公文標(biāo)準(zhǔn)格式

1、公文格式培訓(xùn)課件,辦公室,二〇一一年三月,目錄,1,2,3,公文簡介,,什么是公文：,公文是指國家機(jī)構(gòu)和其他社會組織在公務(wù)活動中為行使法定職權(quán)而形成和使用的文件,公文簡介,公文種類（通用公文）：,決議、決定、公告、通告、通知、通報(bào)、報(bào)告、請示、批復(fù)、意見、函、會議紀(jì)要共12種,公文簡介,公文種類（通用公文）：,決議：適用于經(jīng)會議討論通過的重要決策事項(xiàng),決定：適用于對重要事項(xiàng)或重大行動做出安排；獎懲有關(guān)單位和人員；變更或撤銷下

2、級公司不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng),公告：適用于向國內(nèi)外宣告重要事項(xiàng),通告：適用于在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項(xiàng),公文簡介,公文種類（通用公文）：,通知：適用于批轉(zhuǎn)下級公司的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級單位和不相隸屬單位的公文；發(fā)布規(guī)章制度；傳達(dá)要求下級公司辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)；任免和聘用人員,通報(bào)：適用于表彰先進(jìn)，批評錯誤，傳達(dá)重要精神或情況,報(bào)告：適用于向上級單位匯報(bào)工作，反映情況，答復(fù)上級機(jī)關(guān)的詢問等,公文簡介,公文種類（通用公文）

3、：,請示：適用于向上級單位和有關(guān)主管部門請求指示、批準(zhǔn)等事項(xiàng),批復(fù)：適用于答復(fù)下級公司的請示事項(xiàng),意見：適用于對重要問題提出見解和處理辦法,公文簡介,公文種類（通用公文）：,函：適用于不相隸屬機(jī)構(gòu)之間商洽工作；詢問和答復(fù)問題，請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng),會議紀(jì)要：適用于記載和傳達(dá)會議情況和議定事項(xiàng),目錄,2,1,3,公文格式,公文結(jié)構(gòu)：,公司的公文一般由秘密等級和保密期限、緊急程度、發(fā)文單位標(biāo)識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送單位、正文

4、、附件說明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、報(bào)送單位、抄送單位、發(fā)送單位、聯(lián)系人、聯(lián)系電話、印發(fā)單位和印發(fā)日期等部分組成,公文格式,公文格式,公文格式,公文結(jié)構(gòu)：,秘密公文應(yīng)由辦文單位根據(jù)秘密程度分別標(biāo)明“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”和“商業(yè)機(jī)密”、“商業(yè)秘密”，并按規(guī)定限定秘密期限。其中，除涉及國家秘密的公文可標(biāo)注“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”以外，公司內(nèi)部一律標(biāo)注“商業(yè)秘密” 緊急文件應(yīng)根據(jù)內(nèi)容、時限、緊急程度分別

5、標(biāo)明“特急”、“急件”；緊急電報(bào)應(yīng)分別標(biāo)明“特提”、“特急”、“加急”、“平急” 發(fā)文單位標(biāo)識使用全稱或規(guī)范化簡稱；聯(lián)合行文，主辦單位排列在前,公文格式,公文格式,公文格式,公文結(jié)構(gòu)：,發(fā)文字號包括單位代字、年份、序號。聯(lián)合行文，只標(biāo)明主辦單位發(fā)文字號 上報(bào)的重要文件須注明簽發(fā)人姓名 各分支機(jī)構(gòu)按照上級公司有關(guān)要求上報(bào)的請示、報(bào)告中必須引用上級公司文件的標(biāo)題和文種字號

6、 公文標(biāo)題由相關(guān)介詞“關(guān)于”、公文主題和文種三部分內(nèi)容組成。標(biāo)題應(yīng)準(zhǔn)確簡要地概括公文的主要內(nèi)容并標(biāo)明規(guī)范的公文種類。標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱或轉(zhuǎn)發(fā)文件、印發(fā)領(lǐng)導(dǎo)講話等特殊情況加注書名號外，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號,公文格式,公文格式,公文格式,公文結(jié)構(gòu)：,主送單位指公文的主要受理單位，即根據(jù)公文內(nèi)容答復(fù)事項(xiàng)、辦理工作的單位，其名稱應(yīng)使用全稱或規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。 報(bào)送單位指除主送單位外需要知曉公文內(nèi)容的上級機(jī)關(guān)，其名稱應(yīng)使用全稱或

7、規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱 抄送單位指除主送單位、報(bào)送單位外需要知曉或執(zhí)行公文內(nèi)容的單位，其名稱應(yīng)使用全稱或規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱 發(fā)送單位指除主送單位外需要執(zhí)行或知曉公文內(nèi)容的其他單位，其名稱應(yīng)當(dāng)使用全稱或規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱,公文格式,公文格式,公文格式,公文結(jié)構(gòu)：,公文如有附件，應(yīng)當(dāng)在正文之后、成文日期之前注明附件順序和名稱。如果公文本身是專門印發(fā)或轉(zhuǎn)發(fā)某一文件時，則正文之后不必再有附件說明 公文除

8、文件式會議紀(jì)要和以電報(bào)形式發(fā)出的以外，均須加蓋印章。聯(lián)合上報(bào)的公文，由主辦單位加蓋印章；聯(lián)合下發(fā)的公文，聯(lián)合發(fā)文單位都應(yīng)加蓋印章 成文日期，以領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)；聯(lián)合行文，以最后簽發(fā)單位領(lǐng)導(dǎo)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn)，特殊情況以印發(fā)日期為準(zhǔn)。電報(bào)以發(fā)出日期為準(zhǔn),公文格式,公文格式,公文格式,公文結(jié)構(gòu)：,公文如有附注（需要說明的其他事項(xiàng)），應(yīng)在成文日期的下一行加括號標(biāo)注 公文應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容標(biāo)注主題詞。主題詞是用

9、于公文分類和檢索的標(biāo)識符號，由揭示公文內(nèi)容歸屬、主題內(nèi)容的詞或詞組和表現(xiàn)公文形式特點(diǎn)的詞或詞組構(gòu)成。電報(bào)不標(biāo)注主題詞 公文版記處必須標(biāo)注聯(lián)系人、聯(lián)系電話 文字從左到右橫寫、橫排,公文格式,公文用紙：,公文用紙為國際標(biāo)準(zhǔn)A4型（210mm×297mm）。張貼的公文用紙大小，根據(jù)實(shí)際需要確定,公文格式,版面尺寸：,公文用紙?zhí)祛^（上白邊）37mm；公文用紙地腳（下白邊）35mm；公文用紙訂口（

10、左白邊）28mm;公文用紙翻口（右白邊）26mm;文字區(qū)尺寸高為225mm，寬為156mm(不含頁碼),公文格式,公文中各要素標(biāo)識規(guī)則：,公文的各要素劃分為眉首、主體、版記三部分，置于公文首頁紅色反線（寬度同版心，即156mm）以上的各要素統(tǒng)稱眉首；置于紅色反線（不含）以下至主題詞（不含）之間的各要素統(tǒng)稱主體；置于主題詞以下的各要素統(tǒng)稱版記,公文格式,（一）眉首：,公文份數(shù)序號 秘密等級和保密期限 緊急程度 發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識 發(fā)

11、文字號 簽發(fā)人,公文格式,（二）主體：,公文標(biāo)題：紅色反線下空2行，用2號小標(biāo)宋體字，可分一行或多行居中排布；回行時，要做到詞意完整，排列對稱，間距恰當(dāng),主送機(jī)關(guān)：標(biāo)題下空1行，左側(cè)頂格用3號仿宋體字標(biāo)識，回行時仍頂格；最后一行主送機(jī)關(guān)名稱后標(biāo)全角冒號。如主送機(jī)關(guān)名稱過多而使公文首頁不能顯示正文時，應(yīng)將主送機(jī)關(guān)名稱移至版記中的主題詞之下，抄送之上，標(biāo)識方法同抄送,公文格式,（二）主體：,公文正文：主送機(jī)關(guān)名稱下一行，每自然段左空2字，

12、回行頂格。數(shù)字、年份不能回行。用3號仿宋體字，行間距為“固定值30磅”,附件：公文如有附件，在正文下空一行左空2字用3號仿宋體字標(biāo)識“附件”，后標(biāo)全角冒號和名稱，附件如有序號使用阿拉伯?dāng)?shù)碼（如“附件：1．×××××”）；附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)符號。附件應(yīng)與公文正文一起裝訂，并在附件左上角第1行頂格標(biāo)識“附件”，有序號時標(biāo)識序號；附件的序號和名稱前后標(biāo)識應(yīng)一致。如附件與公文正文不能一起裝訂，應(yīng)

13、在附件左上角第1行頂格標(biāo)識公文的發(fā)文字號并在其后標(biāo)識附件（或帶序號）,公文格式,（二）主體：,成文時間：用漢字將年、月、日標(biāo)全；“零”寫為“○”,公文生效標(biāo)識 ：公文生效標(biāo)識是證明公文效力的表現(xiàn)形式，包括發(fā)文單位印章或者簽署人姓名。單一單位制發(fā)的公文在落款處不署發(fā)文單位名稱，只標(biāo)識成文時間。成文時間右空四字，印章端正、居中下壓成文時間。聯(lián)合發(fā)文時，成文時間的位置依印章位置而定,公文格式,（二）主體：,特殊情況說明：當(dāng)公文排版后新剩空白下

14、不能容下印章位置時，應(yīng)采取調(diào)整行距、字距的措施加以解決，務(wù)使印章與正文同處一面，不得采取標(biāo)識“此頁無正文”的方法解決,附注：公文如有附注、用3號仿宋體字，居左空2字加圓括號標(biāo)識在成文時間下一行,公文格式,（三）版記：,主題詞抄送 印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)時間 版記中的反線 版記的位置,公文格式,行文規(guī)則：,地市分公司可對省級分公司和區(qū)縣支公司行文，但不得對省級分公司內(nèi)設(shè)部門行文。地市分公司對省級分公司行文，只能使用“請示”和“報(bào)告”文種。

15、如果工作需要，可使用信函格式。地市分公司各部門可使用信函格式對省級分公司部門行文，但不得對省級分公司行文。除以地市分公司名義和地市分公司辦公室名義外，地市分公司內(nèi)設(shè)部門不得對外行文，如果工作需要對支公司行文，可以部門信函格式直接發(fā)至支公司,公文格式,行文規(guī)則：,地市分公司黨委、黨委辦公室、黨委各部門行文，參照地市分公司、辦公室和內(nèi)設(shè)部門行文規(guī)則實(shí)施 地市分公司和區(qū)縣支公司可根據(jù)各自的隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍行文，可以與當(dāng)?shù)卣?/p>

16、府的有關(guān)部門互相行文 請示一般不得越級。因特殊情況必須越級請示時，應(yīng)報(bào)送被越級的上級單位 “請示”應(yīng)一文一事，請示事項(xiàng)必須明確。應(yīng)只寫一個主送單位，如需同時送其他單位，應(yīng)當(dāng)用報(bào)送形式，但不得同時抄送下級單位?！皥?bào)告”中不得夾帶請示事項(xiàng),公文格式,行文規(guī)則：,除上級單位負(fù)責(zé)人直接交辦的事項(xiàng)外，不得以單位名義向上級單位負(fù)責(zé)人報(bào)送“請示”、“意見”和“報(bào)告” 下級單位向上級單位報(bào)送請示時，

17、涉及幾個部門的，應(yīng)當(dāng)寫明主送單位和報(bào)送單位，由主送單位負(fù)責(zé)答復(fù)。上級單位在批復(fù)下級單位的請示時，必要時應(yīng)當(dāng)抄送其他單位 轉(zhuǎn)發(fā)上級單位、同級單位和不相隸屬機(jī)構(gòu)的文件，除特殊情況外，一般以辦公室名義轉(zhuǎn)發(fā) 行文中必須遵循“明來明復(fù)、密來密復(fù)”的原則,公文格式,行文規(guī)則：,以地市分公司或辦公室文件上報(bào)的請示，主送省級分公司辦公室辦理；地市分公司部門上報(bào)的請示，主送省級分公司有關(guān)部門辦理。請示文件不得一件多投

18、 地市分公司總結(jié)性和綜合性工作報(bào)告須以分公司文件報(bào)送省級分公司辦公室；單項(xiàng)報(bào)告以部門文件報(bào)送省級分公司有關(guān)部門，其中重要的、涉及面大的應(yīng)同時報(bào)送省級分公司辦公室 地市分公司的簡報(bào)信息類文件只報(bào)省級分公司辦公室，或按有關(guān)要求辦理 上級單位出臺新的規(guī)定，按照新的規(guī)定要求辦理,目錄,2,1,3,思考題,標(biāo)題格式有哪些要求？,紅色反線下空2行，用2號小標(biāo)宋體字，可分一行或多行居中排布；回

19、行時，要做到詞意完整，排列對稱，間距恰當(dāng)。,思考題,請示與報(bào)告有什么區(qū)別？,1.內(nèi)容要求不同。請示的內(nèi)容要求一文一事；報(bào)告的內(nèi)容可一文一事也可一文數(shù)事。 2.側(cè)重點(diǎn)不同。請示屬于請示性公文，側(cè)重于提出司題和請求指示、批準(zhǔn)；報(bào)告屬于陳述性公文，側(cè)重于匯報(bào)工作，陳述意見或者建議。3.行文目的不同。請示的目的是請求上級機(jī)關(guān)批準(zhǔn)某項(xiàng)工作或者解決某個問題；報(bào)告的目的是讓上級機(jī)關(guān)了解下情，掌握情況，便于及時指導(dǎo)。4.行文時間不同。請示必須事前行文；

20、報(bào)告可以在事后或者事情發(fā)展過程中行文。5.結(jié)束用語不同。請示的結(jié)尾一般用“妥否，請批示”或“特此請示，請予批準(zhǔn)”等形式，請示的結(jié)束用語必須明確表明需要上級機(jī)關(guān)回復(fù)的迫切要求；報(bào)告的結(jié)尾多用“特此報(bào)告”等形式，一般不寫需要上級必須予以答復(fù)的詞語。6.處理結(jié)果不同。請示屬于“辦件”，指上級機(jī)關(guān)應(yīng)對請示類公文及時予以批復(fù)；報(bào)告屬于“閱件”，對報(bào)告類公文上級機(jī)關(guān)一般以批轉(zhuǎn)形式予以答復(fù)，但也沒必要件件予以答復(fù)。,思考題,公文結(jié)構(gòu)層次序數(shù)如何劃分？

21、（如第一層用什么序數(shù)，第二層用什么序數(shù)？）,結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層為“一、”，第二層為“(一)”，第三層為“1.”，第四層為“（1）”,思考題,公文附件有哪些規(guī)范要求？,公文如有附件，應(yīng)當(dāng)在正文之后、成文日期之前注明附件順序和名稱。如果公文本身是專門印發(fā)或轉(zhuǎn)發(fā)某一文件時，則正文之后不必再有附件說明.附件，在正文下空一行左空2字用3號仿宋體字標(biāo)識“附件”，后標(biāo)全角冒號和名稱，附件如有序號使用阿拉伯?dāng)?shù)碼（如“附件：1．××