行政前臺(tái)-崗位職責(zé)及工作要求

1、1職務(wù)：行政前臺(tái)職務(wù)：行政前臺(tái)上級主管：行政人事部經(jīng)理工作對象：全司人員主要職責(zé)：主要職責(zé)：1.日常到訪客人的接待，協(xié)助公司負(fù)責(zé)人及所屬部門經(jīng)理做好日常公關(guān)協(xié)調(diào)工作。2.公司電話的接聽（轉(zhuǎn)接、代接）和記錄、轉(zhuǎn)達(dá)工作。3.公司郵件、郵包的收發(fā)及相應(yīng)費(fèi)用的結(jié)算工作。4.公司各類往來文件（電子郵件、傳真）的收發(fā)、處理和歸檔。5.公司辦公環(huán)境、家具、裝修等的保持、檢查、處理。6.對保潔、植物株擺租賃等工作的監(jiān)督和檢查。7.對設(shè)備遙控板、個(gè)人辦公

2、區(qū)域的管理。8.公司辦公用品、日用品的日常管理工作（采購、發(fā)放、管理）。9.日常的打印、復(fù)印以及相關(guān)設(shè)備的檢查。（日后涉及“使用管理”）10.公司領(lǐng)導(dǎo)、員工、客戶的住宿、出行、用餐的預(yù)定和行程安排；11.非長期性預(yù)訂車輛的管理和費(fèi)用結(jié)算；12.公司后勤管理，及各類費(fèi)用的支付工作，包含：物業(yè)費(fèi)、水電費(fèi)、停車費(fèi)、電話費(fèi)、網(wǎng)費(fèi)、家政、保潔等；與對應(yīng)單位，如保潔公司、物業(yè)公司、家政公司、電信公司等保持良好的合作和溝通；13.庫存管理。每季度末，

3、與行政人事專員共同盤點(diǎn)庫存。14.檔案管理。每季度末，向部門經(jīng)理提報(bào)目前的電子文檔、文本文檔列表；電子文檔備存部門經(jīng)理處。15.本人工作管理。按日提報(bào)工作寫實(shí)，按季度提報(bào)本人季度工作報(bào)告及下季度工作總結(jié)，按年提報(bào)年度工作報(bào)告；通過定期對本職工作的總結(jié)，以完善和提高現(xiàn)有工作水平；16.公司負(fù)責(zé)人及部門經(jīng)理交辦的其他工作。工作流程和工作要求：工作流程和工作要求：1.接待日常到訪客人，協(xié)助公司負(fù)責(zé)人及部門經(jīng)理做好日常公關(guān)工作。接待日常到訪客人

4、，協(xié)助公司負(fù)責(zé)人及部門經(jīng)理做好日常公關(guān)工作。工作流程：1）客戶進(jìn)門起身迎接并詢問來訪事由，登記《客戶來訪登記簿》，了解來訪者身份和意圖。若來訪者未預(yù)約或是初次拜訪，不得將公司領(lǐng)導(dǎo)的各種聯(lián)系方式隨意告訴素不相識的人；若有事宜，盡量選用轉(zhuǎn)告方式。2）如有必要，安排來訪者前往會(huì)客室或等候處稍坐片刻；3）準(zhǔn)備招待茶水飲料；4）通知相關(guān)工作人員有人來訪；5）每隔15分鐘左右添加茶水，來客告辭時(shí)起身道別；6）客人離開后2分鐘以內(nèi)清理水杯及煙灰缸，整

5、理桌椅、保持會(huì)客室的整潔；7）若來訪者要找的人不在，記錄下來訪者的聯(lián)系方式、需轉(zhuǎn)告事宜并在《客戶來訪登記簿》上登記，及時(shí)通知相關(guān)人員做回復(fù)；若來訪者表示下次再來，則需在《客戶來訪登記簿》上注明；8）及時(shí)轉(zhuǎn)告相關(guān)工作人員來訪者的聯(lián)系方式以及事由，并確保工作人員及時(shí)回復(fù)；9）及時(shí)將用完的《客戶來訪登記薄》交由行政專員歸檔。注意事項(xiàng)：行政人事部經(jīng)理信息技術(shù)專員行政人事專員行政前臺(tái)行政前臺(tái)31)前臺(tái)收發(fā)文件應(yīng)及時(shí)在《收文明細(xì)》《發(fā)文明細(xì)》中登記

6、文件收發(fā)文件的時(shí)間、收發(fā)單位、項(xiàng)目名稱、收發(fā)內(nèi)容等；并簽字，發(fā)文中還需要求收件人簽字；2)前臺(tái)向收發(fā)件單位確定所收發(fā)文件需轉(zhuǎn)交對象，并要求收發(fā)件人簽字，如需本部保存的，需要及時(shí)歸檔；3)前臺(tái)應(yīng)（電話確認(rèn)或網(wǎng)絡(luò)查詢等方式）確保本人經(jīng)辦的文件對方已收到；4)將《收文明細(xì)》《發(fā)文明細(xì)》分別按項(xiàng)目分類歸檔。注意事項(xiàng)：1)詳細(xì)填寫《收文明細(xì)》《發(fā)文明細(xì)》，并要求相關(guān)經(jīng)辦人簽字，以便公司能查閱每一份收發(fā)文件的具體內(nèi)容；2)及時(shí)轉(zhuǎn)交給相關(guān)人員；3)按

7、項(xiàng)目分類歸檔。工作流程（電子郵件類）1)前臺(tái)需詢問所收發(fā)文件的相關(guān)內(nèi)容，項(xiàng)目名稱，需轉(zhuǎn)交對象等；2)在電腦上建立新文件夾，如：“年月日_收發(fā)文件”，在該文件夾中建立一個(gè)“收”“發(fā)”的文件夾，然后在“收”“發(fā)”的文件夾中建一個(gè)“年月日_項(xiàng)目名稱”的文件夾；3)將接收發(fā)送文件存放至電腦相關(guān)項(xiàng)目文件夾中，并同樣在《收文明細(xì)》《發(fā)文明細(xì)》中記錄，收發(fā)方式在備注中注明；4)及時(shí)將文件轉(zhuǎn)傳給相關(guān)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人，并確認(rèn)對方收到；5)當(dāng)天工作結(jié)束后，將接收

8、發(fā)送的文件歸檔。（日后需要整理后存至服務(wù)器相應(yīng)項(xiàng)目文件夾中。）注意事項(xiàng)：1)了解所收發(fā)文件內(nèi)容，按收發(fā)時(shí)間、項(xiàng)目建立相應(yīng)的文件夾，并做好書面記錄，便于查找；2)及時(shí)將收發(fā)文件轉(zhuǎn)給相關(guān)負(fù)責(zé)人，并確認(rèn)是否收到；3)按時(shí)將每天收發(fā)的文件發(fā)給檔案管理員，由其整理后存至服務(wù)器相應(yīng)項(xiàng)目文件夾中。5.5.公司辦公環(huán)境、家具、裝修等的保持、檢查、處理。公司辦公環(huán)境、家具、裝修等的保持、檢查、處理。工作流程：1)每天早上9：00、中午13：20和下午17

9、：55檢查公司所有辦公場所（包括各辦公室、會(huì)議室、衛(wèi)生間等桌面、地面等）的衛(wèi)生和辦公家具的擺放情況，及時(shí)收納整理，保持各桌椅整齊，桌面、地面清潔無雜物；下班后，保證門、窗的關(guān)閉，電腦、空調(diào)等電源的切斷；2)保證辦公家具、裝修墻面、地面等的完好，每日檢查并做記錄《辦公區(qū)檢查表》，如出現(xiàn)問題，立刻予以修復(fù)；重大問題需要上報(bào)部門經(jīng)理審批。3)總經(jīng)理辦公室的環(huán)境保持及檢查；4)保持辦公區(qū)空氣清新，公共辦公區(qū)域和總經(jīng)理辦公室及各辦公室開窗，以便空

10、氣流動(dòng)；5)報(bào)刊整理整潔有序，廢舊報(bào)刊、家具等處理及時(shí)（處理費(fèi)用定期上交財(cái)務(wù)部門），計(jì)入《備用金流水帳簿》；6)做好《消耗品領(lǐng)用登記》；6.6.對保潔、植物株擺租賃等工作的監(jiān)督和檢查對保潔、植物株擺租賃等工作的監(jiān)督和檢查工作流程：1)了解外用保潔、植物租擺租賃的服務(wù)內(nèi)容；2)對每次相關(guān)服務(wù)做好檢查和監(jiān)督工作，并做好相關(guān)記錄；3)及時(shí)對檢查問題與相應(yīng)單位溝通解決，并作出記錄，定期歸檔。注意事項(xiàng)：1)對外用單位相關(guān)服務(wù)進(jìn)行審核；2)做好相關(guān)