《辦公室實(shí)務(wù)》ppt課件

1、辦公室實(shí)務(wù),,課程的有關(guān)說明,本課程的教學(xué)目的是，通過教學(xué)的實(shí)施使學(xué)生掌握辦公室實(shí)務(wù)操作方面的基本知識，具備辦公室業(yè)務(wù)的基本技能和與之相關(guān)的交際能力，有一定的文字使用運(yùn)用能力。,,本課程教學(xué)內(nèi)容分為十四章，包括辦公室實(shí)務(wù)概述、文員實(shí)務(wù)、電話電子通訊、郵件收發(fā)、接待實(shí)務(wù)、信訪實(shí)務(wù)、會議及會談實(shí)務(wù)、日程安排、差旅事宜、照料上司身邊瑣事、交際與禮儀、辦公室用語、印信值班工作、文書與檔案實(shí)務(wù)等。,,本課程是一門實(shí)踐性很強(qiáng)的課，越是多看、多想、多

2、做，就越是能夠?qū)W好課程。在學(xué)習(xí)過程中應(yīng)注意充分有效地利用教學(xué)媒體。不要過分依賴某一種媒體，要注意同學(xué)間的互助互學(xué)，注意學(xué)以致用。同時(shí)還要多參加學(xué)習(xí)研討、實(shí)踐操作活動(dòng)，認(rèn)真獨(dú)立完成平時(shí)作業(yè)，逐步提高綜合能力。,第一章 辦公室實(shí)務(wù)概述,一、辦公室的含義和職能1、辦公室是一個(gè)常用而普通的名詞，卻有著多種含義：,,第一種：泛指一切辦公場所，區(qū)別于用于教學(xué)的教室，用于生產(chǎn)的車間，或是醫(yī)療室、實(shí)驗(yàn)室等等。第二種：是指某一類職業(yè)人員或某一

3、級職務(wù)人員的辦公場所。如：教師、護(hù)士、廠長、院長辦公室等.,,第三種：指黨、政府機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位內(nèi)的綜合辦事機(jī)構(gòu)。如：中共中央辦公廳、三星公司辦公室等.第四種：指某種專門的獨(dú)立的工作機(jī)構(gòu)。如國務(wù)院臺灣事務(wù)辦公室等。,,2、辦公室事務(wù)管理工作的特征：服務(wù)性分散性專業(yè)性主動(dòng)性繁雜性,,3、辦公室實(shí)務(wù)的范圍和內(nèi)容：1）我國辦公室實(shí)務(wù)的主要內(nèi)容:⑴文書撰寫（會議記錄等）＊⑵文書制作（打字、復(fù)印等）⑶文書處理（收發(fā)、傳遞等）,

4、,⑷檔案管理（歸檔、管理等）⑸會議組織（準(zhǔn)備、善后等）⑹調(diào)查研究（計(jì)劃、實(shí)施等）⑺信息資料（收集、整理等）,,⑻信訪工作（來訪、投訴等）⑼接待工作（各種來訪的接待）⑽ 協(xié)調(diào)工作（政策等）⑾ 督察工作（決議的實(shí)施）,,⑿ 日程安排（各種日程）⒀ 日常事務(wù)（通訊值班）⒁ 辦公室管理（環(huán)境等）⒂ 其它臨時(shí)交辦的事項(xiàng),,2）國際秘書協(xié)會確定的辦公室實(shí)務(wù)的主要內(nèi)容：⑴速記上司交代事項(xiàng)；⑵執(zhí)行錄音吩咐；⑶檔案管理；,,⑷閱讀

5、并分類信件；⑸以電話維持公共關(guān)系；⑹替上司定約會并記錄；⑺按上司指示完成信函；,,⑻在權(quán)限內(nèi)自發(fā)信函；⑼接待來訪賓客；⑽替上司接洽外界人士；⑾自動(dòng)處理例行的事務(wù)；,,⑿為上司安排旅行或考察；⒀替公司賓客訂房間機(jī)票等；⒁準(zhǔn)備好公司要公開的資料；⒂替上司收集演講等的資料；,,⒄整理并組織好粗略的資料；⒅替上司保管各種記錄；⒆協(xié)助上司搞好交稅等事務(wù)；,,⒇ 督導(dǎo)一般職員或速記員；(21)、搞好會務(wù)工作(22)、復(fù)

6、印資料,,3）我國外資、合資企業(yè)辦公室實(shí)務(wù)的主要內(nèi)容⑴、辦公室環(huán)境的布置和整理；⑵、通訊事務(wù)、電話、信函和郵件處理；⑶、執(zhí)行上司交辦事項(xiàng)；⑷、照料上司身邊的瑣事；,,⑸、接待賓客和員工的來訪；⑹、記錄上司指令及會談、會議內(nèi)容；⑺、打印文告及表格；,,⑻、收集及整理各種信息；⑼、保管辦公室設(shè)備及用品；⑽、外出辦事，如銀行、郵局、稅務(wù)所等。,,四、辦公室環(huán)境的布置和管理1、目的：（1）創(chuàng)造舒適而又工作效率高的環(huán)境

7、（2）塑造組織形象 （3）建立擋駕制度 （4）有利于保密工作,第二章 文員實(shí)務(wù),一、文員的工作順序計(jì)劃步驟、實(shí)施步驟、檢查步驟。,,二、“優(yōu)先順序”處理工作　　如何決定工作的優(yōu)先順序呢？ 第一階段：將自己想做的工作以重要程度 為標(biāo)準(zhǔn)第二階段；以緊急程度和重要程度為標(biāo)準(zhǔn),,第三階段：同時(shí)考慮上司的意向和文員本身的 工作效率，對于現(xiàn)在該做的重要且

8、 緊急的事件決定優(yōu)先順序,,三、文員的工作方法請示方法與報(bào)告方法 １、請示的內(nèi)容和形式 請示內(nèi)容：自己難以處理或無權(quán)處理的事，請求上司給予指示或授權(quán)辦理。 請示形式：可以是口頭形式或書面形式。,,注意：A.請示要對口B.請示要單一　２、報(bào)告的內(nèi)容和形式報(bào)告內(nèi)容：,,1、定期報(bào)告工作情況和進(jìn)程2、工作中發(fā)生的重大問題3、合理化建議4、應(yīng)上司的要求匯報(bào)情況報(bào)告形式：口頭或書面形式,,

9、計(jì)劃方法和總結(jié)方法１、要有科學(xué)的、明確的工作計(jì)劃：　　工作目標(biāo)、內(nèi)容步驟、方法、標(biāo)準(zhǔn)、完成時(shí)間。２、分清重緩急，決定工作次序，有條不紊地去進(jìn)行。,,四、受意方法受意：是指文員接受和領(lǐng)會上司意圖。一種：直接受意。另一種：間接受意 。文員在受意過程中應(yīng)注意的事項(xiàng)：　　用心傾聽、　　認(rèn)真記錄、　　　弄清意圖、　　及時(shí)實(shí)施,,五、傳達(dá)方法傳達(dá)：是指文員將上司或上級機(jī)關(guān)的文件精神、指示、情況等傳遞給下級機(jī)關(guān)或員工、群眾。一種是

10、正式傳達(dá)：即由文員在正式場合上宣讀文件或口授上司指示。另一種的非正式傳達(dá)：有意識的吹風(fēng)、傳達(dá)原意、傳達(dá)原件。注意傳達(dá)技巧、注意保密、重要指示重點(diǎn)對待,,六、進(jìn)言方法進(jìn)言:是指文員主動(dòng)對上司提出意見、建議、批評或規(guī)勸。進(jìn)言的意義和作用：⑴、參謀作用⑵、補(bǔ)缺作用⑶、增進(jìn)關(guān)系作用,,進(jìn)言的方法和要求： ⑴、適事 ⑵、適時(shí) ⑶、適地 ⑷、適度,,七、變通和擋駕方法　變通：靈活從事　擋駕：電話擋駕　　　　來

11、訪擋駕　　　　會議、活動(dòng)擋駕,第三章電話、電子通訊,電話是現(xiàn)代社會中不可缺少的通信工具打電話的方法: 43接電話的方法:因特網(wǎng)服務(wù),第四章 郵件收發(fā),郵件的處理，是文秘人員的重要工作,文秘人員要做好這項(xiàng)工作必須懂得一些基本的規(guī)則和方法。 1．郵件的收取 企事業(yè)單位郵件的送達(dá)有四種情況： （1）傳達(dá)室或收發(fā)室收到郵件，再送到文秘人員辦公室。,,（2）郵件送到單位所租的信箱，由文秘人員開啟，取出郵件帶回辦公室

12、（3）由專人送達(dá)，需要簽收的郵件，如特快專遞。 （4）如果公司使用電子郵件系統(tǒng)，文秘人員到達(dá)辦公室的第一件事是檢查電腦里的電子郵箱和其他設(shè)備，如傳真機(jī)和電傳打字機(jī)，查看晚上是否有信件傳送過來。,,2．郵件的分揀3．郵件的拆封有些郵件需要文秘人員拆封后交給上司或有關(guān)部門處理，到底哪些郵件可以由文秘人員拆封，哪些不允許，應(yīng)事先與上司達(dá)成協(xié)議或規(guī)定。一般來說，機(jī)要郵件和私人郵件文秘人員不應(yīng)拆封，除非上司特別授權(quán)。寫明上司親啟的信件應(yīng)直

13、接交給上司處理，如果文秘人員無意拆開了，在信封上要寫上“誤拆”，并簽上自己的名字，封上信口，把信件交給上司的時(shí)候向他（她）道歉。,,4．郵件的處理 695．上司不在時(shí)郵件的處理,第五章接待實(shí)務(wù),1．接待的基本禮節(jié) 79行為舉止方面的禮貌儀表方面的禮貌,,接待平時(shí)來訪者的實(shí)務(wù): 82初見來訪者傳達(dá)有關(guān)人員向有關(guān)人員引見,,接待計(jì)劃中來賓：內(nèi)賓接待 102外賓接待 103,第六章信訪實(shí)務(wù),接待來訪

14、注意事項(xiàng) 110,第七章會議及會談實(shí)務(wù),1．會議的計(jì)劃與準(zhǔn)備 1212．會議資料的準(zhǔn)備3．會議后的實(shí)務(wù),第八章日程安排,1．日程安排計(jì)劃表的種類 1652．日程安排計(jì)劃表的制作和填寫3．日程安排計(jì)劃管理,第九章差旅事宜,差旅工作過程的主要任務(wù),第十章 照料上司身邊瑣事,照料身邊瑣事的準(zhǔn)備 198各種照料身邊事務(wù)的工作照料身邊瑣事的做法,第十一章交際與禮儀,1. 舉止規(guī)范

15、 2052．喜慶實(shí)務(wù)和宴會禮儀 2103．喪事實(shí)務(wù)和吊唁禮儀4. 交際業(yè)務(wù)應(yīng)注意的問題 消息要正確、適當(dāng)?shù)臅r(shí)機(jī)、遵循傳統(tǒng),第十二章 辦公室用語,1、口頭語的特征2、敬語的種類3、說話的方法 報(bào)告方法 說明方法 說服方法 拒絕方法 聽話方法,第十三章印信、值班工作,1．印章的使用 2462．介紹信的使用3．值班工作的任務(wù)

16、4．值班工作的制度與要求,第十四章 文書與檔案實(shí)務(wù),1.公文的格式 2552．收文處理3．發(fā)文處理4．立卷歸檔要求5．文書立卷標(biāo)準(zhǔn)6．立卷類目的編制7．年終組卷8．案卷歸檔9．檔案的保管和利用,練習(xí)題,1、文員根據(jù)單位需要向內(nèi)向外發(fā)文，發(fā)文的一系列處理過程？擬稿（承辦人）——核稿（承辦人的上級）——簽發(fā)（單位的領(lǐng)導(dǎo)人）——編號（秘書）——繕印（打印人）——校對——用?。ㄉw?。?/p>