公文基礎(chǔ)及辦公軟件常用技能淺談

1、公文基礎(chǔ)及辦公軟件常用技能淺談,主講教師：何海洪預(yù)計(jì)學(xué)時(shí)：2學(xué)時(shí)培訓(xùn)時(shí)間：2015年10月20日,告訴兩個(gè)你可能不知道的經(jīng)驗(yàn)：,1.我們?cè)赪ord中輸入文字時(shí)，有時(shí)會(huì)遇到前面輸入了一個(gè)字而后面的字卻給刪掉了的現(xiàn)象，經(jīng)常有人(甚至是打電話)問(wèn)我怎么辦，我通常告訴他們的方法就是保存一下然后關(guān)閉這個(gè)文檔，再重新打開(kāi)，搞定!實(shí)際上還有一個(gè)更簡(jiǎn)單的方法，那就是按一下插入鍵“Insert”。,告訴兩個(gè)你可能不知道的經(jīng)驗(yàn)：,2.在Word中插入表

2、格并調(diào)整表格寬度時(shí)，會(huì)感覺(jué)沒(méi)有在電子表格中方便自如，實(shí)際上我們?cè)诶瓌?dòng)表格線時(shí)再按住鍵盤上的換檔鍵“Alt”就可以搞定。(示例),內(nèi)容提要,一、公文基礎(chǔ)（Word應(yīng)用）二、表格制作（Excel應(yīng)用）三、PDF格式文件的制作與閱讀四、QQ群內(nèi)文件的下載方法五、電子接收證明的制作六、簡(jiǎn)單的圖片裁剪七、電腦資料的歸類方法八、信息的保密工作,一、公文基礎(chǔ)（Word應(yīng)用）,（一）頁(yè)面設(shè)置通常情況下，我們要開(kāi)始制作辦公文檔之前，首先要

3、做的事就是打開(kāi)Word進(jìn)行紙張的確定和頁(yè)面的設(shè)置。根據(jù)《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》（中辦發(fā)〔2012〕14號(hào)）文件第三章第十條規(guī)定，公文的版式按照《黨政機(jī)關(guān)公文格式》國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，新版的執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)是2012年6月29日發(fā)布并自2012年7月1日起實(shí)施的。公文用紙張采用GB/T148中規(guī)定的A4型紙，其成品幅面尺寸為：210mm×297mm。公文頁(yè)邊與版心尺寸：公文用紙?zhí)祛^(上白邊)為：37mm±1mm公文用紙訂

4、口(左白邊)為：28mm±1mm版心尺寸為：156mm×225mm(不含頁(yè)碼),天頭(上白邊)：距版心37mm地腳(下白邊)：距版心35mm訂口(左白邊)：距版心28mm翻口(右白邊)：距版心26mm以上述標(biāo)準(zhǔn)為參照，但凡學(xué)校涉及上傳、下發(fā)或存檔的辦公文檔都應(yīng)遵循這一設(shè)置。(示例),（二）字體設(shè)置。1.標(biāo)題字體用2號(hào)小標(biāo)宋體字，可分一行或多行居中排布；回行時(shí)，要做到詞意完整，排列對(duì)稱，間距恰當(dāng)。2.

5、正文字體正文用3號(hào)仿宋體字，文中如有小標(biāo)題可用3號(hào)小標(biāo)宋體字或黑體字，一般每面排22行，每行排28個(gè)字。,（三）段落設(shè)置。由于公文對(duì)每頁(yè)的行數(shù)和每行的字?jǐn)?shù)都有明確的規(guī)定，所以一般不會(huì)涉及到段落的設(shè)置。不過(guò)在實(shí)際操作中，也有出現(xiàn)末頁(yè)文字不足3行需要調(diào)整文檔段落、或者從網(wǎng)上下載一些別人的資源加以利用而需要文檔段落的時(shí)候，這時(shí)候就需要進(jìn)行“段落設(shè)置”了。三招徹底清除網(wǎng)絡(luò)下載痕跡：(示例1)：解決“手動(dòng)換行符(L)”和“段落標(biāo)記(P)”

6、的替換問(wèn)題；(示例2)：解決表格與文本的轉(zhuǎn)換問(wèn)題；(示例3)：解決段落行距不相等問(wèn)題。,（四）印刷裝訂。1.印刷要求。雙面印刷；頁(yè)碼套正，兩面誤差不得超過(guò)2mm。在左右頁(yè)邊距設(shè)置不一樣時(shí)，注意用“對(duì)稱頁(yè)邊距”。,2.裝訂要求。公文應(yīng)左側(cè)裝訂，不掉頁(yè)。包本公文的封面與書(shū)芯不脫落，后背平整、不空。兩頁(yè)頁(yè)碼之間誤差不超過(guò)4mm。分騎馬訂和平訂兩種訂法，訂位為兩釘外訂眼距版面上下邊緣各70mm處，允許誤差±4mm。騎馬訂釘鋸

7、均訂在折縫線上，平訂釘鋸與書(shū)脊間的距離為3mm-5mm。無(wú)壞釘、漏釘、重釘，針腳平伏牢固。,（五）頁(yè)碼設(shè)置。用4號(hào)半角白體阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識(shí)，置于版心下邊緣之下一行，數(shù)碼左右各放一條4號(hào)一字線，一字線距版心下邊緣7mm。單頁(yè)碼居右空1字，雙頁(yè)碼居左空1字?？瞻醉?yè)和空白頁(yè)以后的頁(yè)不標(biāo)識(shí)頁(yè)碼。,（六）公文格式。組成公文的要素分為:1.眉首置于公文首頁(yè)紅色反線以上的各要素統(tǒng)稱眉首;2.主體置于紅色反線至主題詞之間的各要素統(tǒng)稱主體;3.版

8、記置于主題詞以下的各要素統(tǒng)稱版記。因?yàn)猷l(xiāng)鎮(zhèn)學(xué)校層面不具備行文資格，對(duì)上呈報(bào)或?qū)ο峦ㄖ墓挠貌坏健懊际住迸c“版記”知識(shí)，所以這里只就公文的“主體”做簡(jiǎn)單介紹。,置于紅色反線至版記之間的各要素統(tǒng)稱主體,（1）標(biāo)題（2）主送機(jī)關(guān)（3）正文（4）附件說(shuō)明（5）成文日期（6）印章（7）附注,,,,,,,,,,,,1.主體。,（1）標(biāo)題。一般用2號(hào)小標(biāo)宋體字，編排于紅色分隔線下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行時(shí)，要做到詞意完

9、整，排列對(duì)稱，長(zhǎng)短適宜，間距恰當(dāng)，標(biāo)題排列應(yīng)當(dāng)使用梯形或菱形。*不應(yīng)使用上下長(zhǎng)度一樣的長(zhǎng)方形或上下長(zhǎng)、中間短的沙漏形,（2）主送機(jī)關(guān)。主送機(jī)關(guān)是指公文的主要受理機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱、統(tǒng)稱。如“務(wù)川仡佬族苗族自治縣人力資源和社會(huì)保障局”簡(jiǎn)稱為“縣人力資源社會(huì)保障局”，不能簡(jiǎn)稱為“縣人事局”;“務(wù)川仡佬族苗族自治縣國(guó)土資源局”簡(jiǎn)稱為“縣國(guó)土資源局”，不能簡(jiǎn)稱為“縣國(guó)土局”;“務(wù)川仡佬族苗族自治縣交通運(yùn)輸局”應(yīng)簡(jiǎn)稱為“縣交通運(yùn)

10、輸局”，不能簡(jiǎn)稱為“縣交通局”等。*關(guān)于規(guī)范化簡(jiǎn)稱，縣級(jí)層面通常會(huì)專門行文規(guī)定。務(wù)川自治縣人民政府辦公室今年以務(wù)府辦發(fā)〔2015〕112號(hào)文件專門對(duì)縣級(jí)政府機(jī)構(gòu)及有關(guān)單位的簡(jiǎn)稱做了明文規(guī)定，目的就是為了在公文處理中規(guī)范使用。,（3）正文。正文位于主送機(jī)關(guān)名稱下1行，每自然段左空2字，回行頂格。數(shù)字、年份不能回行。一般每面排22行，每行排28個(gè)字。正文提出要符合國(guó)家法律、法規(guī)及其他有關(guān)規(guī)定;文字表述準(zhǔn)確;人名、地名、數(shù)字、引文準(zhǔn)確;

11、結(jié)構(gòu)層次序數(shù)規(guī)范;使用法定計(jì)量單位;簡(jiǎn)稱規(guī)范;正確使用阿拉伯?dāng)?shù)字等。,（4）附件說(shuō)明。公文的附件是正文內(nèi)容的組成部分，與公文正文一樣具有同等效力。公文如有附件，在正文下空一行左空二字編排“附件”二字，后標(biāo)全角冒號(hào)和附件名稱。如有多個(gè)附件，使用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注附件順序號(hào)（如“附件：1.XXXXX”）；附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。附件名稱較長(zhǎng)需回行時(shí)，應(yīng)當(dāng)與上一行附件名稱的首字對(duì)齊。,附件應(yīng)當(dāng)另面編排，并在版記之前，與公文正文一起裝訂?！案郊?/p>

12、二字及附件順序號(hào)用3號(hào)黑體字頂格編排在版心左上角第一行。附件標(biāo)題居中編排在版心第三行。附件順序號(hào)和附件標(biāo)題應(yīng)當(dāng)與附件說(shuō)明的表述一致。附件格式要求同正文。如附件與正文不能一起裝訂，應(yīng)當(dāng)在附件左上角第一行頂格編排公文的發(fā)文字號(hào)并在其后標(biāo)注“附件”二字及附件順序號(hào)。,（5）成文日期。成文日期一般右空四字編排，用阿拉伯?dāng)?shù)字將年、月、日標(biāo)全，年份應(yīng)標(biāo)全稱，月、日不編虛位（即1不編為01）。當(dāng)公文排版后所?？瞻滋幉荒苋菹掠≌禄蚝灠l(fā)人簽名章及成

13、文日期時(shí)，可以采取調(diào)整行距、字距的措施解決。,單一機(jī)關(guān)行文時(shí)，一般在成文日期之上、以成文日期為準(zhǔn)居中編排發(fā)文機(jī)關(guān)署名，印章端正、居中下壓發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期，使發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章頂端應(yīng)當(dāng)上距正文（或附件說(shuō)明）一行之內(nèi)。聯(lián)合行文時(shí)，一般將各發(fā)文機(jī)關(guān)署名按照發(fā)文機(jī)關(guān)順序整齊排列在相應(yīng)位置，并將印章一一對(duì)應(yīng)、端正、居中下壓發(fā)文機(jī)關(guān)署名，最后一個(gè)印章端正、居中下壓發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期，印章之間排列整齊、互不相交

14、或相切，每排印章兩端不得超出版心，首排印章頂端應(yīng)當(dāng)上距正文（或附件說(shuō)明）一行之內(nèi)。,,,(示例),（6）印章。,（7）附注。公文如有附注，在成文日期下居左空2字加圓括號(hào)標(biāo)識(shí)。附注一般是對(duì)公文的發(fā)文范圍、聯(lián)系方式、使用時(shí)需注意的事項(xiàng)加以說(shuō)明，如上行文的“聯(lián)系人”、“聯(lián)系電話”，下行文的“此件發(fā)至縣、鎮(zhèn)級(jí)”、“此件可上報(bào)”等等。附注不是對(duì)公文內(nèi)容作出解釋或注釋，不能把公文中需要解釋的事項(xiàng)用附注來(lái)表示。,2.公文主體中的結(jié)構(gòu)層次。《黨政機(jī)

15、關(guān)公文格式》作了明確規(guī)定：結(jié)構(gòu)層次序數(shù)依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”標(biāo)注；一般第一層用黑體字、第二層用楷體字、第三層和第四層用仿宋體字標(biāo)注。在具體使用時(shí)，需要注意把握如下幾點(diǎn)：（1）要準(zhǔn)確，不要寫(xiě)錯(cuò)。實(shí)踐中常見(jiàn)的諸如“（一）、”“1、”“（1）、”之類的寫(xiě)法都是不符合規(guī)范的，應(yīng)分別改為“（一）”“1.”“（1）”。（2）要適度，不要過(guò)細(xì)。法規(guī)中所規(guī)定的四個(gè)層次，一般而言即已夠用。因此，應(yīng)當(dāng)盡可能地控制在四層以內(nèi)。實(shí)

16、踐中有些公文所使用的諸如“①”、“1）”，甚至A、B、C、D之類的層次序數(shù)均為不妥。公文中使用的結(jié)構(gòu)層次序數(shù)過(guò)細(xì)過(guò),過(guò)多，往往會(huì)給人以散亂、零碎之感，顯得不緊湊。（3）要有序，不要越級(jí)。公文中的結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，一定要按照法規(guī)中規(guī)定的層級(jí)順序使用，不能越級(jí)套用。因此，實(shí)踐中所見(jiàn)的諸如“（一）、（1）”之類的表述，是不合規(guī)范的。（4）要規(guī)范，不要旁騖。是指對(duì)于結(jié)構(gòu)層次序數(shù)的使用，應(yīng)當(dāng)采取序數(shù)顯示的形式，盡可能地不用諸如“首先”、“其次”、

17、“再次”、“第一”、“第二”、“第三”，“此其一”、“此其二”、“此其三”之類的結(jié)構(gòu)層次序數(shù)表示法。,一、重點(diǎn)任務(wù)及責(zé)任分工1、構(gòu)建現(xiàn)代產(chǎn)業(yè)體系（1）加快發(fā)展以石油化工為重點(diǎn)的先進(jìn)制造業(yè)（2）大力發(fā)展以電子信息產(chǎn)業(yè)為重點(diǎn)的高技術(shù)產(chǎn)業(yè),一、重點(diǎn)任務(wù)及責(zé)任分工（一）構(gòu)建現(xiàn)代產(chǎn)業(yè)體系。1.加快發(fā)展以石油化工為重點(diǎn)的先進(jìn)制造業(yè)。2.大力發(fā)展以電子信息產(chǎn)業(yè)為重點(diǎn)的高技術(shù)產(chǎn)業(yè)。,正確的表示:,結(jié)構(gòu)層次對(duì)比示例:,,,,2.用句號(hào)表達(dá)句子

18、的完整,錯(cuò)誤的表示:,1.結(jié)構(gòu)層次序數(shù)正確,,,,,印 章（端正居中下壓成文日期）,,,發(fā)文機(jī)關(guān)署名（以成文日期為準(zhǔn)居中）,成文日期（右空4編排，用阿拉伯?dāng)?shù)字）,,附注（請(qǐng)示件標(biāo)注聯(lián)系人及聯(lián)系方式）,,抄送機(jī)關(guān)（左右各空1字）,,印發(fā)機(jī)關(guān)（左空1字）,,印發(fā)日期（右空1字）,,,版記（內(nèi)容全部用4號(hào)仿宋）,,頁(yè)碼（雙面印刷，單頁(yè)居右空一字，雙頁(yè)居左空1字）,二、表格制作（Excel應(yīng)用）,（一）表格的制作。1.說(shuō)明：

19、非規(guī)律性表格建議用Word制作。(示例)2.Excel表格的簡(jiǎn)單制作。（1）教師基本情況統(tǒng)計(jì)表。（2）多張班級(jí)統(tǒng)計(jì)表的一次性制作。*一次性制作（推薦）。*移動(dòng)復(fù)制法（推薦）。*復(fù)制調(diào)整法。（二）Excel表格的簡(jiǎn)單美化。(示例)（三）Excel簡(jiǎn)單公式的使用。(示例)實(shí)際應(yīng)用示例1：(幼兒入園登記表);實(shí)際應(yīng)用示例2：(留守兒童信息表);（四）Excel實(shí)用技能。(示例),三、PDF格式文件的制作與閱讀,（一）使用P

20、DF格式文件的背景。1.教育局行文采用的格式。2.安全作用。3.保護(hù)作用。（二）制作PDF格式文件。1.安裝使用微軟Office 2010版本；2.安裝使用金山WPS軟件。3.PDF文件制作實(shí)例。（三）如何和閱讀打開(kāi)PDF格式文件。*PDF閱讀器。（四）PDF文件與Word的轉(zhuǎn)換。（軟件轉(zhuǎn)換器）,四、QQ群內(nèi)文件的下載方法,（一）直接下載。1.直接打開(kāi)下載文件；2.在文件夾中顯示。3.保存方法。（二）另存為下

21、載（推薦）。,五、電子接收證明的制作,（一）目的：上傳學(xué)籍系統(tǒng)，調(diào)取學(xué)生學(xué)籍；（二）Excel中電子公章需要事先制成PNG透明圖片格式；（三）利用電腦中的畫(huà)圖工具保存電子接收證明為JPG圖片格式。,六、簡(jiǎn)單的圖片裁剪,（一）目的：裁剪圖片達(dá)到相關(guān)要求；（二）ACDSee10.0看圖軟件的安裝；（三）圖片裁剪實(shí)例。（四）SignPics小軟件對(duì)超過(guò)MB值圖片的壓縮（主要針對(duì)學(xué)籍系統(tǒng)或網(wǎng)絡(luò)上傳圖片時(shí)使用）。,七、電腦資料的歸類方法