計(jì)算機(jī)軟件在采購合同及付款管理中的應(yīng)用

1、軟件開發(fā)19計(jì)算機(jī)軟件在采購合同及付款管理中的應(yīng)用◆李麗麗本文首先介紹了采購合同及其付款管理現(xiàn)狀，分析了其中存在的問題，強(qiáng)調(diào)了將計(jì)算機(jī)軟件應(yīng)用到管理過程中的重要性，并重點(diǎn)對其實(shí)際應(yīng)用進(jìn)行了研究，目的在于進(jìn)一步提高采購合同及付款管理水平。引言企業(yè)以及學(xué)校等的發(fā)展，均需要采購相應(yīng)設(shè)備作為支持，而采購過程中，對采購合同的簽訂以及對付款過程的記錄，都需要加入到企業(yè)管理過程中，作為企業(yè)管理的重點(diǎn)內(nèi)容而存在，但就目前的情況看，部分企業(yè)的采購合同及付

2、款管理還存在一定的問題，將計(jì)算機(jī)軟件應(yīng)用其中，已經(jīng)成為了解決問題以及提高管理水平的必經(jīng)之路。1采購合同及付款管理現(xiàn)狀近些年來，隨著社會(huì)以及國家對科技以及生產(chǎn)力和生產(chǎn)效率要求的不斷提高，企業(yè)對設(shè)備的購買問題開始逐漸加強(qiáng)了重視，隨著企業(yè)設(shè)備等購買力的提升，采購合同以及付款管理的壓力也開始越來越大，其中存在的問題，逐漸暴露出來?？偟膩碚f，采購合同付款管理中存在的問題主要體現(xiàn)處理難度大、信息無法實(shí)現(xiàn)共享兩個(gè)方面[1]。在人工管理方法下，對采購合

3、同及付款的管理，需要制作大量的表格，并將相應(yīng)數(shù)據(jù)錄入才能完成，這是導(dǎo)致管理效率低的主要原因，同時(shí)也增加了錯(cuò)誤出現(xiàn)的幾率。另外，上述數(shù)據(jù)通常只有相關(guān)負(fù)責(zé)人可保留并使用，其他部門參考難度較大，因此便導(dǎo)致了“信息孤島”問題的出現(xiàn)，對企業(yè)乃至學(xué)校等的發(fā)展都十分不利。2計(jì)算機(jī)軟件在采購合同及付款管理中應(yīng)用的必要性2.1時(shí)代發(fā)展的必然隨著社會(huì)信息化水平的不斷提高，計(jì)算機(jī)技術(shù)逐漸出現(xiàn)，并滲透到了各個(gè)領(lǐng)域當(dāng)中，為各領(lǐng)域的發(fā)展以及工作效率的提高帶來了極大

4、的幫助。企業(yè)想要達(dá)到與時(shí)俱進(jìn)的目的，提高自身競爭力，同樣需要將計(jì)算機(jī)軟件應(yīng)用到管理等各部分工作中，以此確保自身能夠在激烈的市場競爭中，立于不敗之地。2.2計(jì)算機(jī)軟件優(yōu)勢顯著計(jì)算機(jī)軟件的應(yīng)用，可有效提高管理效率，降低錯(cuò)誤出現(xiàn)的幾率，將其應(yīng)用到采購合同及付款管理中，可充分解決傳統(tǒng)人工管理中存在的不足，對于采購合同及付款管理信息準(zhǔn)確度以及安全性的保證具有重要價(jià)值。與此同時(shí)，采用計(jì)算機(jī)軟件加以管理，還能夠?yàn)樾畔⒌墓蚕硖峁┛赡?，使企業(yè)各部門聯(lián)系成

5、為一個(gè)整體，全面提高工作效率[2]。3計(jì)算機(jī)軟件在采購合同及付款管理中的應(yīng)用3.1軟件整體結(jié)構(gòu)應(yīng)用與采購合同及付款管理中的計(jì)算機(jī)軟件，需要由以下幾大模塊構(gòu)成：基礎(chǔ)代碼管理模塊。企業(yè)通常分為不同的部門，每一部門的職責(zé)各不相同，在物資采購過程中，所涉及到的部門較多，將不同部門以不同代碼代替，可有效提高管理效率，基礎(chǔ)代碼管理模塊的功能正在于此[3]。合同管理模塊。合同管理模塊的功能主要在于實(shí)現(xiàn)對采購合同的管理，根據(jù)合同簽訂另一方國別的不同，可

6、分為國內(nèi)合同信息管理模塊與國外合同信息管理模塊兩種，以實(shí)現(xiàn)區(qū)別化管理，提高管理效率。付款管理模塊。根據(jù)合同管理模塊的分類模式，可將付款管理模塊分為國內(nèi)合同付款信息管理與國外合同付款信息管理兩種。另外，需要在該模塊下設(shè)計(jì)付款統(tǒng)計(jì)這一功能。密碼與幫助模塊。該模塊的功能在于配合用戶完成密碼修改，并為用戶對軟件的私用提供幫助。3.2數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì)應(yīng)在考慮軟件需求以及設(shè)計(jì)目的的前提下，對數(shù)據(jù)庫進(jìn)行設(shè)計(jì)，由于軟件的主要功能在于實(shí)現(xiàn)對采購合同以及付款的管

7、理，因此可將數(shù)據(jù)規(guī)約設(shè)計(jì)為以下內(nèi)容[4]：（1）一份合同不是僅僅對應(yīng)一次付款，可能對應(yīng)多次付款。（2）預(yù)付金額第二筆金額余款金額=合同金額。（3）明確其他計(jì)算方法。（4）綜合考慮上述計(jì)算方法，提高其全面性，使其能夠完全覆蓋整個(gè)采購合同及付款管理的過程，并將上述計(jì)算方法滲透到軟件功能中。（5）明確不同臺(tái)賬包括的不同內(nèi)容：以國內(nèi)設(shè)備合同臺(tái)賬為例，需要包括合同號(hào)碼、部門代碼、購買設(shè)備名稱、設(shè)備購買數(shù)量、每一設(shè)備單位金額以及購買總金額等內(nèi)容。3

8、.3軟件界面軟件界面的設(shè)計(jì)應(yīng)遵循直觀性與全面性的原則，在界面中，管理人員需能夠清晰的了解設(shè)備的類型、設(shè)備購買數(shù)量以及當(dāng)前付款金額和未付款金額等。3.4注意事項(xiàng)將計(jì)算機(jī)軟件應(yīng)用到采購合同及付款管理中，可有效提高管理效率與管理水平，但同時(shí)仍需要注意以下問題：信息溝通。確保信息能夠在各部門溝通，解決信息孤島問題，提高信息共享程度，將各部門聯(lián)系到一起，形成一個(gè)整體，切實(shí)提高工作效率。軟件安全。應(yīng)及時(shí)對軟件加以維護(hù)和更新，確保軟件功能能夠順利發(fā)揮

9、，并提高軟件安全程度，避免系統(tǒng)被無關(guān)人員入侵，避免數(shù)據(jù)丟失，確保企業(yè)信息安全。合理監(jiān)督。將監(jiān)督工作落實(shí)，避免部分人員不合理利用軟件，并提高數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性。結(jié)論綜上所述，將計(jì)算機(jī)軟件用于采購合同及付款管理，能夠切實(shí)解決人工管理中存在的問題，進(jìn)一步提高管理效率，減少管理過程中出現(xiàn)問題的幾率，對于企業(yè)競爭力的提高十分有利，是其長遠(yuǎn)發(fā)展的必經(jīng)之路。引用：[1]趙華民朱怡玲徐長森李德忠孟繁榮王煙軍位儀單曉飛司強(qiáng)王朝華朱曉靜.山東中煙工業(yè)公司采購供應(yīng)鏈

10、管理系統(tǒng)創(chuàng)新[J].山東行政學(xué)院（山東省經(jīng)濟(jì)管理干部學(xué)院學(xué)報(bào)）2009S1:2443.[2]寧萍姜源.計(jì)算機(jī)軟件在采購合同及付款管理中的應(yīng)用[J].實(shí)驗(yàn)室研究與探索200910:7374132.[3]方娜.醫(yī)療設(shè)備采購合同管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)[J].電子世界201621:105106.[4]唐志豪吳葉葵.ERP環(huán)境下采購付款業(yè)務(wù)流程控制的審計(jì)[J].財(cái)會(huì)月刊201234:5052.（大慶油田工程有限公司黑龍江大慶163712）軟件開發(fā)19計(jì)算

11、機(jī)軟件在采購合同及付款管理中的應(yīng)用◆李麗麗本文首先介紹了采購合同及其付款管理現(xiàn)狀，分析了其中存在的問題，強(qiáng)調(diào)了將計(jì)算機(jī)軟件應(yīng)用到管理過程中的重要性，并重點(diǎn)對其實(shí)際應(yīng)用進(jìn)行了研究，目的在于進(jìn)一步提高采購合同及付款管理水平。引言企業(yè)以及學(xué)校等的發(fā)展，均需要采購相應(yīng)設(shè)備作為支持，而采購過程中，對采購合同的簽訂以及對付款過程的記錄，都需要加入到企業(yè)管理過程中，作為企業(yè)管理的重點(diǎn)內(nèi)容而存在，但就目前的情況看，部分企業(yè)的采購合同及付款管理還存在一定

12、的問題，將計(jì)算機(jī)軟件應(yīng)用其中，已經(jīng)成為了解決問題以及提高管理水平的必經(jīng)之路。1采購合同及付款管理現(xiàn)狀近些年來，隨著社會(huì)以及國家對科技以及生產(chǎn)力和生產(chǎn)效率要求的不斷提高，企業(yè)對設(shè)備的購買問題開始逐漸加強(qiáng)了重視，隨著企業(yè)設(shè)備等購買力的提升，采購合同以及付款管理的壓力也開始越來越大，其中存在的問題，逐漸暴露出來?？偟膩碚f，采購合同付款管理中存在的問題主要體現(xiàn)處理難度大、信息無法實(shí)現(xiàn)共享兩個(gè)方面[1]。在人工管理方法下，對采購合同及付款的管理，

13、需要制作大量的表格，并將相應(yīng)數(shù)據(jù)錄入才能完成，這是導(dǎo)致管理效率低的主要原因，同時(shí)也增加了錯(cuò)誤出現(xiàn)的幾率。另外，上述數(shù)據(jù)通常只有相關(guān)負(fù)責(zé)人可保留并使用，其他部門參考難度較大，因此便導(dǎo)致了“信息孤島”問題的出現(xiàn)，對企業(yè)乃至學(xué)校等的發(fā)展都十分不利。2計(jì)算機(jī)軟件在采購合同及付款管理中應(yīng)用的必要性2.1時(shí)代發(fā)展的必然隨著社會(huì)信息化水平的不斷提高，計(jì)算機(jī)技術(shù)逐漸出現(xiàn)，并滲透到了各個(gè)領(lǐng)域當(dāng)中，為各領(lǐng)域的發(fā)展以及工作效率的提高帶來了極大的幫助。企業(yè)想要

14、達(dá)到與時(shí)俱進(jìn)的目的，提高自身競爭力，同樣需要將計(jì)算機(jī)軟件應(yīng)用到管理等各部分工作中，以此確保自身能夠在激烈的市場競爭中，立于不敗之地。2.2計(jì)算機(jī)軟件優(yōu)勢顯著計(jì)算機(jī)軟件的應(yīng)用，可有效提高管理效率，降低錯(cuò)誤出現(xiàn)的幾率，將其應(yīng)用到采購合同及付款管理中，可充分解決傳統(tǒng)人工管理中存在的不足，對于采購合同及付款管理信息準(zhǔn)確度以及安全性的保證具有重要價(jià)值。與此同時(shí)，采用計(jì)算機(jī)軟件加以管理，還能夠?yàn)樾畔⒌墓蚕硖峁┛赡?，使企業(yè)各部門聯(lián)系成為一個(gè)整體，全面

15、提高工作效率[2]。3計(jì)算機(jī)軟件在采購合同及付款管理中的應(yīng)用3.1軟件整體結(jié)構(gòu)應(yīng)用與采購合同及付款管理中的計(jì)算機(jī)軟件，需要由以下幾大模塊構(gòu)成：基礎(chǔ)代碼管理模塊。企業(yè)通常分為不同的部門，每一部門的職責(zé)各不相同，在物資采購過程中，所涉及到的部門較多，將不同部門以不同代碼代替，可有效提高管理效率，基礎(chǔ)代碼管理模塊的功能正在于此[3]。合同管理模塊。合同管理模塊的功能主要在于實(shí)現(xiàn)對采購合同的管理，根據(jù)合同簽訂另一方國別的不同，可分為國內(nèi)合同信息

16、管理模塊與國外合同信息管理模塊兩種，以實(shí)現(xiàn)區(qū)別化管理，提高管理效率。付款管理模塊。根據(jù)合同管理模塊的分類模式，可將付款管理模塊分為國內(nèi)合同付款信息管理與國外合同付款信息管理兩種。另外，需要在該模塊下設(shè)計(jì)付款統(tǒng)計(jì)這一功能。密碼與幫助模塊。該模塊的功能在于配合用戶完成密碼修改，并為用戶對軟件的私用提供幫助。3.2數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì)應(yīng)在考慮軟件需求以及設(shè)計(jì)目的的前提下，對數(shù)據(jù)庫進(jìn)行設(shè)計(jì)，由于軟件的主要功能在于實(shí)現(xiàn)對采購合同以及付款的管理，因此可將數(shù)據(jù)

17、規(guī)約設(shè)計(jì)為以下內(nèi)容[4]：（1）一份合同不是僅僅對應(yīng)一次付款，可能對應(yīng)多次付款。（2）預(yù)付金額第二筆金額余款金額=合同金額。（3）明確其他計(jì)算方法。（4）綜合考慮上述計(jì)算方法，提高其全面性，使其能夠完全覆蓋整個(gè)采購合同及付款管理的過程，并將上述計(jì)算方法滲透到軟件功能中。（5）明確不同臺(tái)賬包括的不同內(nèi)容：以國內(nèi)設(shè)備合同臺(tái)賬為例，需要包括合同號(hào)碼、部門代碼、購買設(shè)備名稱、設(shè)備購買數(shù)量、每一設(shè)備單位金額以及購買總金額等內(nèi)容。3.3軟件界面軟件

18、界面的設(shè)計(jì)應(yīng)遵循直觀性與全面性的原則，在界面中，管理人員需能夠清晰的了解設(shè)備的類型、設(shè)備購買數(shù)量以及當(dāng)前付款金額和未付款金額等。3.4注意事項(xiàng)將計(jì)算機(jī)軟件應(yīng)用到采購合同及付款管理中，可有效提高管理效率與管理水平，但同時(shí)仍需要注意以下問題：信息溝通。確保信息能夠在各部門溝通，解決信息孤島問題，提高信息共享程度，將各部門聯(lián)系到一起，形成一個(gè)整體，切實(shí)提高工作效率。軟件安全。應(yīng)及時(shí)對軟件加以維護(hù)和更新，確保軟件功能能夠順利發(fā)揮，并提高軟件安全

19、程度，避免系統(tǒng)被無關(guān)人員入侵，避免數(shù)據(jù)丟失，確保企業(yè)信息安全。合理監(jiān)督。將監(jiān)督工作落實(shí)，避免部分人員不合理利用軟件，并提高數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性。結(jié)論綜上所述，將計(jì)算機(jī)軟件用于采購合同及付款管理，能夠切實(shí)解決人工管理中存在的問題，進(jìn)一步提高管理效率，減少管理過程中出現(xiàn)問題的幾率，對于企業(yè)競爭力的提高十分有利，是其長遠(yuǎn)發(fā)展的必經(jīng)之路。引用：[1]趙華民朱怡玲徐長森李德忠孟繁榮王煙軍位儀單曉飛司強(qiáng)王朝華朱曉靜.山東中煙工業(yè)公司采購供應(yīng)鏈管理系統(tǒng)創(chuàng)新[J