關(guān)于會計電算化初始化問題的思考

1、關(guān)于會計電算化初始化問題的思考關(guān)于會計電算化初始化問題的思考趙英賬務(wù)處理系統(tǒng)通常由以下部分組成：系統(tǒng)初始化、記賬憑證輸入、記賬結(jié)賬、賬簿處理、報表處理等幾個部分。要使賬務(wù)處理軟件能夠正常運(yùn)行，必須首先完成系統(tǒng)的初始化。會計電算化初始化是指將本單位將要采用的核算程序、方法、規(guī)則、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)錄入電腦，使會計軟件能適應(yīng)本單位的核算、管理需要的過程，是手工核算過渡到會計電算化處理的橋梁。系統(tǒng)初始化的質(zhì)量，將直接影響會計電算化工作的質(zhì)量與效率，所以

2、系統(tǒng)軟件的初始化設(shè)置也是非常重要的。本文就會計電算化的核算方法、規(guī)則的選用、初始數(shù)據(jù)收集、科目編碼設(shè)置方法、輔助核算、初始化的校驗等問題進(jìn)行討論。一、單位在選擇會計核算程序、方法、規(guī)則時，應(yīng)充分考慮電腦處理會計信息快速、準(zhǔn)一、單位在選擇會計核算程序、方法、規(guī)則時，應(yīng)充分考慮電腦處理會計信息快速、準(zhǔn)確的特點(diǎn)確的特點(diǎn)《企業(yè)會計準(zhǔn)則》和各行業(yè)會計制度確定了很多核算程序、方法，單位應(yīng)結(jié)合自身特點(diǎn)進(jìn)行選擇應(yīng)用。它們各自具有鮮明的特點(diǎn)，且能相互補(bǔ)充

3、。在手工核算方式下，我們往往選用那些計算過程不能很復(fù)雜、會計處理不能太冗長、結(jié)果要求準(zhǔn)確或較準(zhǔn)確的方法、程序。而會計電算化由電腦執(zhí)行程序自動處理會計數(shù)據(jù)，就可以不考慮計算的復(fù)雜性，只要求結(jié)果準(zhǔn)確就行了。如成本核算中的代數(shù)法分配輔助生產(chǎn)費(fèi)用，它的突出特點(diǎn)是計算復(fù)雜（尤其是三個或三個以上輔助車間），其結(jié)果很準(zhǔn)確；再如存貨收發(fā)計價中的個別確認(rèn)法，它也是結(jié)果準(zhǔn)確而對會計核算、庫管要求甚高。所以如代數(shù)法、個別確認(rèn)法應(yīng)該在會計電算化中廣泛采用。然而

4、，在會計實務(wù)中，初始化的方法選用問題，往往由軟件公司輔助完成，將本單位的現(xiàn)行會計核算模式照搬到電算化中去，這樣就無法充分發(fā)揮電腦處理信息快、準(zhǔn)的優(yōu)點(diǎn)。因此，我們應(yīng)當(dāng)從會計歷史上去檢索、選用適應(yīng)電腦高速處理、結(jié)果準(zhǔn)確的方式、方法和規(guī)則。二、二、數(shù)據(jù)收集要完整數(shù)據(jù)收集要完整系統(tǒng)初始化需要收集手工賬中的會計科目和各科目的余額，如果從年度中間開始建賬還需要收集各科目的累計發(fā)生額、年初余額。所以需預(yù)先從手工賬中整理出各級科目的名稱、層次、余額、發(fā)

5、生額。在此要注意完整地收集最底層明細(xì)科目的余額、發(fā)生額，避免遺漏，以保證初始化時輸入的數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確、順利。三、科目編碼問題三、科目編碼問題——應(yīng)充分滿足電腦處理數(shù)據(jù)的特點(diǎn)，且具有可擴(kuò)展性應(yīng)充分滿足電腦處理數(shù)據(jù)的特點(diǎn)，且具有可擴(kuò)展性在電算化賬務(wù)系統(tǒng)中除了象手工賬務(wù)一樣要使用會計科目外，還要為每一個會計科目加入一個編碼。科目編碼就是將納入會計核算、會計管理范圍內(nèi)的人、財、物進(jìn)行科學(xué)合理的編號，以便計算機(jī)識別、分類、匯總、查詢，這是初始化中最復(fù)

6、雜、最費(fèi)時的一項工作，它直接影響到初始化成敗問題。在設(shè)定科目編碼時需要重點(diǎn)注意以下問題：會計軟件設(shè)計者充分考慮到電子檔案的安全性，對歷史資料的補(bǔ)充、修改作了嚴(yán)格的限制。一旦初始化完成，新增加科目就局限在一定的范圍內(nèi)進(jìn)行，只有新年再建新賬時，才能得到修補(bǔ)。所以，在科目編碼時，至少要考慮到本會計年度內(nèi)的擴(kuò)展性。四、記賬憑證類型設(shè)置問題四、記賬憑證類型設(shè)置問題查賬是會計人員日常工作的一個重要部分，在手工操作時用分類記賬憑證來處理會計業(yè)務(wù)，分別

7、裝訂整理記賬憑證，這樣便于憑證的管理和方便查賬。會計軟件提供記賬憑證類型設(shè)置功能，更多的是為了適應(yīng)會計人員手工記賬時的習(xí)慣。電算化會計中，可以根據(jù)單位的實際情況按常見分類方法分為收款憑證、付款憑證和轉(zhuǎn)賬憑證，也可以只用一種通用記賬憑證格式，即記賬憑證。事實上，電算化后，查賬完全能通過計算機(jī)來快速實現(xiàn)，計算機(jī)的最顯著的特點(diǎn)就是速度快，恰好彌補(bǔ)了手工查賬的缺陷。再者，設(shè)置了憑證類型，增加了一個輸入項目，會影響憑證的輸入速度。又因各類憑證要各

8、自獨(dú)立編號，憑證整理保管更為煩瑣。所以，電算化后，記賬憑證類型最好只設(shè)一種通用格式。五、輔助核算的處理應(yīng)充分滿足現(xiàn)代管理對會計信息的要求五、輔助核算的處理應(yīng)充分滿足現(xiàn)代管理對會計信息的要求輔助核算是指存貨、客戶、供應(yīng)商、結(jié)算方式、成本對象、工資、固定資產(chǎn)等的分類、管理與核算，是會計電算化系統(tǒng)的重要組成部分。他們各自具有其特殊性、復(fù)雜性，因而從總賬系統(tǒng)中分離出來，形成一個個相互獨(dú)立、相互依存的子系統(tǒng)，完成特定的管理、服務(wù)職能。我們就以存貨

9、的管理為例進(jìn)行分析，存貨包括采購計劃、審批程序、收發(fā)的核算、庫管、銷售等內(nèi)容，它占據(jù)企業(yè)的絕大部分流動資金，所以，必須納入嚴(yán)格的控制范圍內(nèi)。以銷售確定生產(chǎn)、以生產(chǎn)確定采購核定存貨的經(jīng)濟(jì)批量，若超過該標(biāo)準(zhǔn)，電腦會自動報警，提醒我們的管理者去約束、修改存貨的數(shù)據(jù)，達(dá)到有效管理的目的。六、對會計電算化初始化的校驗問題，手工與電腦相結(jié)合，相互補(bǔ)充、完善六、對會計電算化初始化的校驗問題，手工與電腦相結(jié)合，相互補(bǔ)充、完善當(dāng)我們完成初始化的相關(guān)工作之

10、后，就必須對上述工作的正確性、合理性進(jìn)行驗證、驗收。在確保初始化合格后，才能進(jìn)行日常處理。1、由會計軟件進(jìn)行技術(shù)性驗證，即錄人的會計科目余額是否平衡，總賬與明細(xì)賬、輔助賬是否一致，是否有尚未設(shè)置、定義的項目等。我們啟動試算平衡功能鍵，電腦會自動進(jìn)行檢查并提示給用戶。2、由財務(wù)主管對初始化工作進(jìn)行綜合評定，分析會計軟件初始化是否具有高效性、前瞻性、擴(kuò)展性、適用性，是否滿足本單位對會計信息管理的需求，以便進(jìn)行補(bǔ)充、完善初始化功能，使手工核算