采購(gòu)與付款管理精講

1、計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)學(xué)Accounting Information System,第五章 采購(gòu)與付款核算與管理,主要內(nèi)容,,第一節(jié) 采購(gòu)與付款循環(huán)的核算與管理需求分析第二節(jié) IT環(huán)境下采購(gòu)與付款子系統(tǒng)的流程分析第三節(jié) 采購(gòu)與付款子系統(tǒng)總體結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)第四節(jié) 采購(gòu)與付款子系統(tǒng)的初始設(shè)置第五節(jié) 采購(gòu)與入庫(kù)處理管理第六節(jié) 采購(gòu)發(fā)票、采購(gòu)結(jié)算與付款管理第七節(jié) 賬表輸出和統(tǒng)計(jì)分析,,企業(yè)從采購(gòu)到付款都要經(jīng)歷以下幾個(gè)步驟,采購(gòu)與付款流

2、程,采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)核算與管理的特點(diǎn),1．?dāng)?shù)據(jù)存儲(chǔ)量大2．?dāng)?shù)據(jù)變化頻繁 3．管理要求高 4．與其他子系統(tǒng)聯(lián)系廣泛,手工環(huán)境下采購(gòu)與付款管理困惑的案例分析,福特北美公司在手工環(huán)境下的采購(gòu)與付款流程,,為什么要設(shè)置驗(yàn)收?qǐng)?bào)告與發(fā)票進(jìn)行核對(duì)？為什么要設(shè)置訂單與發(fā)票進(jìn)行核對(duì)？為什么會(huì)影響采購(gòu)到付款流程的效率？,主要內(nèi)容,,第一節(jié) 采購(gòu)與付款循環(huán)的核算與管理需求分析第二節(jié) IT環(huán)境下采購(gòu)與付款子系統(tǒng)的流程分析第三節(jié) 采購(gòu)與付款子系

3、統(tǒng)總體結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)第四節(jié) 采購(gòu)與付款子系統(tǒng)的初始設(shè)置第五節(jié) 采購(gòu)與入庫(kù)處理管理第六節(jié) 采購(gòu)發(fā)票、采購(gòu)結(jié)算與付款管理第七節(jié) 賬表輸出和統(tǒng)計(jì)分析,,采購(gòu)與付款子系統(tǒng)的目標(biāo),1．靈活、正確地反映企業(yè)個(gè)性化特征2．正確反映采購(gòu)與付款日常業(yè)務(wù)，并進(jìn)行實(shí)時(shí)控制3．加強(qiáng)對(duì)資金的管理4．提供各種核算和管理信息5．充分應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)無紙采購(gòu)與付款系統(tǒng),采購(gòu)與付款流程構(gòu)建的原則,“數(shù)出一門，共同使用”，整個(gè)流程采用統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫(kù)在關(guān)

4、鍵環(huán)節(jié)設(shè)計(jì)控制點(diǎn)，強(qiáng)化實(shí)時(shí)控制,請(qǐng)購(gòu)與采購(gòu)管理流程,存貨驗(yàn)收流程,當(dāng)供應(yīng)商將存貨送入企業(yè)，此時(shí)， 由檢驗(yàn)崗位的人員對(duì)存貨進(jìn)行檢驗(yàn)： 從采購(gòu)訂單文件中獲取信息，并將存貨信息與實(shí)物進(jìn)行核對(duì) 如果檢驗(yàn)合格，將檢驗(yàn)合格信息寫入采購(gòu)訂單文件，將自動(dòng)生成入庫(kù)單傳遞到存貨子系統(tǒng)的入庫(kù)單文件中。,請(qǐng)同學(xué)畫出流程圖,發(fā)票管理流程,1．發(fā)票處理。當(dāng)采購(gòu)部門或財(cái)會(huì)部門收到供應(yīng)商的發(fā)票時(shí)，從采購(gòu)發(fā)票文件中獲取數(shù)據(jù)，自動(dòng)生成采購(gòu)發(fā)票的基本信息；2．發(fā)

5、票管理崗位人員只將采購(gòu)發(fā)票上的金額錄入計(jì)算機(jī)，并保存在臨時(shí)發(fā)票文件中。如果企業(yè)使用了EDI系統(tǒng)進(jìn)行網(wǎng)上采購(gòu)，那么可以通過EDI網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)自動(dòng)定期獲取供應(yīng)商發(fā)票并保存在臨時(shí)發(fā)票文件中，經(jīng)過發(fā)票與采購(gòu)訂單核對(duì)后的發(fā)票，才能保存在采購(gòu)發(fā)票文件中。,發(fā)票管理流程,3．實(shí)時(shí)控制。對(duì)采購(gòu)發(fā)票進(jìn)行實(shí)時(shí)控制，計(jì)算機(jī)自動(dòng)從采購(gòu)訂單文件中獲取合同金額，從臨時(shí)采購(gòu)發(fā)票文件中獲取錄入發(fā)票金額。如果發(fā)票金額大于合同金額，此發(fā)票不能處理，即對(duì)采購(gòu)發(fā)票進(jìn)行實(shí)時(shí)剛性控制

6、；否則，生成采購(gòu)發(fā)票，并將結(jié)果保存在采購(gòu)發(fā)票文件中。這是一個(gè)非常重要的控制點(diǎn)，為杜絕不合法的采購(gòu)事件發(fā)生起到重要的控制作用。在IT環(huán)境下，發(fā)票管理崗位可以設(shè)在財(cái)務(wù)部門，也可以設(shè)在采購(gòu)部門，但該崗位的人員必須是財(cái)務(wù)人員，并受財(cái)務(wù)部門管理。4．采購(gòu)結(jié)算。根據(jù)采購(gòu)發(fā)票等信息、入庫(kù)單信息確認(rèn)采購(gòu)成本，并根據(jù)財(cái)會(huì)人員預(yù)先設(shè)置憑證模版，自動(dòng)生成轉(zhuǎn)賬憑證，傳遞到總賬系統(tǒng)的臨時(shí)憑證文件中。,請(qǐng)同學(xué)根據(jù)說明畫出流程圖 老師舉案例說明實(shí)時(shí)

7、控制的重要性 根據(jù)企業(yè)的更高要求改進(jìn)流程,IT環(huán)境下與手工環(huán)境下其流程的比較分析,1、IT環(huán)境下實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的高度共享和及時(shí)傳遞2、IT環(huán)境下保證數(shù)據(jù)一致性和工作高效性 3．IT環(huán)境下加強(qiáng)了統(tǒng)計(jì)分析能力 4．IT環(huán)境下使得無紙采購(gòu)、付款業(yè)務(wù)成為可能,主要內(nèi)容,,第一節(jié) 采購(gòu)與付款循環(huán)的核算與管理需求分析第二節(jié) IT環(huán)境下采購(gòu)與付款子系統(tǒng)的流程分析第三節(jié) 采購(gòu)與付款子系統(tǒng)總體結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)第四節(jié) 采購(gòu)與付款子系統(tǒng)

8、的初始設(shè)置第五節(jié) 采購(gòu)與入庫(kù)處理管理第六節(jié) 采購(gòu)發(fā)票、采購(gòu)結(jié)算與付款管理第七節(jié) 賬表輸出和統(tǒng)計(jì)分析,,制定編碼原則,按照一致性原則、層次性原則、易用性原則等設(shè)計(jì)供應(yīng)商編碼。一致性原則：供應(yīng)商是來自全面各地甚至不同國(guó)家，而國(guó)家、地區(qū)在在行政管理上國(guó)家已經(jīng)給出了統(tǒng)一的編號(hào)，如北京區(qū)號(hào)：010，南京區(qū)號(hào)：025。因此，供應(yīng)商編碼應(yīng)該與國(guó)家行政區(qū)號(hào)保持一致。層次性原則：供應(yīng)商來自不同的省、市、縣等，因此，在編碼上要體現(xiàn)其層次性，

9、便于按省、市進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析。易用性原則：供應(yīng)商是法人，每個(gè)法人都有區(qū)別與其他法人的電話號(hào)碼，因此，在編碼設(shè)計(jì)時(shí)可以采用電話號(hào)碼，便于使用和記憶。,數(shù)據(jù)文件設(shè)計(jì),請(qǐng)購(gòu)單文件采購(gòu)發(fā)票文件采購(gòu)訂單文件（采購(gòu)合同文件）供應(yīng)商檔案文件采購(gòu)價(jià)格文件（定期根據(jù)供應(yīng)商提供的信息進(jìn)行更新）入庫(kù)單文件（與存貨子系統(tǒng)共享）臨時(shí)憑證文件（與總賬子系統(tǒng)共享）,供應(yīng)商檔案文件,數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu),存儲(chǔ)策略供應(yīng)商檔案文件作為查詢用的目錄文件，因此，可以采用一年

10、一個(gè)文件。存儲(chǔ)方式供應(yīng)商檔案文件按供應(yīng)商編碼建立索引文件。,采購(gòu)與付款子系統(tǒng)的功能結(jié)構(gòu),,主要內(nèi)容,,第一節(jié) 采購(gòu)與付款循環(huán)的核算與管理需求分析第二節(jié) IT環(huán)境下采購(gòu)與付款子系統(tǒng)的流程分析第三節(jié) 采購(gòu)與付款子系統(tǒng)總體結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)第四節(jié) 采購(gòu)與付款子系統(tǒng)的初始設(shè)置第五節(jié) 采購(gòu)與入庫(kù)處理管理第六節(jié) 采購(gòu)發(fā)票、采購(gòu)結(jié)算與付款管理第七節(jié) 賬表輸出和統(tǒng)計(jì)分析,,為什么要進(jìn)行初始設(shè)置？,由于現(xiàn)實(shí)企業(yè)采購(gòu)的存貨、供應(yīng)商檔案、

11、付款條件、結(jié)算方式等都是實(shí)實(shí)在在存在的，而且是千差萬別的。因而，企業(yè)要實(shí)現(xiàn)用計(jì)算機(jī)完成采購(gòu)與付款賬款核算和管理，在使用采購(gòu)與付款子系統(tǒng)前，就要針對(duì)本企業(yè)的業(yè)務(wù)性質(zhì)、會(huì)計(jì)核算和財(cái)務(wù)管理的具體要求進(jìn)行具體設(shè)置，將企業(yè)個(gè)性化特征嵌入系統(tǒng)。,初始設(shè)置內(nèi)容,存貨檔案設(shè)置供應(yīng)商檔案設(shè)置采購(gòu)類型設(shè)置付款條件設(shè)置結(jié)算方式設(shè)置增值稅稅率設(shè)置期初余額處理等,供應(yīng)商檔案設(shè)置,解釋設(shè)置基本信息的目的,解釋設(shè)置信用信息的目的,供應(yīng)商檔案設(shè)置,期初余額

12、設(shè)置,期初余額設(shè)置模塊的功能是將用戶輸入的采購(gòu)、應(yīng)付賬款等期初余額存入相應(yīng)的文件中，為計(jì)算機(jī)系統(tǒng)核算和管理采購(gòu)、應(yīng)付賬款等業(yè)務(wù)提供基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。期初余額模塊是會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)連續(xù)的要求，是手工采購(gòu)、應(yīng)付賬款核算向計(jì)算機(jī)核算和管理轉(zhuǎn)化的基礎(chǔ)。錄入的期初余額主要包括“采購(gòu)初始業(yè)務(wù)”，即將手工采購(gòu)業(yè)務(wù)送入計(jì)算機(jī)并保存在采購(gòu)訂單文件中；“應(yīng)付賬款初始業(yè)務(wù)”，即將各供應(yīng)商的應(yīng)付賬款期初數(shù)據(jù)送入計(jì)算機(jī)并保存在發(fā)票文件中。,主要內(nèi)容,,第一節(jié) 采購(gòu)與付款循環(huán)的

13、核算與管理需求分析第二節(jié) IT環(huán)境下采購(gòu)與付款子系統(tǒng)的流程分析第三節(jié) 采購(gòu)與付款子系統(tǒng)總體結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)第四節(jié) 采購(gòu)與付款子系統(tǒng)的初始設(shè)置第五節(jié) 采購(gòu)與入庫(kù)處理管理第六節(jié) 采購(gòu)發(fā)票、采購(gòu)結(jié)算與付款管理第七節(jié) 賬表輸出和統(tǒng)計(jì)分析,,采購(gòu)與入庫(kù)處理管理,采購(gòu)與采購(gòu)入庫(kù)管理是采購(gòu)與付款子系統(tǒng)中的主要功能模塊。為了做好采購(gòu)管理又將采購(gòu)管理模塊進(jìn)一步劃分為：請(qǐng)購(gòu)單處理采購(gòu)價(jià)格管理選擇供應(yīng)商采購(gòu)訂單管理,處理請(qǐng)購(gòu)單,1．

14、錄入請(qǐng)購(gòu)單2．自動(dòng)獲取請(qǐng)購(gòu)單3．審核請(qǐng)購(gòu)單,采購(gòu)價(jià)格管理,采購(gòu)價(jià)格管理模塊的功能是幫助用戶解決：如何管理不同（相同）供應(yīng)商在不同（相同）時(shí)期對(duì)不同（相同）產(chǎn)品的報(bào)價(jià)；如何隨時(shí)提供給采購(gòu)部門最新最完整的存貨采購(gòu)價(jià)格；如何處理存貨的新老報(bào)價(jià)等等問題,采購(gòu)價(jià)格獲取方法,方法一：通過采購(gòu)價(jià)格管理屏幕，將供應(yīng)商提供的存貨采購(gòu)價(jià)格信息（紙張）一一送入計(jì)算機(jī)，并將相應(yīng)數(shù)據(jù)保存在采購(gòu)價(jià)格文件中。方法二：自動(dòng)獲取，即充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)功

15、能，管理者通過選擇系統(tǒng)提供的“自動(dòng)獲取”功能指揮計(jì)算機(jī)自動(dòng)從網(wǎng)上獲取供應(yīng)商的存貨采購(gòu)價(jià)格信息，并將相應(yīng)數(shù)據(jù)存入采購(gòu)價(jià)格文件。,選擇供應(yīng)商,選擇供應(yīng)商的基本原理一般來講，隨著管理軟件的不斷完善，在采購(gòu)與付款子系統(tǒng)中應(yīng)該設(shè)計(jì)選擇供應(yīng)商模塊，幫助企業(yè)科學(xué)地選擇供應(yīng)商。選擇供應(yīng)商模塊主要包括兩個(gè)基本功能：供應(yīng)商評(píng)價(jià)指標(biāo)體系設(shè)置、自動(dòng)生成供應(yīng)商排名。,采購(gòu)訂單管理,采購(gòu)訂單是企業(yè)與供應(yīng)商之間簽訂的一種協(xié)議或者經(jīng)濟(jì)合同。主要包括：采購(gòu)什么貨物

16、采購(gòu)多少由誰供貨什么時(shí)間到貨到貨地點(diǎn)運(yùn)輸方式價(jià)格、運(yùn)費(fèi)等采購(gòu)訂單是經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中的重要組成部分，因此采購(gòu)訂單管理是企業(yè)采購(gòu)管理尤為重要的內(nèi)容。,采購(gòu)訂單示例,,主要內(nèi)容,,第一節(jié) 采購(gòu)與付款循環(huán)的核算與管理需求分析第二節(jié) IT環(huán)境下采購(gòu)與付款子系統(tǒng)的流程分析第三節(jié) 采購(gòu)與付款子系統(tǒng)總體結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)第四節(jié) 采購(gòu)與付款子系統(tǒng)的初始設(shè)置第五節(jié) 采購(gòu)與入庫(kù)處理管理第六節(jié) 采購(gòu)發(fā)票、采購(gòu)結(jié)算與付款管理第七節(jié) 賬表輸

17、出和統(tǒng)計(jì)分析,,采購(gòu)發(fā)票編制,采購(gòu)發(fā)票編制模塊的功能是支持用戶在計(jì)算機(jī)上輸入和審核采購(gòu)發(fā)票，并將結(jié)果保存在發(fā)票文件中。采購(gòu)發(fā)票分類專用發(fā)票普通發(fā)票（普通、農(nóng)收、廢收、其他收據(jù)）運(yùn)費(fèi)發(fā)票,采購(gòu)發(fā)票實(shí)時(shí)控制方式的設(shè)計(jì),在手工環(huán)境下，采購(gòu)發(fā)票的控制受人為影響因素比較大，其結(jié)果是無效的采購(gòu)發(fā)票進(jìn)入企業(yè)，財(cái)會(huì)人員被動(dòng)地編制憑證，記賬，導(dǎo)致采購(gòu)過程時(shí)控，采購(gòu)成本居高不下。在IT環(huán)境下，由于財(cái)會(huì)人員能夠?qū)崟r(shí)從數(shù)據(jù)庫(kù)中獲得采購(gòu)訂單、入庫(kù)單等控

18、制依據(jù)，因此，對(duì)采購(gòu)發(fā)票進(jìn)行實(shí)時(shí)控制成為可能。在設(shè)計(jì)采購(gòu)與付款子系統(tǒng)時(shí)，應(yīng)該改變觀念，將事后控制轉(zhuǎn)變?yōu)閷?shí)時(shí)控制，并用實(shí)時(shí)控制的方法控制采購(gòu)活動(dòng)。,實(shí)時(shí)控制原理,采購(gòu)結(jié)算,采購(gòu)結(jié)算也叫采購(gòu)報(bào)賬，在手工業(yè)務(wù)中，采購(gòu)業(yè)務(wù)員拿著經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批過的采購(gòu)發(fā)票和倉(cāng)庫(kù)確認(rèn)的入庫(kù)單到財(cái)務(wù)部門，由財(cái)務(wù)人員確認(rèn)采購(gòu)成本。在IT環(huán)境下，由于各子系統(tǒng)之間實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，因此，系統(tǒng)提供：“自動(dòng)采購(gòu)結(jié)算”“人工輔助采購(gòu)結(jié)算”,自動(dòng)采購(gòu)結(jié)算,將發(fā)票中的單價(jià)與采購(gòu)訂

19、單文件中訂貨單價(jià)和暫估入庫(kù)單價(jià)相核對(duì)發(fā)票中的數(shù)量與入庫(kù)單文件中收貨數(shù)量相核對(duì)如果核對(duì)結(jié)果完全相符，生成結(jié)算表，并在入庫(kù)單文件、采購(gòu)發(fā)票文件、采購(gòu)訂單文件中做采購(gòu)結(jié)算標(biāo)志如果不完全相符，提示采用手工輔助采購(gòu)結(jié)算,手工輔助采購(gòu)結(jié)算,手工輔助采購(gòu)結(jié)算模塊的功能是計(jì)算機(jī)根據(jù)采購(gòu)訂單號(hào)自動(dòng)從采購(gòu)訂單文件、存貨子系統(tǒng)中的入庫(kù)單文件中選擇出與正在錄入的發(fā)票相關(guān)的數(shù)據(jù)進(jìn)行核對(duì)。當(dāng)發(fā)現(xiàn)暫估入庫(kù)貨物的暫估單價(jià)與發(fā)票單價(jià)不相符時(shí)，將反映該筆先入庫(kù)后報(bào)銷

20、的采購(gòu)入庫(kù)業(yè)務(wù)的入庫(kù)單、采購(gòu)發(fā)票、以及采購(gòu)訂單數(shù)據(jù)顯示在屏幕上進(jìn)行審核 。,如果發(fā)票單價(jià)超出訂貨單價(jià)和暫估入庫(kù)單價(jià)，及時(shí)查明原因如果認(rèn)為原因合理，審核人員發(fā)出“審核通過”命令，系統(tǒng)自動(dòng)根據(jù)該張入庫(kù)單生成一張紅字入庫(kù)單（單到回沖），并根據(jù)采購(gòu)發(fā)票結(jié)算出存貨成本，生成一張藍(lán)字入庫(kù)單，自動(dòng)傳入存貨子系統(tǒng)；同時(shí)在入庫(kù)單文件、采購(gòu)發(fā)票文件、采購(gòu)訂單文件中做采購(gòu)結(jié)算標(biāo)志，生成采購(gòu)結(jié)算表，并將其轉(zhuǎn)換為記賬憑證：借：材料或材料采購(gòu)等

21、 應(yīng)交稅金－應(yīng)交增值稅（進(jìn)項(xiàng)稅額） 貸：應(yīng)付賬款傳遞到總賬子系統(tǒng),付款管理,應(yīng)款管理模塊的功能：從采購(gòu)發(fā)票文件中篩選出特定付款到期日未付款發(fā)票用戶根據(jù)企業(yè)情況選擇將要付款的發(fā)票系統(tǒng)自動(dòng)生成準(zhǔn)備付款通知書，供出納使用,,自動(dòng)付款 有些先進(jìn)的應(yīng)付處理模塊根據(jù)付款準(zhǔn)備通知書文件自動(dòng)開支票，并生成付款憑證： 借：應(yīng)付賬款－XX供應(yīng)商 貸：銀行存款 傳遞到

22、總賬子系統(tǒng)，記賬時(shí)自動(dòng)更新發(fā)票文件的已付金額字段。一般付款 一般情況下，出納接到準(zhǔn)備付款通知書后，手工簽發(fā)支票，編制付款憑證，再通過總賬子系統(tǒng)的憑證錄入模塊將付款憑證送入計(jì)算機(jī)，記賬時(shí)自動(dòng)更新總賬子系統(tǒng)中相應(yīng)數(shù)據(jù)文件，同時(shí)更新發(fā)票文件中該張發(fā)票的已付金額。,采購(gòu)、付款業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)的一體化策略,總賬子系統(tǒng)是總括反映企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)全過程信息的子系統(tǒng)，因此，采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)都必須轉(zhuǎn)化為會(huì)計(jì)信息--記賬憑證，傳遞到總賬子系統(tǒng)。為了實(shí)

23、現(xiàn)采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)的一體化策略：首先應(yīng)該建立采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)聯(lián)系的紐帶---憑證模板，并將其保存在動(dòng)態(tài)會(huì)計(jì)平臺(tái)中；在日常采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)，系統(tǒng)通過動(dòng)態(tài)會(huì)計(jì)平臺(tái)自動(dòng)將業(yè)務(wù)單據(jù)轉(zhuǎn)化為記賬憑證,自動(dòng)轉(zhuǎn)賬過程示意圖,主要內(nèi)容,,第一節(jié) 采購(gòu)與付款循環(huán)的核算與管理需求分析第二節(jié) IT環(huán)境下采購(gòu)與付款子系統(tǒng)的流程分析第三節(jié) 采購(gòu)與付款子系統(tǒng)總體結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)第四節(jié) 采購(gòu)與付款子系統(tǒng)的初始設(shè)置第五節(jié) 采購(gòu)與入庫(kù)處理管理第