企業(yè)內(nèi)部控制應(yīng)用指引第16號——合同管理

1、2010年07月02日第07版企業(yè)內(nèi)部控制應(yīng)用指引第企業(yè)內(nèi)部控制應(yīng)用指引第16號———合同管理合同管理作者：來源：字數(shù)：2037第一章總則第一條為了促進企業(yè)加強合同管理，維護企業(yè)合法權(quán)益，根據(jù)《中華人民共和國合同法》等有關(guān)法律法規(guī)和《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》，制定本指引。第二條本指引所稱合同，是指企業(yè)與自然人、法人及其他組織等平等主體之間設(shè)立、變更、終止民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系的協(xié)議。企業(yè)與職工簽訂的勞動合同，不適用本指引。第三條企業(yè)合同管理至少

2、應(yīng)當關(guān)注下列風險：（一）未訂立合同、未經(jīng)授權(quán)對外訂立合同、合同對方主體資格未達要求、合同內(nèi)容存在重大疏漏和欺詐，可能導(dǎo)致企業(yè)合法權(quán)益受到侵害。（二）合同未全面履行或監(jiān)控不當，可能導(dǎo)致企業(yè)訴訟失敗、經(jīng)濟利益受損。（三）合同糾紛處理不當，可能損害企業(yè)利益、信譽和形象。第四條企業(yè)應(yīng)當加強合同管理，確定合同歸口管理部門，明確合同擬定、審批、執(zhí)行等環(huán)節(jié)的程序和要求，定期檢查和評價合同管理中的薄弱環(huán)節(jié)，采取相應(yīng)控制措施，促進合同有效履行，切實維護企

3、業(yè)的合法權(quán)益。第二章合同的訂立第五條企業(yè)對外發(fā)生經(jīng)濟行為，除即時結(jié)清方式外，應(yīng)當訂立書面合同。合同訂立前，應(yīng)當充分了解合同對方的主體資格、信用狀況等有關(guān)內(nèi)容，確保對方當事人具備履約能力。對于影響重大、涉及較高專業(yè)技術(shù)或法律關(guān)系復(fù)雜的合同，應(yīng)當組織法律、技術(shù)、財會等專業(yè)人員參與談判，必要時可聘請外部專家參與相關(guān)工作。談判過程中的重要事項和參與談判人員的主要意見，應(yīng)當予以記錄并妥善保存。第六條企業(yè)應(yīng)當根據(jù)協(xié)商、談判等結(jié)果，擬訂合同文本，按照

4、自愿、公平原則，明確雙方的權(quán)利義務(wù)和違約責任，做到條款內(nèi)容完整，表述嚴謹準確，相關(guān)手續(xù)齊備，避免出現(xiàn)重大疏漏。合同文本一般由業(yè)務(wù)承辦部門起草、法律部門審核。重大合同或法律關(guān)系復(fù)雜的特殊合同應(yīng)當由法律部門參與起草。國家或行業(yè)有合同示范文本的，可以優(yōu)先選用，但對涉及權(quán)利義務(wù)關(guān)系的條款應(yīng)當進行認真審查，并根據(jù)實際情況進行適當修改。合同文本須報經(jīng)國家有關(guān)主管部門審查或備案的，應(yīng)當履行相應(yīng)程序。第七條企業(yè)應(yīng)當對合同文本進行嚴格審核，重點關(guān)注合同的

5、主體、內(nèi)容和形式是否合法，合同內(nèi)容是否符合企業(yè)的經(jīng)濟利益，對方當事人是否具有履約能力，合同權(quán)利和義務(wù)、違約責任和爭議解決條款是否明確等。企業(yè)對影響重大或法律關(guān)系復(fù)雜的合同文本，應(yīng)當組織內(nèi)部相關(guān)部門進行審核。相關(guān)部門提出不同意見的，應(yīng)當認真分析研究，慎重對待，并準確無誤地加以記錄；必要時應(yīng)對合同條款作出修改。內(nèi)部相關(guān)部門應(yīng)當認真履行職責。第八條企業(yè)應(yīng)當按照規(guī)定的權(quán)限和程序與對方當事人簽署合同。正式對外訂立的合同，應(yīng)當由企業(yè)法定代表人或由其

6、授權(quán)的代理人簽名或加蓋有關(guān)印章。授權(quán)簽署合同的，應(yīng)當簽署授權(quán)委托書。屬于上級管理權(quán)限的合同，下級單位不得簽署。下級單位認為確有需要簽署涉及上級管理權(quán)限的合同，應(yīng)當提出申請，并經(jīng)上級合同管理機構(gòu)批準后辦理。上級單位應(yīng)當加強對下級單位合同訂立、履行情況的監(jiān)督檢查。第九條企業(yè)應(yīng)當建立合同專用章保管制度。合同經(jīng)編號、審批及企業(yè)法定代表人或由其授權(quán)的代理人簽署后，方可加蓋合同專用章。第十條企業(yè)應(yīng)當加強合同信息安全保密工作，未經(jīng)批準，不得以任何形式

7、泄露合同訂立與履行過程中涉及的商業(yè)秘密或國家機密。第三章合同的履行第十一條企業(yè)應(yīng)當遵循誠實信用原則嚴格履行合同，對合同履行實施有效監(jiān)控，強化對合同履行情況及效果的檢查、分析和驗收，確保合同全面有效履行。合同生效后，企業(yè)就質(zhì)量、價款、履行地點等內(nèi)容與合同對方?jīng)]有約定或者約定不明確的，可以協(xié)議補充；不能達成補充協(xié)議的，按照國家相關(guān)法律法規(guī)、合同有關(guān)條款或者交易習慣確定。第十二條在合同履行過程中發(fā)現(xiàn)有顯失公平、條款有誤或?qū)Ψ接衅墼p行為等情形，

8、或因政策調(diào)整、市場變化等客觀因素，已經(jīng)或可能導(dǎo)致企業(yè)利益受損，應(yīng)當按規(guī)定程序及時報告，并經(jīng)雙方協(xié)商一致，按照規(guī)定權(quán)限和程序辦理合同變更或解除事宜。第十三條企業(yè)應(yīng)當加強合同糾紛管理，在履行合同過程中發(fā)生糾紛的，應(yīng)當依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)，在規(guī)定時效內(nèi)與對方當事人協(xié)商并按規(guī)定權(quán)限和程序及時報告。合同糾紛經(jīng)協(xié)商一致的，雙方應(yīng)當簽訂書面協(xié)議。合同糾紛經(jīng)協(xié)商無法解決的，應(yīng)當根據(jù)合同約定選擇仲裁或訴訟方式解決。企業(yè)內(nèi)部授權(quán)處理合同糾紛的，應(yīng)當簽署授權(quán)

9、委托書。糾紛處理過程中，未經(jīng)授權(quán)批準，相關(guān)經(jīng)辦人員不得向?qū)Ψ疆斒氯俗鞒鰧嵸|(zhì)性答復(fù)或承諾。第十四條企業(yè)財會部門應(yīng)當根據(jù)合同條款審核后辦理結(jié)算業(yè)務(wù)。未按合同條款履約的，或應(yīng)簽訂書面合同而未簽訂的，財會部門有權(quán)拒絕付款，并及時向企業(yè)有關(guān)負責人報告。第十五條合同管理部門應(yīng)當加強合同登記管理，充分利用信息化手段，定期對合同進行統(tǒng)計、分類和歸檔，詳細登記合同的訂立、履行和變更等情況，實行合同的全過程封閉管理。第十六條企業(yè)應(yīng)當建立合同履行情況評估制度