理批準實施。會議費用應本著節(jié)約的原則使用，不得超支。五、會議費用審批五、會議費用審批（一）企業(yè)級會議費用審批1.會議主辦部門在開會前1周根據(jù)會議的規(guī)格、規(guī)模、時間等要求填寫企業(yè)《會議登記表》，并交企業(yè)行政部。2.行政部綜合比較各會議場所的地理位置、場地條件、服務承諾、

4、優(yōu)惠承諾等因素，選擇辦會賓館。3.因特殊情況現(xiàn)有協(xié)議賓館不能滿足需要的，由主辦部門提出申請并附主管領導批示，經(jīng)核準后，經(jīng)理辦公室可以選擇協(xié)議范圍之外的賓館。（二）部門會議和臨時會議的費用審批1.各部門每月需按年度會議計劃安排，按有關預算管理的要求，向計劃部報送會議預算計劃，計劃部匯總月度會議計劃。2.確因特殊情況需要召開的臨時會議（包括承辦上級會議），需報主管副總經(jīng)理審查，經(jīng)企業(yè)總經(jīng)理審批后方可召開，并報計劃部備案，否則財務部不予付款或

5、報銷。六、會議費用發(fā)放與控制六、會議費用發(fā)放與控制（一）辦會要求1.要盡量減少企業(yè)參會服務工作人員，尤其是住會人員。除必須住會會務組成員外，其他工作人員原則上回宿舍或家中住宿，企業(yè)可根據(jù)實際情況報銷出租車費用。2.參會人員除特殊領導或專家外，午休用房盡可能按鐘點房安排或集中安排。（二）專家費的發(fā)放1.以現(xiàn)金形式發(fā)放的專家費必須本著“合理、必要、有用”的原則，嚴格控制發(fā)放范圍擴大化，堅決杜絕發(fā)放“人情”費。2.必須根據(jù)會議預算按照開會前擬

6、定的名單發(fā)放，不在該名單上的人員財務部有權拒付，如不是特別需用的專家，嚴禁任何人以任何借口臨時增加專家費。未經(jīng)事先書面請示批準，個人擅自給付他人的費用，由當事人自行負擔。（三）會議費用報銷的管控對會議費用在預算范圍內(nèi)由承辦部門進行統(tǒng)一管理、控制使用，不得超支。各部門會議費實行一會一報銷，報銷時需提供會議預算、發(fā)票等相關證明文件。財務部對會議費用情況進行全過程監(jiān)督檢查。（四）會議費用報銷時限會議費用報銷應及時，原則上在會議結束后7天之內(nèi)辦