excel打印技巧

1、打印表格是很多朋友在工作中常常要面臨的任務(wù)，這里我們通過實(shí)例圖解的方式向大家提供一些Excel中實(shí)用的打印技巧。仔細(xì)學(xué)習(xí)并使用這些技巧，可以使我們能更加得心應(yīng)手地完成工作中的各種打印任務(wù)。學(xué)習(xí)目標(biāo)：一、在每一頁上都打印行標(biāo)題或列標(biāo)題二、只打印工作表的特定區(qū)域三、將數(shù)據(jù)縮印在一頁內(nèi)四、將報(bào)表打印在指定的幾頁內(nèi)五、打印設(shè)定的工作表背景六、打印工作表中的零值七、不打印工作中的錯(cuò)誤值八、打印出工作表中的公式一、在每一頁上都打印行標(biāo)題或列標(biāo)題在E

2、xcel工作表中，第一行通常存放這各個(gè)字段的名稱，如“客戶資料表”中的“客戶姓名”、“服務(wù)帳號(hào)”、“公司名稱”等等，我們把這行數(shù)據(jù)稱為標(biāo)題行(標(biāo)題列依此類推)。當(dāng)工作表的數(shù)據(jù)過多超過一頁時(shí)，打印出來只有第一頁有行標(biāo)題，這樣閱讀起來不太方便。用下面方法可以讓每一頁都打印行標(biāo)題：進(jìn)入要打印的工作表，選擇菜單“文件→頁面設(shè)置”命令，在彈出的對(duì)話框中選擇“工作表”選項(xiàng)卡，然后單擊“打印標(biāo)題”區(qū)“頂端標(biāo)題行”文本區(qū)右端的按鈕，對(duì)話框縮小為一行，并

3、返回Excel編輯界面，用鼠標(biāo)單擊一下標(biāo)題行所在的位置(圖1)，再單擊回車即可。這時(shí)對(duì)話框恢復(fù)原狀，可以看到“頂端標(biāo)題行”文本框中出現(xiàn)了剛才選擇的標(biāo)題行(圖2)，核對(duì)無誤后單擊“確定”完成設(shè)置。以后打印出來的該工作表的每一頁都會(huì)出現(xiàn)行標(biāo)題了。說明：列標(biāo)題的設(shè)置可仿照操作。若需要要打印工作表的行號(hào)和列標(biāo)(行號(hào)即為標(biāo)識(shí)每行的數(shù)字，列標(biāo)為標(biāo)識(shí)每列的字母)，勾選“打印”區(qū)的“行號(hào)列標(biāo)”復(fù)選框即可。二、只打印工作表的特定區(qū)域在實(shí)際的工作中，我們并

4、不總是要打印整個(gè)工作表，而可能只是特定的區(qū)域，那么應(yīng)該如何設(shè)置呢？請跟著下面的方法進(jìn)行。(一)、打印特定的一個(gè)區(qū)域如果需要打印工作表中特定的一個(gè)區(qū)域有下面兩種方法。方法1：先選擇需要打印的工作表區(qū)域，然后選擇菜單“文件→打印”命令，在彈出的“打印內(nèi)容”對(duì)話框的“打印內(nèi)容”區(qū)，勾選“選定區(qū)域”單選框(圖3)，再單擊“確定”即可。方法2：進(jìn)入需要打印的工作表，選擇菜單“視圖→分頁預(yù)覽”命令，然后選中需要打印的工作表區(qū)域，單擊鼠標(biāo)右鍵，在彈出

5、的菜單中選擇“設(shè)置打印區(qū)域”命令即可(圖4)。說明：方法1適用于偶爾打印的情形，打印完成后Excel不會(huì)“記住”這個(gè)區(qū)域。而方法2則適用于老是要打印該工作表中該區(qū)域的情形，因?yàn)榇蛴⊥瓿珊驟xecl會(huì)記住這個(gè)區(qū)域，下次執(zhí)行打印任務(wù)時(shí)還會(huì)打印這個(gè)區(qū)域。除非你選擇菜單“文件→打印區(qū)域→取消打標(biāo)準(zhǔn)來打印，下面介紹一下處理的方法。具體操作之前，我們打開“頁面設(shè)置”對(duì)話框，進(jìn)入“頁面”選項(xiàng)卡，確認(rèn)一下“縮放”區(qū)域，選中的是“縮放比例”單選框。如果這

6、里選擇了“調(diào)整為”單選框，后面的操作Excel就會(huì)不聽話了。根據(jù)Excel會(huì)把不相鄰的打印區(qū)域打印到不同的頁面上的原理，下面我們做兩件事：一是在我們需要分頁的地方插入一個(gè)空白行；二是將由空白行分開的每一頁都設(shè)置為打印區(qū)域。這兩件事做好后，再執(zhí)行打印命令就可以得到我們要求的效果了。具體操作步驟如下：在我們需要分頁的位置插入空白行。所有空白行插入好后，按住Ctrl鍵，同時(shí)選中需要打印的各頁數(shù)據(jù)，注意不要選中空白行。然后選擇菜單“文件→打印區(qū)

7、域→設(shè)置打印區(qū)域”命令，再選擇菜單“文件→頁面設(shè)置”命令，進(jìn)入“頁面”選項(xiàng)卡，點(diǎn)選“縮放”區(qū)的“調(diào)整為”單選框，輸入所需的頁數(shù)，單擊“確定”按鈕即可(圖10)。五、打印設(shè)定的工作表背景有很多朋友都有為工作表設(shè)定一個(gè)漂亮的背景的習(xí)慣，這樣可以為工作表的外觀增色不少。但是當(dāng)執(zhí)行打印命令，把工作表打印到紙上時(shí)，發(fā)現(xiàn)Excel并沒有打印這個(gè)背景。如果你還沒有上面的經(jīng)歷，可以馬上試驗(yàn)一下：隨便在工作表中輸入一些數(shù)據(jù)，然后選擇菜單“格式→工作表→背

8、景”命令，打開“工作表背景”對(duì)話框，隨便選擇一幅圖片作為該工作表的背景，然后執(zhí)行“打印預(yù)覽”命令，發(fā)現(xiàn)效果圖中沒有背景的任何痕跡，真的很遺憾?。?。如果我們一定需要在Excel中打印插入的圖片，該怎么操作呢？下面提供一種方法。進(jìn)入需要插入圖片的工作表，選擇菜單“插入→圖片→來自文件”命令，打開“插入圖片”對(duì)話框，然后通過該對(duì)話框插入恰當(dāng)?shù)膱D片即可。用這種方法插入的圖片就會(huì)被Excel打印。值得一提的是，為了使打印出來的工作表更加美觀，可以

9、通過設(shè)置單元格的填充色，因?yàn)閱卧竦奶畛渖珪?huì)被Excel打印。六、不打印工作表中的零值有些工作表中，如果認(rèn)為把“0”值打印出來不太美觀，可以進(jìn)行如下設(shè)置，避免Excel打印“0”值。選擇菜單“工具→選項(xiàng)”命令，打開“選項(xiàng)”對(duì)話框，進(jìn)入“視圖”選項(xiàng)卡，把“窗口選項(xiàng)”區(qū)的“零值”復(fù)選框的勾去掉(圖11)，單擊“確定”按鈕后，返回Excel編輯窗口，可以看到工作表中的所有零值都變成了空白單元格，再執(zhí)行“打印”命令，零值單元格就不會(huì)被打印出來。