文件控制程序

1、文件編號(hào)文件編號(hào)YDQMCX4.2.3程序文件程序文件編制日期編制日期2013.02.20版本版本修改碼修改碼A0YDQMYDQM文件控制程序文件控制程序頁碼頁碼第1頁共6頁天津市遠(yuǎn)徳汽車貿(mào)易有限公司1目的目的對(duì)本公司質(zhì)量管理體系所要求的所有文件予以控制，確保各相關(guān)部門使用文件為有效版本。2范圍范圍適用于與質(zhì)量管理體系有關(guān)的所有文件，包括外來文件。3職責(zé)職責(zé)3.1總經(jīng)理對(duì)所有質(zhì)量管理體系文件的充分性和適宜性負(fù)責(zé)；3.2管理者代表負(fù)責(zé)組織

2、體系文件的編制和修訂工作，負(fù)責(zé)組織相關(guān)文件的評(píng)審及檢查工作；3.3管理部負(fù)責(zé)質(zhì)量管理體系文件的歸口管理，包括外來文件的管理；3.4各部門負(fù)責(zé)本部門文件的日常管理，并確保使用適用文件的有效版本。4工作程序工作程序文件控制流程圖文件控制流程圖：附后。4.14.1文件的分類文件的分類本公司的質(zhì)量管理體系包括或涉及以下類別的文件：4.1.1公司內(nèi)部編制的文件包括：a)第一層次：包含質(zhì)量方針和質(zhì)量目標(biāo)的《質(zhì)量管理手冊(cè)》；b)第二層次：程序文件（I

3、SO9001:2008標(biāo)準(zhǔn)所要求的程序文件，以及公司為確保各過程的有效策劃、運(yùn)行和控制而編制的程序文件）；c)第三層次：支持性文件，包括管理性文件：如管理制度、管理規(guī)定等；技術(shù)性文件：如檢驗(yàn)規(guī)程、操作規(guī)程、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、作業(yè)指導(dǎo)書等。d)第四層次：各種記錄格式。記錄格式編制及修改按本程序進(jìn)行控制，一般隨相關(guān)文件一同審批。記錄格式填寫后形成的記錄，依據(jù)《記錄控制程序》進(jìn)行管理。4.1.2本公司相關(guān)的外來文件，主要包括：a)有關(guān)法律法規(guī)b)相關(guān)

4、國家、地方及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)；c)上汽大眾各類管理及技術(shù)文件；d)其它適用的外來文件。文件編號(hào)文件編號(hào)YDQMCX4.2.3程序文件程序文件編制日期編制日期2013.02.20版本版本修改碼修改碼A0YDQMYDQM文件控制程序文件控制程序頁碼頁碼第3頁共6頁天津市遠(yuǎn)徳汽車貿(mào)易有限公司4.54.5文件的發(fā)放與管理文件的發(fā)放與管理4.5.1經(jīng)批準(zhǔn)后的文件，由管理部列入公司《受控文件清單》，并對(duì)文件進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理。管理部統(tǒng)一印制，審批件或原件歸檔保存

5、，存入計(jì)算機(jī)的文件均留備份。4.5.2文件發(fā)放前，管理部根據(jù)確定的發(fā)放范圍標(biāo)明發(fā)放號(hào)和受控狀態(tài)。受控狀態(tài)分為“受控”和“非受控”兩種，受控文件由管理部蓋“受控”章，任何受控文件均應(yīng)確保其為有效版本。4.5.3文件發(fā)放時(shí)，管理部填寫《文件發(fā)放回收記錄表》，履行發(fā)放手續(xù)，領(lǐng)用人簽字后方可領(lǐng)取。文件的發(fā)放，應(yīng)確保使用處能獲得適用文件的有效版本。4.5.4收到文件后，各職能部門編制《收文登記表》，包括發(fā)放給部門個(gè)人的文件，此清單作為本部門文件管

6、理的主要依據(jù)。4.5.5外來文件的發(fā)放與管理a)有關(guān)法律法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)：由管理部組織相關(guān)部門進(jìn)行識(shí)別和獲取，管理部定期更新《質(zhì)量手冊(cè)》附錄中《主要法律法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)清單》。b)來自上汽大眾的文件：該類文件各部門及時(shí)將相關(guān)文件傳遞給管理部，管理部及時(shí)列入《外來文件清單》。公司領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為必要時(shí)，可打印發(fā)放，發(fā)放時(shí)履行發(fā)放手續(xù)。c)其它外來文件：各部門收到各類外來文件后，應(yīng)到管理部備案登記在《外來文件清單》，再行發(fā)放到相關(guān)部門使用。4.5.6各部門文件

7、的持有者，應(yīng)妥善保管所持有的文件，不得丟失或損壞。如發(fā)生丟失或損壞等情況影響使用時(shí)，應(yīng)報(bào)管理部重新辦理補(bǔ)發(fā)手續(xù)。4.5.7電子文件的管理a)電子文件應(yīng)標(biāo)識(shí)清晰，以免新舊版本混用。b)電子文件由管理部負(fù)責(zé)修改，其它部門只能使用，不能更改。c)管理部負(fù)責(zé)打印質(zhì)量管理體系文件，其它部門不能擅自打印。d)不論哪個(gè)部門編制的體系文件，其電子版均應(yīng)及時(shí)報(bào)管理部備案，任何更改均應(yīng)報(bào)綜合部認(rèn)可，并對(duì)備份文件進(jìn)行更新，并以此作為有效版本。管理部應(yīng)由專人按